Po pierwsze, każde przedsiębiorstwo handlowe jest zobowiązane do zorganizowania księgowości. Zwłaszcza jeśli chodzi o organizację zatrudniającą pracowników. Każdy z nich musi naliczać i wypłacać płace, a także przekazywać podatki i składki ubezpieczeniowe do budżetu państwa. Jednak do tego nie jest konieczne zatrudnianie i utrzymywanie pełnoetatowych księgowych.
Alternatywą stosowaną przez wielu biznesmenów jest outsourcing płac. Warto również zauważyć, że ta usługa staje się coraz bardziej popularna wśród potencjalnych klientów. Niektórzy są outsourcingowi od momentu otwarcia organizacji. Inni natomiast podejmują podobną decyzję już w trakcie własnej działalności.
Funkcje
Płace zajmują znaczną część czasu w tych organizacjach, w których pracuje zatrudniony personel. Musisz zrozumieć, że przepisy w tej dziedzinie regularnie się zmieniają, dlatego niezwykle trudno jest zapewnić prawidłowe obliczenia. W tym celu przedsiębiorcy zwracają się do firm specjalizujących się w tej działalności i zlecają outsourcing wynagrodzeń.
Ta usługa, przeniesiona na firmę zewnętrzną, pozwala skupić się na podstawowej działalności firmy, nie rozpraszając się niczym innym. Ponadto można zaoszczędzić środki niezbędne do utrzymania działu księgowości. Organizacja eliminuje również problemy związane z czynnikiem ludzkim. Pełnoetatowy księgowy może być na urlopie, na zwolnieniu chorobowym i innych.
Zamawiając outsourcing płac, firma zwalnia się z ryzyka i odpowiedzialności związanych z rozliczeniami międzyokresowymi. Warunki te z pewnością muszą zostać określone w umowie zawartej między stronami.
Korzyści
Outsourcing płac ma kilka istotnych zalet, które sprawiają, że ta usługa jest popularna zarówno wśród potencjalnych, jak i obecnych biznesmenów. Spójrzmy na główne. Skrót:
- koszty;
- ryzyko;
- obciążenie.
Redukcja kosztów
Jest to prawie główna zaleta, z powodu której przedsiębiorcy często zamawiają outsourcing płac. Takie rozwiązanie z reguły powstaje po porównaniu kosztów utrzymania księgowych pracowników i kosztów usług specjalistycznej firmy.
Spójrzmy na koszty poniesione przez organizację, w której pracują księgowi:
- Przede wszystkim jest to wynagrodzenie specjalistów. Ponadto muszą płacić urlop, dokonać przelewu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ubezpieczeniowych do budżetu państwa.
- Organizacja i późniejsze utrzymanie miejsca pracy. Do rozliczenia należy przydzielić oddzielny pokój, zakupić sprzęt i meble, regularnie dostarczać zapasy.
- W przypadku zwolnienia specjalisty organizacji należy również poszukać nowego księgowego na jego koszt, płacąc za usługi wyspecjalizowanych agencji lub członka personelu.
- Okresowo konieczne jest przeprowadzanie zaawansowanych szkoleń. Ponieważ informacje w dziedzinie rachunkowości są aktualizowane dość szybko.
Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe koszty, outsourcing płac jest lepszą ofertą. Ponieważ biznesmen nie musi utrzymywać działu księgowości i regularnie ponosi związane z tym koszty.Usługi outsourcingu płac są zazwyczaj tańsze. Dokładna liczba zależeć będzie od regionu i kilku innych czynników.
Redukcja ryzyka
Zamawiając outsourcing funkcji księgowych, właściciel przedsiębiorstwa minimalizuje ryzyko powodowane przez czynnik ludzki. Pełnoetatowy księgowy może przeoczyć wszelkie zmiany prawa. Wyspecjalizowana firma uważnie monitoruje takie problemy.
To jest wyjaśnione po prostu. Firmy, które zapewniają outsourcing funkcji księgowych, dokładnie monitorują kwalifikacje swoich pracowników. Są oni sprawdzani nie tylko przy zatrudnianiu personelu, ale także regularnie szkoleni. W związku z tym przedsiębiorca ma możliwość zwrócenia się do specjalistów, którzy stale obracają się w swoim środowisku, i nie zatrudniać pełnoetatowego księgowego, który może być nieco oderwany.
Outsourcing listy płac zapewnia klientom kolejną bardzo ważną zaletę. Organizacje te z reguły ubezpieczają własne działania. Jest to korzystne dla klienta, ponieważ w przypadku błędów jest gotowy zrekompensować straty. W związku z tym klient może nie obawiać się żadnych kar z powodu błędów popełnionych przez dział księgowości.
Redukcja obciążenia
W tym przypadku nie jest to całkowite, ale częściowe przeniesienie funkcji księgowych. Może to mieć znaczenie w przypadku dużego obciążenia pracą istniejących księgowych, którzy muszą połączyć kilka funkcji.
Kontaktując się z firmą outsourcingową, można zmniejszyć obciążenie istniejących pracowników, uchronić ich przed rutynowymi zadaniami, zwiększając w ten sposób wydajność pracy i jakość wykonywanej pracy.
Również kontakt z wyspecjalizowaną firmą jest istotny dla małych przedsiębiorstw. Co nie może zapewnić wystarczającej ilości pracy dla księgowego pełnoetatowego. W związku z tym pewna część pracy zostaje przeniesiona na outsourcing, eliminując w ten sposób potrzebę poszukiwania, a następnie utrzymywania pełnoetatowego pracownika.
Dla kogo to ma znaczenie?
Pomimo zalet usług outsourcingowych, nie wszystkie przedsiębiorstwa przeszły na podobny format. Dowiedzmy się, dla których przedsiębiorstw ta usługa jest najbardziej odpowiednia.
Przede wszystkim dotyczy to małych firm, w których liczba pracowników nie przekracza 100 osób. Najprawdopodobniej w tym przypadku utrzymanie księgowych pracowników będzie niewłaściwe, ponieważ firma nie będzie w stanie zapewnić im pełnego obciążenia. Jednocześnie konieczne będzie płacenie pełnych wynagrodzeń oraz odliczanie podatków i składek ubezpieczeniowych.
Co obejmuje outsourcing płac?
To pytanie jest szczególnie istotne dla potencjalnych klientów. W końcu interesują ich nie tylko koszty outsourcingu płac, ale także jakość i kompletność świadczonych usług. Oto usługi, które wyspecjalizowane firmy zapewniają swoim klientom:
- Wykonywanie obliczeń dla systemu płac.
- Ugoda na podstawie umów cywilnoprawnych.
- Wykonywanie obliczeń wynagrodzenia urlopowego, odprawy. Jak również rekompensata za niewykorzystane wakacje.
- Raportowanie płac outsourcingu może być również wykonywane przez firmę zewnętrzną. Ponadto obliczanie podatków i składek ubezpieczeniowych, a także przygotowywanie zleceń płatniczych do ich zapłaty.
- Kompilacja raportów płac dla organów podatkowych.
- Przygotowywanie rozliczeń i rozliczeń, a także indywidualnych arkuszy rozliczeniowych.
Są to główne usługi, które organizacja otrzymuje, kontaktując się ze specjalistyczną firmą świadczącą usługi księgowe.
Jak wybrać
Nie każda firma na rynku jest w stanie zapewnić wysokiej jakości outsourcing.Dlatego ważne jest, aby zwracać wystarczającą uwagę na jej staranny dobór.
Przede wszystkim ważne jest, aby zrozumieć, że poziom świadczonych usług zależy bezpośrednio od jakości szkolenia personelu. Jest to główne kryterium, na które potencjalny przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę przy zamawianiu usługi outsourcingu wynagrodzeń.
Oprócz szkolenia teoretycznego zwróć uwagę na praktyczne doświadczenie specjalistów pracujących w firmie. Wskazane jest, aby firma regularnie aktualizowała wiedzę. Tylko takie podejście do pracy pozwala śledzić wszelkie zmiany w prawie i świadczyć wysokiej jakości usługi outsourcingowe.
Wnioski
Ta usługa ma wiele zalet. Są najbardziej przydatne dla małego biznesu, a także dla firm, które nie mogą pochwalić się dobrze funkcjonującymi procesami biznesowymi. Szczególnie znacząca będzie redukcja kosztów dla przedsiębiorców, którzy zatrudniali pracowników, ale ich łączna liczba nie przekracza 100 osób. Główną trudnością może być wybór firmy, która jest gotowa świadczyć usługi księgowe w zakresie listy płac. Główną uwagę należy zwrócić na jakość szkolenia personelu.
