Jak układać rzeczy w folderach? Dlaczego potrzebna jest nomenklatura i co ogólnie przyjmuje się przez ten termin? Jak przechowywać pliki, foldery i jak inaczej zorganizować dokumentację w przedsiębiorstwie? Obecnie praca biurowa jest tak złożonym zadaniem, który wymaga systematycznego podejścia i najwyższej dokładności. O tym, czym jest nomenklatura spraw i do czego jest przeznaczona, powinni wiedzieć nie tylko pracownicy odpowiedzialni za przepływ pracy w firmie, ale także cały personel zarządzający zainteresowany utrzymaniem kontroli nad procesami pracy organizacji.
Ogólna terminologia
Biorąc pod uwagę nomenklaturę spraw, należy przede wszystkim zauważyć, że termin ten jest używany do oznaczenia takiej metody systematyzacji, która obejmuje utworzenie listy spraw wszczętych w przedsiębiorstwie, instytucji. Dla każdego z nich okresy przechowywania są wyraźnie określone, przy jednoczesnym skupieniu się na przepisach obowiązujących w obowiązujących przepisach naszego kraju.
Teoria i życie codzienne
Jaka jest nomenklatura przypadków w praktyce? Jest to taki schemat dystrybucji, który pomaga grupować wykonaną dokumentację, tworząc w ten sposób przypadki. W tym celu firma zatwierdziła schemat, klasyfikację, a następnie zastosowała w praktyce. Wprowadzono także indeks indeksu dla spraw, dokumentów. Musisz określić czas przechowywania i określić projekt indeksu karty, używanego jako materiał referencyjny i używanego do wyszukiwania dokumentacji na podstawie liczby niespełnionych. Odpowiadając na pytanie, czym jest nomenklatura spraw, należy zauważyć, że termin ten służy do oznaczenia takiego dokumentu księgowego, który reguluje pracę departamentów odpowiedzialnych za pracę biurową, archiwa. Nomenklatura wyraźnie określa wszystkie te przypadki, czas przechowywania mieści się w ciągu dekady, to znaczy tych, które należą do liczby dokumentów tymczasowego przechowywania.
Dlaczego jest to potrzebne?
Kto musi wiedzieć, czym jest nomenklatura przypadków, jak ją wprowadzić w życie? Przede wszystkim są to osoby odpowiedzialne za organizację przepływu pracy w przedsiębiorstwie, a także szef instytucji, osoba prawna. Nomenklatura pomaga szybko znaleźć potrzebny dokument, jeśli gatunek lub treść jest znana. Jakość formacji, wykonanie nomenklatury spraw decyduje o tym, jak szybko będzie możliwa praca z dokumentacją w ramach instytucji. Obecnie fakt dostępności nomenklatury jest obowiązkowy dla każdego podmiotu prawnego, niezależnie od tego, czy jest to instytucja czy organizacja, przedsiębiorstwo.
Na poziomie państwa przyjęto Unified State Security Service - jest to taki system, który opisuje zasady prowadzenia dokumentacji. W załącznikach do niego można znaleźć aktualnie istotną próbkę nomenklatury spraw. Ponadto w takim pojedynczym państwowym systematycznym źródle informacji zebrano wszystkie przepisy, które należy kierować opracowaniem i wdrożeniem nomenklatury spraw na rok w instytucji lub przedsiębiorstwie.
Funkcje pytania
Obecnie w pracy biurowej nomenklatura jest złożoną koncepcją, która obejmuje kilka rodzajów i grup dokumentacji. Mówi się o typowej, przybliżonej, specyficznej nomenklaturze.Osoby są zwykle wprowadzane na poziomie instytucji jako całości i oddzielnej jednostki strukturalnej.
Typowe, przykładowe nazewnictwo wzywa się do łączenia dokumentacji o podobnym charakterze i składzie. Model reguluje również określony system indeksowania, który jest stosowany w ramach pewnej agencji. Konieczne jest zastosowanie takiej listy nazw spraw. Ale przybliżona ma charakter doradczy, chociaż w ogólnym przypadku rozsądne i wygodne jest jej przestrzeganie, ponieważ pomaga usprawnić całą liczbę oficjalnych dokumentów gromadzonych w firmie.
System jako podstawa zamówienia
Każde nowoczesne przedsiębiorstwo musi usystematyzować obecną dokumentację, a nomenklatura reprezentuje taki przewodnik klasyfikacyjny, który może rozwiązać problemy organizacji. Jest to dokument, w którym nazwy wszystkich spraw przedsiębiorstwa, które można uruchomić, są wskazane wiersz po wierszu. Jednocześnie wyraźnie określono, jak długo papier musi być przechowywany. Nomenklatura rachunkowości, obsługa kadr, przedsiębiorstwo jako całość musi zostać zatwierdzone przez jego kierownika.
Główne cele wprowadzenia nomenklatury
Taki oficjalny dokument upraszcza systematyzację wewnętrznego przepływu pracy. W rzeczywistości jest to taki plan, który jasno określa, jakie algorytmy należy stosować do dystrybucji wykonywanych dokumentów oraz w jakich sprawach należy je umieszczać. Tworzy to system archiwizacji przedsiębiorstwa i ułatwia orientację wśród zgromadzonych zasobów papieru.
Jednocześnie nomenklatura spraw personalnych, rachunkowości, a także ogólna dla przedsiębiorstwa, zawiera jasną definicję przedziałów czasowych w odniesieniu do różnych kategorii dokumentacji. System strukturalny określa dokładnie, ile czasu ma przechowywać dokumenty ułożone w konkretnym przypadku. Tworząc skrzynkę przy użyciu wykonanych dokumentów, musisz od razu założyć, jak długi będzie okres przechowywania. Ten etap nazywa się badaniem podstawowym, które pozwala określić wartość dokumentacji.
Indeks, system i podstawowe informacje
Nomenklatura spraw oficjalnie deklaruje, według którego systemu konieczne jest indeksowanie spraw. Informacje te są istotne przy rejestracji, ponieważ indeks ustanowiony przez nomenklaturę jest elementem numeru rejestracyjnego przypisanego do każdego dokumentu w przedsiębiorstwie. Nomenklatura to odniesienie informacyjne, które pozwala szybko przeanalizować cechy strukturalne konkretnego podmiotu prawnego.
Dokumentacja jest używana, gdy konieczne jest utworzenie listy spraw. Jest to istotne w przypadku przechowywania papierów wartościowych, które z mocy prawa mają ponad dziesięcioletni termin, w tym przechowywania stałego. To sprawia, że nomenklatura spraw jest głównym dokumentem księgowym stosowanym w działach odpowiedzialnych za pracę biurową w przedsiębiorstwie.
Rachunkowość i dalszy rozwój
Często nomenklatura spraw jest najwygodniejszym dokumentem, za pomocą którego w przedsiębiorstwie wdrażany jest system rachunkowości, który pozwala kontrolować sprawy tymczasowe, czyli przeznaczone do przechowywania przez dekadę.
Innym ważnym celem nomenklatury przypadków jest jej zastosowanie w tworzeniu pliku karty referencyjnej, niezbędnego do zachowania odpowiednich informacji na temat wykonanej dokumentacji. System klasyfikacji stosowany w tworzeniu nomenklatury staje się podstawą do stworzenia szafki na dokumenty, która zapewnia informacje referencyjne na temat przepływu dokumentów w organizacji.
Jak to wygląda
Przykładowa nomenklatura przypadków może wyglądać następująco.
Przygotowując dokumentację, należy podać nazwy przedsiębiorstwa, działy, dla których wprowadzono nomenklaturę, a także bieżące daty.
To ważne!
Czasami przedsiębiorcy wydaje się, że przy stosunkowo niewielkim przepływie pracy wprowadzenie nomenklatury to po prostu bałagan, nadmierna „papierkowa robota”, która nie przyniesie rzeczywistych korzyści. Takie podejście do pytania jest kategorycznie niepoprawne. Konieczne jest wprowadzenie poprawnej, odpowiedniej, z uwzględnieniem nomenklatury konkretnej organizacji w każdej nowoczesnej firmie. Opracowując dokument, należy upewnić się, że obejmuje on cały przepływ pracy w przedsiębiorstwie, w tym etapy tworzenia. Konieczne jest, aby wszystkie sektory działalności, procesów i działalności firmy znalazły odzwierciedlenie w nomenklaturze.
Możesz przeczytać ogólnie przyjęte wymagania dotyczące przygotowania takiego dokumentu normatywnego w aktach prawnych przyjętych na szczeblu państwowym. Poświęcono temu zasady pracy wprowadzone do archiwów firm, standardowe instrukcje dotyczące obiegu dokumentów przedsiębiorstw. W 1988 r. Opracowano państwowy system obsługi dokumentacji, który jest nadal aktualny. Dokumenty regularnie przyjmowane na szczeblu państwowym są finalizowane z uwzględnieniem realiów naszych czasów, w tym korzystania z komputerów elektronicznych, podczas gdy podstawowe teorie systematyzacji i klasyfikacji pozostają takie same.
Formularze przedmiotów
W klasycznej wersji ten dokument jest skompilowany jako tabela. Indeksy, klasyfikacje stają się podstawą procesów rejestracji dokumentacji generowanej w przedsiębiorstwie, przechodząc od niej do odbiorców zewnętrznych i przyjmowanych do przetwarzania ze źródeł zewnętrznych. Dobrze skompilowana nomenklatura jest wygodnym narzędziem do tworzenia innych klasyfikatorów, które koniecznie towarzyszą procesowi pracy biurowej każdej nowoczesnej firmy. Tak więc wstępny przegląd dokumentacji często wymaga klasyfikatora zagadnień, obszarów do dyskusji. Ponadto wymagane są specjalne klasyfikatory dla wykonanej dokumentacji. Wprowadzając system elektroniczny, konieczne jest opracowanie nawigatorów, reprezentacji odzwierciedlających różne jednostki konstrukcyjne i wykonawców. Dodatkowo, w oparciu o nomenklaturę spraw, możesz opracować system, który pozwala organizować dokumentację podlegającą specjalnej kontroli, a także inne typy.
Nomenklatura należy do kategorii dokumentacji planistycznej. Można w nim znaleźć nagłówki przypadków proponowanych do planowania, rozliczania w różnych kierunkach działalności, działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Funkcje przypisane do firmy są widoczne z nomenklatury. Dokument jest przygotowywany na następny rok, dlatego należy w nim umieścić nie tylko dostępne możliwości i potrzeby przepływu pracy, ale także te zaplanowane w najbliższej przyszłości. Pożądane jest, aby podczas opracowywania nomenklatury możliwe było dość dokładne przewidywanie potrzeb systemu zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie na następne pięć lat, chociaż nie zawsze jest to wykonalne w obecnych trudnych warunkach ekonomicznych, które zmuszają przedsiębiorstwa do dostosowania.
Rzeczywistość i plan
W praktyce najczęściej nomenklatura przypadków jest uważana za dokumentację księgową, co wynika z obecności liczby, indeksu dla każdej wymienionej pozycji. Ostateczny zapis w nomenklaturze podsumowujący wyniki roku pozwala nam podsumować liczbę i kategorie spraw wszczętych w ostatnim okresie. Możesz również obliczyć, bez specjalnego wysiłku i bez marnowania czasu na próżno, liczbę spraw, tomów, ustanowionych w przeszłości. Daje to ilościowy opis funduszu dokumentowego, systemu przepływu pracy. Potrzeba takiej analizy pojawia się zarówno w ramach odrębnej jednostki strukturalnej, jak i całej organizacji.
Nomenklatura działająca jako dokumentacja księgowa może być używana podczas przesyłania plików do archiwum.Dotyczy to przede wszystkim tych, które są przeznaczone do tymczasowego przechowywania - nie więcej niż dekada. Nomenklatura stanowi również dogodną podstawę do utworzenia wykazu, który obejmuje przypadki przeznaczone do przechowywania na bieżąco lub tymczasowo, jeżeli okres ten przekracza dekadę. Nomenklatura jest wygodna, gdy tworzony jest spis spraw zawierający dokumentację dotyczącą personelu firmy, a także akty naprawiające niszczenie dokumentów, podział dokumentów, które nie wymagają lub nie mogą być przechowywane.
Specyfika niektórych rodzajów organizacji
Obowiązkowym środkiem będzie opracowanie nomenklatury dla każdej instytucji państwowej. Dokument ten musi być obecny w gminnych, podległych terytorialnych osobach prawnych. Taka obowiązkowa procedura wynika z faktu przekazania dokumentacji wygenerowanej w organizacjach, instytucjach do przechowywania w archiwach gminy lub na szczeblu federalnym.
Jeśli mówimy o organizacji prywatnej, konieczne jest również utworzenie nomenklatury, ale wymagania, które mają do niej zastosowanie, są znacznie mniej rygorystyczne. Z jednej strony dokument jest również wielofunkcyjny - nie zależy od udziału państwa w firmie. Zaleca się opracowanie nomenklatury w czasie, gdy tworzona jest osoba prawna. Podczas przejęcia, fuzji konieczne jest przeformułowanie takiego systemu klasyfikacji przepływu dokumentów, jeśli jednocześnie powstanie nowy podmiot prawny. Zgodnie z zasadami opracowanie nomenklatury jest zadaniem niezwykle priorytetowym i należy nad nią popracować jeszcze przed utworzeniem instrukcji opisującej reguły przepływu pracy.