Administrativ direktør: Jobbansvar, funksjoner og krav

Hva er stillingsbeskrivelsen til? Dette viktige dokumentet begrenser arbeidstakers funksjonelle plikter, sikrer sin offisielle myndighet, stiller obligatoriske krav til søkeren om et ledig sted, introduserer innbyggeren sine umistelige (på arbeidsplassen) rettigheter, fullt ansvar for handlinger / passivitet, beslutninger. I dag introduserer vi deg stillingsbeskrivelsen til administrativ direktør. Nemlig med hovedbestemmelsene i dette dokumentet, dets standardstruktur og innhold. Vi begynner historien vår med en generell bekjentskap med innlegget.

Om stilling

Administrativ direktør er en heltidsenhet som er mest karakteristisk for store selskaper med et omfattende styringssystem. Hva gjør en spesialist? Oftest er dette assisterende direktør for administrativt arbeid. Imidlertid er følgende ofte innenfor dets formål:

• kontor;
• IT-avdeling;
• sekretariat;
• arkiver og så videre.

Omfanget av den offisielle

Administrasjonsdirektoratet behandler først og fremst organisatoriske spørsmål. I noen tilfeller inkluderer omfanget av myndighet og plikter følgende:

• Sikkerhet i organisasjonen.
• Bedriftsetikk.
• Spørsmål om arbeidsdisiplin i en bedrift eller bedrift.

Administrativ direktør - en tilstrekkelig leder på høyt nivå. De offisielle pliktene til denne ansatte innebærer at han har fullmakt til å delta i den generelle styringen av arbeidet til sine underordnede enheter. Og dette betyr at deres ansatte er direkte underordnet denne tjenestemannen. Det følger direkte av dette at det stilles ganske strenge kvalifikasjonskrav til direktører.

Lovgivningsregulering

Som regel veiledes spesialister på organisasjonens personaltjeneste ved utarbeidelse av stillingsbeskrivelser av CEN (Unified Qualification Reference Guide for Manager, Specialists and Other Staff). Loven ble godkjent ved pålegg fra Arbeidsdepartementet nr. 37 i 1998.

Men det er ingen administrativ direktør (ansattes jobbbeskrivelse) i TSA. Det følger av dette at når man utarbeider et dokument for denne ansatte, kan HR-spesialisten stole på handlinger for lignende stillinger:

• Leder for forretningsenheten;
• kontorets leder;
• sjef (senior) administrator;
• Leder for arkivavdelingen og så videre.

Jobbbeskrivelsesplan

Det er ikke noe strengt definert mønster her. Stillingsbeskrivelsen til visedirektør for administrativt arbeid må imidlertid nødvendigvis inneholde følgende seksjoner:

• Generelle bestemmelser
• Hovedmålene for aktiviteten.
• Funksjonsansvar for en spesialist.
• Rettighetene til en tjenestemann.
• Ansattes ansvar.

Basert på dette dokumentet inviterer vi leseren til å gjøre seg kjent med aspektene ved aktivitetene til sjefen for administrativt arbeid.

Generelle bestemmelser i stillingsbeskrivelsen

Vi begynner å analysere strukturen i denne delen av dokumentet:

1. Fullt navn på stillingen. I vårt tilfelle er alt enkelt: "administrativ direktør."
2. Beskrivelse av stilling, krav til underordning. I vårt tilfelle er spesialisten underordnet administrerende direktør. Han på sin side kan på sin side ha mindre enheter og deres ledere.
3. Betingelsene for innrømmelse av søkeren til et ledig sted, samt vilkårene for hans oppsigelse, ikke i strid med gjeldende russisk arbeidslovgivning. I vårt tilfelle skjer mottakelsen og avskjedigelsen etter ordre fra organisasjonssjefen.
4. En indikasjon på den ansatte som midlertidig vil fungere som direktør for den administrative delen i fravær av sistnevnte på arbeidsplassen.

Kvalifikasjonskrav for søkeren til stillingen

Siden administrasjonsdirektørens arbeid ikke er direkte angitt i TSA, er det ganske vanskelig å utpeke kvalifikasjonskravene på egenhånd for personalsjefen. Oftest indikerer de at det kreves en ansatt med høyere utdanning (i en fordypning relatert til virksomheten til det ansettende selskapet innen personalstyring), samt erfaring i lederstillinger.

Nødvendig kunnskap og veiledning

Denne delen av stillingsbeskrivelsen indikerer følgende:

1. Listen over kunnskap som en tjenestemann skal ha. Dette er den russiske arbeidskodekoden, rapporteringsprosedyren (inkludert personaljournaler) osv.
2. Listen over normative handlinger som den administrerende direktøren bør veiledes i sin offisielle virksomhet. Dette er russisk lovgivning, lokale handlinger og ordre fra den arbeidsgiverorganisasjonen, interne arbeidsforskrifter, etc.

De viktigste funksjonene til den offisielle

I denne delen, for direktøren for den administrative avdelingen, er det viktig å angi hovedoppgavene til spesialisten på arbeidsplassen. Standardinnstillingen er følgende:

1. Kontroll over aktivitetene til strukturelle underavdelinger i organisasjonen.
2. Arbeid med en rekke økonomiske og administrative dokumenter.
3. Søk etter kontor- og produksjonsanlegg for selskapet.
4. Gi ansatte i selskapet nødvendig skrivesaker, kontorutstyr, møbler, etc.
5. Personalvalg for ledige stillinger i underordnede strukturelle enheter.
6. Å ta ansvarlige avgjørelser for å oppmuntre anerkjente underordnede ansatte, straffe dem som bryter arbeidsdisiplin.

Tjenestemanns funksjonelle oppgaver: versjon nr. 1

Ved utarbeidelse av instrukser til administrasjonsdirektøren (nestleder) bør personalsjefen i denne delen kortfattet, men i detalj og tydelig beskrive en spesialists oppgaver. Siden det ikke er noen spesifikke anbefalinger i CEN, tilbyr vi deg flere versjoner av innholdet i denne delen.

Den første vil se slik ut:

1. Holder ferieplanen.
2. Tidsrekorder.
3. Kontroll av arbeidsdisiplin i selskapet.
4. Direkte kommunikasjon til de ordinære ansatte om instruksjonene fra selskapets ledelse.
5. Overvåke rettidig henrettelse av avdelingsarbeiderne til ordrer fra hodet.
6. Etablere kontakter med partnere, entreprenører, offentlige etater. Be om dokumentasjon fra dem, delta i diskusjoner, løse problemer som ikke krever obligatorisk tilstedeværelse av ledende bedriftsledere.
7. Organisering av store bedriftsarrangementer for arbeidere i selskapet.
8. Kontroll over å sikre sikkerheten til den arbeidsgiverorganisasjonens eiendom.
9. Gjennomføring av tiltak som bidrar til forebygging og eliminering av offisielle konflikter i selskapet.
10. Organisering av rengjøring av kontor, industrilokaler, tilstøtende territorium.
11. Gi ansatte i selskapet nødvendig kontor, produksjonsutstyr, maskiner, utstyr osv.
12. Gjennomføre en innledende orientering med nyansatte ansatte - om sikkerhetstiltak, brannsikkerhetsbestemmelser, arbeidssikring.
13. Å vurdere arbeidstakernes bidrag til utviklingen av selskapet, ta ansvarlige avgjørelser om promotering av ansatte.
14. Deltakelse i løsningen av spørsmål om brudd på arbeidsdisiplin, underkastelse til den øverste ledelsen av forslag til disiplinærhandling.

Tjenestemanns funksjonelle oppgaver: versjon nr. 2

Forestill deg en annen versjon av stillingsbeskrivelsen. Nemlig - seksjonen som representerer pliktene til administrativ direktør i selskapet:

1. Generell styring av organisasjonens administrative aktiviteter.
2. Organisering og implementering av dokumentasjon for arbeidsgiverbedriften. Med andre ord iscenesettelse av arbeidsflyt.
3. Utarbeidelse av administrasjonsbudsjettet. Overvåking av avfall, optimalisering av kostnader.
4. Administrasjon av administrativt personale - kontoret, sekretariatet, AHO (administrasjonskontor).
5. Deltakelse i valg av personell direkte for administrative enheter.
6. Overvåke overholdelse av arbeidsbeskyttelsesforskrifter, brannforskrifter, sikkerhetsforholdsregler.
7. Organisering av aktiviteten til interne kommunikasjonsstrukturer - reglene for interaksjon mellom avdelinger, informasjonssystemer, ansatte og strukturelle enheter.
8. Sette opp forretningsprosesser og forbedringer derav.
9. Metodologisk støtte fra selskapet: utvikling av servicestandarder, forskrifter, samt overvåking av implementeringen.
10. Innkjøpsstyring (utstyr, rekvisita, skrivesaker, kontormøbler, etc.).
11. Samhandling med organisasjoner, partnere som støtter virksomheten til det ansettende selskapet, anbud.

Tjenestemanns funksjonelle oppgaver: versjon nr. 3

Og den siste versjonen av pliktene til administrativ direktør:

1. Overvåke fullstendig og rettidig utførelse av administrasjonsselskapet, utleier av kontorlokalene (hvis relevant) av bestemmelsene i avtaler inngått med dem. Spesielt for å sikre selskapets levetid.
2. Planlegging, veiledning og overvåking av aktivitetene til arbeidstakere i AHO, samt entreprenørselskaper som jobber til fordel for det ansettende selskapet (vann, mat, rengjøring, etc.).
3. Sikre at organisasjonen fungerer som den skal.
4. Organisering av reparasjon, restaurering, omstilling av kontor, industrilokaler (inkludert med involvering av entreprenører). Koordinering av disse handlingene med utleier, forvaltningsselskap, etc.
5. Organisering av jobber for nye arbeidere.
6. Forsyner selskapet med nye møbler, apparater, utstyr, forsyninger.
7. Søk og organisering av anbud.
8. Vedlikehold av kontrakter med entreprenører, leverandører av nødvendige tjenester.
9. Betaling av regninger, finansiering av administrative prosjekter.
10. Arbeidsflyt med entreprenører, samarbeidspartnere, utleier.
11. Organisering av transport av ansatte, levering av dokumentasjon.
12. Organisering av jobber.

Spesialistrettigheter

Jobbbeskrivelse er nødvendig for å garantere spesialisten utførelsen av sine offisielle oppgaver. Standard rettigheter til en administrativ direktør er som følger:

• Evnen til å ta de nødvendige tiltak for å eliminere konfliktsituasjoner.
• Utstedelse (innenfor rammene av offisiell kompetanse) pålegg som er bindende for underordnede ansatte.
• Send inn forslag til den øverste ledelsen om ileggelse av disiplinær sanksjon, ansettelse av nye ansatte, løslatelse av arbeidere fra arbeidsoppgaver.
• Inngå avtaler med partnere og entreprenører om kjøp av nødvendig utstyr og materiell. Gjennomføre relevant bankvirksomhet.
• Gjennomføre forhandlinger innenfor rammen av deres myndighet på vegne av hele arbeidsgiverbedriften.

På forespørsel fra arbeidsgiveren kan listen over rettigheter til en tjenestemann utvides.

Ansvarets ansvar

Denne delen av stillingsbeskrivelsen gir informasjon om det faglige, kriminelle, administrative ansvaret til direktøren for AXO. Følgende er standard her:

• Disiplinæransvar for brudd på interne arbeidsforskrifter, manglende etterlevelse av pålegg fra en høyere ledelse, samt plikter fastsatt i stillingsbeskrivelsen.
• For utførelse av handlinger (passivitet), som ansvaret for skjer under koden for administrative lovbrudd, russiske straffelov.
• For å ha forårsaket vesentlig skade både på det arbeidsgivere og dets ansatte. Ansvaret kommer inn under Civil Code of the Russian Federation.

Den administrerende direktøren, som enhver annen ansatt, må strengt følge kravene i stillingsbeskrivelsen sin. Før begynnelsen av utførelsen av arbeidsoppgaver, må den ansatte gjøre seg kjent med innholdet i dette dokumentet, forsikre ham om sin signatur. Stillingsbeskrivelsen presentert over gjenspeiler generelt sett alle aspekter av aktivitetene til visedirektøren for ACh i et stort selskap, i en bedrift.