Zgodnie z rosyjskimi przepisami książki robocze należą do ścisłych formularzy sprawozdawczych. Dokumenty te są prowadzone przez pracownika mianowanego na polecenie szefa. Po prostu nie możesz brać i dawać pracy. Istnieje specjalny akt przyjęcia i przekazania książek roboczych, których próbka zostanie rozpatrzona.
Ramy prawne
Procedurę rejestracji pracy i jej przechowywania określają normy ustawodawcze, w szczególności dekret rządu Federacji Rosyjskiej 225. Tutaj zatwierdza się formę księgi pracy oraz instrukcje jej wypełniania.
Ponadto dokument zawiera zasady kontroli przepływu siły roboczej. Pracownik jest zobowiązany do prowadzenia dzienników takich jak:
- Księga rachunków pracy i zwolnień dla nich.
- Księga formularzy dochodów i wydatków.
Ostatni magazyn jest otwarty, aby uwzględnić nowe formularze zakupione na podstawie nakazu gotówkowego. A księga rachunkowa śledzi przepływ dokumentacji dotyczącej przyjmowania i zwalniania pracowników.
Dlaczego jest to konieczne
Jak już wspomniano, za rejestrację odpowiada upoważniony pracownik wyznaczony na specjalne zamówienie organizacji. Ale może się zdarzyć, że pracownik zachoruje, pojedzie na urlop lub firma zostanie zreorganizowana przez powiązanie. W związku z tym zachowanie siły roboczej zostanie powierzone stronie trzeciej. W tym przypadku samo sporządzenie zarządzenia dotyczącego tymczasowego wykonywania obowiązków w administracji HR nie wystarczy. Konieczne będzie sformułowanie aktu przyjęcia i przekazania ksiąg pracy i wkładek do nich.
W tych okolicznościach wszystkie strony są zainteresowane wiarygodnością przekazywanych danych. Zgodnie z zarządzeniem organizacji osoby wysyłające i odbierające są odpowiedzialne za bezpieczeństwo dokumentów, a odpowiedzialność administracyjna spoczywa na niewłaściwym przechowywaniu i konserwacji.
Z tego powodu strony powinny dokładnie sprawdzić liczbę pracowników i ich wkładek za pomocą wpisów w dzienniku.
Wyprzedaż
Ponieważ prawo nie reguluje konkretnej formy przenoszenia pracy od jednego pracownika do drugiego, akt przyjęcia i przeniesienia ksiąg pracy (próbka zostanie przedstawiona później) może zostać wydany w dowolnej formie, ale ze szczegółowym wskazaniem wszystkich danych.
W razie potrzeby przenieś dokumenty personelu do organizacji poprzez zamówienie, utworzona zostanie specjalna prowizja, która przejmie sprawę i sprawdzi wszystkie dane określone w czasopismach.
Komisja składa się z następujących pracowników:
- Szef działu zasobów ludzkich.
- Prawnik
- Zastępca Dyrektora
- Urzędnik ds. Zasobów ludzkich przekazujący sprawy.
- Specjalista ds. Zasobów ludzkich, gospodarz.
Ponadto, na podstawie kolejnego zamówienia, opracowywany jest dokument dotyczący pracy komisji, który będzie nią kierował przy przesyłaniu formularzy zeszytów roboczych i przy tworzeniu aktu.
Kompilacja
Akt przyjęcia pracy, choć nie ma ustalonych form, musi uwzględniać szereg warunków obowiązkowych. Rozważmy bardziej szczegółowo treść i formę dokumentu. W akcie muszą być wyświetlane następujące informacje:
- szczegóły dotyczące organizacji i nazwy dokumentu;
- data sporządzenia dokumentu i lokalizacja organizacji;
- numer seryjny zapisu;
- szczegółowe informacje na temat każdego pracownika, którego książeczka pracy jest przechowywana w dziale personalnym, należy również podać pozycję każdego pracownika;
- seria i numer zeszytu ćwiczeń, a także wkładka w przypadku jej istnienia;
- data otrzymania pracownika w pracy lub rejestracji księgi pracy;
- uwagi dotyczące informacji o dokumencie (na przykład brak zapotrzebowania po rozwiązaniu umowy o pracę).
Poniżej przedstawiono ogólną liczbę danych: ile całkowitych ksiąg pracy, wkładek do nich jest ustalonych. Następnie tworzona jest kolejna tabela, która wyświetla informacje o nieużywanych formach pracy, a także wkładki, które są nabywane w przypadku utraty lub uszkodzenia dokumentów.
Podsumowując, zarejestrowano fakt przeniesienia zarówno książek pracy, jak i wkładek, a także samych czasopism: przemieszczanie wymienionych dokumentów i ich księgowanie.
Poniżej znajduje się akt przyjęcia i przekazania książek roboczych - przykładowy dokument.
Podpisy
Po zakończeniu czynności dotyczącej przekazanych dokumentów muszą ją podpisać wszyscy przedstawiciele komisji obecni podczas inwentaryzacji dokumentów. Członkowie komisji potwierdzają więc zgodę na dostępność całej siły roboczej w przedsiębiorstwie.
Ponadto akt przyjęcia i przekazania książek roboczych (próbka przedstawiona wcześniej) musi zostać podpisany przez pracowników, którzy przesyłają i odbierają dokumenty. Ich podpisy znajdują się w kolumnie „przesłane-odebrane”, co wskazuje na usunięcie i przekazanie odpowiednich uprawnień.
Pracownicy, których dokumenty są spisane, nie podpisują się.
Forma aktu jest oczywiście napisana. Pomoże to uniknąć dalszych pytań i dwojakich sytuacji. Co najważniejsze, ustawa ta zwalnia pracowników z ewentualnej odpowiedzialności za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów osobowych.