Projekt inwentarza archiwalnego w naszym kraju w ostatnich latach jest szczególnie istotny ze względu na ciągłe zmiany, reformy, restrukturyzacje i zmiany mające wpływ na sektor gospodarczy. Informacje przechowywane w archiwach są uważane za ważne i cenne. Pozwala zrozumieć, dlaczego sytuacja rozwinęła się w określony sposób, a także zrozumieć, jakie są perspektywy na przyszłość. Archiwa są nieocenionym źródłem informacji, ale dopiero wtedy naprawdę przydatne, gdy można się nimi poruszać. W tym celu wprowadzono system organizacji archiwów.
Znaczenie problemu
Archiwa naszego kraju mają na celu gromadzenie wiarygodnych informacji. Główną funkcją inwentarza archiwalnego jest uproszczenie wyszukiwania niezbędnych informacji w największych repozytoriach informacji. W tym celu zapewnia się system referencyjny, podstawę metodologiczną, która ma zastosowanie do wszystkich archiwalnych instytucji państwowych. W rzeczywistości mówimy o aparacie naukowym i referencyjnym, dzięki któremu funkcjonuje archiwum na poziomie krajowym. Wydajność tego urządzenia zależy od tego, jak skutecznie i starannie tworzone są katalogi, czyli inwentarz.
Obecne realia prowadzenia działalności gospodarczej są takie, że archiwalny spis przypadków jest kluczowym przewodnikiem pomocnym w nawigacji między morzem informacji. Inwentarz to dokument, który zawiera listę przechowywanych plików, a jednocześnie służy do rejestrowania dokumentacji. Obciążenie informacyjne jest szacowane jako duże, spis służy jako podstawa do kompilacji wskaźników i przewodników. Pod wieloma względami, jak dobry jest spis, określa, jak łatwo i szybko można znaleźć potrzebne informacje. Mówią o dwóch głównych funkcjach takiej dokumentacji: informacji i rachunkowości.
O terminologii
Plik archiwalny spraw jest głównym katalogiem strukturyzującym pracę organizacji archiwalnej. Inwentaryzacja to zapis księgowy, a jednocześnie obiekt naukowy i referencyjny, dający możliwość szybkiego znalezienia tego, czego szukasz. Inwentaryzacja - ostatni etap formalności z dokumentacją, która musi być przechowywana w archiwum stanowym lub zorganizowana z jakimś działem. Aby archiwum było w pełni wyposażone, konieczne jest tworzenie spisów wszystkich spraw przeznaczonych do przechowywania na stałe lub przez ponad dekadę. Konieczne jest stworzenie katalogów opisujących, która dokumentacja osobista związana ze stanem została oceniona przez ekspertów i uznana za cenną, dlatego też musi być przechowywana.
We współczesnej pracy biurowej, mówiąc o inwentarzach archiwalnych i ich celu, zauważają, że dokumentacja należy do kategorii referencyjnej. Powstaje w celu opisania składu i zawartości przechowywanych jednostek, a także w celu konsolidacji systemu systematyzacji i rachunkowości przyjętego w danym funduszu. Obiekty uwzględnione w ekwipunku to jednostki. Każdy ekwipunek ma jeden poziom. Powinno być w nim wystarczająco dużo informacji, abyś mógł znaleźć niezbędne dane w urządzeniu, nie poświęcając na to dużo czasu.
Które i gdzie
Zgodnie z zaleceniami metodologicznymi kompilacja wykazów archiwalnych powinna być zindywidualizowana dla przypadków, które mają być przechowywane trwale przez ponad dekadę, i dotyczących danych osobowych personelu. Oddzielnie konieczne jest sporządzenie spisu przypadków specyficznych dla jednej osoby prawnej. Mogą to być na przykład oficjalne dochodzenia, dokumenty sądowe lub raporty naukowe - wszystko zależy od charakteru instytucji.Zazwyczaj spis jest tworzony w tej samej instytucji, w której gromadzone dokumenty zostały skompilowane i przeniesione wraz z nimi do archiwum. Państwowe organizacje archiwalne dysponują specjalistycznym aparatem naukowym. Jeśli otrzymany opis nie spełnia standardów, spis jest sporządzany od nowa, z uwzględnieniem lokalnych wymagań.
Kompilacja archiwalnego inwentarza pozwala ujawnić skład dokumentacji, opisać jej zawartość, uprościć rozliczanie całkowitej liczby przechowywanych plików i pomaga ustabilizować wewnętrzną systematyzację utrzymania obiegu dokumentów. Każdy przypadek jest opisany na specjalnej karcie. Należy podać tytuł, z którego jasno wynika, jaki rodzaj dokumentów jest przechowywany w środku oraz treść takiej jednostki. Prawidłowo wypełniony spis jasno opisuje zawartość całego funduszu dokumentacji.
Funkcjonalność i kompilacja: szereg niuansów
Kompilacja archiwalnego spisu pozwala określić, ile jednostek jest w funduszu. Dzięki temu wdrażane jest bezpieczeństwo dokumentacji i kontrola regulacji głośności. Ponieważ do skrzynek przypisano numery seryjne, można szybko znaleźć przydatne informacje. Jednocześnie inwentaryzacja pomaga ustalić i ustalić racjonalny układ dokumentacji odpowiadający jasnej logice. Klasyfikacja dokumentacji w ramach archiwum jest grupowaniem opartym na niektórych obliczeniach naukowych. W takim przypadku brane są pod uwagę cechy strukturalne akceptowane w przeszłości w danej instytucji, a także specyfika pracy funduszu.
Klasyfikacja, która jest integralnym elementem inwentarza archiwalnego, polega najpierw na opracowaniu systemu podziału wszystkich spraw na grupy, a następnie bezpośrednim ich dystrybucji. Po sklasyfikowaniu wszystkich kart możesz stworzyć dla nich ekwipunek. Czasami sporządzany jest spis, który odzwierciedla wszystkie sprawy fundacji. Jest to zwykle potrzebne, jeśli przedsiębiorstwo już nie istnieje. Jeżeli część osoby prawnej przestaje istnieć, tworzony jest spis wszystkich spraw dla wszystkich lat istnienia tej jednostki.
Zapasy: do czego służą?
Na szczeblu federalnym istnieje dokumentacja wyjaśniająca, na ile ważne są kompilowane zasoby archiwalne - jest to ustawodawstwo. Również lokalne akty prawne regulujące tę kwestię mogą zostać przyjęte w przedsiębiorstwie. Z reguły inwentaryzacje są przeprowadzane w ciągu roku, ale można je również sporządzić dla innego okresu. W ten sposób klasyfikują sprawy, które pojawiły się w firmie w tym okresie. Zapasy mogą pełnić różne funkcje, być tematyczne i tematyczne. Możesz zostawić spis wszystkich spraw funduszu, możesz stworzyć osobny niezależny dokument dla różnych części tego funduszu.
W rzeczywistości archiwum to lista przechowywanych plików, wynik końcowy, arkusz certyfikacji, katalog. Opis wskazuje, które jednostki są zapisane w pliku. Aby to zrobić, użyj liczb, indeksów, nagłówków, terminów, liczby arkuszy i notatek. Zazwyczaj spis jest kompilowany w tabeli, a każdy wymieniony parametr ma własną kolumnę. Podstawową dokumentacją dla osoby odpowiedzialnej za tworzenie inwentarza jest nomenklatura przyjęta w pracy biurowej przedsiębiorstwa. Przed rozpoczęciem pracy w archiwach należy sprawdzić, czy tytuły dokumentacji pasują do nazwy sprawy, czy są poprawnie sformatowane, czy dokumentacja jest poprawna w środku. Aby spis można uznać za poprawnie skompilowany, wszystkie jednostki pamięci muszą być ponumerowane, biorąc pod uwagę wewnętrzne zasady systematyzacji. Zunifikowany system norm jest stosowany zarówno do spraw, jak i do przedmiotów w nich zawartych. Aby poprawnie wypełnić artykuł opisowy, musisz przenieść wszystkie nagłówki z najwyższą precyzją. Wprowadzając elementy, których nagłówki pasują, musisz napisać „Same”. Jeśli nagłówki są różne, informacje są przesyłane całkowicie.
Podstawowe zasady
Lista dokumentów archiwalnych może składać się z kilku arkuszy.Na każdym nowym nagłówki powinny znajdować się w pełnym brzmieniu, dokładnie odpowiadającym oryginalnej dokumentacji, nawet jeśli poprzedni arkusz miał te same nazwy. W notatkach konieczne jest opisanie stanu fizycznego dokumentacji, a także zaznaczenie na wypadek, gdyby sprawa wypadła. Jeśli jeden przypadek zawiera dokumentację przez kilka lat, należy go posortować, koncentrując się na dacie rozpoczęcia konserwacji. Podczas numerowania nie należy przekraczać wartości „9999”. Liczby pięciocyfrowe nie mają zastosowania do tego. Jeśli to możliwe, wszystko należy usystematyzować i opisać, biorąc pod uwagę chronologię. Druga reguła sortowania to wewnętrzna struktura przedsiębiorstwa.
Po sporządzeniu spisu dokumentów archiwalnych ostatnim krokiem w jego tworzeniu jest unikalna liczba. Aby to ustalić, kieruje się rejestrem zapasów. Jeśli organizacja otrzymuje zapasy od jednostki strukturalnej i wykorzystuje je w swojej pracy, w celu wygenerowania opisu całego archiwum przedsiębiorstwa konieczne jest, aby dział przesłał wszystkie dokumenty w dwóch egzemplarzach. Inwentaryzacja za rok jest sporządzona w czterech egzemplarzach, w przypadku spraw personalnych konieczne są trzy identyczne inwentaryzacje. W przypadku skrzynek przeznaczonych do przechowywania przez ponad dwie dekady należy sporządzić spis w dwóch egzemplarzach. Tworząc spis dokumentacji związanej z personelem, musisz najpierw dodać wszystkie zamówienia, a następnie listy, karty. Tylko wtedy sortowane są pliki osobiste, a następnie rachunki i listy płac. Następnie w kolejności są zeszyty ćwiczeń, ostatnia część to akty sporządzone w ramach wypadków przemysłowych. Aby usystematyzować sprawy osobiste, stosuj porządek alfabetyczny. Konieczne jest wykonanie przypadków w wykazie, koncentrując się na roku, w którym dana osoba została zwolniona.
Struktura i treść: subtelności projektowania
Za tworzenie różnego rodzaju inwentarzy archiwalnych odpowiedzialne są różne struktury przedsiębiorstwa. Tak więc na rok taki dokument strukturalny powinien składać się z wydziałów, a odpowiedzialność za utworzenie skonsolidowanego wykazu spoczywa na archiwum wydziałowym. Taki dokument będzie podstawą do pracy specjalistów archiwum państwowego otrzymujących dokumenty od przedsiębiorstwa. Korzystają z wykazu podsumowującego w celu utworzenia wewnętrznej dokumentacji archiwalnej w taki sposób, że pliki osobiste i dokumenty przeznaczone do trwałego przechowywania znajdują się w różnych przedziałach archiwum.
Każda forma inwentarza archiwalnego zaczyna się od strony tytułowej. Po tytule znajduje się spis treści, a następnie przedmowa, po której spis rozpoczyna się bezpośrednio. Wymień wszystkie skróty użyte w dokumencie, odszyfruj je, umieść wskaźniki i tabele tłumaczeń. Niezbędnym elementem inwentarza jest bibliografia. Następnie następuje słownik terminów, a arkusz certyfikacji zamyka dokument. Tytuł musi w pełni wskazywać nazwę archiwum i firmę, która utworzyła dokumenty, nazwę funduszu i tablice rejestracyjne, nazwy zapasów i daty.
O czym piszą?
Spis treści archiwalnego spisu ma na celu wskazanie, które sekcje są w środku, na których stronach zaczynają. Przedmowa gromadzi informacje o przedsiębiorstwie, które utworzyło fundusz dokumentacji, o samym funduszu. Tutaj piszą adnotacje, opisują, jaka dokumentacja jest w nich przechowywana. Przedmowa jest także listą aparatu odniesienia.
Główny tekst to opis. Dla każdej jednostki należy podać numer seryjny, tytuł i autentyczność. Jeśli wcześniej firma korzystała z numerów inwentarza, należy je zapisać w głównej części inwentarza. Wspomina także, jakie są jednostki rachunkowe, ile arkuszy jest w danej jednostce, w jakim języku jest on skomponowany i w jakiej wersji jest powielany. W inwentarzu może wskazywać niektóre cechy wizualne przechowywanej skrzynki. Jeśli zamierza się przechowywać szczególnie ważną i cenną dokumentację, opis może zawierać adnotacje do takich obiektów.
Lista skrótów używanych w inwentarzu archiwalnym jest niezbędna, jeśli w pracy zostały użyte określone skróty używane w danym przedsiębiorstwie. Przez wskaźniki odzwierciedlają pojęcia tematyczne. Czasami wskaźniki są powiązane z geografią, nazwami, datami. Adnotacje są dozwolone. Jeśli w pracy użyto terminów specjalistycznych, należy je rozszyfrować w słowniku towarzyszącym inwentarzowi. Arkusz certyfikacji ma wskazywać całkowitą informację o dokumencie. Mówi, ile arkuszy jest ponumerowanych w środku, ile jednostek jest przechowywanych, czy skład zmienił się podczas przechowywania. Kompilator zapasów jest wymagany do podpisania arkusza certyfikacji. Jeśli zmiany są konieczne, są one zapisywane w arkuszu certyfikacji przez wystawcę lub inną osobę odpowiedzialną za procedurę.
Szczegółowe i dokładne
Jak można wywnioskować z próbek archiwalnych akt spraw, gotowy obiekt należy zaprojektować zgodnie ze standardami pracy biurowej. Konieczne jest utworzenie punktu pomocy, dzięki któremu pobieranie danych staje się szybsze i bardziej wydajne. Za pomocą takiego urządzenia można szybko uzyskać dodatkowe dane na temat funduszu dokumentacji. Aparat referencyjny towarzyszący inwentarzowi powinien zawierać stronę tytułową i treść dokumentu, przedmowę, listę użytych skrótów i skrótów, a także indeksy. W niektórych przypadkach mogą istnieć dodatkowe elementy - tabele, słowniki.
Tytuł musi wskazywać nazwę archiwum, w którym przechowywana jest dokumentacja, jaka jest nazwa funduszu, w tym skrót, a także jego numer. Podaj numer inwentarza i jego nazwę. Spis treści powinien zawierać pełną listę wszystkich sekcji i aparatury odniesienia, w tym przedmowę, listę użytych skrótów i nazwy części. Każdemu tytułowi towarzyszy przypisany mu numer strony podczas tworzenia spisu. Uzasadnione jest uznanie, że dla personelu prowadzącego dochodzenie jedną z najważniejszych części jest przedmowa, która opisuje historię instytucji, która utworzyła fundusz. Piszą o środowisku historycznym, warunkach, w których firma działała, dacie jej powstania i hierarchicznej strukturze podporządkowania. Przedmowa wskazuje, w jaki sposób zorganizowano formalności, jak duża była instytucja i jakie funkcje pełniła, dlaczego została zreorganizowana lub zlikwidowana, i kiedy to się stało.
O skrótach
Taka lista jest opracowywana z uwzględnieniem alfabetu. Powinien zawierać wszystkie skróty użyte przy sporządzaniu wykazu. Dokument musi zawierać pełną nazwę każdego słowa, które zostało zmniejszone przynajmniej raz. Zwykle skróty są używane w celu zaoszczędzenia miejsca, zmieniają się tylko często używane słowa. Ponadto dział pomocy technicznej odszyfrowuje wszystkie skróty. Prawidłowa kompilacja tego elementu pomaga stworzyć jednolitą inwentaryzację, z której każda pozycja jest jak najbardziej pouczająca i wyraźnie przekazuje informacje niezbędne czytelnikowi.
Istnieje kilka skrótów, które są ogólnie akceptowane i aktywnie stosowane w mowie pisanej - symbole kodujące długość i masę, inne jednostki miary, a także skróty „t. d. ”,„ t. e. ”i podobne. Nie trzeba ich malować. Nie jest konieczne dekodowanie tych skrótów, które są faktycznie używanymi słowami. Na przykład „komitet związków zawodowych” odnosi się właśnie do tej kategorii skrótów, które są szeroko stosowane w mowie potocznej.
Jak to się wszystko zaczęło
Z historii ludzkości wiadomo, że inwentaryzacja archiwów jest prawdopodobnie najstarszym typem podręcznika referencyjnego wprowadzonego do archiwów. Wykorzystanie inwentarza w XIII wieku zostało oficjalnie potwierdzone, w tamtych czasach wykorzystano je do uwzględnienia ważnych dokumentów i zapewnienia bezpieczeństwa. Dzięki inwentaryzacjom łatwiej było wyszukiwać dokumenty, dzięki czemu można było skorzystać z nich jako źródła cennych informacji.W okresie 13-15 wieków inwentaryzacje były krótkie, opracowane bez specjalnej systematyzacji, tylko krótko opisane książki, rękopisy. W rzeczywistości były to listy nieformalne.
W XVI wieku podejście inwentaryzacyjne stało się bardziej odpowiedzialne. Listy zawierały listę różnych opcji dokumentacji. Były inwentaryzacje, w których obiekty zostały pogrupowane według niektórych atrybutów, choć jednocześnie były nadal używane, w których informacje były rejestrowane bez systematyki. W XVII wieku postęp tworzenia zapasów poszedł dalej, zaczęły powstawać szczegółowe przewodniki różniące się formatem. Byli bardzo przydatni, a nawet współcześni badacze, korzystając z takich spisów, uzyskali od nich ważne informacje o wcześniej przeprowadzonych sprawach, a następnie sporządzili dokumenty. W XVII wieku inwentaryzacje ostatecznie utrwalają systematyczny charakter opisowy.