Do czego służy opis stanowiska? Ten ważny dokument ogranicza funkcjonalne obowiązki pracownika, zabezpiecza jego oficjalny autorytet, ustanawia obowiązkowe wymagania dla wnioskodawcy dotyczące wolnego miejsca, wprowadza obywatela w jego niezbywalne prawa (w miejscu pracy), pełną odpowiedzialność za działania / brak działania, decyzje. Dziś przedstawimy Ci opis stanowiska dyrektora administracyjnego. Mianowicie z głównymi postanowieniami tego dokumentu, jego standardową strukturą i treścią. Zaczynamy naszą historię od ogólnej znajomości postu.
O pozycji
Dyrektor administracyjny to jednostka etatowa najbardziej charakterystyczna dla dużych korporacji z rozbudowanym systemem zarządzania. Czym zajmuje się specjalista? Najczęściej jest to zastępca dyrektora ds. Administracyjnych. Jednak w zakresie jego kompetencji znajdują się często:
- biuro;
- Dział IT;
- sekretariat;
- archiwa i tak dalej.
Zakres urzędnika
Dyrekcja administracyjna zajmuje się przede wszystkim kwestiami organizacyjnymi. W niektórych przypadkach zakres jego uprawnień i obowiązków obejmuje:
- Bezpieczeństwo w organizacji.
- Etyka korporacyjna.
- Pytania dotyczące dyscypliny pracy w firmie lub przedsiębiorstwie.
Dyrektor administracyjny - wystarczająco wysoki poziom menedżera. Oficjalne obowiązki tego pracownika oznaczają, że jest on upoważniony do ogólnego zarządzania pracą swoich podległych jednostek. A to oznacza, że ich pracownicy podlegają bezpośrednio temu urzędnikowi. Wynika z tego bezpośrednio, że dyrektorzy administracyjni nakładają dość surowe wymagania dotyczące kwalifikacji.
Rozporządzenie legislacyjne
Z reguły przy opracowywaniu opisów stanowisk specjaliści obsługi personelu organizacji kierują się CEN (Unified Reference Reference Guide for Manager, Specialists i Inni pracownicy). Ustawa została zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwa Pracy nr 37 w 1998 r.
Ale w TSA nie ma dyrektora administracyjnego (opisu stanowiska pracy). Wynika z tego, że przygotowując dokument dla tego pracownika, specjalista ds. Zasobów ludzkich może polegać na aktach dotyczących podobnych stanowisk:
- Kierownik działu biznesowego;
- szef biura;
- główny (starszy) administrator;
- Kierownik działu archiwizacji i tak dalej.
Plan opisu stanowiska pracy
Nie ma tutaj ściśle określonego wzoru. Jednak opis stanowiska zastępcy dyrektora do spraw administracyjnych musi koniecznie zawierać następujące sekcje:
- Przepisy ogólne
- Główne cele działania.
- Obowiązki funkcjonalne specjalisty.
- Prawa urzędnika.
- Odpowiedzialność pracownika
Na podstawie tego dokumentu zapraszamy czytelnika do zapoznania się z aspektami działalności kierownika pracy administracyjnej.
Ogólne postanowienia opisu stanowiska
Zaczynamy analizować strukturę tej części dokumentu:
- Pełna nazwa stanowiska. W naszym przypadku wszystko jest proste: „dyrektor administracyjny”.
- Opis stanowiska, wymagania dotyczące podporządkowania. W naszym przypadku specjalista jest podporządkowany CEO. On z kolei może mieć mniejsze jednostki i ich przywódców.
- Warunki przyjęcia wnioskodawcy na wolne miejsce, a także warunki jego zwolnienia, nie są sprzeczne z obowiązującym rosyjskim prawem pracy. W naszym przypadku przyjęcie i zwolnienie następuje na polecenie dyrektora generalnego organizacji.
- Wskazanie pracownika, który tymczasowo będzie pełnił funkcję dyrektora części administracyjnej w przypadku jej braku w miejscu pracy.
Wymagania kwalifikacyjne dla kandydata na stanowisko
Ponieważ praca dyrektora administracyjnego nie jest bezpośrednio wskazana w TSA, dość trudno jest samodzielnie wyodrębnić wymagania dotyczące kwalifikacji urzędnika ds. Personelu. Najczęściej wskazują, że wymagany jest pracownik z wyższym wykształceniem (w specjalizacji związanej z działalnością firmy zatrudniającej w zakresie zarządzania personelem), a także doświadczenie na stanowiskach kierowniczych.
Niezbędna wiedza i wskazówki
Ta sekcja opisu stanowiska wskazuje, co następuje:
- Lista wiedzy, którą powinien posiadać urzędnik. Jest to rosyjski kodeks pracy, procedura raportowania (w tym dokumentacja personelu) itp.
- Lista aktów normatywnych, którymi powinien kierować się dyrektor administracyjny w jego oficjalnych działaniach. Są to rosyjskie przepisy, lokalne akty prawne i zarządzenia organizacji zatrudniającej, wewnętrzne przepisy pracy itp.
Główne funkcje urzędnika
W tej sekcji dla dyrektora działu administracyjnego ważne jest wskazanie głównych zadań specjalisty w miejscu pracy. Domyślnie jest to:
- Kontrola nad działami strukturalnych podziałów organizacji.
- Praca z różnorodną dokumentacją ekonomiczną i administracyjną.
- Wyszukaj biura i zakłady produkcyjne dla firmy.
- Zapewnienie pracownikom korporacji niezbędnych materiałów piśmiennych, sprzętu biurowego, mebli itp.
- Dobór personelu dla wolnych miejsc pracy w podległych jednostkach strukturalnych.
- Podejmowanie odpowiedzialnych decyzji w celu zachęcenia wybitnych podległych pracowników, karanie tych, którzy naruszają dyscyplinę pracy.
Obowiązki funkcjonalne urzędnika: wersja nr 1
Podczas opracowywania instrukcji dla dyrektora administracyjnego (zastępcy szefa) oficer personelu powinien w tej sekcji zwięźle, ale szczegółowo i jasno opisać obowiązki specjalisty. Ponieważ w CEN nie ma konkretnych zaleceń, oferujemy kilka wersji treści tego rozdziału.
Pierwszy będzie wyglądał następująco:
- Utrzymywanie harmonogramu wakacji.
- Rekordy czasu.
- Kontrola dyscypliny pracy w firmie.
- Bezpośrednie przekazywanie zwykłym pracownikom instrukcji kierownictwa firmy.
- Monitorowanie terminowej realizacji przez pracowników departamentów poleceń szefa.
- Nawiązywanie kontaktów z partnerami, kontrahentami, agencjami rządowymi. Żądanie od nich dokumentacji, udział w dyskusjach, rozwiązywanie problemów, które nie wymagają obowiązkowej obecności wyższej kadry kierowniczej.
- Organizacja masowych imprez firmowych dla pracowników w firmie.
- Kontrola nad zapewnieniem bezpieczeństwa mienia organizacji zatrudniającej.
- Wdrożenie środków przyczyniających się do zapobiegania i eliminowania oficjalnych konfliktów w firmie.
- Organizacja sprzątania biur, pomieszczeń przemysłowych, terenów przyległych.
- Zapewnienie pracownikom firmy niezbędnych akcesoriów biurowych, produkcyjnych, maszyn, urządzeń itp.
- Przeprowadzenie wstępnej odprawy z nowo zatrudnionymi pracownikami - na temat środków bezpieczeństwa, przepisów przeciwpożarowych, ochrony pracy.
- Ocena wkładu pracowników w rozwój korporacji, podejmowanie odpowiedzialnych decyzji dotyczących awansu pracowników.
- Udział w rozwiązywaniu problemów związanych z naruszeniem dyscypliny pracy, poddanie wyższemu kierownictwu propozycji działań dyscyplinarnych.
Obowiązki funkcjonalne urzędnika: wersja nr 2
Teraz wyobraź sobie inną wersję opisu zadania. Mianowicie - sekcja reprezentująca obowiązki dyrektora administracyjnego firmy:
- Ogólne zarządzanie działaniami administracyjnymi organizacji.
- Organizacja i wdrożenie dokumentacji dla firmy pracodawcy. Innymi słowy, etapowy przepływ pracy.
- Przygotowanie budżetu administracyjnego. Monitorowanie odpadów, optymalizacja kosztów.
- Administracja personelu administracyjnego - biuro, sekretariat, AHO (biuro administracyjne).
- Udział w doborze personelu bezpośrednio do jednostek administracyjnych.
- Monitorowanie zgodności z przepisami ochrony pracy, przepisami przeciwpożarowymi, środkami bezpieczeństwa.
- Organizacja działalności wewnętrznych struktur komunikacyjnych - zasady współdziałania działów, systemów informatycznych, pracowników i jednostek strukturalnych.
- Konfigurowanie procesów biznesowych i ich późniejsze doskonalenie.
- Wsparcie metodologiczne firmy: opracowanie standardów obsługi, przepisów, a także monitorowanie ich wdrażania.
- Zarządzanie zakupami (sprzęt, materiały, artykuły papiernicze, meble biurowe itp.).
- Interakcja z organizacjami, partnerami wspierającymi działania firmy zatrudniającej, przetargi.
Obowiązki funkcjonalne urzędnika: wersja nr 3
I najnowsza wersja obowiązków dyrektora administracyjnego:
- Monitorowanie pełnego i terminowego wykonania przez spółkę zarządzającą, wynajmującego pomieszczenia biurowe (jeśli dotyczy) postanowień zawartych z nimi umów. W szczególności, aby zapewnić życie firmie.
- Planowanie, kierowanie i monitorowanie działań pracowników AHO, a także firm kontraktowych pracujących na rzecz firmy zatrudniającej (woda, żywność, sprzątanie itp.).
- Zapewnienie sprawnego funkcjonowania organizacji.
- Organizacja remontu, restauracji, restrukturyzacji pomieszczeń biurowych, przemysłowych (w tym z udziałem wykonawców). Koordynacja tych działań z właścicielem, firmą zarządzającą itp.
- Organizacja miejsc pracy dla nowych pracowników.
- Dostarczenie firmie nowych mebli, urządzeń, wyposażenia, materiałów eksploatacyjnych.
- Wyszukiwanie i organizacja ofert.
- Utrzymanie umów z kontrahentami, dostawcami niezbędnych usług.
- Płatność rachunków, finansowanie projektów administracyjnych.
- Przepływ pracy z kontrahentami, partnerami, wynajmującym.
- Organizacja transportu pracowników, dostarczenie dokumentacji.
- Organizacja miejsc pracy.
Prawa Specjalistyczne
Opis stanowiska jest wymagany w celu zagwarantowania specjalistom wykonywania jego oficjalnych obowiązków. Standardowe uprawnienia dyrektora administracyjnego są następujące:
- Zdolność do podjęcia niezbędnych działań w celu wyeliminowania sytuacji konfliktowych.
- Wydawanie (w granicach oficjalnych kompetencji) nakazów wiążących podległych pracowników.
- Prześlij propozycje do wyższego kierownictwa dotyczące nałożenia sankcji dyscyplinarnych, zatrudniania nowych pracowników, zwolnienia pracowników z obowiązków służbowych.
- Zawieraj umowy z partnerami i kontrahentami na zakup niezbędnego sprzętu i materiałów. Przeprowadzanie odpowiednich operacji bankowych.
- Prowadzą negocjacje w ramach ich uprawnień w imieniu całej firmy pracodawcy.
Na wniosek pracodawcy powyższa lista uprawnień urzędnika może zostać rozszerzona.
Odpowiedzialność urzędnika
Ta sekcja opisu stanowiska zawiera informacje na temat odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej i administracyjnej dyrektora AXO. Standardowe są tutaj:
- Odpowiedzialność dyscyplinarna za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, nieprzestrzeganie poleceń wyższej kadry kierowniczej, a także obowiązki określone w opisie stanowiska.
- Za podejmowanie działań (brak działania), za które odpowiedzialność ponosi Kodeks wykroczeń administracyjnych, Kodeks karny Federacji Rosyjskiej.
- Za spowodowanie szkód materialnych zarówno dla firmy zatrudniającej, jak i jej pracowników. Odpowiedzialność podlega kodeksowi cywilnemu Federacji Rosyjskiej.
Dyrektor administracyjny, jak każdy inny pracownik, musi ściśle przestrzegać wymagań zawartych w opisie stanowiska. Przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków pracowniczych pracownik musi zapoznać się z treścią tego dokumentu, zapewnić go swoim podpisem. Przedstawiony powyżej opis stanowiska odzwierciedla ogólnie wszystkie aspekty działalności zastępcy dyrektora ds. ACh w dużej firmie, w przedsiębiorstwie.