Trudno wyobrazić sobie dużą firmę, instytucję państwową lub edukacyjną, w której nie ma takiej pozycji. Planowanie spotkań, przygotowywanie dokumentacji, praca z korespondencją, odbieranie połączeń to tylko część obowiązków osoby zajmującej stanowisko, które będziemy studiować. Od 2016 r. Zakres podstawowych funkcji został określony w nowym przepisie regulacyjnym - profesjonalnym standardzie Sekretarza. Teraz można go wykorzystać jako podstawę do opracowania niezbędnych instrukcji serwisowych.
Funkcje zawodu
Pomimo ciągłych zmian na listach najpopularniejszych i najbardziej poszukiwanych zawodów na świecie, stanowisko sekretarza nadal jest dość powszechne. Oficjalnie w Rosji zawód ten istnieje od trzech wieków. W 1720 r. Piotr I zatwierdził go, wymagania wobec pracowników były dość wysokie: umiejętność czytania, znajomość prawa, umiejętność sporządzania dokumentów.
Początkowo tylko mężczyźni byli sekretarkami, dziś jest to głównie zawód kobiecy. Wynika to częściowo z faktu, że wykonywanie obowiązków sekretarskich wymaga wytrwałości, staranności, zdolności do wykonywania tej samej i monotonna pracy.
Jakie są wymagania współczesnych menedżerów wobec pracowników zajmujących takie stanowisko? Sekretarz musi być pewnym użytkownikiem podstawowych biurowych programów komputerowych, umieć obsługiwać sprzęt biurowy, pracować z dokumentacją, mieć dobre umiejętności komunikacyjne (dobra mowa, umiejętność dialogu, uprzejmość, etykieta). Ponadto bądź uważny, zorganizowany, zdyscyplinowany, stabilny emocjonalnie.
Jeśli chodzi o niezbędną edukację, nie ma żadnych ścisłych wymagań w tym zakresie w zakresie standardów zawodowych sekretarza. Jeśli masz wykształcenie ogólne, wystarczy doświadczenie zawodowe lub specjalne kursy. Jednak obecność dyplomu szkolnictwa wyższego z reguły daje przewagę w zatrudnianiu.
Standard profesjonalny
Wymagania dotyczące pracy sekretarskiej uzyskały formę aktu regulacyjnego w 2016 r. Uogólniony standard profesjonalny został przyjęty dla specjalisty ds. Dokumentacji i wsparcia organizacyjnego w zarządzaniu organizacją. Głównym celem normy jest optymalizacja polityki kadrowej. Głowa może się na nim skoncentrować, oceniając kwalifikacje zawodowe pracownika. Dokument jest również wykorzystywany do przygotowania programów szkoleniowych do szkolenia sekretarek.
Standard zawodowy zawiera:
- lista podstawowych funkcji pracy;
- wykaz umiejętności, wiedzy i wiedzy niezbędnej do ich wdrożenia;
- wymagania dotyczące poziomu wykształcenia i doświadczenia zawodowego.
Dokument zawiera także listę możliwych tytułów pracy i ich wymagań. Obejmuje to na przykład standardy zawodowe „Sekretarz głowy”, urzędnik i inni.
Struktura zawiera kilka bloków semantycznych:
- informacje ogólne (oznaczenie celu działania, kodator);
- mapa funkcjonalna (lista funkcji pracy i kategorii kwalifikacji);
- opis funkcji pracy (określenie listy obowiązków, umiejętności przypisanych pracownikowi);
- informacje o twórcach standardów.
Trzecia część rozpoczyna się od standardu profesjonalnego sekretarza-administratora, na którego kwalifikacje, poziom wykształcenia i doświadczenie są stawiane najbardziej łagodne wymagania.
Główne funkcje pracownika zajmującego badane stanowisko są sformułowane w następujący sposób:
- zorganizowany zbiór profesjonalnych informacji;
- wsparcie informacyjne na temat bieżących problemów;
- systematyzacja, dokumentacja i przechowywanie przychodzących informacji;
- towarzyszenie wydarzeniom biznesowym;
- stworzenie warunków niezbędnych do pracy szefa organizacji i wsparcia administracyjnego.
Opis stanowiska
W swojej pracy sekretarz kieruje się obowiązującymi przepisami, statutem organizacji, zarządzeniami i rozkazami szefa, własnym opisem stanowiska. W ostatnim dokumencie przypisano zadania zawodowe przydzielone urzędnikowi. Zaczynając wykonywać obowiązki służbowe, pracownik powinien zapoznać się z głównymi przepisami instrukcji. Jego postanowienia mogą służyć jako dowód w przypadku konfliktu w pracy. Dlatego treść instrukcji powinna być szczegółowa. I wyklucz możliwość podwójnej interpretacji.
Opis stanowiska sekretarza ds. Standardów zawodowych jest opracowywany z uwzględnieniem specyfiki konkretnej organizacji i obejmuje następujące sekcje:
- przepisy ogólne;
- funkcje pracownicze
- odpowiedzialność za pracę;
- prawa pracownicze;
- inne warunki i wymagania.
Przepisy ogólne wskazują, do której kategorii należy pracownik, a do kogo jest podporządkowany, procedurę mianowania i zwalniania, wymagania dotyczące kwalifikacji, wiedzy i umiejętności. Poniżej szczegółowo opisano, co dokładnie funkcjonuje pracownik i jakie ma prawa. W części dotyczącej oficjalnej odpowiedzialności wskazano naruszenia w pracy, za które pracownik może zostać ukarany.
Opis stanowiska jest zatwierdzany przez kierownika organizacji i przekazywany do wiadomości pracownika (pod podpisem).
Profesjonalny „Sekretarz głowy”
Zgodnie z jego postanowieniami pożądane jest przyjęcie na to stanowisko pracowników z wykształceniem wyższym (na poziomie licencjackim) lub średnim zawodowym. Ponadto doceniane jest doświadczenie zawodowe (co najmniej dwa lata).
Standard zawodowy wymienia główne działania pracownika dotyczące pracy:
- koordynacja planów tymczasowych z szefem;
- wybór formy planowania i zarządzanie organizatorem szefa;
- koordynacja spotkań, negocjacje z partnerami, klientami, pracownikami;
- informowanie lidera o czasie i harmonogramie nadchodzących wydarzeń.
Sekretarz lidera musi posiadać szereg umiejętności, aby wykonać powyższe czynności. Ustal cele, ustal kolejność i priorytet ich realizacji, pomóż liderowi w rozkładzie czasu pracy, zapewnij bezpieczeństwo informacji i wybierz najdogodniejsze sposoby powiadamiania o nadchodzących wydarzeniach. Korzystając z tych tez, zazwyczaj sporządzany jest opis stanowiska sekretarza szefa standardu zawodowego.
Powinien również znać specyfikę podstawowej działalności organizacji, przepisy prawa pracy i zasady prowadzenia negocjacji biznesowych.
Wymienione czynności sekretarza głowy dotyczące pracy obejmują szereg różnych obowiązków:
- planowanie dnia pracy;
- organizacja rozmów telefonicznych i podróży służbowych;
- praca z gośćmi w recepcji;
- organizacja imprez i spotkań roboczych;
- utrzymanie niezbędnego porządku pracy w biurze szefa;
- kontrola realizacji zamówień i instrukcji;
- wykonanie dokumentacji roboczej;
- w razie potrzeby opracowanie lokalnych aktów prawnych;
- przechowywanie dokumentacji;
- organizacja interakcji informacyjnej pracowników i kierownictwa organizacji.
Główne obowiązki sekretarza głowy
Stanowisko sekretarza szefa organizacji wymaga stałej interakcji z ludźmi i chęci doradzania klientom i odwiedzającym w podstawowych kwestiach. Oczywiście wiele zależy od specyfiki głównej działalności instytucji i stanowiska kierownictwa.Mają znaczący wpływ na opracowanie opisu stanowiska Sekretarza zgodnie ze standardem zawodowym.
Przepisy ogólne wskazują, że stanowisko należy do kategorii wykonawców technicznych, określa się wymagania dotyczące wykształcenia i stażu pracy pracownika. Spotkanie odbywa się bezpośrednio przez szefa. Aby sformułować niezbędną wiedzę i umiejętności, można zastosować profesjonalny standard sekretarki. Należą do nich: znajomość podstaw pracy biurowej; znajomość metod rejestracji i przetwarzania danych informacyjnych; Własność komputera znajomość zasad korespondencji biznesowej i komunikacji; znajomość wewnętrznych zasad i procedur bezpieczeństwa i wiele więcej.
Druga część instrukcji opisuje obowiązki pracownika. W trzeciej części - jego prawa. Na przykład sekretarz kierownika ma prawo zapoznać się z projektami decyzji związanych z jego działaniami, sugestiami dotyczącymi optymalizacji pracy, poprosić o informacje i dokumenty niezbędne do realizacji zadań itp.
Ostatnia część instrukcji określa środki odpowiedzialności pracowniczej w przypadku niewłaściwego wykonywania obowiązków służbowych, powodując szkody materialne.
Urzędnik
Głównym zadaniem urzędnika jest kontrolowanie przepływu pracy w jednostce lub całej organizacji (często na personelu pełniącym tę funkcję jest kilku pracowników). Lista kluczowych obowiązków jest podana w standardzie zawodowym sekretarza-sekretarza:
- archiwizacja i właściwe przechowywanie dokumentów;
- organizacja pracy z dokumentami;
- tworzenie przypadków zgodnie z wymaganiami nomenklatury organizacji.
Aby ubiegać się o to stanowisko, kandydat potrzebuje średniego wykształcenia zawodowego.
Podczas organizacji pracy z dokumentami sekretarz może odbierać i przetwarzać przychodzące materiały, sortować je i rejestrować w razie potrzeby, przygotowywać je do rozpatrzenia przez kierownika, przekierowywać je do bezpośrednich wykonawców i prowadzić bazę danych.
Aby zapewnić prawidłowe przechowywanie dokumentów, urzędnik musi być w stanie opracować nomenklaturę spraw, zweryfikować poprawność dokumentacji, formować sprawy oraz określić czas ich przechowywania, dystrybucji i przechowywania dokumentów.
Zanim dokumenty zostaną przesłane do archiwów w celu przechowywania, urzędnik sprawdza warunki ich przechowywania (stałe lub długoterminowe), sporządza wewnętrzny spis, sporządza okładki plików.
Referent lub sekretarz-administrator?
Czasami może być trudne ustalenie hierarchii stanowisk sekretarskich i ich obowiązków. Jaka jest na przykład podstawowa różnica między asystentem sekretarzem a administratorem? W końcu funkcje, które wykonują, są dość podobne.
Opis stanowiska sekretarza-administratora zgodnie ze standardem zawodowym zawiera:
- odbiór i dystrybucja przychodzących połączeń telefonicznych;
- organizacja pracy z gośćmi;
- realizacja funkcji koordynujących.
Powinien znać zasady etykiety biznesowej, rozmowy telefoniczne (z klientami, partnerami, przedstawicielami mediów i innymi), być w stanie prowadzić rozmowę i łagodzić sytuację konfliktową. Koordynujące funkcje administratora to zwykle prowadzenie rejestru ruchów pracowników, kurierów i tras kierowców.
Jak dotąd nie ma osobnego standardu zawodowego dla sekretarza-referenta, ale jego obowiązki są w dużej mierze podobne do asystenta kierownika. Podobnie jak administrator, pracuje z korespondencją, odbiera połączenia, spotyka i towarzyszy odwiedzającym, opracowuje harmonogramy podróży. Wszystko to jest jednak bezpośrednio związane z postacią szefa organizacji. W niektórych przypadkach jego obowiązki mogą zostać rozszerzone, co znajduje odzwierciedlenie w harmonogramie pracy (może być nieregularne).
Standardy zawodowe sekretarza wydziału akademickiego
Tacy pracownicy można znaleźć w personelu szkoły, uczelni lub uniwersytetu. Stanowisko należy do kategorii personelu pomocniczego dla nauczycieli. Aby określić podstawową funkcjonalność, pracodawca może skorzystać z ogólnego standardu specjalisty w zakresie obsługi dokumentacji. Ministerstwo Pracy nie zatwierdziło jeszcze odrębnego standardu zawodowego dla sekretarza jednostki edukacyjnej instytucji edukacyjnej. Do pracy niezbędne jest wykształcenie zawodowe (średnie) w zakresie pracy biurowej lub szkolenia zawodowego na podstawie kształcenia ogólnego. Nie ma ścisłych wymagań dotyczących dostępności doświadczenia zawodowego.
Na tym stanowisku pracownik:
- przyjmuje korespondencję, przekazuje ją kierownikowi organizacji edukacyjnej i wykonawcom;
- prowadzi formalności (w tym elektroniczne);
- przygotowuje projekty zamówień dla kontyngentu studentów;
- sporządza akta osobowe studentów;
- śledzi godziny nauczania nauczycieli;
- wysyła prośby, listy;
- sprawuje kontrolę nad wykonywaniem rozkazów i poleceń szefa.
Sekretarz naukowy i jego obowiązki
Ten post należy do dziedziny nauki. Sekretariaty naukowe są poszukiwane na uniwersytetach, instytutach badawczych, akademiach, organizacjach naukowych. Z reguły zapewniają pracę naukowców i rad rozpraw. Standard zawodowy sekretarza naukowego obejmuje planowanie wydarzeń naukowych (spotkania, konferencje, okrągłe stoły), ich organizację i przebieg, przygotowanie odpowiedniej dokumentacji oraz monitorowanie wdrażania podjętych decyzji.
Na to stanowisko można powołać pracowników posiadających stopień naukowy, doświadczenie w pracy organizacyjnej i naukowej (co najmniej 5 lat) oraz publikacje w recenzowanych publikacjach.
Sekretarz naukowy:
- zbiera propozycje do rocznego planu rozwoju i badań naukowych;
- kontroluje terminowe wdrażanie ustalonych tematycznych planów pracy naukowej i przygotowywanie odpowiednich raportów;
- przygotowuje projekty planów pracy rady naukowej (naukowej i technicznej), monitoruje wdrażanie jej decyzji;
- rozważa materiały wymagane do nadania stopnia naukowego i obrony rozprawy;
- przygotowuje propozycje planu publikacji prac naukowych;
- opracowuje kryteria oceny wydajności pracowników do certyfikacji;
- formułuje propozycje zaawansowanych szkoleń i staży dla naukowców.
Funkcjonalność rzecznika
Dość „młody” zawód. W Rosji zaczęła zdobywać popularność około połowy lat 90. ubiegłego wieku. W standardzie zawodowym sekretarza nazwa tego stanowiska nie jest przydzielana osobno. Ale dla wielu organizacji posiadanie takiego pracownika jest pilną potrzebą. To on kształtuje opinię publiczną na temat firmy. Główne obowiązki obejmują: organizowanie konferencji prasowych; zawartość strony internetowej organizacji; przygotowywanie komunikatów prasowych; planowanie kampanii informacyjnych (w prasie, sieciach, telewizji) mających na celu stworzenie pozytywnego wizerunku firmy.
Standard zawodowy sekretarza prasowego stanowi, że wnioskodawca musi mieć wyższe wykształcenie dziennikarskie, reklamowe, filologiczne lub PR. Pożądane jest również doświadczenie w pracy (od 3 lat) w danej dziedzinie, kompetentna mowa ustna i pisemna, znajomość języka obcego.