Nawet najbogatsza firma, która posiada najbardziej opłacalny produkt, myśli o rozsądnych oszczędnościach. Tylko w tym przypadku będzie miała więcej środków i możliwości utrzymania własnego biznesu na dalszym rozwoju i dalszego rozwoju.
Nie jest tajemnicą, że im większe przedsiębiorstwo, tym większe jego koszty. Co więcej, drugorzędne pozycje w budżecie, które obejmują drukowanie dokumentów, zajmują razem swoją lwia część. Biorąc pod uwagę obecny kurs dolara, drukowane pliki mogą być naprawdę „złote”.
Ile pieniędzy potrzeba na wydrukowanie dokumentów?
Według statystyk opublikowanych przez Hewelett-Packard, każde przedsiębiorstwo, które można zaklasyfikować jako średnie i duże przedsiębiorstwo, wydaje około 6% swoich zysków na koszty papieru. Dla niektórych odsetek ten może wydawać się niewielki, ale wcale nie jest.
Jeśli średni miesięczny dochód firmy wynosi 10 milionów rubli, to wydrukowanie dokumentacji kosztuje około 600 tysięcy rubli! Bardzo trudno jest nazwać taką liczbę małą lub nieistotną.
Rozsądna optymalizacja kosztów drukowania pomoże nowej i jeszcze niezbyt popularnej usłudze - outsourcingowi druku.
Co to jest outsourcing druku i jak to działa
Ta usługa pomoże zaoszczędzić pieniądze tylko dla średnich, dużych i bardzo dużych przedsiębiorstw z dużymi wewnętrznymi i zewnętrznymi przepływami pracy. Outsourcing drukowania jest czasem określany jako „konserwacja kopii”.
Obliczenie dokładnej kwoty kosztu drukowania jest czasem nie tylko trudne, ale wręcz niesamowite. Dzieje się tak, ponieważ zakupy są dokonywane przez różne działy:
- Biuro (papierowe) zostaje przejęte przez kierownika biura, sekretarza lub każdego innego pracownika AXO.
- Dział IT odpowiada za terminowy zakup i naprawę sprzętu drukującego.
- Wkłady uzupełniające, podobnie jak inne materiały eksploatacyjne, są obsługiwane przez dział zakupów.
W różnych miastach i regionach dziesiątki, setki, a nawet tysiące pracowników każdego dnia powiela sobie nawzajem swoją pracę. Od czasu do czasu sprzęt biurowy wymaga nie tylko regulacji lub tankowania, ale także naprawy. Koszty rosną, gdy fundusze firmy są wykorzystywane nieracjonalnie: w drukarce kończy się atrament, a umowa wygląda na wyblakłą, arkusze „testowego” drukowania, gdy trzeba sprawdzić działanie sprzętu drukującego itp.
Outsourcing druku to nic innego jak kompleksowa usługa sprzętu drukarskiego. Jego zaletą jest to, że klient płaci tylko za wykonane kopie dokumentów.
W jaki sposób utrzymywane jest rozliczanie drukowania i jak usunąć licznik kopii z drukarki?
We wszystkich nowych modelach technologii drukowania dostępny jest licznik wyprodukowanych kopii. Możliwe jest ręczne odczytanie tego licznika lub jest to możliwe również w trybie automatycznym.
Metoda ręczna, która zapewnia zwykłe drukowanie strony konfiguracji, nie jest najwygodniejsza, ale najdokładniejsza. Popularne jest korzystanie z różnego oprogramowania, które pomaga monitorować drukarki (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor itp.).
Wszystkie wymienione programy wyświetlają ilość atramentu zawartego we wkładach, obecność wydrukowanych arkuszy, przybliżony czas do wymiany wkładu itp.
Znaczącym minusem tej metody automatycznej jest obowiązkowa integracja z Internetem. Nie każda instytucja publiczna lub prywatna ryzykuje wyciekiem danych wewnętrznych.
Oczywiste zalety użytkowania
Niezależnie od wybranej metody outsourcing drukowania można nazwać bardziej skutecznym sposobem rozliczania procesu drukowania dokumentów. Ponadto pozwala współpracować z innym dostawcą usług drukowania i optymalizować godziny pracy działu IT, który zajmuje się nie tylko regularną konserwacją drukarki, ale także tankowaniem, konfiguracją i naprawą.
W takim przypadku możesz całkowicie zapomnieć o wydajności ilościowej nabojów, ich właściwościach technicznych, tankowaniu.
Ten format usługi przewiduje płatność po zakończeniu pracy, to znaczy pieniądze są wypłacane za wysokiej jakości drukowane dokumenty. Podobnie jak inne umowy, umowa outsourcingowa określa jasne terminy świadczenia usług, ich koszt i termin płatności.
Firma, która zawarła taką umowę, całkowicie pozbywa się wielu drobnych obaw: zakupu papieru, sprzętu i innych materiałów eksploatacyjnych, nie martwi się o naprawę sprzętu, oszczędza energię elektryczną i drukuje dokumenty na osobiste potrzeby pracowników.
Jaki znaczek nie zostanie zapłacony?
Rzeczywiście umowa zapewnia jedynie wydruk wysokiej jakości. Wysokiej jakości wydrukowany arkusz nie powinien zawierać:
- różne kropki na papierze;
- paski i nadruk;
- różne obce dźwięki;
- zacięcia papieru i uszkodzenia mechaniczne;
- zniekształcenie obrazu;
- cząsteczki tonera.
Jakie są sposoby zapłaty za usługę?
Koszt jednej kopii dokumentu, którą pokrywa klient, obejmuje już wszystkie wydatki na materiały, konserwację i naprawę sprzętu.
Kontrahent może zaoferować kilka możliwych sposobów zapłaty za swoje usługi:
- Najczęściej przedsiębiorstwa zawierają tradycyjne umowy, które zawierają koszt każdej kopii.
- Duże przedsiębiorstwa o dużym przepływie pracy są zainteresowane umową o pojedynczej cenie. Innymi słowy: za nieograniczone korzystanie ze sprzętu firma płaci jedną taryfę miesięcznie.
- Klienci, którzy wyraźnie znają swoje małe potrzeby, powinni skorzystać z umowy o stałej cenie. W takim przypadku obowiązkowa miesięczna płatność zawiera limit stron w specjalnej cenie, a jeśli firma drukuje więcej niż określony standard, drukowany dokument, który został wykonany ponad normę, jest kupowany po zwykłej cenie.
Pułapki i ukryte wady
Pomimo wielu zalet usługi ma ona wiele ukrytych wad:
- Ze względu na wysoki koszt usługi wskazane jest korzystanie tylko z dużych organizacji. Cena wynika wyłącznie z oryginalnych wkładów i części zamiennych do ich wyposażenia.
- Każdy sprzedawca świadczy usługi wyłącznie dla swoich produktów, a przejście do drukarek innej marki może przynieść dość grosza. Biorąc pod uwagę obecną sytuację na globalnym rynku walutowym, uzależnienie od zagranicznego producenta trudno nazwać bezpiecznym. Ani jeden sprzęt biurowy i jego bezpłatna konserwacja kosztuje takie ryzyko.
- Podczas instalowania sprzętu nalegaj na laser. Faktem jest, że o wiele łatwiej i wygodniej jest prowadzić wyraźny rejestr wydrukowanych kopii.
- Niektóre drukarki nie zawierają liczników wydruku.
- Żaden sprzedawca nie rozważa drukowania na formatach innych niż A4. Jeśli organizacja musi wydrukować dokument w formacie A3, zostanie on policzony jako 2 arkusze A4.
- Przejście na outsourcing druku biurowego jest długim procesem. Praktyka pokazuje, że koordynacja wszystkich klauzul kontraktu może trwać do dwóch miesięcy, a organizacja będzie miała duże trudności z przeniesieniem oddziałów w regionach. Eksperci zauważają, że średnio proces wprowadzania usługi może zająć dużo czasu (od 3 do 6 miesięcy). Kierownicy oddziałów w regionach mogą kolidować z innowacjami. Może być wiele przyczyn, ale najczęstszym z nich jest osobisty interes we współpracy z konkretnym dostawcą.Dla takich urzędników o centralizacji prasy można marzyć tylko w strasznych snach, a to może stać się poważnym problemem. Przed podjęciem tak poważnej decyzji - przejścia na outsourcing druku biurowego, zastanów się dokładnie i przeanalizuj sytuację w pracy w firmie.
Spróbuj obliczyć koszty drukowania w biurze na miesiąc, kwartał i rok. Liczba musi być dokładna! Jednocześnie weź pod uwagę wszystkie ukryte koszty (zużycie energii, czas poświęcony na serwisowanie drukarek, drukowanie plików osobistych przez pracowników itp.). Sprawdź dzisiejsze oferty outsourcingu druku biurowego. Nigdy nie wybieraj dostawcy, kierując się wyjątkowo niską ceną. Taka współpraca jest obarczona bólem głowy. Ważne doświadczenie i reputacja, liczba udanych projektów.