Dokumentacja audytu pozwala stworzyć podstawę, na której można wyciągnąć wnioski dotyczące poprawności procedury oraz wystarczalności, profesjonalizmu, dokładności działań audytorów, którzy zrealizowali wydarzenie. Z dokumentów sporządzonych podczas audytu można uzyskać niezbędną ilość danych do analizy czynności kontrolnych i ich oceny.
Dokumentacja audytu pozwala na ustanowienie kontroli nad kontrolą, niezależnie od tego, czy audyt wewnętrzny został zorganizowany, czy zaangażowana była organizacja zewnętrzna. Jeśli sytuacja konfliktowa dotarła do sądu, to dokumenty utworzone podczas kontroli pomogą obronić ich pozycję w instancji państwowej, nawet jeśli klient jest przekonany, że usługa została wykonana w sposób niewystarczający.
Dokumentacja: audyt i papier
Niedopuszczalne jest zaniedbywanie projektu oficjalnych dokumentów. Jednym z głównych zadań specjalisty ds. Audytu jest staranne kompilowanie w ustalony sposób informacji, które mają przynajmniej pewne znaczenie dla wniosku, a także takich, które można wykorzystać do udowodnienia swojej pozycji. Ponadto należy pamiętać, że w celu przeprowadzenia kontroli wprowadzono normy federalne, które należy bezwzględnie spełnić. Prawidłowa i poprawna dokumentacja audytu, dokumenty robocze audytora będą służyć jako dowód zgodności z przepisami ustanowionymi na poziomie państwowym, co pomoże chronić twoje interesy w przypadku konfliktu z klientem.
Dokumentacja polega na zrozumieniu takich materiałów, dokumentów powstałych podczas audytu, na których pracował audytor. Obejmuje to również dane przekazane audytorowi przez klienta, przechowywane przez specjalistę, zgodnie z wymogami warunków weryfikacji. W tym aspekcie dokumentowanie audytu małego przedsiębiorstwa ma takie same wymagania, jak praca ze średnią i dużą firmą.
Zaniedbanie jest niedopuszczalne!
Dlaczego organizacja audytu zawsze obejmuje planowanie pracy z dużą ilością oficjalnych dokumentów? Istnieje kilka uzasadnień takiego przepływu pracy i oficjalności przyjętych wśród specjalistów i firm organizujących inspekcje.
Jeżeli biegły rewident może przedstawić plan audytu i dokumentację roboczą, na podstawie których dokonano ostatecznego wniosku, oznacza to, że audyt został przeprowadzony w wysokiej jakości i kompletny sposób. Ale w przypadku, gdy podczas audytu nie powstała robocza dokumentacja, twierdzą, że kontrola była „fałszywa”. Możemy bezpiecznie założyć, że raport z audytu powstał dosłownie od zera. Jeśli takie stanowisko zostanie udowodnione w sądzie, firma straci licencję na czynności kontrolne.
Ważne aspekty
Podany powód nie jest jedynym, który zmusza do starannego, starannego potraktowania kwestii dokumentowania audytu. Tak więc obecność oficjalnych dokumentów pozwala monitorować, jak skutecznie, sprawnie osoba odpowiedzialna za audyt wypełnia swoje zadania. Organy nadzoru mogą monitorować postęp pracy i podejmować działania w zależności od wskaźników.
Jeżeli podmiot gospodarczy był niezadowolony z raportu z audytu, dokumentacja wygenerowana w przepływie pracy może być kluczowym czynnikiem pomagającym w obronie własnej pozycji. W niektórych przypadkach wystarczy przedstawić te dokumenty, aby uzasadnić wnioski, w innych konieczne będzie udowodnienie ich sprawy w sądzie.Należy pamiętać, że sąd jest raczej biurokratyczną instancją, która zwraca dużą uwagę na to, czy wszystkie dokumenty zostały sporządzone w odpowiednim czasie. Oznacza to, że plan audytu i inne dokumenty mogą być decydującym aspektem, potwierdzającym ważność firmy audytorskiej.
Czego jeszcze szukać?
Standardy audytu, dokumentacja audytu nie została wymyślona przypadkowo. Jest to dokładne, uważne, skrupulatne podejście do dokumentacji, które pozwala osiągnąć największą optymalizację przepływu pracy, czyli zminimalizować wysiłek, czas personelu spędzonego na planowanych działaniach. Jeśli dokumenty są znormalizowane, wykonywane systematycznie, nie tracąc ważnych punktów, audytor może szybko przetworzyć wszystkie zawarte w nich informacje, przeanalizować je i dać dokładny, wiarygodny wynik.
Jednocześnie biegły rewident ma prawo w każdym przypadku zdecydować, która ilość dokumentacji procesu pracy jest konieczna i co stanie się niepotrzebną stratą czasu. Jednocześnie brane są pod uwagę standardy dokumentacji audytu, ale kluczem będzie profesjonalna opinia „instynkt”. Egzaminator bierze pod uwagę ogromną liczbę pytań podczas procesu pracy i zgodnie z przepisami nie ma potrzeby odzwierciedlania każdego z nich w dokumentacji. Dokumentacja składa się wyłącznie z ważnych, znaczących aspektów.
Oficjalne stanowisko
Kryteria kontroli zostały sformułowane po raz pierwszy w 2006 r., Kiedy weszły w życie międzynarodowe standardy rewizji finansowej. Nawet wtedy wskazano, że dokumentacja audytu została przeprowadzona, aby opinia audytora została odpowiednio wyrażona, a także aby posiadać dowody audytu zgodnie z międzynarodowymi standardami, obowiązującymi przepisami i wymogami. Same wymagania w zaktualizowanej normie zostały zmienione w kierunku dokręcania. Jak wyjaśnili autorzy innowacji, dokonano tego w celu poprawy jakości przeprowadzanych kontroli.
Oprócz głównego celu, jakim jest poprawa jakości, aktualizacja wymagań, pojawiło się także kilka dodatkowych, których osiągnięcie wydawało się możliwe dzięki ulepszeniu systemu zarządzania dokumentami podczas inspekcji. W szczególności audytorzy byli w stanie w pełni ponosić odpowiedzialność za wykonywane zadania, byli tego świadomi, a także potwierdzali swoje stanowisko, jeśli przedstawiciel klienta się nie zgadza. Ponieważ dokumentacja jest przeprowadzana na wszystkich etapach wykonywania pracy, raporty generowane podczas procesu są dość kompletne i dają wyobrażenie o stopniu realizacji zadań, co jest ważne zarówno dla bieżącego audytu, jak i dla gromadzenia doświadczeń przydatnych w przyszłości. Jeśli zespół audytorów ma okazję współpracować z bardziej doświadczonym specjalistą w tej dziedzinie, to dzięki dokumentom wygenerowanym podczas procesu pracy otrzymuje jakościową ocenę strony trzeciej wykonanego zadania.
Aspekty robocze
Jeśli przejdziesz do oficjalnych zaleceń dotyczących formatu i formatu dokumentacji kontroli odzwierciedlającej proces pracy, możesz znaleźć uporczywe porady, aby wykluczyć niepotrzebne dokumenty z archiwów. W szczególności nie ma potrzeby przechowywania projektów, które zostały zastąpione projektami bardziej zaawansowanymi w trakcie pracy; nie ma potrzeby przechowywania kopii raportów, które zostały następnie przerobione, przeformułowane. Wnioski, zapisy, które nie zawierają użytecznych informacji, w tym wstępne ustalenia, są również wyłączone z archiwów. Nie trzeba przechowywać dokumentów, które zostały poprawione w przyszłości, a także dodatkowych kopii.
Przygotowanie dokumentów związanych z audytem nie jest łatwym zadaniem, dlatego zaleca się zaufać doświadczonym audytorom, którzy rozumieją zasady zarządzania dokumentami i pracy biurowej.Jednocześnie dokumenty powstają w taki sposób, że nawet specjalista, który nie uczestniczył bezpośrednio w audycie, mógł wyciągnąć z dokumentacji wnioski dotyczące cech tego wydarzenia. Ilość wykonanej pracy, jej charakter i czas na nią spędzony powinny być oczywiste. Pamiętaj, aby odzwierciedlić wyniki, dowody i wnioski poczynione w celu uzyskania procedury. Za ważne uważa się rejestrowanie istotnych aspektów, które pojawiły się podczas audytu, a także wyników uzyskanych podczas ich badania.
Maksymalna uwaga na wszystko, co ważne
Prawidłowo, profesjonalnie skompilowana dokumentacja koniecznie zawiera taką ilość informacji, na podstawie której można sformułować jasny plan weryfikacji, monitorować realizację zadań roboczych i wyciągnąć wnioski odzwierciedlające rzeczywistą sytuację w badanym temacie gospodarczym. Dokumentacja powinna zawierać informacje, które wyraźnie potwierdzają, że audyt został przeprowadzony z uwzględnieniem przepisów ustawowych, wymagań, regulacji, aktów prawnych regulujących tę sferę świadczenia usług w naszym kraju.
Audyt: delikatna sprawa
Jednym z ważnych zadań kontrolera odpowiedzialnego za dokumentację przepływu pracy jest nie tylko pełne zapewnienie kontroli z oficjalnymi dokumentami, ale także zorganizowanie jej na czas, bez opóźnień. Gdy tylko rozpocznie się określony etap pracy, przygotowywany jest dla niego dokument odzwierciedlający wszystkie dane dla tego kroku. Jednocześnie dokumentację opisującą etap można podzielić na trzy grupy: utworzone na początku pracy, w procesie, na końcu etapu weryfikacji. W momencie otrzymania raportu z audytu przez klienta wszystkie dokumenty na wszystkich etapach muszą być gotowe, sporządzone zgodnie z zasadami zarządzania dokumentami obowiązującymi w danym stanie.
Czy to ważne czy nie?
Ze standardów wynika, że tylko takie dane, które zostały udokumentowane w określony sposób, są znaczące. Informacje przekazane ustnie przez audytora klientowi nie stanowią potwierdzenia realizacji zamówienia. Ustne ustalenia nie mogą stanowić opinii z kontroli. Jednocześnie można udzielać ustnych wyjaśnień, wyjaśnień dotyczących danych określonych w pisemnej opinii.
Dokumentacja robocza zawiera dane sklasyfikowane jako dowód. Są uważane za główne źródła informacji, na podstawie których formułowany jest wniosek. Takie certyfikaty można wykorzystać przy generowaniu deklaracji podatkowych, a także przy przetwarzaniu innych papierów wartościowych w różnych przypadkach.
Naprawiamy wszystko!
Kiedy biegły rewident przygotowuje dokumentację opisującą przebieg pracy, jego zadaniem jest szczegółowe opisanie wszystkich istotnych aspektów. Charakteryzując procedury, specjalista określa ich charakter, wyznaczone terminy wykonania, skalę wykonanych czynności, dane o tym, kto pracował nad zadaniem. Jednocześnie zakłada się, że wyższe stanowiska kontrolują proces pracy na każdym etapie i nigdzie nie jest wymagane podawanie dowodów tego faktu.
Właściwe podejście do personelu jest kluczem do sukcesu
Prowadzenie dokumentacji opisującej proces weryfikacji podmiotu gospodarczego rozpoczyna się w momencie, gdy przedstawiciel klienta wyśle list motywacyjny na adres firmy audytorskiej. Wykonawca wyznaczy odpowiedzialnego audytora, który będzie wiodącym specjalistą w tym zadaniu. Jest to jego obszar odpowiedzialności - dokumentowanie audytu w ramach współpracy z danym klientem. Asystenci są zwykle przydzielani bezpośrednio do pomocy audytorowi wiodącemu, który jest odpowiedzialny tylko za kontrolowanie personelu. Ale taki program jest wstępnie uzgodniony z zespołem zarządzającym i uzyskuje się na to pozwolenie. Specjalne podejście stosuje się, jeśli firma audytorska ma dużą liczbę zamówień, co prowadzi do zwiększonego obciążenia pracą wiodących specjalistów.W takiej sytuacji asystentom można powierzyć pracę tylko wtedy, gdy istnieją wiarygodne informacje na temat ich wysokiego poziomu profesjonalizmu.