Aby firma działała wydajnie, w zespole powinna panować przyjazna, zdrowa atmosfera. Nie zawsze właściciel przedsiębiorstwa jest w stanie odpowiednio ocenić każdego pracownika i dowiedzieć się, skąd biorą się problemy w relacjach z pracownikami. Aby rozwiązać nieprzyjemne sytuacje i wyeliminować ewentualne konflikty, pozbyć się nieefektywnych pracowników i kontrolować koszty finansowe personelu, konieczne jest zorganizowanie pełnego audytu personelu organizacji.
O czym ty mówisz
Co powszechnie rozumie się pod pojęciem „audyt”? Personel w organizacji jest głównym zasobem, ważniejszym niż pieniądze. Audyt to metoda określania skuteczności personelu. Podczas audytu można dowiedzieć się, jak dobry jest system kontroli personelu, a także znaleźć metody optymalizacji i poprawy wydajności. Głównym celem takiego wydarzenia jest ocena wydajności w kontekście każdego konkretnego pracownika, co pozwala nam ogólnie obliczyć, jak użyteczny jest pracownik pod względem rentowności.
Podczas przeprowadzania specjalistycznej analizy możliwe jest przeprowadzenie audytu obliczeń z personelem za wynagrodzeniem, aby ocenić, jak skuteczny jest system i jak kontrolować relacje w organizacji:
- ekonomiczny;
- społeczne;
- poród
System audytu kadrowego jest niezbędny do dużej rotacji pracowników w przedsiębiorstwie, ponieważ pozwala zidentyfikować przyczynę tego zjawiska.
Zadania analityczne
Główne zadania powierzone specjalistom prowadzącym audyt personelu są zazwyczaj następujące:
- ustalenie, czy zasoby ludzkie odpowiadają strategii rozwoju firmy;
- identyfikacja zgodności struktury zarządzania i procesu pracy z prawem państwowym;
- ocena skuteczności pracowników w rozwiązywaniu ich zadań;
- identyfikacja przyczyn problemów z interakcją personelu, znalezienie sposobów rozwiązania sytuacji, a także ograniczenie negatywnego wpływu.
Jak leci?
W przypadku ogólnym kontrola personelu jest podzielona na:
- szkolenie;
- gromadzenie danych;
- analiza informacji;
- podsumowując.
Przygotowanie
Audyt i kontrola personelu rozpoczyna się od ustalenia, jakie cele realizuje wydarzenie. Na tej podstawie przygotowują wsparcie dokumentacyjne i ustalają terminy. Na etapie przygotowawczym wyznacza się wykonawców projektu, wybiera się uczestników i tworzy plan, zgodnie z którym dane będą gromadzone i analizowane. Konieczne jest również podjęcie decyzji na korzyść tego lub innego rodzaju sprawozdawczości.
Pracuj z informacjami
Zbieranie danych obejmuje działania mające na celu monitorowanie przepływu pracy wybranych pracowników. Jednocześnie specjaliści przeprowadzający audyt personalny dokumentacji badań personelu, raportów, przeprowadzania ankiet i zbierania kwestionariuszy, organizują wywiady z pracownikami firmy. Statystyki uzyskane w trakcie takiego badania są wstępnie przetwarzane, a następnie poddawane dokładnej analizie.
Trzecim krokiem prac kontrolnych jest przetwarzanie wszystkich zebranych wcześniej danych. Na podstawie otrzymanych informacji powstają:
- Stoły
- harmonogramy;
- Wykresy
- schematy.
Takie metody prezentacji danych są jasne i zrozumiałe, co pozwala szybko przeanalizować sytuację. Audyt systemu zarządzania personelem przeprowadzany jest z uwzględnieniem wstępnie wybranego algorytmu do analizy informacji, a także oceny efektywności pracowników.Obliczone wskaźniki są wyraźnie porównywane z podobnymi firmami, naukowo uzasadnionymi standardami.
Ostatni krok
Na ostatnim etapie kontrola rozliczeń z personelem (praca, jej wypłata) samego procesu pracy pozwala nam wyciągać wnioski. Specjaliści, którzy przeprowadzili wydarzenia, formułują zalecenia dotyczące poprawy wydajności procesu pracy. Na podstawie zidentyfikowanych sytuacji staje się jasne, w jaki sposób można zoptymalizować zasoby ludzkie i obniżyć ich koszty.
Co to daje?
Dlaczego potrzebujemy audytu? Personel kategorycznie obawia się takich wydarzeń, z góry przekonując się, że menedżerowie po prostu chcą kogoś zwolnić. W rzeczywistości korzyści płynące z audytu są znacznie większe, niż laik może sobie wyobrazić. Po zakończeniu weryfikacji możesz:
- ocenić, czy inni pracownicy są potrzebni;
- sprawdzić, czy firma ma zapewniony personel;
- zidentyfikować strukturę zarządzania;
- ustalić, czy przeszkolić pracowników;
- zrozumieć, jaki styl zarządzania jest stosowany;
- oceniać psychologiczny klimat społeczny w organizacji;
- określić, gdzie zaczyna się odporność na innowacje;
- zrozumieć, czy potencjał innowacyjny jest wielki;
- ustalić, co do podziału personelu w firmie.
Jeśli przeprowadzono kontrolę jakości, personel i lider stają się spójną całością. Badanie identyfikuje niebezpiecznych pracowników, nieproduktywnych, a także ma na celu wyeliminowanie sytuacji konfliktowych. Audyt pozwala stworzyć taki system motywacyjny. Które będą miały zastosowanie do warunków konkretnej organizacji.
Poziomy audytu
Audyt systemu zarządzania personelem dzieli się na trzy poziomy:
- społeczno-psychologiczny;
- finansowe;
- organizacyjny i technologiczny.
W odniesieniu do kwestii pieniężnych zwraca się uwagę na:
- konkurencyjność firmy, aby ocenić, które porównują wskaźniki ze średnią i najlepszą dla tego obszaru;
- skuteczność działu personalnego, jego rola w poprawie jakości procesu pracy;
- w jaki sposób powiązane są koszty działań kontrolnych i ich wyniki.
Organizacyjny i technologiczny - poziom obejmujący badanie dokumentów, analizę wskaźników, aby mówić o legalności funkcjonowania, wydajności. W tym aspekcie audyt i kontrola personelu obejmuje szczegółową analizę:
- płynność;
- przypadki, gdy pracownicy nie poszli do miejsca pracy;
- skargi
- urazy w miejscu pracy;
- postawy pracowników wobec ich zadań;
- poziom przyjemności dla pracowników;
- programy rozwojowe.
Wreszcie, społeczno-psychologiczny - taki audyt, który obejmuje analizę relacji w firmie, pozwalający zidentyfikować czynniki motywacyjne. Jednocześnie zadaniem jest ustalenie, w jaki sposób można usprawnić działalność firmy jako całości, aw szczególności każdego pracownika.
Ważne funkcje
Kierownik musi natychmiast jasno przekazać wszystkim pracownikom, w jakim celu planowany jest audyt. Personel będzie gotowy na spotkanie tylko wtedy, gdy każdy pracownik zrozumie, że wydarzenie jest dla niego korzystne i przydatne. Przeprowadzając specjalne szkolenie lub seminarium wyjaśniające główne cele, chwile audytu mogą być najlepszym rozwiązaniem problemu i dobrym początkiem komunikacji między zaproszonymi specjalistami a stałym personelem.
Podczas sprawdzania wskaźników uzyskanych podczas kroków opisanych powyżej są one analizowane jako całość, czyli kompleksowo. Takie podejście jest gwarancją, że wynik będzie odzwierciedlał dynamikę firmy.
Ponadto audyt to nie tylko sprawdzenie, jak skutecznie pracuje pracownik lub jednostka. Podczas wydarzeń analizowany jest system zarządzania personelem wdrożony w organizacji. Inspektorzy zwracają dużą uwagę na kierowników firm, a także menedżerów na różnych poziomach.
Umiejętnie zarządzamy firmą
Zarządzanie przedsiębiorstwem to przede wszystkim umiejętne zarządzanie zasobami ludzkimi. Jednocześnie praca jest podzielona na trzy poziomy:
- liniowy
- strategiczne;
- funkcjonalny.
Wynika z tego, że weryfikacja powinna również spełniać te poziomy. Ale wyniki kontroli powinny być przydatne w długoterminowym planowaniu przyszłej firmy. Niektóre wnioski pomogą zrozumieć, jakie są krótkoterminowe potrzeby niektórych pracowników. Wreszcie, audyt pozwala dowiedzieć się, czy istnieje potrzeba większej liczby menedżerów w organizacji.
Audyt strategiczny jest analizą z punktu widzenia wyższych urzędników firmy. Jednocześnie eksperci badają praktyki zarządzania w firmie i analizują, jak działa obsługa personelu. Aby uzyskać dane, należy przeprowadzić wywiad z całym zespołem zarządzającym, przestudiować biznesplan, ocenić pracę obsługi personelu. Takie podejście pozwala nam zrozumieć, w jaki sposób zwiększyć konkurencyjność firmy, identyfikując silne, słabe cechy, ryzyko i potencjał przedsiębiorstwa.
Konkurencyjność jako droga do sukcesu
Podczas audytu możliwe jest zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku dzięki następującym środkom:
- eliminacja braków strukturalnych przy jednoczesnym utrzymaniu potencjału kadrowego w taki sposób, że firma umacnia swoją pozycję, pozbywając się niepotrzebnych, niepożądanych elementów w swojej strukturze. Z reguły proces ten obejmuje reorganizację przedsiębiorstwa, w której niektóre jednostki są wykluczone, pracownicy odchodzą, a strategie firmy się zmieniają;
- identyfikując unikalne cechy organizacji, czyniąc ją atrakcyjną dla potencjalnych pracowników i klientów.
Zasadniczo konkurencyjność zależy od tego, jak skutecznie firma wykorzystuje potencjał każdego pracownika. Zarządzanie personelem odbywa się nie tylko poprzez dobrze znane mechanizmy zarządzania dokumentami, ale także pośrednio poprzez:
- innowacje;
- marketing
- usługa.
Pamiętaj, że im wyższa wydajność firmy, tym silniejszy jest każdy pracownik szanujący swoją firmę.
Znaczące niuanse
Aby ocenić firmę na rynku personelu, stosuje się następujące wskaźniki:
- personel firmy;
- poziom zadowolenia pracowników.
Audyt pozwala ocenić strategię firmy na poziomie operacyjnym, gdy wyniki pracy są bezpośrednio analizowane. Audytor studiuje:
- korelacja celu i rezultatu;
- możliwość poprawy, uproszczenia przepływu pracy;
- możliwość uzyskania tego samego wyniku przy mniejszych inwestycjach.
Stosując skuteczne metody można rozwijać zasoby ludzkie, zwiększać zatrudnienie i usprawniać system zarządzania informacjami. Wszystkie procesy związane z obsługą personelu podlegają bezpośrednio i pośrednio szczegółowym badaniom.
Funkcje
W badaniach w przedsiębiorstwie:
- osoba odpowiedzialna wyróżnia się;
- cele są formułowane;
- studiowanie polityki, praktyczne metody osiągania celów;
- Raporty HR są analizowane;
- raporty są przygotowywane z zaleceniami dotyczącymi sytuacji;
- powstaje plan rozwoju firmy;
- analizuje konsekwencje usunięcia wykrytych niedociągnięć za pomocą planu.
Nie takie proste
Każdy kierunek audytu wymaga dużo czasu i wysiłku. Audyt zewnętrzny jest dość drogi i jest dostępny tylko dla firm, które „bezpiecznie stoją na nogi”. Jednocześnie audyt jest niezbędny, jeśli istnieje potrzeba zwiększenia wydajności i osiągnięcia lepszych wyników niż istniejące.
Wiele dużych firm w naszych czasach wprowadza do swoich pracowników specjalistów zajmujących się audytem w organizacji. Praktyka ta wykazała skuteczność w przypadku zdecentralizowanej obsługi personelu i obecności oddziałów regionalnych.
Przy prawidłowym przeprowadzeniu procesu audyt wewnętrzny pozwala na szybkie wykrycie wad w pracy firmy i podjęcie działań w celu ich usunięcia.Zasady takiego audytu:
- niezależność specjalistów;
- odpowiedzialność;
- kompetencje.
Co z pieniędzmi?
Przy zastosowaniu kompleksowych środków kontrola rozliczeń z pracownikami za wynagrodzenie jest obowiązkowa. Uwagę zwraca się w zakresie, w jakim firma przestrzega wymagań przepisów, aktów prawnych i przepisów regulujących stosunki pracy. Specjaliści od weryfikacji analizują, jak dokładnie i poprawnie obliczają:
- retencja;
- płatność
- ulgi podatkowe;
- wypłaty wynagrodzeń;
- komponent społeczny.
Kontrola rozliczeń pracowniczych opiera się na kodeksach regulujących stosunki pracy, prawo cywilne i podatkowe.
Aby uzyskać dane, potrzebne są dokumenty dotyczące rejestrów przeniesienia, rekrutacji, zwolnień, rejestrów podstawowych, sprawozdawczych i rejestrowych.
Czego potrzebujesz
Jeśli planujesz audyt rozliczeń z personelem za wynagrodzeniem, pamiętaj, że analiza jest możliwa w obecności podstawowej rachunkowości, dla której stosowane są jednolite formularze.
Kierownik firmy musi dostarczyć dokumenty:
- zlecenia pracy;
- Karty T2;
- rozkazuje wysłanie pracowników na wakacje na inne stanowiska;
- dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy.
Prawidłowy audyt z personelem listy płac jest możliwy, jeśli specjalista ds. Weryfikacji ma do dyspozycji:
- lista płac;
- grafik;
- arkusz czasu;
- oświadczenia T-49;
- konto osobiste.
Inspektor otrzymuje dodatkowe informacje z dokumentów pierwotnych ustalających płatność akordową, również uwzględniając rozwój.
Zestaw miar
Podczas audytu zwraca się uwagę na następujące rejestry:
- streszczenie;
- na 76. koncie;
- czasopisma numer 8, 10;
- bilans;
- księga główna.
Podczas kontroli audytu:
- zgodność z prawem;
- księgowość, kontrola płatności w przypadku pracy akordowej;
- kontrola czasu;
- obliczenie odliczenia;
- przechowalnia do zapłaty;
- Podatki od wynagrodzeń;
- zdeponowane wynagrodzenie.
To ważne!
Analityczna księgowość firmy uwzględnia wszystkie osoby:
- na listach;
- nie wszedł w nie.
Rozważane:
- płatność
- premium;
- zasiłki;
- inne;
- różne odliczenia, w tym podatek.
Informacje na ten temat są zwykle przechowywane na koncie osobistym, w dokumentach rozliczeniowych, płatniczych. Badanie danych jest uproszczone dzięki dokumentacji w formacie elektronicznym. Zaleca się, aby prowadzić osobne rejestry dla różnych pozycji z numeru wymienionego powyżej.
Podczas sprawdzania zatrudniony specjalista sprawdza, czy istnieje rachunkowość jako taka, sprawdza, jak długo przechowywane są dane, na podstawie których można uzyskać roczną rentowność przedsiębiorstwa, roczny dochód pracowników tej firmy.
Całkowity dochód powstaje w wyniku:
- opłaty bezpośrednie;
- zysk rzeczowy;
- czerpać zyski z wyników określonego okresu;
- ceny dla pracowników biur podróży w wielu regionach;
- nieodpłatne odżywianie;
- płatności jednorazowe.
Specjalizowane regiony obejmują:
- Północny
- terytoria zrównane z nimi;
- Daleki Wschód.
Audytor wykonuje kontrolę obliczeń, analizując następujące dokumenty z wewnętrznego przepływu pracy organizacji:
- wyciągi, płatności;
- podstawowa dokumentacja;
- osobiste konta pracowników.
Jednocześnie weryfikowane są wyniki firmy oraz wyniki każdego działu firmy. Następnie biegły rewident ustala, czy potrącenia zostały dokonane prawidłowo, a wynagrodzenie zostało wypłacone. Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na jednolity podatek socjalny. Aby monitorować sytuację, specjalista prosi o dostęp do podstawy opodatkowania. Odliczenia obejmują następujące obszary:
- świadczenie emerytalne;
- ubezpieczenie medyczne;
- ubezpieczenie społeczne.
Analizując poprawność wynagrodzenia pracy, zwraca się uwagę na 76. rachunek, zgodnie z którym zachodzi interakcja z wierzycielami, dłużnikami. Jednocześnie biegły rewident dowiaduje się, które karty były przechowywane i jak zostały wypełnione, a także czy zwrócono uwagę na zdeponowane kwoty, jak zostały wydane pracownikom.
Należy pamiętać, że istnieje kilka typowych błędów w obliczaniu wynagrodzeń związanych z dużą liczbą firm. Audytor bezbłędnie sprawdza, czy w każdym przedsiębiorstwie jest taki, dlatego właściciel przedsiębiorstwa, przygotowując się do audytu z wyprzedzeniem, może sam kontrolować takie momenty. Są to następujące poważne wady:
- brak kart czasu pracy;
- brak standardowych formularzy podstawowej dokumentacji płatności;
- niewłaściwa wycena podatkowa;
- nieprawidłowe obliczenie kwot dla różnych rodzajów płatności;
- nieprawidłowe księgowanie całkowitych dochodów pracowników (często nie obejmuje to premii, prezentów itp.).
Podsumowując
Przeprowadzenie audytu personelu i rozliczeń z pracownikami pozwala nam sformułować szereg propozycji mających na celu poprawę efektywności procesu pracy. W przypadku personelu jest to wyrażone w zaleceniu dotyczącym reorganizacji przedsiębiorstwa, wprowadzenia nowych systemów motywacyjnych lub zastosowania innych metodologii.
Jeśli chodzi o obliczenia listy płac, najczęstszym zaleceniem jest wprowadzenie zautomatyzowanego systemu listy płac zawierającego standardowe formularze dokumentów. Upraszcza to proces i przyspiesza, praktycznie eliminując prawdopodobieństwo błędu wywołanego przez czynnik ludzki.