Działalność administracyjna - co to jest?

Co to jest - działalność administracyjna? Po co to jest? Jak wygląda ten rodzaj aktywności? Czy można tu spotkać „pułapki”? Na te i wiele innych pytań odpowiemy w ramach dzisiejszego artykułu.

Informacje ogólne

O każdej firmie możemy powiedzieć, że jest kilka funkcji, bez których nie można się obejść. Jest to niezależne od tego, co robi struktura. Należą do nich prace administracyjne. Jest to aksjomat, bez którego udane działanie jest obecnie niemożliwe. Dlatego, biorąc to pod uwagę, należy mówić o najważniejszych pełnionych funkcjach, o stanowiskach, o miejscu i roli w strukturze firmy. Ogólnie rzecz biorąc, działalność administracyjna jest bardzo typową działalnością. Chociaż konkretna treść różni się w zależności od celów, które obecnie stoją przed firmą, od jej wielkości i dostępnych zasobów. Ale powinieneś zacząć od definicji. Administracja to praca związana z organizacją pracy pracowników, działów i usług przedsiębiorstwa w celu osiągnięcia wysokiej wydajności organizacyjnej. Obejmuje wszystkie poziomy.

Klasyfikacja

Działania w zakresie wsparcia administracyjnego i gospodarczego można podzielić na:

1. Bieżące czynności konserwacyjne. Jest to zakup materiałów piśmiennych, materiałów eksploatacyjnych, sprzętu biurowego, sprzętu i mebli w stanie roboczym, w razie potrzeby naprawa i konserwacja zapobiegawcza, zapewnienie komunikacji i dokonywanie dużych jednorazowych zakupów.
2. Obieg dokumentów. Rozumie się przez to rozwój systemu wymiany papieru, utrzymanie archiwów, bibliotek i baz danych.
3. Funkcjonowanie budynku, lokalu i terytorium. Rozumiemy przez to sprzątanie, zasilanie, hydraulikę, drobne naprawy domowe, projektowanie wyglądu, aranżację otoczenia, zagospodarowanie terenu.
4. Praca organizacyjna. Obejmuje imprezy, aranżację miejsc pracy, sale konferencyjne, catering dla pracowników, usługi transportowe, ubezpieczenie pracowników i firmy, przeprowadzkę.
5. Zapewnianie relacji z osobami trzecimi. Przykładem są interakcje z agencjami rządowymi, właścicielami i dostawcami.
6. Personel informacji wewnętrznej. Obejmuje to organizowanie powiadomień o nowych dokumentach, monitorowanie realizacji zamówień, organizowanie i utrzymywanie aktualnych tablic ogłoszeń, wydawanie wewnętrznych publikacji korporacyjnych (ulotek, biuletynów, gazet), wysyłanie wiadomości, organizowanie wewnętrznych wystaw i muzeów.

Jak widać, działalność administracyjna i gospodarcza nie stoi w miejscu i nie bije tylnymi drzwiami.

Niuanse wykonywania zadań

Czytelnik powinien zwrócić uwagę na fakt, że niektóre funkcje są stałe, podczas gdy inne są przedstawiane jako zadania jednorazowe. Mimo to należy o tym wszystkim pamiętać i, jeśli to konieczne, omawiać z pracownikami. W końcu może być tak, że będzie trzeba wykonać, choć jednorazowe, ale globalne zadanie, takie jak zorganizowanie przeprowadzki. I w tym przypadku nie powinno być pytań z pytaniem „kto to wszystko przeprowadzi”. Specjalista ds. Działań administracyjnych i gospodarczych powinien dobrze zrozumieć, że jego głównym celem jest zapewnienie komfortowego i nieprzerwanego działania wszystkich usług firmy.Głównym zadaniem jest pomoc pozostałym jednostkom w realizacji planu produkcji, bez względu na wszystko. Dlatego powyższą listę funkcji można zarówno zmniejszyć, jak i rozszerzyć. Wszystko zależy od konkretnej sytuacji.

Na wpływ różnych czynników

Na konkretną listę wykonywanych funkcji wpływają następujące czynniki:

1. Wielkość firmy
2. Specyfika działania.
3. Cele firmy
4. Wykorzystanie własnych / pożyczonych środków i zasobów.

To, co jest dobre dla małego biznesu, może być wyjątkowo nieefektywne dla średniej wielkości struktury. Dobrze, jeśli kierownictwo może rozpoznać problemy i konieczna jest pewna reorganizacja firmy.

Jak zdefiniować funkcje i zadania?

Tak więc stopniowo doszliśmy do wniosku, że wsparcie administracyjne organizacji powinno być realizowane zgodnie z potrzebami. Ale jak określić te konkretne funkcje i zadania, które trzeba będzie wykonać? Oto krótki przewodnik po działaniu:

1. Przeprowadzana jest analiza aktualnej pozycji firmy i określane są brakujące funkcje.
2. Kierunek ruchu kształtuje się na podstawie przyjętych celów firmy.
3. Wskazano specyfikę przedsiębiorstwa i jego wpływ na realizację zadań.
4. Oblicza się wykonalność niektórych prac samodzielnie lub poprzez pozyskanie zewnętrznych wykonawców.
5. Rozwiązano problemy z podporządkowaniem.
6. Określany jest najlepszy format realizacji niezbędnej funkcji (przydział jednego pracownika, działu lub całej usługi).

Niestety, format artykułu nie pozwoli na pełne rozważenie wszystkiego. Dlatego organizacja pracy dla pracowników będzie traktowana jako jeden przedmiot badań. W rzeczywistości często muszą wykonywać zadania międzyfunkcyjne, a ze względu na niespójność działań różnych jednostek powstają różne problemy.

Organizacja pracy

To wydarzenie nie występuje codziennie. Dlatego zwykle w tym przypadku nie ma przepisów. Zadania są rozwiązywane w zależności od sytuacji, bardzo często w trybie awaryjnym. W takim przypadku do działań administracyjnych wymagane są specjalne zamówienia. Na przykład wprowadzenie zasad organizacji nowego miejsca pracy pozwoli nam zaplanować cały proces na papierze, aby zrozumieć, w jaki sposób można go zoptymalizować, co iw jakiej kolejności należy podjąć. Dotyczy to szczególnie tych firm, które postawiły sobie za cel osiągnięcie aktywnego rozwoju. Jest to bardzo często związane z powiększaniem personelu i konieczne jest dobrze rozwinięte zamówienie w tej sprawie.

Pierwsze kroki

Początkowo należy sporządzić opis miejsca pracy. Powinien zawierać listę niezbędnego sprzętu i mebli. Ale nie tylko coś przypadkowego i najpierw odkrytego przez ramię, ale coś, co jest używane w typowym miejscu pracy. Możliwe jest przeprowadzenie gradacji w zależności od poziomu stanowiska i przydzielenie najwyższego linku zarządzania, menedżerów średniego szczebla i wykonawców. Możesz też wykorzystać specyfikę działania. Jest to obecność odwiedzających, użycie dodatkowego sprzętu, zapasów, specjalnych wymagań dotyczących temperatury pokojowej, obecnego oświetlenia i tym podobnych. Idealnie byłoby napisać opis dla każdego postu. Ale jest to również bardzo pracochłonna praca. Dlatego na pierwszym etapie możemy ograniczyć się do przygotowania standardowego opisu. Na przykład dla pracowników laboratoryjnych konieczne jest zapewnienie wystarczającego oświetlenia i określonego reżimu temperaturowego. Pracownicy obsługi klienta muszą mieć poczekalnie. W przypadku księgowych należy zapewnić sejf.

O czym należy pamiętać?

Plan administracyjny powinien działać w wielu kwestiach.Na przykład, co lepiej mieć stale w magazynie lub należy nabyć po otrzymaniu informacji o nowej osobie idącej do pracy. Na przykład w przypadku zapasów pożądane jest posiadanie małej rezerwy. W końcu nawet pracujący pracownicy mogą go potrzebować. Możesz również zająć się stołami z krzesłami. Natomiast zapasowy komputer już jest przesadny. Jest drogi i szybko przestarzały, a przechowywanie go bez pracy nie jest skuteczne. Ogólnie bardzo dobrym rozwiązaniem byłoby skompilowanie macierzy całego procesu biznesowego, wskazując w nim wszystkie działy zaangażowane w proces. W takim przypadku możesz łatwo i wyraźnie zanotować, gdzie i kiedy musisz coś zrobić. Jest to ważne, przynajmniej dlatego, że często występują pominięcia z powodu awarii transmisji danych. W końcu, jeśli nie będzie odpowiednich wstępnych informacji, nawet najlepsze zamówienia na działalność administracyjną i gospodarczą nie będą w stanie w pełni zaspokoić istniejących wniosków.

Inne podejścia

Ale nie powinieneś ograniczać się tylko do tego. Na przykład podczas interakcji z pracownikami można utworzyć dziennik żądań. Następnie przychodzące wyjaśnienia są w nim rejestrowane, a następnie przekazywane do konkretnego wykonawcy w celu wykonania. W takim przypadku konieczne jest okresowe sprawdzanie i monitorowanie stanu wdrożenia. Istotne może być również stymulowanie pracowników do jakości i szybkości przetwarzania wniosków. Jeżeli istnieje uzasadniona skarga, że ​​jeden z pracowników źle wykonuje swoje obowiązki, powinno to zakończyć się karą wykonawcy. Aby zapewnić sprawiedliwość, wysoce zalecane jest ustanowienie norm. W takim przypadku konieczne jest skompletowanie pełnej listy możliwych aplikacji z uzupełnieniem w przypadku precedensów. Następnie dla każdego elementu opracowywana jest jego własna norma. Chociaż bardzo często standardy modeli nie są dostarczane. Dlatego firmy ustalają własne wartości w oparciu o specyfikę swoich działań i bieżących zadań. Na przykład, jeśli otrzymany zostanie komunikat o przepaleniu się żarówki, przydzielono jeden dzień roboczy, aby rozwiązać ten problem.

Podsumowując powyższe

Jak widać, organizacja działań administracyjnych i gospodarczych ma swoje „pułapki”, które na pierwszy rzut oka nie są widoczne. Opracowując przepisy i posty, należy wziąć pod uwagę dość dużą ilość informacji. Odnosi się to do celów firmy, jej specyfiki i wielkości. Szczegółowe planowanie i jasne określanie procesów biznesowych pozwoli nam skutecznie rozwiązywać problemy dzięki ustanowieniu odpowiedniej procedury wykonywania pracy. Zarządzanie działaniami administracyjnymi i biznesowymi zapewnia, że ​​wszyscy zaangażowani w realizację i kontrolę procesu powinni znać teoretyczne uzasadnienie jego wdrożenia. Zawsze należy pamiętać, że kompetentne przywództwo może radykalnie poprawić efektywność procesu. Nie ma znaczenia, co to jest - o działalności administracyjnej i gospodarczej zakładania organów państwowych, struktury non-profit lub prywatnego przedsiębiorstwa - dobre zarządzanie ma ogromną rezerwę rozwoju. I trzeba go użyć.

Wniosek

Rozważono więc, co stanowi czynności administracyjne. Oczywiście informacje podane tylko w tym artykule nie są wystarczające, aby od razu zostać dobrym menedżerem. Nawet proste wprowadzenie do inteligentnych książek nie wystarczy. Rzeczywiście, w tej sprawie należy również zrozumieć praktyczny aspekt realizacji działań. Książki nie mówią o istnieniu absolutnie wszystkich „pułapek”, konieczne jest samodzielne wypełnianie nierówności i zdobywanie doświadczenia.