Biznes państwowy i sfera pracy biurowej są najważniejszą gałęzią życia publicznego każdego państwa. Udokumentowane informacje są danymi prawnymi. Działania legislacyjne przyczyniają się do budowy prawa cywilnego oraz porządku i dobrobytu, które są bardzo ważne.
Pojęcie udokumentowanej informacji
Takie oznaczenie na pierwszy rzut oka nie jest często stosowane w orzecznictwie, ale jednocześnie jest bardzo ważne. Na podstawie przepisów federalnych udokumentowane informacje są rodzajem określonych danych zapisywanych na materialnym nośniku w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
Ponadto materiał ten zakłada obecność szczegółowych informacji o dostępnych źródłach jego pochodzenia, co ogólnie pozwala określić charakter tych danych lub ich mediów, niezależnie od formy prezentacji. Bez nich koncepcja udokumentowanej informacji faktycznie traci sens. Wymagania z natury pełnią dwie podstawowe funkcje - informacje i certyfikację bezpieczeństwa. Innymi słowy, z jednej strony zawierają niezbędne dane, az drugiej strony uniemożliwiają fałszowanie dokumentów.
Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna
Zarządzanie udokumentowanymi informacjami jest regulowane przez różnorodne akty prawne, federalne dekrety, zarządzenia, międzynarodowe dokumenty regulacyjne. Tak więc Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) stale bierze bezpośredni udział w opracowywaniu dogmatów, zasad i przepisów dotyczących tworzenia, przechowywania i wykorzystywania informacji. Postępuje się w kierunku eliminacji naruszeń rozbieżności w treści rzeczywistości, w formułowaniu wymagań dotyczących formy prezentacji danych.
Znaki udokumentowanej informacji
Pierwszym i najważniejszym znakiem jest obecność nośnika materiału. Jako taki może działać absolutnie dowolny obiekt otaczającego świata, w tym obiekty i pola fizyczne, w których wyświetlane są określone działania lub informacje. Te same dane można nagrywać na różnych nośnikach. Prawdą będzie również, że w tej samej witrynie można udokumentować różne materiały.
Kolejną najważniejszą cechą udokumentowanych informacji jest możliwość identyfikacji zarejestrowanego materiału. Zapewnia się to za pomocą roli wspierającej rekwizytów. Ich obecność pomaga ustalić cel danych, ich charakter, źródło, czas dokumentacji. W niektórych przypadkach szczegóły zapewniają niezbędny stopień ochrony konkretnej próbki w postaci dołączonego elektronicznego podpisu cyfrowego.
Trzecią cechą udokumentowanych informacji jest możliwość wyboru różnych odmian i form, które przekazują ich treść. Można go również przechowywać na różnych nośnikach w różnych formach bez utraty zawartości i szczegółów. Oznacza to, że przechowywanie udokumentowanych informacji oznacza możliwość ich skopiowania. Takie materiały mogą istnieć w postaci różnych modyfikacji.
Zarządzanie informacjami o dokumencie
Zgodnie z wersją Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej udokumentowane informacje to dane, które muszą być przechowywane i wykorzystywane pod specjalną kontrolą. W sferze podporządkowania jest bezpośrednio nosiciel natury materialnej, na której ten materiał jest przechowywany.Zestaw wymagań dotyczących udokumentowanego zarządzania informacjami przedstawiono w sekcji nr 7 normy ISO 9001: 2015. Jeśli spróbujesz streścić i zobrazować tezy dotyczące obowiązków, będą one miały następującą formę:
- regularna analiza poziomu dostępności informacji w niezbędnym zakresie, w miejscu, gdzie jest to konieczne, oraz w razie potrzeby;
- regularna ocena stopnia bezpieczeństwa udokumentowanych danych;
- rozwiązywanie problemów związanych z organizacją procesów dystrybucji, wyszukiwania, kontroli dostępu i wykorzystania informacji
- ocena wpływu skutecznych procesów ochrony i przechowywania dokumentów przed różnymi błędami, na przykład, czy zagwarantowana jest ich czytelność;
- weryfikacja zgodności z zasadami dotyczącymi zajęcia i przechowywania.
Co się stanie?
Formy udokumentowanych informacji zależą przede wszystkim od charakteru ich materialnego nośnika. Istnieje kilka głównych typów. Najczęstsze:
- papier;
- nagrania dźwiękowe;
- materiały wideo;
- udokumentowane informacje elektroniczne.
Różnorodne dane na nośnikach materialnych
Informacje, poza wersją wielu badaczy, poza kryteriami porządku i stopnia organizacji są podzielone na udokumentowane i nieudokumentowane. Jaka jest różnica między nimi?
Udokumentowana jest konkretną organizacyjną, oficjalną formą istnienia informacji. Cel istnienia tego rodzaju danych jest związany z interesem publicznym i rządami prawa. Rodzaje udokumentowanych informacji mogą być różne. W końcu wszystko zależy od przyjętego jako kryterium kryterium klasyfikacji.
W przypadku kryteriów dostępności informacje są następujące:
- z ograniczonym dostępem;
- tajny materiał państwowy;
- rodzaj poufny;
- z nieograniczonym dostępem, publiczny.
Jeśli to możliwe, dzieje się tak:
- swobodnie dystrybuowane;
- dane, których ujawnienie jest surowo zabronione;
- Informacje ujawniane zgodnie z prawem federalnym;
- materiał, którego ujawnienie jest możliwe za zgodą określonego kręgu osób.
Udokumentowane właściwości informacji
Udokumentowane informacje to dane, które istnieją w pewnych obiektywnych warunkach i mają wiele cech.
Jego właściwości obejmują:
- ustalony charakter, to znaczy posiadanie źródła, moment dokumentacji i obowiązek przechowywania;
- trafność - zdolność do spełnienia wymagań potencjalnego konsumenta, do spełnienia żądań;
- wartość - dane dostosowane do celu;
- kompletność - optymalny stosunek między otrzymanymi a niezbędnymi informacjami;
- użyteczność - stopień jej konieczności;
- niezawodność - wyświetla poziom obiektywności informacji;
- nowość - znaczenie, ponieważ udokumentowane materiały stanowią wyjaśnienie informacji, które mogą stać się nieaktualne lub przestać być aktualne;
- aktualność;
- dostępność - zdolność konsumenta do swobodnego otrzymywania danych;
- bezpieczeństwo - brak nieautoryzowanego dostępu;
- ergonomia - optymalny stosunek objętości i formy danych dla konkretnego konsumenta;
- adekwatność - zgodność informacji z rzeczywistością, gotowość do odzwierciedlenia rzeczywistych obiektywnych warunków.
Ochrona udokumentowanych informacji w prawie rosyjskim
Trzy źródła prawa federalnego zapewniają udokumentowane oznaczenie informacji. Pierwsze źródło podaje wąską interpretację. Stwierdza, że udokumentowane informacje to rejestrowanie ważnych danych przy użyciu materialnego nośnika poprzez proces dokumentowania niezbędnych danych, w którym istnieją szczegóły, które umożliwiają identyfikację, wyznaczenie lub określenie tego materialnego nośnika (prawo informacyjne, art. 2).
Inne źródło ma szerszą interpretację.Stwierdza, że dokument oznacza obecność nośnika z zarejestrowaną informacją o charakterze tekstowym, dźwiękowym lub graficznym. Jego zawartość jest przeznaczona do przekazania do zamierzonego celu w określonym czasie.
Przykłady udokumentowanych danych
Udokumentowane informacje to akty prawne, dokumenty, archiwa przechowywane w różnych celach. Informacje przechowywane w przeważającej większości przypadków są przeznaczone do użytku publicznego. Przykłady obejmują:
- akty prawne, ramy regulacyjne;
- dokumenty zawierające informacje o sytuacjach awaryjnych o charakterze środowiskowym, demograficznym, sanitarno-epidemiologicznym, meteorologicznym;
- dokumenty zawarte w zbiorach bibliotecznych i innych różnych funduszach systemów informatycznych;
- informacje o środkach masowego przekazu i inne informacje publiczne zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.
W związku z powyższym należy zauważyć, że dokumenty i udokumentowane informacje stanowią w sumie najważniejsze elementy bezpieczeństwa państwa i dobrobytu publicznego. Jest to często repozytorium strategicznie ważnych informacji dla państwa. Dlatego tego rodzaju informacje powinny być starannie przechowywane, biorąc pod uwagę wymagania określone przez ustawodawstwo państwowe.