W warunkach nowoczesnych relacji handlowych między producentem a kupującym może wystąpić sytuacja, w której zapłata za otrzymane towary lub usługi zostanie spóźniona na konto firmy. Opóźnienie może być spowodowane różnymi czynnikami. Długi klientów, klienci mogą się kumulować. Prowadzi to do spowolnienia cyklu obrotu, niezdolności przedsiębiorstwa do finansowania swojej działalności.
Aby uniknąć negatywnych konsekwencji, zarząd firmy jest do tego zobowiązany kontrola należności. Pozwala to na podjęcie niezbędnych działań w celu ograniczenia go w odpowiednim czasie. Jak ten proces zachodzi, każdy menedżer finansowy powinien wiedzieć.
Pojęcie należności
Kontrola należności i zobowiązań wykonywane przez dowolne przedsiębiorstwo, niezależnie od zakresu jego działalności. Jest to konieczne, aby zapewnić warunki do normalnego funkcjonowania wszystkich komponentów firmy.
Zadłużenie dłużników jest częścią kapitału obrotowego organizacji. Są to środki tymczasowo nieobecne na koncie korporacyjnym. Przez pewien czas są wykorzystywane przez dłużników (dłużników) w swojej działalności. Są to prawa własności firmy, które są jednym z przedmiotów obywateli.
Najbardziej typowym przykładem należności jest dług kontrahentów firmy, którzy nie zapłacili natychmiast po wysyłce towarów, wykonaniu pracy lub usług, ich uzgodnionej wartości. Rzadziej firma otrzymuje takie prawa majątkowe w przypadku zobowiązań pozaumownych, na przykład przy powodowaniu szkód materialnych przez osoby fizyczne lub prawne.
Potrzeba kontroli
Podczas pracy z klientami kwestia kontroli ich zadłużenia pojawiła się naturalnie. Wymaga to uważnych i uważnych badań. Rachunkowość i kontrola należności i zobowiązań dotyczą kwestii stabilności finansowej organizacji, jej bezpieczeństwa. Taka procedura wpływa również na uzyskiwanie przez spółkę zysku netto, obrotu kapitałowego i rentowności przedsiębiorstwa. Dlatego takiej analizy nie można pominąć.
Kontrola należności pozwala kierownictwu firmy odpowiednio wcześnie reagować na problemy pojawiające się w tym obszarze. Jeżeli kontrahenci nie spłacą swoich długów w terminie, firma nie będzie mogła zakupić niezbędnych materiałów do produkcji na czas, spłaci własne długi za usługi świadczone przez inne organizacje.
Cykl odwrotny w tym przypadku zwalnia. Zysk netto firmy spada. Wszystkie wskaźniki stabilności finansowej i stabilności maleją. W rezultacie organizacja zawiedzie. Aby temu zapobiec, analitycy i kierownictwo powinni wdrożyć kontrola należności i zobowiązań.
Konsekwencje braku kontroli
Analiza i kontrola należności należy wykonać w każdym obiekcie. Jeśli kierownictwo nie zwróci należytej uwagi na ten problem, powstanie szereg poważnych problemów.
Firma traci gotówkę. Jeżeli kupujący otrzyma odroczenie bez uzasadnionego powodu i perspektywy spłaty długu, nawet w sądzie, nie będzie w stanie spłacić swojego długu. Jest to poważne uszkodzenie każdej organizacji.
Wskaźniki stabilności finansowej również maleją. Firma nie będzie w stanie ostatecznie spłacić swoich zobowiązań podatkowych, wynagrodzeń dla pracowników itp. Wskaźniki wydajności wykorzystania zasobów zostaną zmniejszone.Fundusze, które są w obiegu, w rzeczywistości tymczasowo nie uczestniczą w działaniach produkcyjnych. Mogą być skierowane na rozwój przedsiębiorstwa, ale w tej chwili kapitał ten jest nieobecny.
Wraz ze wzrostem należności firma stopniowo traci reputację biznesową i konkurencyjność produktów.
Kontroluj cele
Księgowość i kontrola należności dążyć do określonych celów. Zarządzanie długiem kontrahenta jest konieczne, aby ograniczyć jego kwotę do akceptowalnego poziomu. Kontrola pozwala również wybrać warunki sprzedaży, które gwarantują terminowe otrzymanie płatności po sprzedaży towarów lub usług.
Analiza należności pozwala opracować konkretne podejście do każdego klienta. Dla jednej grupy nabywców wymagany jest system rabatów, a dla drugiej, wręcz przeciwnie, ulgi.
Ponadto kontrola pozwala szybko zażądać zwrotu długu, zmniejszyć zadłużenie budżetowe. Zarządzający będzie mógł oszacować koszty związane z zarządzaniem długami, utraconymi szansami wynikającymi z zamrożenia funduszy w obiegu.
Klasyfikacja długów
Rachunkowość i kontrola należności obejmują podział długów na przeterminowane i zaległe. Pierwsza kategoria obejmuje zobowiązania klientów, których okres spłaty określony w umowie jeszcze nie dotarł. Do tej grupy należą również długi, których okres ważności nie przekracza 1 miesiąca. Są one związane z normalnym procesem dokonywania rozliczeń (jest to wskazane w umowie).
Zaległe zadłużenie obejmuje kwotę środków, które kupujący powinien już zdeponować na koncie sprzedawcy, ale tak się nie stało. W takim przypadku firma może pozwać kontrahenta.
Istnieje również coś takiego jak wątpliwy dług. W takim przypadku dostawca towarów lub usług nie jest pewien, czy kupujący spłaci swój dług. Nie należy jednak mylić wątpliwych i złych długów. Należności tego ostatniego rodzaju mogą być obciążane z bilansu przedsiębiorstwa, ponieważ upłynął już termin przedawnienia. Wątpliwe długi są rozliczane przez przedsiębiorstwo, dopóki nie staną się beznadziejne.
Metody kontroli
Kontrola należności w przedsiębiorstwie dokonane na podstawie spisu rozliczeń z nabywcami i klientami. Ta praca jest koniecznie wykonywana przez analityków przed przygotowaniem raportu rocznego.
Jednak wykaz długów raz w roku nie wystarczy. Problemy mogą powstawać i kumulować się przez kilka miesięcy. Dlatego środki kontroli powinny być przeprowadzane regularnie. Najlepiej zwracać uwagę na ten problem raz w miesiącu. W przypadku niektórych przedsiębiorstw zaleca się inwentaryzację długów kontrahentów dwa razy w miesiącu ze względu na czynnik ludzki.
Kierownicy sprzedaży powinni być motywowani zasadą zbierania pieniędzy od klientów. Wymagana jest również kontrola finansowa należności. Pozwala to na powrót do obiegu znacznej ilości środków.
Wydarzenia
System kontroli należności na podstawie niektórych działań. Są one warunkowo podzielone na dwie grupy. Pierwsza kategoria obejmuje środki organizacyjne, a druga - ocenę różnych wskaźników zadłużenia dłużnika.
W celu prowadzenia działań organizacyjnych wyznaczany jest pracownik odpowiedzialny za monitorowanie. Najczęściej może to być audytor wewnętrzny lub audytor.
Następnie menedżer ustala kluczowe daty, w których odpowiednie wskaźniki będą oceniane. Opracowywane są warunki przyznania odroczenia, a także jego dokumentacja. Regulacja jest kontrolowana przez osobę odpowiedzialną za audyt.
Kwotę wierzytelności należy brać pod uwagę motywując menedżerów sprzedaży. Dla wszystkich kontrahentów ustalane są limity kredytowe. Za stan wierzytelności musi odpowiadać dyrektor handlowy.
Wsparcie techniczne
Aby wykonać kontrola wewnętrzna należnościwiele przedsiębiorstw korzysta ze specjalnych programów komputerowych. Znacznie upraszczają proces przetwarzania danych. Najpopularniejszy w przedsiębiorstwach naszego kraju jest program 1C. Za jego pomocą możesz utworzyć rejestr dłużników, a także monitorować starzenie się zobowiązań dłużnych.
Jeśli menedżerowie będą prowadzić ewidencję długów w takim programie, będą mogli śledzić, którzy kupujący zakumulowali długi stosunkowo niedawno, a którzy są już znacznie przestarzałe.
W tym celu konieczne jest wygenerowanie odpowiedniego raportu w programie. W nim należności zostaną posortowane według daty ich wystąpienia. Kontrahenci, których zadłużenie powstało tydzień, dwa tygodnie, miesiąc i rok temu, mogą pojawić się w raporcie. Biorąc pod uwagę rodzaj działalności przedsiębiorstwa, uzyskane dane klasyfikuje się jako dług stary lub nowy.
Wskaźniki wyników
Kontrola należności opiera się na niektórych wskaźnikach. Podczas jego realizacji konieczne jest przygotowanie budżetu zadłużenia dla każdego kontrahenta (korzystającego z programu). Na koniec każdego miesiąca obliczany jest wskaźnik zbiórki. Pozwoli nam to oszacować udział towarów płaconych w całkowitej ilości wysyłanych towarów.
Na podstawie warunków umów z kontrahentami sporządzany jest plan spłaty zadłużenia. Dynamika wskaźnika rotacji zadłużenia kontrahenta jest monitorowana.
Na podstawie uzyskanych danych obliczany jest również czas trwania obrotu długiem dłużników. Ta analiza pozwala ocenić skuteczność kontroli kredytowej, aby określić stopień wiarygodności kontrahentów.
Problemy wewnętrzne
Kontrola należności musi być prowadzony przez doświadczonego analityka. Jednocześnie można znaleźć wewnętrzne problemy, które mogły spowodować długi. Być może pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż nie przestrzegają ustalonych standardów dotyczących odroczenia płatności. Zdarzają się również fakty oczywistego oszustwa pracowników firmy.
Na przykład, aby otrzymać premię na koniec miesiąca, pracownik odpowiedzialny za sprzedaż stara się uwzględnić w raporcie więcej środków sprzedaży. Dlatego może poprosić klienta o fikcyjny zakup produktu. Oznacza to, że klient nie przekazuje środków, ale tak, jakby wysłał przesyłkę towarów. Środki te są przekazywane nabywcy. Menedżer otrzymuje premię, a klient otrzymuje możliwość zebrania dodatkowych środków w obiegu. Co więcej, klient może również zapłacić za to określoną premię kierownikowi sprzedaży. W tym przypadku firma przegrywa.
Limit kredytu
Kontrola należności może zwrócić znaczną ilość pieniędzy do obiegu. Aby zapobiec możliwym szkodom dla działalności firmy, stosuje się podejście polegające na ustaleniu limitu kredytowego. Jest to poziom należności, który będzie bezpieczny dla firmy.
Ponadto limit kredytowy jest ustalany zarówno dla całej organizacji, jak i dla każdego kontrahenta indywidualnie. Podobny limit można również ustawić dla każdego działu sprzedaży. Wyróżnia je zasada branżowa. Limit kredytu jest ustalany zgodnie z kwotą przychodu za ostatni miesiąc, który przynosi jednostka. Ten wskaźnik został zatwierdzony przez dyrektora generalnego organizacji.
Kontrola należności wymagane przez każde przedsiębiorstwo. Pozwala to zwiększyć rentowność i stabilność finansową organizacji.