Au cours des activités de toute entreprise, un grand nombre de documents apparaissent et doivent être stockés pendant un certain temps. Dans notre article, nous voulons parler de la manière dont le stockage opérationnel des documents et leur destruction sont effectués.
Qu'est-ce que le stockage en ligne?
Absolument tous les documents créés ou reçus dans le cadre de l'entreprise sont soumis à une systématisation claire et à un traitement approfondi. Pour pouvoir les réutiliser à l'avenir, vous devez organiser correctement leur sécurité, en leur donnant un accès rapide. En fait, le stockage opérationnel de documents consiste à conserver des papiers dans une organisation ou une unité structurelle jusqu’à leur destruction ou à leur transfert dans les archives de l’organisation.
Périodes de conservation des documents
Dans toute organisation, il existe une variété de documents en fonction de leur degré de valeur. Certaines ont une grande valeur économique ou scientifique, d'autres contiennent des informations nécessaires à la résolution de problèmes spécifiques, après quoi elles perdent leur signification. Par conséquent, certains papiers doivent être correctement systématisés et stockés, tandis que d'autres sont simplement détruits, selon certaines règles.
Le stockage opérationnel des documents ayant une valeur scientifique ou pratique a son propre calendrier. Ils dépendent du degré d'importance de leur contenu.
La durée de vie peut être comme suit:
- Permanent
- Temporaire (plus de dix ans).
- Temporaire (pas plus de dix ans).
Il est à noter que la forme des papiers n’affecte en aucun cas les durées de stockage des documents (la table de stockage est fournie par nous dans l’article). Ce n’est un secret pour personne qu’à l’heure actuelle, la plupart des informations sont traitées électroniquement. Les termes dépendent tout d’abord du contenu du document lui-même.
Besoins de stockage
Il existe certaines exigences pour le stockage opérationnel des documents. Par exemple, les cas achevés de conservation temporaire ou permanente doivent rester dans les unités organisationnelles pendant plusieurs années supplémentaires. Après cette période, ils sont placés dans les archives de l'entreprise.
Tant que les papiers sont en cours d'utilisation, ils doivent être correctement conçus et entretenus. Le stockage opérationnel des documents implique leur formation en fonction de certains groupes spécifiques, ainsi que des spécificités de la nomenclature adoptées par l'organisation.
Pour garantir une recherche rapide dans tous les documents, il est nécessaire de formater les noms de dossiers de manière aussi informative que possible. En règle générale, des dossiers sont utilisés, sur la couverture desquels il devrait y avoir une poche pour les noms remplaçables de nomenclatures.
Pendant le stockage en ligne, les informations suivantes sont indiquées sur les couvertures:
- La période temporaire de début et de fin d'utilisation.
- Total des feuilles propres dans un dossier.
- Indication de la durée de conservation de ces titres.
- Nom complet artiste, son numéro de téléphone de contact.
- Des inscriptions supplémentaires peuvent également être présentes (“pour approbation”, “pour signature”, etc.)
Le stockage actuel est effectué dans des armoires spécialement équipées (métal) ou dans une pièce séparée, fermée à l’accès. L'émission temporaire de titres ne devrait être effectuée que par ordre de la direction du département, qui concerne les documents. À la fin de la journée, le dossier devrait revenir à sa place - une armoire sûre.
À la fin de la période de stockage opérationnel, les documents se voient attribuer le statut «Terminé». Et seulement après cela commence la procédure pour leur préparation pour le transfert aux archives.
Dates de stockage des documents entrants
Dans toute organisation, les documents entrants s’accumulent au cours du processus d’activité. Ils ont également la durée de vie. En général, la correspondance entrante fait référence à toute la documentation qui arrive à l'entreprise. Les durées de stockage de ces papiers sont déterminées par le contenu. Il est recommandé de conserver les documents entrants pendant au moins trois ans. Toutefois, les lettres plus importantes peuvent durer plus longtemps (par exemple, plus de cinq ans). La durée est déterminée par le degré d'importance des informations dans les journaux. Par conséquent, le classement de ces documents doit tenir compte de l’importance de l’information. Par exemple, les lettres des autorités doivent être surlignées dans un dossier et la correspondance avec des partenaires commerciaux dans un autre. Ces papiers doivent être conservés pendant au moins cinq ans.
Périodes de rétention sortantes
Les documents sortants, comme tous les autres documents de l'entreprise, sont stockés. De plus, comme dans le cas des documents entrants, ils ont certains termes qui dépendent du degré de leur importance.
Il est conseillé de systématiser les documents et d'indiquer les périodes de stockage sur chaque dossier. Logiquement, les documents sortants doivent être divisés en tableaux séparés: correspondance avec les fournisseurs, les clients, les organismes gouvernementaux, les services publics, etc. Les documents les plus importants doivent être conservés en stockage opérationnel pendant au moins cinq ans et les plus simples jusqu'à trois ans. Les lettres particulièrement importantes peuvent être conservées pendant dix ans. Les motifs d'une utilisation aussi longue doivent être fixés dans une instruction spéciale sur le travail de bureau de l'entreprise.
Journaux de documents
Un journal d’enregistrement de documents est disponible dans toutes les entreprises. De plus, en règle générale, des journaux d’inscription distincts pour les titres entrants et sortants sont alloués si l’organisation est active. Tellement plus pratique de systématiser toute la correspondance. Les magazines sont achetés et changés chaque année. Bien sûr, à l’heure actuelle, beaucoup préfèrent conserver un journal similaire sous forme électronique. Cependant, il doit y avoir une copie papier.
Les documents requis sont enregistrés dans les journaux, des numéros leur sont attribués et les dates sont également indiquées. Cet enregistrement de titres permet, le cas échéant, de trouver le bon document. Les magazines sont conservés pendant trois ans. À la fin de cette période, toute la documentation relative à la correspondance entrante et sortante est détruite lors de l'établissement d'un acte.
Examen de documents
Comme nous l'avons dit précédemment, la durée d'utilisation et de stockage des papiers ne dépend en aucun cas de la forme (papier ou électronique), seul le contenu des documents est important. Pour déterminer sa signification, un examen est nommé. Sa tâche est de déterminer quels documents sont importants pour la production, la science, l'état, etc. Pour les documents sélectionnés pour le stockage opérationnel, il est nécessaire de spécifier la période pendant laquelle ils peuvent être nécessaires. Par conséquent, la détermination de la durée de stockage est une autre tâche définie avant l'examen. Tous les documents avant leur envoi pour évaluation par des experts en vue de leur transfert dans les archives sont transformés en questions de nomenclature par certaines divisions structurelles ou par le service de gestion de bureau.
L'examen de la valeur peut être effectué dans les entreprises elles-mêmes, dans les archives d'organisations, ainsi que dans les archives d'État.
En général, si nous parlons de documents de gestion sérieux, les dates de leur stockage sont prédéterminées au moment de leur création. Les principales aides de référence et de réglementation qui affectent les périodes de stockage sont des listes de documents indiquant les périodes de stockage. Ils sont utilisés dans l’expertise des valeurs mobilières dans les archives municipales et nationales et dans les entreprises. Et la valeur, comme nous l'avons dit, est exprimée dans la durée de vie.
La liste des documents avec des périodes de stockage est une liste systématique de catégories et de types de titres contenant des informations réglementaires sur la date de leur stockage.
Les listes contiennent les périodes de stockage des documents standard disponibles dans n'importe quelle organisation. Toutefois, des documents spécifiques reflétant certaines fonctions de l’entreprise peuvent se rapporter à des listes de départements.
Archives de documents
Une archive de documents dans une organisation ne peut pas exister par elle-même. Les papiers y sont stockés pendant un certain temps, après quoi ils doivent être transférés aux archives municipales ou aux archives d’État. La loi fédérale définit clairement la période de stockage de nombreux titres. Ainsi, par exemple, les documents relatifs au personnel, aux papiers notariaux, aux livres de commerce doivent être conservés pendant 75 ans, la documentation scientifique à quinze ans.
En cas de liquidation de l'organisation pour quelque raison que ce soit, l'archivage des documents à durée de vie fixée, ainsi que des papiers du personnel, doit être transféré aux archives municipales (d'état). Pour transférer des documents, les entreprises non étatiques doivent d'abord conclure un accord avec le Fonds d'archives de la Fédération de Russie. S'il n'a pas été conclu à temps, les archives ne devraient contenir que du papier sur le personnel de l'entreprise. Le lieu de conservation des documents restants devrait être choisi par le président de la commission de liquidation.
Comment détruire des documents?
Les documents archivés stockés dans l'entreprise peuvent être éliminés si leur période de stockage a expiré. La destruction de documents peut être confiée à une organisation tierce ou vous pouvez la réaliser vous-même. Il existe des règles uniformes selon lesquelles ce processus est effectué. Il convient de rappeler que vous ne pouvez détruire que les documents dont la durée de stockage a expiré et qui ont perdu leur signification pratique. Il est possible de prendre des mesures à l’égard des titres uniquement avec un jugement d’expert.
La destruction de documents est accompagnée de l'exécution de l'acte.
Dresser un acte
Les papiers peuvent être inclus dans l'acte de destruction si la période de stockage a expiré le 1 er janvier de l'année au cours de laquelle le document est établi. Autrement dit, si le cas de 2014 et la période de stockage est de cinq ans, il ne peut être inclus dans la loi qu'en 2020.
Afin d'éviter de nouveaux malentendus, tous les cas doivent être entièrement examinés, en veillant à ce que tous les documents qui y figurent aient perdu de leur valeur. Cependant, dans la pratique, ils font souvent autrement. Si les documents sont sur une étagère depuis cinq ans et n’ont jamais été touchés par ceux-ci, les règles sont alors négligées. Ils feuilletent simplement les cas de manière sélective pour s'assurer qu'ils ne sont plus nécessaires.
La loi doit contenir des informations disponibles sur la couverture des affaires. Un tel travail laborieux semblera inutile pour ceux qui ne comprennent pas les subtilités du travail d'archives. Mais en réalité, il n'en est rien.
Un acte doit certainement être signé par la personne qui a mené l'expertise. En outre, le document indique que les actions ont été approuvées par le comité d’experts de l’organisation. En fin de compte, l'acte doit être approuvé par le chef de l'entreprise.
Après avoir suivi toutes les procédures, l’organisation peut détruire les cas énumérés dans la loi.
Comment détruire les papiers d'affaires?
Il y a plusieurs façons de détruire des documents. Si le territoire de l'entreprise le permet, vous pouvez alors graver vous-même le papier en respectant les règles de sécurité incendie. De plus, vous pouvez utiliser les documents de déchiquetage. Mais c'est un processus plutôt long, cette méthode convient aux petits volumes. Dans ces cas, l'acte est rédigé sous une forme arbitraire dans laquelle le fait de la destruction est enregistré.
De grandes quantités de caisses destinées à être détruites, généralement des entreprises transférées pour élimination ou recyclage à des organisations spécialisées.
Le fait du transfert doit être consigné dans le certificat de réception. Le document indique la date, le poids et le nombre de cas. Les experts recommandent qu'un employé de l'entreprise soit présent lors de la destruction des documents pour préserver la confidentialité.