W trakcie działalności każdego przedsiębiorstwa pojawia się duża liczba dokumentów biznesowych. Wśród tej masy dokumenty osobowe wyróżniają się w osobnym kompleksie. W naszym artykule chcemy porozmawiać o tym, jakie typy istnieją, w jaki sposób są przechowywane.
Relacje pracownicze
Właściwie zorganizowany przepływ pracy w przedsiębiorstwie jest kluczem do sukcesu jego działań. Dlatego dokumenty biznesowe należy zawsze poświęcać należytej uwagi, a zatem odpowiednio sformatować i przechowywać.
Warto przypomnieć, że stosunki pracy między pracodawcą a pracownikami są zawsze regulowane przez Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. To na podstawie jego artykułów organizacja powinna właściwie organizować zwalnianie, przyjmowanie i przekazywanie pracowników. Wszystkie dokumenty, w których wskazane są etapy aktywności pracowników, są to dokumenty dotyczące personelu (personelu, personelu).
Zadaniem tych dokumentów jest prawidłowe wykonanie i zabezpieczenie stosunków pracy między pracownikami a pracodawcą. Należy zauważyć, że dokumentacja personelu jest jednym z najważniejszych aspektów obsługi personelu w każdym przedsiębiorstwie. Prawidłowość i aktualność dokumentacji powinna znajdować się pod kontrolą głowy.
Większość dokumentacji jest obowiązkowa i jest przewidziana przez Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, instrukcje dotyczące prowadzenia ksiąg pracy, ustawodawstwa emerytalnego i innych przepisów.
Rodzaje dokumentów dotyczących personelu
Dokumenty dotyczące personelu można podzielić na następujące typy:
- Dokumenty związane z personelem przedsiębiorstwa.
- Dokumenty potwierdzające awans pracowników.
- Dokumenty potwierdzające wdrożenie dyscypliny pracy.
- Dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
Jak widać, dokumenty dotyczące personelu zawierają wiele dokumentów regulujących stosunki między pracodawcami a pracownikami. Wszystkie regulują pewne kwestie związane z personelem przedsiębiorstwa.
Dokumenty dotyczące personelu głównego dzielą się na dwa typy:
- W księgowości.
- O rozliczaniu godzin pracy i obliczeniach związanych z wynagrodzeniem.
Dokumenty dotyczące personelu obejmują: zamówienia, umowy o pracę, dyplomy, certyfikaty, zeszyty, akta osobowe, karty, certyfikaty do certyfikacji pracowników, osobiste pełnomocnictwo.
Przechowywanie dokumentów
W ostatnich latach niestety tendencja do niedostatecznego zwracania uwagi na bezpieczeństwo dokumentów biznesowych była tendencja. Zgodnie z wynikami kontroli państwowej służby archiwalnej wyciągnięto wnioski sugerujące, że przechowywanie dokumentów personelu w normalnych warunkach jest obserwowane tylko w 20% zweryfikowanych przedsiębiorstw.
Chociaż każda firma musi przestrzegać zasad zapisanych w prawie. Prawidłowe podejście do dokumentów biznesowych jest bezpośrednio związane z potrzebą wspierania organizacji w instytucjach ubezpieczeń emerytalnych i innych agencjach rządowych. Naruszenie zarządzania dokumentami może prowadzić do niepożądanych konsekwencji, a także grozi grzywną.
Dokumenty dotyczące personelu (rodzaje papierów wartościowych podajemy w artykule) świadczą o doświadczeniu zawodowym ludzi, a także są podstawą do wyznaczenia emerytur i innych płatności na rzecz obywateli. W przypadku, gdy pracodawca popełni jakiekolwiek błędy, które nie doceniają dochodu pracownika, osoba może zaskarżyć ten fakt w sądzie.
Ponadto warto zrozumieć, że przechowywanie dokumentów na personelu jest konieczne, ponieważ tylko na ich podstawie można przywrócić informacje historyczne, które miały miejsce. Nie jest na próżno, że w przypadku dokumentów osobowych najdłuższe okresy przechowywania są określone przez prawo.
Nie trzeba mówić, że dokumentów nie można zgubić, a ponadto należy je przechowywać w odpowiednich warunkach. Kierownik i kierownik działu personalnego każdej organizacji jest zobowiązany do zapewnienia wszystkich warunków niezbędnych do przechowywania danych bieżących i archiwalnych.
Główne wymagania dotyczące zawartości papierów wartościowych obejmują:
- Dostępność oddzielnego pomieszczenia na bieżące miejsce do przechowywania.
- Pudełka lub szafki z dokumentami powinny być zamykane na klucz.
- Dokumenty powinny być ograniczone.
- Do archiwum musisz wybrać oddzielny pokój i kontrolować dostęp do niego.
Czas przechowywania
Warunki przechowywania dokumentów na personelu są najdłuższe w porównaniu z innymi dokumentami biznesowymi. Dokumenty o długim okresie trwałości obejmują:
- Wszystkie dokumenty administracyjne - zamówienia, zamówienia, dekrety.
- Listy pracowników.
- Karty rozliczeniowe pracowników.
- Sprawy osobiste.
- Konta osobiste pracowników.
- Stroje i karty czasu pracy.
- Umowy i umowy o pracę.
- Protokół ze spotkania.
- Listy osób, które przechodzą na emeryturę na preferencyjnych emeryturach.
- Przyjmowanie i księgowanie ksiąg rachunkowych pracowników.
Podaliśmy daleko od całej listy dokumentów przechowywanych przez 75 lat. Wyjątkami są następujące dokumenty:
- Ustawy o wypadkach przemysłowych - 45 lat.
- Arkusz taryfowy - 25 lat.
- Protokół z posiedzeń komisji w sprawie wypłaty dodatków za długi okres służby - 15 lat.
W określonym czasie firma musi zapewnić bezpieczeństwo papierów wartościowych w sposób określony przez prawo.
Przygotowanie dokumentów
Archiwum dokumentów dotyczących personelu w przedsiębiorstwie powinno znajdować się w osobnym pomieszczeniu, w którym nie ma dostępu do osób nieupoważnionych. Sprawy w pełni przygotowane i należycie przygotowane są do niego przekazywane. Warto zauważyć, że przygotowanie dokumentów rozpoczyna się na etapie ich tworzenia.
Dział personalny jest odpowiedzialny za prawidłowe wykonanie dokumentów dotyczących personelu. Dla łatwości użycia cała masa dokumentów jest układana przez funkcjonariuszy personelu w następujący sposób:
- Dla każdego rodzaju dokumentu sporządzane są przypadki: w przypadku zamówień, plików osobistych, protokołów itp. W folderach znajdują się nagłówki odzwierciedlające nomenklaturę.
- Wszystkie sprawy mają przypisane numery kont, a spis jest załączony.
- Zapewniono poufne bezpieczne przechowywanie prądu: w sejfie lub w zamkniętej szafce.
- Wszystkie arkusze spraw są archiwizowane i numerowane. A miejsce oprogramowania układowego jest zapieczętowane pieczęcią przedsiębiorstwa i poświadczone podpisami osób odpowiedzialnych.
- W każdym przypadku wewnętrzne zapasy muszą z pewnością być obecne.
- Na okładkach gotowych dokumentów wskazane są wszystkie szczegóły: okresy przechowywania, nazwy, daty.
Tworzenie akt osobowych
Akta osobowe zawierają wszystkie dokumenty zawierające informacje o pracowniku przedsiębiorstwa i jego pracy. Zasadniczo należy ustanowić akta osobowe dla wszystkich pracowników organizacji. Ale z reguły obecnie oficerowie wydają je tylko czołowym specjalistom i szefowi. Organizacja ma prawo samodzielnie decydować, jaki rodzaj papieru dostać na pracowników. Dlatego skład dokumentów z akt osobowych może być różny w różnych przedsiębiorstwach. Ale ogólnie powinien zawierać następujące dokumenty:
- Wykaz dokumentów sprawy.
- Podsumowanie i autobiografia.
- Profil
- Kopie artykułów na temat dostępności edukacji.
- Kopie specyfikacji.
- Kopie zamówienia po zatwierdzeniu stanowiska.
- Umowa o pracę.
- Wszelkiego rodzaju pomoc.
- Kopie zamówień na spotkanie, zwolnienie i relokację.
Wewnętrzny spis powinien zawierać informacje o numerach seryjnych każdego dokumentu w pliku. Taki dokument podpisuje osoba, która go skomponowała.
Wewnątrz obudowy musi znajdować się kwestionariusz zawierający wiele informacji dotyczących biografii, wykształcenia, stanu cywilnego pracownika. Aby wypełnić go poprawnie, pracownicy zwykle używają zeszytu pracy, dowodu osobistego i paszportu, dyplomu.
Dokumenty księgowe personelu
Ewidencję personelu prowadzi urzędnik ds. Personelu. Na podstawie podstawowych papierów wartościowych prowadzona jest rachunkowość operacyjna zmian i zmian liczby pracowników przedsiębiorstwa. Dokumenty księgowe obejmują: zamówienia, karty, personel, listy płac i wiele innych dokumentów.
Podczas zatrudniania każdemu pracownikowi przypisywany jest numer personelu, który jest następnie wymieniony we wszystkich dokumentach dotyczących księgowości i listy płac. Nawet jeśli dana osoba zostanie przeniesiona na nowe stanowisko lub po zwolnieniu, jego numer personelu pozostaje przy nim i nie jest przypisany innej osobie.
Zamówienia personalne
Zamówienia dokumentów dotyczących personelu są jednym z najważniejszych dokumentów w sprawach osobowych. Są one pogrupowane w osobne przypadki i jednocześnie mają własną numerację. Wewnątrz folder jest uporządkowany w porządku chronologicznym.
Niektóre zamówienia są tworzone w ujednoliconej formie, wypełniając w przyszłości tylko niezbędne kolumny. Cała reszta jest sporządzana w razie potrzeby, ale jednocześnie wszystkie dokumenty muszą spełniać określone wymagania.
Organizacja dokumentów dotyczących personelu, w tym zamówień, odbywa się na podstawie warunków ich przechowywania. Logiczne jest składanie ich w przypadkach, które mają te same terminy. Na przykład nakazy przyjęcia i zwolnienia należy zachować przez 75 lat, co oznacza, że należy je przechowywać oddzielnie od dokumentów rocznych regulujących urlop i przechowywać tylko przez pięć lat.
Jeśli przedsiębiorstwo jest duże, a przepływ dokumentów jest całkiem przyzwoity, wówczas można sporządzić różne rodzaje dokumentów jako osobną kwestię (na przykład zamówienia na wakacje - jeden folder, zamówienia na podróże służbowe - inny). To znacznie ułatwi pracę z dokumentami. Ponadto każdy pojedynczy przypadek jest rejestrowany w nomenklaturze organizacji. Jeśli zamówienie ma załącznik, jest on również składany. Ale co do podstaw zamówień - raportów, oświadczeń, aktów, są one przechowywane osobno.
Jak pokazuje praktyka, zamówienia i ich podstawy są przechowywane razem w bieżącej dokumentacji, ale w ramach przygotowań do przechowywania archiwalnego zaczynają się reorganizować, układać w różnych folderach. Oświadczenia, na przykład, są przechowywane do 75 lat, ale są częścią akt osobowych.
Wszystkie pozostałe bazy mają okresy przechowywania do pięciu lat, więc są one formowane jako osobna firma.
Zamów przechowywanie
Aby określić okres przechowywania zamówień, musisz użyć standardowej listy dokumentów. Jest okresowo sprawdzany i aktualizowany. W tej chwili lista opracowana w 2010 r. Jest aktualna. Według niego, tak jak poprzednio, podstawy zamówień mają być przechowywane przez około pięć lat, a większość samych zamówień jest przechowywana przez okres do 75 lat (w związku z wykonywaniem obowiązków, podróży służbowych, zmiany nazwisk, wakacji i certyfikatów).
Ponadto możesz poruszać się po okresach przechowywania zgodnie z listami działów sporządzonymi dla organizacji z niektórych dziedzin działalności. Zasady przewidują badanie wartości papierów wartościowych.
Dokumenty do przechowywania długoterminowego należy przenieść do archiwum dokumentów osobowych. Spisuje się na nich inwentarz, po czym są one przekazywane do długoterminowego przechowywania.
Obudowy, których okres przechowywania minął, mogą zostać zniszczone.
Jak niszczyć dokumenty?
Zarchiwizowane dokumenty przedsiębiorstwa mogą zostać zniszczone (jeśli upłynął okres przechowywania) niezależnie lub możesz zwrócić się o pomoc do specjalnych organizacji zajmujących się tym problemem.Bez względu na to, jak zorganizujesz proces, z pewnością należy sporządzić akt zniszczenia.
Papiery można spalić samodzielnie, jeśli jest na to bezpieczne miejsce lub możesz je zniszczyć za pomocą specjalnego urządzenia. W takich przypadkach akt jest napisany w dowolnej formie. Ale duże ilości skrzynek są łatwiejsze do oddania do utylizacji. Ale w tym przypadku wszystkim działaniom muszą towarzyszyć formalności. W akcie przyjęcia należy ustalić liczbę skrzynek i ich wagę. Lepiej jest, jeśli pracownik organizacji będzie osobiście obecny przy niszczeniu dokumentów w celu zachowania poufności.
Archiwum Państwowe
W każdym regionie Federacji Rosyjskiej znajduje się państwowe archiwum dokumentów dotyczące personelu. Głównym celem jego działalności jest zapewnienie niezawodnego przechowywania dokumentów na personel wszystkich przedsiębiorstw. Ponadto archiwum odpowiada na zapytania przedsiębiorstw i obywateli dotyczące kwestii związanych z dokumentami personalnymi. Ten kierunek jego działalności jest bardzo potrzebny i istotny, ponieważ gdy organizacja jest zamknięta, ludzie po prostu nie mają gdzie się udać, aby uzyskać niezbędne informacje.
Z tego powodu przed archiwami stoi zadanie zachowania wszystkich dokumentów. Obecnie bardzo często likwidowane i zamykane są nie tylko organizacje prywatne, ale także organizacje budżetowe. W takim przypadku muszą przenieść dokumenty personelu w celu przechowywania do archiwum państwowego. Przez 75 lat należy przechowywać następujące dokumenty: zamówienia, arkusze rozliczeniowe, dokumenty dotyczące relokacji i zwolnienia, akta osobowe itp.
Warto zauważyć, że sprawy należy przygotować przed przeniesieniem zgodnie z wszystkimi zasadami. Archiwa miejskie świadczą swoje usługi pod warunkiem uprzedniej zgody na złożenie dokumentów.
Przygotowanie dokumentów do przelewu obejmuje prawidłowe wykonanie wszystkich spraw, ekspertyzę papierów wartościowych, a także kompilację zapasów.
Czy muszę płacić za przechowywanie? Przedsiębiorstwa państwowe i budżetowe nie płacą za usługi archiwalne. Likwidowane przedsiębiorstwa o niepaństwowej formie przeniesienia własności prawidłowo wykonały sprawy tylko w przypadku zawarcia umowy.
Sprawy przekazywane są pod warunkiem zatwierdzenia i koordynacji z komisją ekspercką archiwum. Akceptacja i przekazywanie papierów wartościowych jest przeprowadzane przez pracowników instytucji w obecności likwidowanej organizacji. Proces ten jest dość długi i żmudny, ponieważ status dokumentów jest sprawdzany poprzez ich wizualne sprawdzenie. Na koniec sporządzany jest odpowiedni akt.
Zamiast posłowie
Dokumenty dotyczące personelu to specjalna kategoria dokumentów dostępna w każdym przedsiębiorstwie. Ich znaczenie polega na tym, że nie tracą na znaczeniu przez bardzo długi czas. Nawet po długim czasie może pojawić się sytuacja, w której musisz ponownie się do nich zwrócić. Nie bez powodu dokumenty te są sporządzane ze szczególną starannością i przechowywane przez wiele lat, nie tylko w przedsiębiorstwach, ale także w archiwach państwowych.