W odpowiedzi na pytanie: „Co to jest EDI?” krótka prezentacja historii przepływu pracy, rodzaje i cel wewnętrznego i zewnętrznego obiegu dokumentów organizacji. Ujawniono czynniki sukcesu wdrożenia systemów EDI w przedsiębiorstwie oraz rolę elektronicznego zarządzania dokumentami jako sposobu optymalizacji zamówień. Podpisy elektroniczne, centra certyfikacji i operatorzy są uważane za kluczowe elementy EDI. Organizacja przepływu pracy z agencjami rządowymi jest przedstawiona jako sposób na ograniczenie czasu i kosztów. System EDM rządu moskiewskiego podano jako przykład wdrożenia elektronicznego obiegu pracy na skalę megalopolis.
Co to jest EDI?
Obieg dokumentów - przepływ dokumentów organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania do zakończenia realizacji lub wysłania; kompleks pracy z dokumentami: odbiór, rejestracja, wysyłka, kontrola wykonania, tworzenie spraw, przechowywanie i ponowne wykorzystywanie dokumentacji, prace referencyjne. Pojęcie elektronicznego zarządzania dokumentami jest ustalone w standardzie państwowym. Daje ścisłą, ale wąską definicję:
Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) to pojedynczy mechanizm do pracy z dokumentami składanymi w formie elektronicznej, z wdrożeniem koncepcji „papierkowej dokumentacji”.
(GOST R 7.0.8-2013).
Przepływ pracy: od glinianych tabletek do Przemysłu 4.0
Pierwsze systemy zarządzania dokumentami pojawiły się wraz z wynalazkiem pisania, a raczej pisania symbolicznego. Głowa rodziny odnotowała za pomocą nacięć na drewnianej metce liczbę zebranych worków zboża i urodzonych jagniąt. Można to uznać za początek wewnętrznego przepływu pracy w przedsiębiorstwie.
Asyryjscy kapłani i urzędnicy starożytnych chińskich królestw, otrzymawszy pismo od wynalazców, natychmiast dostosowali go do zadania administracji publicznej - poboru podatków, kodyfikacji prawa, wysyłania rozkazów do gubernatorów i dyplomacji. Ten przepływ pracy był mniej więcej sformalizowany.
To był już międzypaństwowy, a nawet międzypaństwowy obieg dokumentów.
Wraz z rozwojem cywilizacji zasady wymiany informacji zapisanych na nośniku stały się bardziej skomplikowane. Pierwsza rewolucja w przepływie pracy przyniosła wynalazek niedrogiego papieru. Skrybowie spisują najważniejsze na zwojach pergaminu pomnożone przez liczbę i tworzą masy niższych rangą urzędników - nie decydentów, ale kopiują dokumenty innych ludzi, robią kopie, wydają certyfikaty, piszą wnioski, biorąc pod uwagę dokumenty, które wpłynęły do czasopism i dostarczają ważne dokumenty do innego działu.
I właśnie w tej chwili, kurierzy, kurierzy, kurierzy ... możecie sobie wyobrazić trzydzieści pięć tysięcy samych kurierów!
A. Griboedov
Biurokracja, jako technologia zarządzania, otrzymała instrument o ogromnej mocy. Czasami miażdżyło państwo, gospodarkę i społeczeństwo.
Druga rewolucja nadeszła wraz z wynalezieniem maszyn do pisania. Technologia zarządzania nie uległa zmianie, wzrosła wydajność biurokratów i ich moc.
Trzeci - wraz z pojawieniem się komputerów i poczty elektronicznej. Na pierwszym etapie, który kończy się dzisiaj, zmieniły się technologie produkcji i dostarczania dokumentów. Technologie zarządzania pozostały praktycznie niezmienione. Biurokracja przetrawiła tę rewolucję. Na tym etapie pojawiła się koncepcja EDI. Po pierwsze, elektroniczne zarządzanie dokumentami skrupulatnie odtwarzało wszystkie procesy zarządzania, procedury i trasy tradycyjnego obiegu dokumentów.
Po czwarte - przychodzi i puka do drzwi. Jego istotą jest to, że programy i urządzenia zaczynają wymieniać dane i podejmować decyzje bez interwencji człowieka. Lodówka zamawia dostawę produktów, system klasy RTE (przedsiębiorstwo w czasie rzeczywistym) przyjmuje zamówienia, kupuje surowce, rekonfiguruje linię produkcyjną i wysyła produkty do klienta. Na tym etapie ludzkość ma szansę pozbyć się armii urzędników, którzy nie podejmują decyzji i nie wytwarzają wartości dodanej. Zaawansowane przedsiębiorstwa i stany już to robią.
Miejsce systemów EDI wśród systemów informatycznych
W zależności od stopnia dojrzałości systemu informatycznego w przedsiębiorstwie lub instytucji system EDI może być:
- Oddzielnie zaimplementowane oprogramowanie sporadycznie wymienia dane z innymi podsystemami za pośrednictwem interfejsów lub ręcznie.
- Oddzielne oprogramowanie, głęboko zintegrowane z systemem zarządzania przedsiębiorstwem, wymiana danych jest organizowana online lub po wystąpieniu danego zdarzenia.
- Moduł dużego systemu zarządzania przedsiębiorstwem (klasa ERP lub PLM).
Wśród systemów prezentowanych na rynku światowym systemy EDI zajmują miejsce między systemami przepływu pracy a systemami zarządzania rekordami.
Bezpośrednie wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami opartego na zachodnich systemach w rosyjskim przedsiębiorstwie (organizacji) rzadko kończy się powodzeniem. Światopogląd i różnice etyczne między modelami biznesowymi a modelami usług są zbyt duże. Dotkliwą przeszkodą jest także wzruszająca rosyjska miłość do biurokracji, nie jako technologii i środka, ale jako samowystarczalnego celu urzędnika lub urzędnika.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami: rodzaje i przeznaczenie
Obieg dokumentów przedsiębiorstwa lub organizacji dzieli się na dwa główne typy - zewnętrzny i wewnętrzny. Historycznie najpierw opracowano automatyzację wewnętrznego przepływu pracy.
W dobrze zbudowanym środowisku informacyjnym przedsiębiorstwa lub organizacji wszystkie podsystemy zarządzania dokumentami są ze sobą połączone, wymieniają się danymi i są wyposażone w system odsyłaczy. Na przykład ostateczny uzgodniony tekst umowy jest dostępny dla logistyki w celu tworzenia wniosków o płatność, finansistów w celu kontroli, technologów i projektantów - pod względem zakresu uprawnień itp.
Głównym celem wewnętrznego systemu EDI jest dostarczenie uczestnikom systemu informacji niezbędnych do ich pracy i przyjmowania decyzji zarządczych, technicznych, finansowych i personalnych. Organizowanie kontroli nad wdrażaniem podejmowanych decyzji jest również jedną z najważniejszych funkcji EDI. Elektroniczne zarządzanie dokumentami to także sposób organizacji archiwum elektronicznego.
Zewnętrzna EDI ma dodatkowe funkcje - pozwala organizacjom wymieniać dokumenty o znaczeniu prawnym i finansowym za pośrednictwem kanałów komunikacji. Ważną rolę odgrywa tutaj podpis elektroniczny, który pozwala zidentyfikować nadawcę jeszcze bardziej niezawodnie niż zwykłe podpisy i znaczki na tradycyjnych dokumentach.
Automatyzacja przepływu pracy w przedsiębiorstwie
W momencie podjęcia decyzji o automatyzacji firma posiada system obiegu papieru. Pracownicy tworzą dokumenty w różnych programach, wysyłają je do siebie e-mailem. Ma pewien poziom dojrzałości i znajduje odzwierciedlenie w dokumentach regulacyjnych: regulacjach, instrukcjach i regulacjach.
Zespół, który będzie zaangażowany w automatyzację, powinien zdecydowanie przestudiować zestaw tych dokumentów, zrozumieć, w jakim stopniu odzwierciedlają one procesy biznesowe faktycznie opracowane w organizacji. W elektronicznym systemie zarządzania dokumentami każdy przepływ informacji powinien odzwierciedlać rzeczywisty przepływ:
- materiał;
- finansowe;
- poród
I obsługują określony proces biznesowy.
Model biznesowy stworzony na podstawie takiej analizy powinien być nie tylko wdrożony w systemie informatycznym, ale także powinien znaleźć odzwierciedlenie w zaktualizowanej dokumentacji regulacyjnej.
Pracownicy organizacji tworzą większość dokumentów w formie elektronicznej w różnych programach, przesyłają je sobie pocztą elektroniczną. Forma dokumentów jest regulowana, jednak zasady dotyczące takich wysyłek, czas i treść reakcji nie są bardzo sformalizowane. Można to już nazwać systemem EDI na embrionalnym poziomie rozwoju. Teraz możemy mówić o automatyzacji elektronicznego zarządzania dokumentami - budowaniu systemu do tworzenia, wypełniania, przetwarzania, routingu dokumentów elektronicznych. Ważnym dodatkiem do systemu będzie podsystem monitorowania wydajności i raportowania.
Jeśli dojrzałość procesów w przedsiębiorstwie jest wystarczająca, istnieje szansa na przejście do elektronicznego zarządzania dokumentami. Głównym czynnikiem sukcesu we wdrażaniu są pracownicy przedsiębiorstwa. Stanowią one także główne ryzyko.
Podczas organizacji elektronicznych systemów zarządzania dokumentami zespół wdrażający musi dostosować nie tylko formy dokumentów i standardowe trasy zatwierdzania, ale często - podstawową logikę systemu. W przeciwnym razie niemożliwe jest spełnienie wymagań klienta, który jest przekonany, że procesów biznesowych, które historycznie rozwinęły się w ich organizacji, nie można ulepszyć i w żadnym wypadku nie można ich dotknąć.
Taki kompromis prowadzi do wzrostu ceny zarówno samej implementacji, jak i wsparcia systemu - każda instalacja aktualizacji od dostawcy zamienia się w miniaturową implementację. Jakość systemu jest obniżona.
Jak pokazuje Gartner Group, naprawdę wyjątkowe procesy biznesowe, takie jak te, które dają firmie przewagę konkurencyjną, są nawet mniej niż 1-5% w wiodących przedsiębiorstwach. Pozostałe procesy, bez uszczerbku dla organizacji, można (i należy) zastąpić standardowymi z podstawowej konfiguracji systemu.
W rzeczywistości podstawową konfiguracją jest uogólnione doświadczenie odnoszące największe sukcesy przedsiębiorstw w branży. Przejście na standardowe procesy biznesowe prowadzi do obniżenia kosztów transakcji i wzrostu ogólnej wydajności biznesowej. Elektroniczne zarządzanie dokumentami będzie łatwe i wygodne. To w pełni zapłaci za jednorazowy wysiłek związany ze zmianami organizacyjnymi, dostosowaniem przepisów i szkoleniem pracowników. Podczas szkolenia konieczne jest cierpliwe i konsekwentne wyjaśnianie użytkownikom, czym jest EDI, jak zmieni ich życie i życie całego przedsiębiorstwa na lepsze.
EDI między przedsiębiorstwami. Ekosystemy przepływu pracy
Systemy EDI (Electronic Data Interchange) pojawiły się na Zachodzie w latach 70. XX wieku.
Przeprowadzali elektroniczny obieg dokumentów między organizacjami, pozwalali przedsiębiorstwom na składanie i przyjmowanie zamówień na rynek, organizowanie wysyłki wytworzonych produktów do klienta oraz generowanie odpowiednich dokumentów logistycznych i finansowych w formie elektronicznej.
W razie potrzeby dokumenty papierowe zostały sporządzone pod koniec miesiąca lub kwartału, a ich utworzenie, dostawa, odbiór, zwrot nie opóźniły procesu handlowego i produkcyjnego. W tym samym czasie powstał standard wymiany danych EDI, który przetrwał do implementacji XML.
Połączenie z elektronicznym systemem zarządzania dokumentami EDI znacznie przyspieszyło działalność handlową i produkcyjną przedsiębiorstw.
EDI z rządem
Pochodzi również z Zachodu. Podmioty prowadzące działalność finansową i gospodarczą mogły złożyć deklarację dochodów w formie elektronicznej pod koniec ubiegłego wieku. W XX wieku rosyjscy aktorzy również mieli tę okazję. W ostatnich latach przekazywanie informacji do inspekcji podatkowej, funduszu emerytalnego (funduszu emerytalnego), inspekcji pracy w formie elektronicznej stało się obowiązkowe, najpierw dla dużych, następnie dla średnich, a na końcowych etapach - dla małych przedsiębiorstw i organizacji.
Przedsiębiorstwa są zobowiązane do zawarcia umowy z FIU w sprawie elektronicznego zarządzania dokumentami. Obywatele mieli również możliwość przetłumaczenia komunikacji z urzędem skarbowym na format elektroniczny. Każdego roku popularność takich usług rośnie wśród ludności.
Elementy zewnętrznych systemów EDI
Klient - organizacja lub osoba fizyczna uczestnicząca w EDI i posiadająca podpis elektroniczny. Operator EDI zapewnia swoim klientom platformę wymiany dokumentów.
Podpis elektroniczny (ES) - specjalnie utworzony zestaw danych, który umożliwia jednoznaczną identyfikację uczestnika EDI. Zestaw ten jest dołączony do dokumentu elektronicznego i potwierdza jego autentyczność.
Podpis elektroniczny - informacja w formie elektronicznej, która jest dołączona do innych informacji w formie elektronicznej (informacje podpisane) lub jest w inny sposób powiązana z takimi informacjami i służy do ustalenia osoby podpisującej informację. (Ustawa federalna z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ "W sprawie podpisu elektronicznego „)
W Federacji Rosyjskiej akceptowane są trzy klasy podpisu elektronicznego. Różnią się poziomem ochrony i celem.
- Prosty podpis - poświadcza, że dokument został wysłany przez określoną osobę - właściciela tego podpisu. Służy do potwierdzenia tożsamości nadawcy wiadomości e-mail na adres oficjalnych instytucji na różnych poziomach lub określonych urzędników.
- Ulepszony podpis bez zastrzeżeń - poświadcza zarówno wysłanie dokumentu elektronicznego przez określoną osobę, jak i fakt, że od momentu podpisania dokumentu nie wprowadzono żadnych zmian w dokumencie. Służy do poświadczania dokumentów, dla których drukowanie jest opcjonalne. Podpis ten jest generowany przy użyciu narzędzi szyfrujących, dozwolone są certyfikaty wydane przez nieakredytowany urząd certyfikacji.
- Ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny (CEP) - jest generowany przy użyciu oprogramowania szyfrującego certyfikowanego przez FSB. CEP korzysta z certyfikatu akredytowanego urzędu certyfikacji, który działa jako gwarant autentyczności podpisu. Dokument podpisany przez CEP ma równe prawa z dokumentem na papierze poświadczonym podpisem osobistym. Protest CEP jest możliwy tylko na podstawie postanowienia sądu. CEP służy do interakcji między agencjami rządowymi korzystającymi z państwowych systemów informacyjnych
Urząd certyfikacji (CA) - organizacja państwowa lub publiczna wystawiająca podpisy elektroniczne (certyfikaty).
Renoma CA jest akceptowana przez wszystkie strony zaangażowane w obieg dokumentów elektronicznych. Urząd certyfikacji wydaje certyfikaty organizacjom i osobom prywatnym - uczestnikom obrotu. Podczas transakcji urząd certyfikacji potwierdza autentyczność konkretnego podpisu elektronicznego.
Akredytowane centrum certyfikacji pozostaje w stosunku umownym z głównym urzędem certyfikacji i musi spełniać wszystkie wymogi ustawodawstwa kraju, w którym się znajduje.
Operator EDI - organizacja komercyjna, która zapewnia uczestnikom platformę technologiczną do wdrożenia EDI. Realizacja jest realizowana na zasadach komercyjnych z zawarciem umowy. Operator EDI podlega obowiązkowej certyfikacji w organach państwowych
Elektroniczna platforma handlowa (ETP) to kompleks kanałów komunikacji, oprogramowania i sprzętu, przeznaczony do organizowania handlu między organizacjami komercyjnymi i państwowymi, a także osobami prywatnymi.
Elektroniczna platforma transakcyjna jednoczy sprzedawców i nabywców różnych produktów i usług w jednym środowisku informacyjnym, zapewniając im szereg powiązanych usług. Wiele zasobów globalnej sieci oferuje usługi zrzeszające dostawców i konsumentów, pomagające im w zawarciu umowy i działające w większym lub mniejszym stopniu jako gwarant takiej umowy.
Aby zminimalizować koszty, kupujący mogą organizować licytację elektroniczną w formie aukcji bezpośrednich i odwrotnych, konkurencyjnych zamówień, zapytań ofertowych i ofert, optymalizując koszty.Sprzedawcy mają łatwy, szybki i wygodny dostęp do rynku oraz wygodną platformę do promowania swoich produktów.
- ETP do złożenia zamówienia państwowego to ETP wybrany przez Ministerstwo Rozwoju RF i FAS dla otwartych aukcji w formie elektronicznej.
- ETP na sprzedaż nieruchomości dłużników (w stanie upadłości). Stały się wszystkimi stronami elektronicznymi prowadzącymi zamówienia publiczne.
- ETP do składania zamówień poniżej 223-ФЗ.
- ETP dla klientów komercyjnych - przedsiębiorstwa komercyjne licytują tutaj według bardziej elastycznych zasad.
- Komercyjne specjalistyczne ETP utworzone dla konkretnej korporacji. Na przykład: strona Gazpromu do sprzedaży produktów naftowych.
- Komercyjne multidyscyplinarne elektroniczne platformy handlowe z uniwersalnym zestawem produktów i usług.
ETP, takie jak Aliexpress i E-bay, są powszechnie znane.
Dla nich prawa konsumenta są chronione zarówno przez zasady platform, jak i system oceny - każdy kupujący ocenia sprzedawcę.
Usługi rządowe
Witryna State Services integruje portale internetowe wielu agencji i usług rządowych w jeden skonsolidowany portal. Został stworzony w ramach rozwoju koncepcji państwa „Jedno okienko” w celu uproszczenia komunikacji z władzami państwowymi dla obywateli. Po zalogowaniu się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego obywatel Federacji Rosyjskiej może otrzymać informacje o swoim:
- Właściwość
- Podatki
- Edukacja.
- Świadczenia emerytalne.
- Do transportu.
- Do dokumentów.
I wiele innych ważnych punktów.
Możesz sprawdzać i płacić podatki, grzywny i opłaty rządowe. Obywatel ma również możliwość złożenia wniosku o wydanie dowolnego urzędowego dokumentu, zaświadczenia, paszportu, wizy, zaświadczenia itp. W tym celu nie musi udać się do samej instytucji, ani nawet do centrum wielofunkcyjnego - wniosek składa się elektronicznie, w tej samej formie kopie niezbędnych dokumentów.
Po przygotowaniu wymaganego dokumentu wystarczy jedna wizyta w MFC, gdzie dokumenty zostaną zweryfikowane, rejestr parametrów biometrycznych (w razie potrzeby) i wydanie wymaganego dokumentu. Ten rodzaj elektronicznego zarządzania dokumentami oszczędza dużo czasu zarówno obywatelom, jak i pracownikom instytucji - nie muszą oni poświęcać czasu na wstępne przyjmowanie obywateli i dokumentów, a na osobiste uzupełnienia i poprawki nie potrzebują również osobistej obecności.
Elektroniczny system zarządzania dokumentami rządu moskiewskiego
W stolicy powstał system MosEDO i działa z powodzeniem od 2011 roku. Elektroniczny obieg dokumentów z jego pomocą realizowany jest między sobą przez organy rządowe, służby, organizacje handlowe i publiczne. System jest dobrze ugruntowany i cieszy się zasłużonym uznaniem wśród Moskali.
System jest wdrażany i obsługiwany przez Electronic Moscow OJSC i zrzesza ponad 78 000 użytkowników z 3000 organizacji. Praca biurowa, organizacja i administracja oraz zarządzanie rządem moskiewskim zostały w pełni przeniesione do systemu MosEDO. Elektroniczny obieg dokumentów rządu największego miasta jest doskonałym dowodem perspektyw i żywotności systemów EDI w organach rządowych.
Wraz z rozwojem technologii elektroniczne zarządzanie dokumentami zastąpi tradycyjne w nadchodzących latach. Głównymi powodami przemawiającymi za EDI są:
- Prędkość
- Niski koszt.
- Wygoda dla wszystkich uczestników.
- Wysokie bezpieczeństwo
- Skuteczna kontrola.
Już teraz większość zakupów w kraju odbywa się przy użyciu EDI. Tradycyjna dokumentacja jest sporządzana po zrealizowanych transakcjach. Wkrótce dokumenty papierowe będą wydawane tylko w najważniejszych, wyjątkowych przypadkach i na pytanie „Czym jest EDI?” w końcu stracić na znaczeniu.