Płatności przez Internet od dawna stały się powszechne, ale wymiana dokumentów, szczególnie między osobami fizycznymi, jest nadal w formie papierowej. Kwalifikowany podpis elektroniczny został zaprojektowany w celu rozwiązania tego problemu i ułatwienia wymiany dokumentów. Osoby prawne pracują z EDS od dłuższego czasu, indywidualni przedsiębiorcy wykorzystują go do przesyłania niektórych danych (na przykład VAT przy wynajmie lokali rządowych), podczas gdy osoby fizyczne mogą używać swojego podpisu, aby uzyskać dostęp do strony internetowej służb państwowych. Jak uzyskać ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny i jakie zapewnia to korzyści?
Co to jest
Kwalifikowany podpis elektroniczny to szczegóły potwierdzające prawdziwość dokumentu elektronicznego, brak zniekształceń w nim od momentu rzeczywistego zainstalowania podpisu. Pozwala także ustalić własność dokumentu. Takie szczegóły można uzyskać tylko w wyniku kryptograficznej konwersji kodu, informacji.
Certyfikat podpisu elektronicznego to dokument potwierdzający prawo do posiadania klucza publicznego podpisu elektronicznego. Certyfikat można uzyskać tylko w CA (centrum certyfikacji) lub w biurze ich upoważnionych przedstawicieli.
Posiadaczem certyfikatu jest osoba fizyczna, która otrzymała certyfikat podpisu elektronicznego na swoje nazwisko. Każdy właściciel certyfikatu otrzymuje dwa klucze: publiczny i prywatny. Weryfikacja podpisów elektronicznych odbywa się za pomocą klucza publicznego. To z kolei jest powiązane z kluczem prywatnym, przez który generowany jest podpis elektroniczny i dokument jest podpisywany.
Klasyfikacja
Prosty podpis elektroniczny, jak sama nazwa wskazuje, jest najprostszą wersją EDS. Wykorzystuje również hasła, kody lub inne środki, które potwierdzają utworzenie podpisu przez właściciela.
Ulepszony niekwalifikowany podpis elektroniczny można uzyskać tylko przy użyciu konwersji informacji kryptograficznych. Tutaj nie można obejść się bez prywatnego klucza podpisu. Dzięki takiemu podpisowi elektronicznemu można nie tylko zidentyfikować osobę, która podpisała dokument, ale także wykryć zmiany dokonane po podpisaniu.
Ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny ma wszelkie oznaki braku kwalifikacji. Jedyną różnicą jest to, że do jej weryfikacji i tworzenia stosowane są poważniejsze środki ochrony kryptograficznej, muszą one być certyfikowane przez FSB Rosji. Ponadto istnieje różnica: kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego można wydać tylko w centrum certyfikacji, które przeszło akredytację. Listę akredytowanych urzędów certyfikacji można wyświetlić na stronie internetowej służb państwowych.
Równoważność
Ustawa federalna nr 63 uznaje dokument podpisany dowolnym podpisem elektronicznym, zarówno prostym, jak i rozszerzonym, równym dokumentowi papierowemu podpisanemu ręcznie. Jest jednak jedna cecha: między stronami dokonującymi elektronicznej wymiany dokumentów konieczne jest uprzednie podpisanie umowy.
Podpis kwalifikowany jest również odpowiednikiem podpisu wykonanego własnoręcznie, jednak może zastąpić pieczęć organizacji. Siła prawna dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem cyfrowym jest uznawana przez organy regulacyjne. Mogą być używane w sądzie.
Zakres zastosowania
Przede wszystkim jest to oczywiście elektroniczne zarządzanie dokumentami. Podpisy elektroniczne pomogą ustanowić zewnętrzną i wewnętrzną wymianę dokumentów we wszystkich przypadkach, w których wymagany jest podpis odręczny.
Wewnętrzne zarządzanie dokumentami wykorzystuje niekwalifikowane i kwalifikowane podpisy elektroniczne do zatwierdzania i zatwierdzania umów i innych dokumentów regulujących wewnętrzne procesy organizacji. Na przykład, jeśli dyrektor podpisze umowę podpisem elektronicznym i zostanie przekazany do egzekucji.
Główny czynnik
W przypadku zewnętrznego zarządzania dokumentami obecność kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest bardzo ważnym warunkiem, ponieważ to ona jest gwarantem siły prawnej. W innych przypadkach dokument elektroniczny nie jest uznawany przez organy regulacyjne za oryginał, co oznacza, że nie ma on mocy prawnej i nie może być wykorzystywany w postępowaniu sądowym. Ponadto dokument podpisany ulepszonym kwalifikowanym podpisem cyfrowym może być przechowywany w archiwum cyfrowym, a jego legalność zostanie zachowana.
EDS może być wykorzystywany do raportowania organom regulacyjnym. Wiele osób doceniło już, jak szybko i wygodnie odbywa się elektroniczne raportowanie. Co więcej, każda organizacja może wybrać najwygodniejszy dla siebie sposób, niezależnie od tego, czy chodzi o produkty 1C, osobne oprogramowanie, czy też strony FSS i Federalnej Służby Podatkowej. Kwalifikowany certyfikat klucza podpisu elektronicznego jest podstawą takich działań, musi zostać wydany przez autoryzowany lub akredytowany urząd certyfikacji. Ale metoda wysyłania nie jest krytyczna.
Odbieranie usług publicznych
Wszyscy obywatele Federacji Rosyjskiej mogą uzyskać podpis elektroniczny w celu korzystania z niego w celu korzystania z usług publicznych, jednak kwalifikowany certyfikat weryfikacji podpisu elektronicznego w tym przypadku nie jest wymagany: wystarczy najprostszy, najbardziej niekwalifikowany EDS, jest on odpowiedni dla potrzeb danej osoby. Za jego pomocą każdy obywatel może podpisać wniosek elektroniczny, który można przesłać do organu wykonawczego, jeżeli taki przepływ dokumentów jest możliwy.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby fizycznej? Najłatwiejszy sposób na uzyskanie uniwersalnej karty elektronicznej, która jest wydawana od 1 stycznia 2013 r. I ma wbudowany ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny. Taka karta jest unikalnym narzędziem identyfikacji obywatela, za pomocą którego można płacić, zamawiać i odbierać różne usługi publiczne przez Internet. Z założenia karta ma na celu zastąpienie wielu dokumentów, takich jak zaświadczenie emerytalne i polisa medyczna, w celu połączenia ich z portfelem elektronicznym, biletem podróżnym i podpisem elektronicznym.
Korzystanie z ES
Ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny jest odpowiedni zarówno dla procesów wewnętrznych, jak i wewnątrzgrupowych. Można go uzyskać w urzędzie certyfikacji akredytowanym przez Ministerstwo Łączności RF. Chroni dokument przed zmianami, potwierdza jego integralność i autorstwo.
Ulepszona kwalifikowana ES może pomóc w rozwiązaniu wielu problemów. Na przykład służy do zgłaszania się do organów podatkowych i do wymiany dokumentów elektronicznych. Ta wersja certyfikatu ma największą liczbę możliwych funkcji, ale nie oznacza to, że korzystanie z niej jest wygodniejsze dla każdej organizacji. Po pierwsze, cena certyfikatu zależy bezpośrednio od liczby funkcji. Po drugie, wybierając mniej funkcjonalny certyfikat, musisz upewnić się, że dostępne możliwości w pełni odpowiadają potrzebom organizacji.
Istnieją również sytuacje, w których rodzaj zastosowanego certyfikatu jest określany przez stronę otrzymującą dokument. Na przykład istnieją operatorzy zarządzania dokumentami, którzy akceptują certyfikaty tylko ze swojego centrum certyfikacji, dlatego wybierając certyfikat, należy również upewnić się, że nie ma żadnych ograniczeń dotyczących jego używania w niezbędnym systemie informatycznym.
Korzyści z elektronicznej wymiany dokumentów
Ponieważ teraz wszystkie organizacje i firmy mają możliwość organizowania wymiany prawnie wiążących dokumentów elektronicznych, warto omówić zalety tego procesu.
Przede wszystkim jest to szybkość dostarczania dokumentów. Bez względu na adres kontrahenta czas dostarczenia dokumentów będzie dziesięć razy krótszy niż zwykle w przypadku dokumentów papierowych. Korzystanie z dokumentów elektronicznych zmniejsza również koszty związane z przygotowaniem i przekazaniem kopii papierowych.
Istnieją poważniejsze korzyści ekonomiczne, ponieważ elektroniczne zarządzanie dokumentami oznacza znaczne przyspieszenie procesów biznesowych. Najprostszym przykładem tego jest szybkie zawieranie i aktywacja transakcji, dzięki czemu osiągany jest większy przepływ gotówki. Oznacza to, że po ustanowieniu elektronicznego zarządzania dokumentami firma będzie w stanie zwiększyć zysk na jednostkę czasu.
Automatyzacja
Ponadto użycie kwalifikowanego klucza podpisu elektronicznego może skrócić czas przetwarzania, wysyłania dokumentów i praktycznie zautomatyzować ten proces. Zgodnie z prawem listy wymagające mocy prawnej, listy przewozowe, faktury, faktury, akty usług, akty świadczenia usług, faktury, akty uzgadniania ugód, listów przewozowych mogą zgodnie z prawem uczestniczyć w wymianie między przedsiębiorstwami.
Ze względu na szybkość i niezawodność elektronicznej wymiany dokumentów firmy nie mogą martwić się o proste i terminowe zgłaszanie się do organów podatkowych. Pozwala także zaoszczędzić część pieniędzy.
Ważne czynniki
Obieg dokumentów między przedsiębiorstwami w formie elektronicznej ma sens tylko wtedy, gdy każdy dokument ma moc prawną i może być wykorzystywany w sądzie lub w innych instancjach. Aby nadać znaczenie prawne dokumentowi elektronicznemu, konieczne jest rozwiązanie niektórych problemów. Po pierwsze proces podpisywania i wysyłania dokumentu elektronicznego do kontrahentów, a po drugie akceptacja i weryfikacja kwalifikowanego podpisu elektronicznego na dokumentach otrzymanych od kontrahentów. Po trzecie, konieczne jest zorganizowanie przechowywania i przetwarzania już podpisanych dokumentów, przechowywania archiwów i nawigacji na nim. Po czwarte, ważne jest, aby zapewnić zachowanie legalności dokumentów przechowywanych w archiwach.
Proste rozwiązanie
Aby rozwiązać dwa pierwsze problemy, możesz skorzystać z usług wymiany między przedsiębiorstwami, którymi zarządzają operatorzy elektronicznego zarządzania dokumentami. Wybierając taką usługę, należy wziąć pod uwagę pewne czynniki, takie jak dostępność odpowiednich licencji dla operatora, możliwość zintegrowania usługi wymiany z korporacyjnym systemem informacyjnym oraz pobieranie dokumentów.
Dwa inne zadania można rozwiązać za pomocą elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, który ma już wszystkie niezbędne funkcje. Jeśli wstępne formowanie dokumentów nastąpi w systemie księgowym, można zintegrować z nim elektroniczny system zarządzania dokumentami.
W przypadku braku takiego systemu zadania te można częściowo powierzyć operatorowi usługi wymiany.