Podróże służbowe reprezentowane są przez wyjazdy służbowe, podczas których pracownicy przedsiębiorstwa rozwiązują ważne problemy dla organizacji. Wycieczki mogą odbywać się w Rosji lub w innych krajach. Są opłacane przez pracodawcę, za który pracownik przygotowuje raport z wydatków na podróż służbową. Ten dokument zawiera informacje o tym, ile pieniędzy wydano na podróż. Na podstawie tego raportu księgowy musi przekazać pracownikowi wymaganą kwotę środków na pokrycie poniesionych kosztów.
Koncepcja dokumentu
W przypadku podróży służbowych raport z wyprzedzeniem w 2017 r. Opracowano w formie AO-1. W 2018 r. Forma tego dokumentu pozostała niezmieniona. Dokument ten jest zatwierdzony przez urzędy statystyczne, ale każda firma ma możliwość uzupełnienia tego raportu.
Możesz nie tylko dodawać nowe kolumny, ale także wykluczać niektóre wiersze, które są uważane za zbędne. Raport z wydatków na podróż służbową jest przedstawiany w głównym dokumencie księgowym. Służy jako potwierdzenie, że fundusze wydane pracownikowi na podróż zostały wysłane w jednym lub innym celu.
Niuanse kompilacji
Opracowanie raportu z wydatków na podróż służbową jest dość proste. Proces ten jest przeprowadzany przez osobę odpowiedzialną lub reprezentatywnego pracownika, który otrzymał określoną kwotę pieniędzy na wyjazd od szefa firmy. Aby upewnić się, że fundusze te zostały faktycznie wykorzystane podczas podróży służbowej, raport jest opracowywany i przesyłany do księgowego firmy.
Raport jest sprawdzany przez głównego księgowego, a następnie przekazywany dyrektorowi do podpisu. Jeśli pracownik wydał więcej niż to, co otrzymał przed wyjazdem, w formie zaliczki, może otrzymać odszkodowanie. Jest wydawany w gotówce z kasy organizacji. W tym celu obywatel otrzymuje najpierw zlecenie wydatkowania środków pieniężnych, które wskazuje, na jaki cel zostały wydane fundusze.
Z jakich formularzy mogę korzystać?
Podczas przygotowywania raportu z wydatków pracownicy przedsiębiorstw mogą korzystać z następujących dokumentów:
- Formularz AO-1 zatwierdzony przez statystyków;
- formularz specjalnie opracowany przez daną firmę na podstawie formularza AO-1;
- dokument elektroniczny, jeśli firma korzysta z elektronicznego zarządzania dokumentami.
Jeśli firma zdecyduje się opracować własną formę, ważne jest, aby wprowadzić w niej wymagane informacje. Jeśli są nieobecni, może to powodować pewne problemy z inspektorami podatkowymi.
Jak to się robi?
Wszyscy pracownicy firmy, którzy wybierają się w podróż służbową, powinni zrozumieć, jak wypełnić raport z wydatków na podróż służbową. Za pomocą tego dokumentu będą mogli potwierdzić ważność i legalność poniesionych kosztów. Zasady projektowania obejmują:
- formularz raportu jest wydawany pracownikowi przez eksperta w dziale księgowości;
- Możesz wypełnić dokumentację samodzielnie lub z pomocą księgowego;
- dane są wprowadzane natychmiast po podróży;
- niektóre informacje pasują do księgowych firmy.
Pracownik musi dołączyć inne dokumenty do takiego raportu, które służą jako potwierdzenie niektórych wydatków. Są one prezentowane za pomocą różnych czeków, rachunków lub innych dokumentów płatniczych.
Przykładowy raport z wydatków na podróż można znaleźć poniżej.
Jakie informacje są zawarte?
Wypełnienie tego dokumentu odbywa się na podstawie oficjalnych dokumentów dostępnych dla pracownika firmy, który przybył z podróży służbowej.Jeśli obliczenia zostały wykonane gotówką, do raportu dołączane są różne dokumenty płatności. Jeśli zostaną wykorzystane wydatki niepieniężne, wymagany będzie wyciąg z banku.
Dokumentacja zawiera następujące informacje:
- informacje na temat podróżowanego obywatela;
- dane dotyczące księgowego, który wypełnia kilka akapitów tego sprawozdania;
- nazwa organizacji, w której pracuje obywatel;
- numer personelu;
- cel zaliczki, reprezentowany przez wydatki na gospodarstwo domowe lub wydatki na rozrywkę;
- informacje o przekroczeniach kosztów lub saldach pieniężnych;
- wymienia dokumenty potwierdzające koszty obywatela podczas podróży służbowej;
- Łączna kwota wydana przez pracownika firmy podczas podróży służbowej
- podpis obywatela.
Po przestudiowaniu tego raportu księgowy umieszcza na nim swój podpis. Dodatkowo wskazują numer i datę raportu. Podawane są wydatki do rozliczenia, a także liczba kont księgowych. Prawidłowo sporządzony i zweryfikowany dokument zostaje przekazany dyrektorowi firmy w celu zbadania i podpisania.
Przykład wypełnienia raportu z wydatków na podróż służbową znajduje się poniżej.
Jakie dokumenty są załączone?
Pracownik firmy podczas podróży służbowej musi zachować wszystkie dokumenty płatności potwierdzające określone wydatki. Są one rejestrowane w raporcie podczas jego ukończenia. Dokumentację tę można przedstawić w różnych formach. Dlatego do raportu dołączono następujące dokumenty:
- czeki kasjera uważane były za najczęstszą dokumentację;
- ścisłe formularze sprawozdawcze;
- Warranty gotówkowe;
- wpływy;
- listy przewozowe;
- inne dokumenty płatnicze.
Wszystkie te papiery należy dokładnie sprawdzić i przechowywać w optymalnych warunkach. Jeśli zostaną zgubione, pracownik nie będzie w stanie udowodnić, że rzeczywiście wydał fundusze otrzymane od pracodawcy na niezbędne cele. W takim przypadku księgowość może odmówić zwrotu wydatków.
Jeśli fundusze są wydawane w organizacjach i sklepach, w których nie wystawiono czeku kasjera, będziesz musiał zażądać kontroli towarów.
Jakie są trudności?
W trakcie wypełniania raportu z wydatków na podróż służbową mogą pojawić się różne trudności. Należą do nich:
- jeśli dana osoba zostanie wysłana do innego kraju, musi potwierdzić wydatki dokumentami płatniczymi otrzymanymi od cudzoziemców, ale jeśli nie zna języka obcego, może nie mieć różnych rachunków i czeków;
- często, bezpośrednio po takiej podróży, obywatel wyjeżdża na urlop, więc nie ma czasu na sporządzenie raportu natychmiast po przyjeździe, ale można również sporządzić dokumentację natychmiast po okresie odpoczynku;
- wszystkie dokumenty otrzymane od cudzoziemców będą musiały zostać przetłumaczone na język rosyjski.
Zależy od poprawności wypełnienia raportu i przygotowania innych dokumentów, czy wydatki zostaną prawidłowo zwrócone obywatelowi.
Funkcje podczas podróży zagranicznych
Wyjazdy służbowe można odbywać nie tylko w Rosji, ponieważ często trzeba odwiedzać zagranicznych partnerów, dlatego wymagana jest podróż służbowa za granicę. Jak wystawić raport z wydatków w tym przypadku? W tym celu brane są pod uwagę funkcje:
- po powrocie z podróży pracownik musi sporządzić raport w ciągu trzech dni roboczych;
- jeśli pieniądze zostały wyemitowane w obcej walucie, jest to z pewnością wskazane w dokumentacji;
- informacje o wydatkach w walucie obcej muszą być wprowadzane bez przelewu według kursu rubla;
- jeśli dokumenty potwierdzające niektóre wydatki są sporządzone w języku obcym, będziesz musiał poradzić sobie z ich tłumaczeniem liniowym na rosyjski;
- proces tłumaczenia może być przeprowadzony przez bezpośredniego pracownika firmy lub pracowników wyspecjalizowanych firm;
- jeżeli bilety na różne pojazdy są tworzone w języku obcym, z pewnością wymagane jest przekazanie danych, do których odnosi się pełna nazwa.pasażer, miejsce przylotu, lot, data wylotu i przylotu, a także cena biletu;
- tłumaczenie informacji, które nie mają żadnego znaczenia, nie jest konieczne, na przykład obejmuje to zasady lotu lub cechy transportu bagażu;
- przeniesienie nie jest konieczne, jeśli obywatel ma bilet elektroniczny, ponieważ wszystkie informacje są wypełniane zgodnie z wymogami Unified International Codifier;
- wymagane jest przeniesienie wszystkich innych dokumentów dodatkowych, w tym rachunku hotelowego lub czeku na wynajem samochodu.
Tylko wtedy, gdy wszystkie powyższe wymagania zostaną wzięte pod uwagę, pracownik firmy będzie w stanie potwierdzić docelowe wydatki pieniędzy otrzymanych od pracodawcy. Jeśli w przeniesienie zaangażowani są pracownicy wyspecjalizowanych firm, koszty takich usług są uwzględniane w innych wydatkach spółki.
Czy pracownik może udać się na urlop po podróży?
Często podróże służbowe trwają wystarczająco długo, więc zaraz po takiej podróży pracownik potrzebuje odpoczynku. Po takiej podróży można od razu wziąć urlop. W tym celu nie jest wymagane przybycie do pracy i niezwłoczne przesłanie wcześniejszego raportu z podróży służbowej.
Dozwolone jest sporządzenie dokumentacji natychmiast po opuszczeniu urlopu, a nie w ciągu trzech dni po powrocie z podróży.
Terminy dostaw
Dokument jest do wynajęcia w ciągu trzech dni. Odliczanie rozpoczyna się od następujących punktów:
- powrót z podróży służbowej;
- wyjście z wakacji;
- powrót z urlopu chorobowego.
Dlatego odliczanie w ciągu trzech dni zaczyna się od momentu powrotu obywatela do pracy, aby kontynuować karierę. Naruszenie terminów przekazania raportu z wyprzedzeniem w podróży służbowej prowadzi do tego, że pracownik nie otrzymuje pieniędzy od firmy na pokrycie poniesionych przez niego wydatków. Ponadto sytuacja ta może stać się podstawą do pociągnięcia firmy do odpowiedzialności, jeśli inspektorzy podatkowi stwierdzą naruszenia.
Jakie okablowanie jest używane?
Aby zatwierdzić poprawnie wypełniony formularz raportu z podróży służbowej, należy wprowadzić odpowiednie dane do ewidencji księgowej. Aby to zrobić, księgowy wykorzystuje księgowania w celu odzwierciedlenia transakcji przychodów lub kosztów. Wydatki są księgowane na koncie 71.
Jeśli obywatel wydał na wyjazd więcej niż otrzymał od pracodawcy, może liczyć na rekompensatę za takie wydatki. Aby to zrobić, musi potwierdzić je oficjalnymi dokumentami. Tylko w tym przypadku księgowy wprowadza niezbędne informacje do księgowości firmy.
Wniosek
Każda firma może wymagać podróży służbowej z różnych powodów. Można je przeprowadzić w Rosji lub w innych krajach. Pracownicy podróżujący służbowo mogą oczekiwać odszkodowania za swoje wydatki. W tym celu muszą zachować dokumenty płatności potwierdzające poniesione wydatki.
Po podróży służbowej pracownik firmy przygotowuje raport z wyprzedzeniem. Zawiera informacje o wszystkich wydatkach podczas podróży. Inne dokumenty do niego dołączone są badane przez księgowego i dyrektora firmy. Na podstawie tego raportu niezbędne dane są wprowadzane do rachunkowości firmy.