Każdy urzędnik ma pewne prawa i obowiązki związane z jego oficjalną działalnością. Są one bezpośrednio określone w jego opisie pracy, są wskazane w umowie o pracę. W tym artykule przeanalizujemy prawa i obowiązki menedżera dokumentów w tym duchu. Zastanów się, jakie wymagania stawiane są temu pracownikowi, aby wiedział, jaką odpowiedzialność ponosi za niego.
Kategorie
Co oznacza „obowiązki menedżera dokumentów kategorii 1”? Stanowisko to reprezentuje kilka kategorii - pod względem szkolenia, doświadczenia zawodowego pracownika:
- Pierwszy Obecność wyższego wykształcenia zawodowego w zakresie zarządzania dokumentami, doświadczenie na stanowisku menedżera dokumentów drugiej kategorii - co najmniej 3 lata.
- Drugi Obecność wyższego wykształcenia zawodowego w danej dziedzinie, doświadczenie zawodowe jako specjalista ds. Dokumentów - co najmniej 3 lata.
- Urzędnik ds. Dokumentów. Pracownik ten musi posiadać wyższe wykształcenie zawodowe w zakresie zarządzania dokumentami. Pracodawca nie ma wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego.
Jeśli chodzi o obowiązki menedżera dokumentów, ich maksymalny zestaw jest przewidziany dla specjalistów pierwszej kategorii. Minimum - dla pracowników, którzy nie mają jeszcze kategorii.
Wiedza zawodowa
Obowiązki menedżera dokumentów zaczynają się od tego, że specjalista musi posiadać pewną wiedzę niezbędną do podjęcia oficjalnych działań.
W opisach zadań zalecany jest następujący zestaw standardowy:
- Akty normatywne, legislacyjne, prawne, zarządzenia, zarządzenia, inne decyzje wyższych struktur dotyczące dokumentacji działalności pracodawcy.
- Główne przepisy zunifikowanego systemu zarządzania ewidencją stanu.
- Standardy dla jednolitej struktury dokumentów organizacyjnych i administracyjnych.
- Metody planowania, projektowania i dalszego rozwoju systemów dokumentacji.
- Techniki projektowania, planowania, prowadzenia dokumentacji przy użyciu sprzętu komputerowego i komputerowego.
- Procedury rejestracji, klasyfikacji, przechowywania, badania dokumentacji roboczej.
- Procedura sprawowania kontroli nad wykonywaniem dokumentacji.
- Wymagania dotyczące obsługi różnych dokumentów - przychodzących, wewnętrznych, wychodzących.
- Wymagania dotyczące dokumentacji planowania i raportowania na temat wektorów aktywności jednostek strukturalnych organizacji.
- Organizacja archiwizacji.
- Dokumenty prawne i zmiany metodologiczne dotyczące projektowania i korzystania ze zautomatyzowanych systemów informacji zarządczej.
- Podstawy dokumentacji.
- Podstawy programowania.
- Doświadczenie krajowe i zagraniczne w zakresie wsparcia dokumentacji dla działań pracodawcy.
Wiedza ogólna
Odpowiedzialnością kierownika dokumentu będzie także posiadanie wiedzy niezbędnej dla każdego członka zespołu, pracownika sektora usługowego, pracującego w biurze:
- Procedura obsługi komputera, innego biura, sprzętu komputerowego.
- Podstawy socjologii, ergonomii, psychologii społecznej.
- Podstawy ekonomii, a także zarządzanie personelem, zarządzanie, organizacja pracy.
- Rosyjskie prawo pracy.
- Zasady wewnętrznego harmonogramu pracy firmy zatrudniającej.
- Karta, układ zbiorowy organizacji zatrudniającej.
- Przepisy rosyjskiej konstytucji.
- Istniejące normy i zasady dotyczące ochrony pracy.
- Etyka biurowa.
- Kultura komunikacji.
- Podstawy prawa administracyjnego.
- Przepisy przeciwpożarowe.
Przywództwo w działaniach
Do obowiązków kierownika ds. Dokumentów w szkole, w przedsiębiorstwie, w spółce handlowej należy także zarządzanie następującymi aktami:
- Konstytucja Federacji Rosyjskiej.
- Rzeczywiste rosyjskie ustawodawstwo.
- Karta organizacji zatrudniającej.
- Układ zbiorowy pracodawcy.
- Wewnętrzne przepisy pracy w organizacji pracodawcy.
- Zamówienia, dekrety, bezpośrednie zamówienia pracownika.
- Opis stanowiska
Obowiązki funkcjonalne menedżera dokumentów
Jest to niezbędny element wszystkich opisów stanowisk. Obowiązki menedżera dokumentów w organizacji zależą oczywiście od wektora jej działalności, liczby menedżerów dokumentów i innych czynników.
Standardowy zestaw jest następujący:
- Opracowywanie i wdrażanie procesów technologicznych pracy z dokumentacją (danymi dokumentacyjnymi) w oparciu o wykorzystanie sprzętu komputerowego i biurowego. Obejmuje to księgowość, kontrolę, wykonywanie, wydawanie certyfikatów, pamięć operacyjną.
- Udział w planowaniu, organizacji, doskonaleniu działu zarządzania dokumentami organizacji zatrudniającej. Monitorowanie ogólnego stanu pracy biurowej.
- Przygotowanie propozycji w celu zapewnienia zestawu środków dla ergonomicznych warunków pracy, racjonalizacja miejsc pracy pracowników w oparciu o dokumentację organizacji.
- Opracowanie zunifikowanych systemów dokumentacji, arkuszy dokumentów biznesowych do różnych celów, poziomu zarządzania, klasyfikatorów danych dokumentów.
- Organizacja i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami.
- Środki mające na celu usprawnienie składu dokumentacji, różne wskaźniki informacyjne, zmniejszenie ich liczby, organizowanie wyszukiwania dokumentów biznesowych.
- Udział w selekcji dokumentów przedłożonych do przechowywania państwowego, w badaniu wartości dokumentów biznesowych.
- Udział w ustalaniu celów, planowaniu, projektowaniu, obsłudze i ulepszaniu systemów auto informacji, systemów zarządzania informacjami.
- Udział w rozwoju innowacyjnych technologii informatycznych opartych na wykorzystaniu technologii mikroprocesorowej i komputerowej, projektowanie i dalsza aktualizacja baz danych.
- Badanie i synteza zaawansowanych rosyjskich i zagranicznych doświadczeń w zakresie działań wspierających dokumentację.
- Opracowanie dokumentacji normatywnej i metodologicznej w zakresie ich kompetencji.
- Udział w selekcji, rozmieszczeniu, szkoleniu i zaawansowanym szkoleniu personelu z działu dokumentacji.
Oczywiście obowiązki menedżera dokumentów w przedszkolu mogą być nieco inne. Kierunek działań organizacji wpływa bezpośrednio na wypełnienie tej części opisu stanowiska.
Druga odmiana
Jeśli mówimy o obowiązkach menedżera dokumentów w szkole, to tutaj można przedstawić następujący zestaw:
- Prowadzenie dokumentacji zgodnie z dokumentacją administracyjną.
- Zapewnienie pełnego, wysokiej jakości i nowoczesnego wykonywania oficjalnych zadań.
- Racjonalne wykorzystanie materiałów, zasobów technicznych w ramach wykonywania zadań roboczych.
- Ochrona powierzonej dokumentacji przed ujawnieniem tajemnic handlowych, oficjalnych.
- Rejestracja korespondencji przychodzącej.
- Monitorowanie terminowej realizacji dokumentacji.
- Przygotowanie i dostawa do archiwum wykonanych dokumentów.
- Monitorowanie bezpieczeństwa zaufanych dokumentów biznesowych.
- Przygotowanie raportów, dokumentacja planistyczna.
- Drukowanie i powielanie dokumentów biurowych.
- Przygotowanie projektów zamówień na działania edukacyjne.
- Wydawanie certyfikatów pracownikom i studentom.
- Prowadzenie i zapewnianie rozliczeń (miesięcznych) harmonogramów.
- Wykonanie innych instrukcji ich bezpośredniego przywództwa.
Prawa Specjalistyczne
Ustaliliśmy obowiązki menedżera dokumentów w instytucji. Teraz wspominamy o prawach tego pracownika:
- Sugestie dotyczące usprawnienia organizacji obsługi dokumentacji, jej racjonalizacji w ramach istniejących standardów.
- Wymaganie od służb, działów, poszczególnych pracowników, którzy przygotowują dokumentację w organizacji, do przestrzegania określonych standardów i norm.
- Opracowanie i wdrożenie zunifikowanych, zunifikowanych systemów dokumentacji, harmonogramów dokumentów biznesowych, zgodność z wymogami i wytycznymi w zakresie zarządzania dokumentami.
Rozszerzone prawa
Pracodawca może uzupełnić listę uprawnień osoby zarządzającej dokumentami następującymi przepisami:
- Prawo do żądania od kierowników, pracowników przedsiębiorstwa dokumentacji niezbędnej do zapewnienia wykonania.
- Prawo do korzystania ze wspólnej biblioteki, funduszy informacyjnych, usług jednostek socjalnych, medycznych, gospodarstwa domowego firmy zatrudniającej.
- Prawo, w określony sposób, odwoływać się od poleceń zarówno kierownika działu, jak i kierownictwa firmy.
Odpowiedzialność
Obowiązki wiodącego menedżera dokumentów będą oczywiście szersze niż obowiązki funkcjonalne zwykłego specjalisty. Ale oboje są odpowiedzialni za swoje działania. Domyślnie wygląda to następująco:
- Za niewykonanie obowiązków funkcjonalnych (wskazanych w opisach stanowisk).
- W przypadku niespójnych danych rzeczywistych dotyczących statusu wykonania instrukcji i zadań.
- Za naruszenie zasad wewnętrznego harmonogramu pracy w organizacji pracodawcy.
- Za naruszenie przepisów bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, normy bezpieczeństwa pożarowego.
Przeanalizowaliśmy podstawowe prawa i obowiązki menedżera dokumentów. Jak widać z artykułu, pracownik musi również posiadać pewną wiedzę podczas ubiegania się o tę pracę. Jest odpowiedzialny za niewłaściwe wykonywanie obowiązków.