W każdej organizacji dokumentacja jest przechowywana przez określony czas, po czym musi zostać przeniesiona do archiwum miejskiego lub stanowego. Proces przekazywania oficjalnych dokumentów do przechowywania ma pewne cechy, które mogą się różnić w różnych częściach kraju.
Papierkowa robota to obszar pracy odpowiedzialny za proces dokumentowania, a także wykonywanie oficjalnych dokumentów.
Archiwalne prace biurowe są specjalną działalnością struktur państwowych, organizacji i obywateli w zakresie księgowości, przechowywania i korzystania z dokumentów archiwalnych.
Rodzaje dokumentów
Archiwizacja i formalności obejmują wiele terminów oznaczania różnego rodzaju dokumentów. Dokumenty to:
- Dobra (zawiera dane w postaci dowolnego rodzaju obrazu).
- Dokument fotograficzny (utworzony za pomocą fotografii lub ikonografii. Taki dokument zwykle zawiera zdjęcia różnych przedmiotów artystycznych).
- Grafika (wykorzystują linie, światłocienie i pociągnięcia).
- Dokument fonograficzny (nośnik z danymi dźwiękowymi instalowany przez dowolny system zapisu dźwięku).
- Materiały audiowizualne (zawierają obrazy i dźwięki).
- Dokument filmowy (częściej jest to dokument audiowizualny lub obrazkowy; do jego opracowania stosuje się metodę kinematografii).
- Dokument pisemny (są to dane, które można zidentyfikować za pomocą dowolnego rodzaju listu).
- Tekst (zawiera wszelkie dane głosowe wykorzystujące nagrywanie dźwięku).
- Tekst maszynowy (nagrywanie bierze udział w opracowaniu na jeden z możliwych sposobów, dzięki czemu informacje są przetwarzane za pomocą komputera elektronicznego).
- Belova (ostateczna forma dokumentu skopiowana ręcznie lub przy pomocy środków technicznych bez poprawek i błędów).
- Odręcznie (znaki w takim dokumencie stosuje się tylko ręcznie).
- Wideogram (zdjęcie z informacjami wyświetlanymi na ekranie).
- Dokument napisany na maszynie: oznacza znaki pisma, stosowane przy użyciu wszelkich środków technicznych.
- Szkic dokumentu - odzwierciedla działania autora ze wszystkimi plamami i poprawkami.
Standardy
Zgodnie z rosyjskim prawem procedura przekazywania oficjalnych dokumentów do archiwum jest regulowana przez GOST R 7.0.8-2013. 12 miesięcy po zakończeniu formalności dokumenty są obowiązkowo przekazywane do archiwum zgodnie ze wszystkimi zasadami i wymogami. Przygotowanie do przeniesienia może być wykonane przez samych pracowników produkcyjnych lub przez firmę zewnętrzną.
Archiwizacja i dokumentacja GOST 2013 zawiera definicje podstawowych, najczęstszych terminów używanych w tym obszarze. W dokumencie można zobaczyć zarówno najbardziej ogólne warunki - formularz lub spis, jak również wysoce wyspecjalizowane, na przykład pasek ograniczeń dostępu.
Ponadto GOST zarządzania biurem i archiwizacji zawiera definicję (interpretację) terminów związanych z dziedziną organizacji pracy z dokumentami, dokumentacją i innymi procesami biurowymi.
Etapy przygotowania
Krok po kroku przygotowanie materiałów do przeniesienia do archiwum:
- upewnij się, że formalności spełniają wszystkie wymagania określone w tym archiwum;
- przeprowadzić dokumentację broszury;
- numeruj wszystkie arkusze;
- opracować Case Certifier;
- podać szczegóły okładki;
- opracować wewnętrzną akta sprawy;
- stworzyć ekwipunek.
Jeśli należy się spodziewać przeniesienia papierów, które mają być przechowywane przez okres krótszy niż 10 lat, dopuszczalny jest brak broszury, systematyzacji, numeracji, elementów certyfikacyjnych.Tutaj przede wszystkim należy skupić się na wymaganiach konkretnego archiwum, ponieważ standardy różnych instytucji mogą zawierać jedną lub wszystkie powyższe kwestie.
Ustawa o archiwach i prowadzeniu dokumentacji wymienia główne terminy i ich definicje w tym obszarze. Poniżej rozważamy niektóre z nich.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji: warunki i definicje
- Dokumentacja - ustalanie informacji w dowolnej formie, zgodnie z podanymi zasadami.
- Unified Documentation System (DCL) - system zawierający informacje niezbędne do zarządzania w określonym obszarze pracy.
- Reguły dokumentacji - lista zasad i przepisów dotyczących procesu pracy z dokumentami.
- Unified Document Form (UFD) - wiele szczegółów, które są ustawione w określonej kolejności na różnych nośnikach danych, aby rozwiązać wszelkie problemy w dziedzinie działalności.
- System dokumentacji - wiele papierów o jednolitym typie, typie i przeznaczeniu, a także wymagania dotyczące ich przygotowania.
- Nazwa dokumentu - konkretna nazwa dokumentu w liście.
- Dokument organizacyjny i administracyjny - ma rozwiązanie różnych zadań organizacyjnych i administracyjnych, kwestii zarządzania, regulacji pracy działów produkcyjnych, organizacji, a także struktur państwowych i władz.
- Rekwizyty - dowolny z wymaganych elementów oficjalnego dokumentu. Rekwizyty najczęściej składają się z części zmiennych i stałych.
- Formularz - próbka papieru. Określa zakres zastosowania, pytania konstrukcyjne i główne szczegóły.
- Formularz jest zbiorem szczegółów, które pomagają zidentyfikować autora oficjalnego dokumentu.
- Standaryzowany arkusz raportu jest listą zatwierdzonych UVD.
- Rejestracja - wprowadzenie do dokumentu wszystkich niezbędnych elementów, które są określone przez wymagania pracy biurowej.
- Pole serwisowe o jednolitej formie - strefa UVD, jest ustalone w technicznych elementach składowania i służy do stosowania specjalistycznych obrazów.
Są to podstawowe terminy i definicje istniejącego standardu państwowego dotyczącego archiwizacji i dokumentacji.
Rodzaje szczegółów
Osobno warto zastanowić się nad szczegółami, które są wykorzystywane do przygotowania oficjalnych dokumentów:
- Podpis - pisemny podpis osoby upoważnionej.
- Pieczęć zatwierdzenia - wyraża pozytywną ocenę organizacji lub osoby, która nie jest autorem oficjalnych dokumentów.
- Data - wskazuje dzień sporządzenia pracy, a także datę jej przyjęcia, uzgodnienia lub publikacji.
- Pieczęć graniczna - znak wskazujący, że informacje są dostępne dla określonej, ograniczonej liczby osób.
- Tytuł - podsumowuje istotę dokumentu.
- Pieczęć zatwierdzenia - mówi o normatywności i legalności informacji zawartych w dokumencie.
- Visa - wyraża zgodę lub brak zgody osoby upoważnionej na informacje, o których mowa w dokumencie.
- Tekst - dane zapisane przez dowolny rodzaj systemu zapisu liter lub dźwięku. Obejmuje główną część informacji o mowie w dokumencie.
Instrukcja obsługi
Reguły, listy, instrukcje dotyczące archiwalnej pracy biurowej i inne dokumenty regulacyjne pomagają wdrożyć podstawowe prawo. Istnieją podstawowe wymagania dotyczące działania struktur archiwalnych, które zostały utworzone w 2002 roku.
Warto zauważyć, że takie zasady nie zostały zarejestrowane w Ministerstwie Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej. W tym względzie „podstawowe zasady archiwów departamentalnych” z 1986 r. Są nadal aktualne.
Obecność tych wymagań w zakresie zarządzania biurem i archiwizacji wynika z potrzeby spójności w zakresie księgowości, użytkowania, kompletowania i przechowywania dokumentów w archiwach, w organizacji wszystkich tych procesów. Wymagania skupiają się głównie na nomenklaturze.
Algorytm działań wygląda następująco:
- zorganizować badanie wartości papierów wartościowych;
- przygotuj dokumenty do wysłania do archiwum;
- założyć firmę;
- opracować procedurę przydzielania dokumentów do zniszczenia;
- wyślij skrzynkę do archiwum.
Warto zauważyć, że wymagania te nie dotyczą dokumentacji, której praca nie jest regulowana prawem Federacji Rosyjskiej z 21 lipca 1993 r. „O tajemnicy państwowej”.
Organizacja
Archiwalne przechowywanie dokumentów i dokumentów pomaga w wyraźnej kontroli pracy z dokumentami, zapewniając jednocześnie ich bezpieczeństwo i dostępność. Istnieją pewne rodzaje dokumentów, które mają określony termin, a nawet metodę przechowywania.
Organizując archiwalne prace biurowe, departamenty i organy państwowe bez wątpienia przekazują oficjalne dokumenty do Funduszy Archiwalnych Federacji Rosyjskiej (AF RF). Z kolei struktury komercyjne mają większy wybór metod przechowywania dokumentacji.
Każda grupa oficjalnych dokumentów ma swój konkretny okres przechowywania, który jest regulowany zgodnie z ramami regulacyjnymi Federacji Rosyjskiej. Tworzony jest również spis, w którym odnotowywana jest data zajęcia dokumentów w archiwum wraz z datą przechowywania i odniesieniem do odpowiedniego przepisu prawa.
Wymagania dotyczące miejsca przechowywania dokumentów
W firmie archiwizacja dokumentów odbywa się w wyspecjalizowanych budynkach lub w oddzielnych, izolowanych pokojach. Jednocześnie nadmierne ogrzewanie i wysoka wilgotność w pomieszczeniu są surowo zabronione. Są to najważniejsze kryteria przechowywania dokumentów archiwalnych. Jednocześnie różne nośniki danych potrzebują własnego trybu. Mianowicie:
- Dokumenty: 18-20 ° С, wilgotność powietrza - 52-57%.
- Filmy: czarno-białe - 16 ° С, kolorowe - 3-6 ° С. Wilgotność wynosi 41–44%.
- Taśmy magnetyczne i dyski: 16-19 ° С, wilgotność powietrza - 52-64%.
Niemożliwe jest układanie dokumentów w pobliżu magazynów z żywnością i chemikaliami, a także miejsc fast food, stołówek. Ponadto powinno istnieć oddzielne pomieszczenie do przyjmowania dokumentów, w którym nastąpi aklimatyzacja dokumentacji. Czasami pokoje te służą do krótkotrwałego przechowywania różnych nośników danych.
Pomieszczenie powinno zawierać niezbędne półki katalogowe, stojaki i teczki archiwalne, specjalne pudełka. Szczególnie potrzebne i cenne ekonomicznie dokumenty są umieszczane w metalowych szafkach z bezpiecznymi zamkami. Oprócz podstawowych wymagań istnieją inne, nie mniej ważne warunki:
- Bezpieczeństwo Pomieszczenia archiwalne muszą być odporne na ogień, zabezpieczone przed zalaniem, istnieje wyjście awaryjne. Odległość dokumentów od źródła ciepła (w tym okien) wynosi co najmniej 0,6 m. Surowo zabrania się umieszczania papieru w ich pobliżu.
- Stosowanie rurociągów izolowanych wyłącznie sprzętem ochronnym.
- Ukryte, szczelne gniazda i przewody elektryczne.
- Surowy zakaz działania wszystkich urządzeń grzewczych. Również jedzenie i inne przedmioty niezwiązane z przechowywaniem dokumentacji są niedozwolone.
- W obecności muszą być ruchome lub stacjonarne metalowe stojaki. Papiery na nich najlepiej umieszczać w pudełkach lub paczkach. Jednocześnie odległość w głównym przejściu będzie wynosić co najmniej 1,3 m, a między regałami - 0,7 m. Odległość od dolnej szuflady - co najmniej 0,1 m, a od regału do ściany - nie więcej niż 0,5 m.
Również obowiązkowy wymóg przechowywania: lokalizacja szaf jest prostopadła do ścian, okien i baterii.
W archiwalnym budynku do przechowywania papieru dopuszczalne jest sztuczne i naturalne światło. Jednocześnie ważne jest, aby nie dopuścić do przedostania się bezpośredniego światła słonecznego do dokumentacji. W przypadku stosowania żarówek na każdej z nich należy zainstalować osłonę ochronną. Urządzenia fluorescencyjne należy wybierać z małym spektrum UV.
Czas przechowywania
Do archiwalnego przechowywania oficjalnych dokumentów stosuje się specyficzną metodę usystematyzowania dokumentacji w produkcji. Pomaga przestrzegać obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych. Ma to na celu wyeliminowanie utraty ważnych informacji.
Po upływie ustalonego terminu przechowywania papierów wartościowych w archiwum osoba odpowiedzialna niszczy oficjalne dokumenty, a następnie tworzy akt likwidacji.
Ponadto istnieją dokumenty z nieograniczonym czasem przechowywania. Prowadzona jest dla nich procedura finansowania. Jest to podział prac w archiwalnej pracy biurowej dla różnych funduszy i zbiorów.
Dokumenty prawne
Ustawodawstwo w zakresie archiwalnej pracy biurowej zawiera wiele zaleceń metodologicznych i prawnych aktów prawnych. Jest to złożony, ale logicznie poprawny mechanizm regulacyjny.
Głównym filarem regulacji stosunków jest ustawa z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-ФЗ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”. Na jego podstawie przyjęto ustawy na poziomie podmiotów Federacji Rosyjskiej dotyczące zasad pracy z dokumentacją, wykazów dokumentów z okresami przechowywania. Obejmuje także inne dokumenty regulacyjne dotyczące zarządzania dokumentacją archiwalną, uzgodnione z jednostkami archiwalnymi.
Te przepisy ustawowe i wykonawcze pomagają wdrożyć regulacje prawne. Obowiązkowe dla wszelkich organizacji i instytucji wszelkich form własności.
GOST dotyczące archiwizacji i dokumentacji dotyczy dokumentacji własności państwowej, komunalnej i prywatnej. Zidentyfikował główne rodzaje dokumentacji, które są przenoszone do magazynu państwowego i są włączone do Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej. Włączanie dokumentów będących własnością prywatną odbywa się zgodnie z prawem.
Czas przekazania oficjalnych dokumentów do archiwów miejskich i państwowych jest również ściśle określony. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw komunalnych i państwowych, jak i niepaństwowych, które zawierają umowę o trwałym składowaniu.
Archiwa państwowe i miejskie tworzą listy organizacji i przekazują im dokumenty (listy pobrania) do przechowywania i dalszego transferu do Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej. Włączenie przedsiębiorstw niepaństwowych do takich wykazów odbywa się na ich wniosek i zgodnie z obowiązującą umową. Ponadto w archiwum można przechowywać listy personelu dla organizacji, z którymi planowana jest tylko współpraca.
Co stanie się z dokumentami archiwalnymi, gdy organizacja zostanie zamknięta?
Po likwidacji, reorganizacji lub upadłości przedsiębiorstwa cała dokumentacja archiwalna zostanie przekazana następcom, którzy mają do tego prawo, założycielowi, archiwum państwowemu lub miejskiemu.
Prywatyzacja organizacji miejskich lub państwowych pozwala na pozostawienie w ich archiwum wszystkich dokumentów, które zostały wydane w wyniku ich działalności (np. Zamówienia na personel).
Dostęp do zamówienia i ograniczenia
Są one również regulowane przez prawo. Ograniczenia wpływają na zwrot dostępu do dokumentacji zawierającej tajemnice państwowe (lub chronione przez państwo) lub informacje o tajemnicach osobistych lub rodzinnych (w takim przypadku okres przechowywania wynosi 75 lat od momentu skompilowania dokumentu).
Należy zauważyć, że archiwa muszą wydawać dokumenty prawne (kopie lub certyfikaty dokumentów archiwalnych) osobom prawnym i osobom fizycznym bezpłatnie w terminach przewidzianych przez prawo. Takie dokumenty są wymagane do ochrony socjalnej, emerytur, świadczeń i odszkodowań.
Zarchiwizowane dokumenty skonfiskowane jako dowód (zgodnie z prawem Federacji Rosyjskiej) muszą zostać zwrócone.
Nieprzestrzeganie zasad, naruszenie ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej w sprawach archiwalnych pociąga za sobą odpowiedzialność administracyjną, karną i prawną.