Przed skompilowaniem wiadomości musisz pamiętać, jak różni się etykieta listu biznesowego i listu osobistego. Najważniejsze jest obserwowanie poziomu pewności w prezentacji wybranego tematu. Adresat najprawdopodobniej zostanie nasycony tym lub innym problemem i spróbuje zaangażować się w rozwiązywanie postawionych pytań, jeśli poczuje komunikację na żywo zgodnie z listem. Dlatego ci, którzy znają współczesną etykietę pisania biznesowego, nie zawierają w tekście takich anachronizmów, takich jak „wychodzenie z faktu”, „powinieneś” lub nawet bardziej zapomniane „niniejszym informuję”.
Istotne cechy
Zachowano orientację biznesową i jasną definicję celu, spójność w zestawieniu faktów, specyfikę wniosków i wniosków oraz treść informacyjną komunikatów o działaniach i czynach. Listy biznesowe zaczęły być opracowywane w bardziej zrelaksowany sposób, jednak nie nabywały otwartych wyrażeń emocjonalnych, epitetów i porównań z cech osobistej korespondencji; nadal panuje tutaj stara etykieta pisania biznesowego. I tylko dlatego, że celem takiego komunikatu jest, jak poprzednio, złożenie propozycji, na którą musi koniecznie podążać konkretna odpowiedź, wpływ autora listu biznesowego powinien być bardzo wielki, ponieważ motywuje on adresata do działań o konkretnym charakterze. Ponadto tekst jest skompilowany w taki sposób, że punkt widzenia autora nie reprezentuje jego własnego stosunku do problemu, ale wzajemnie korzystne interesy w jego rozwiązaniu.
Etykieta listu biznesowego nakazuje, aby nie używać zaimka „ja”, jak to jest zwyczajowo w korespondencji osobistej, ale nacisk na inny zaimek - „ty” również tutaj jest odpowiedni. Jeśli wiadomość biznesowa zostanie napisana bezbłędnie, wydrukowana dokładnie, tekst zostanie umieszczony zgodnie ze wszystkimi zasadami i obowiązującymi wymogami, a zatem jest nie tylko łatwy do odczytania, ale również z przyjemnością, korespondencja z pewnością będzie kontynuowana. Chociaż dzisiaj bardzo często konieczne jest rozszyfrowanie kapryśnych zwrotów, szukając tematu i predykatu, aby dojść do sedna ich znaczenia. Zasady pisania w biznesie zmieniają się teraz bardzo szybko. Jakim dobrym tonem było pisanie ręczne. Wtedy można było mieć pewność, że wiadomość nie została sporządzona w kopii. Ile osobowości można było zobaczyć w tym przesłaniu, a szacunek zawsze był dodawany do relacji między adresatem a autorem. Szkoda, że ten zwyczaj jest zupełnie nieaktualny i prawie wszystkie litery stały się teraz elektroniczne.
Nowoczesne zasady
List biznesowy, którego próbka zostanie przedstawiona poniżej, przedstawia korespondencję z nowoczesnym aktem cywilizowanym. Obecnie nie ma mniej różnorodnych zasad, których należy przestrzegać. Chociaż w porównaniu z językiem urzędowym, który istniał w kraju pięćdziesiąt lat temu, zasady te wydają się bardziej niuansami lub specjalnymi subtelnościami. Przede wszystkim, zgodnie z regułami pisania pisma biznesowego, przed rozpoczęciem tekstu należy użyć powitania na adres osobisty adresata. Mimo że korporacje i wszelkie nie tak małe organizacje mają teraz wewnętrzne połączenie formatu ISQ, w którym odpowiedź następuje po pytaniu, pytanie po odpowiedzi i w tej szybkiej korespondencji, adresowanie według nazwy nie jest konieczne za każdym razem. Jednak prawidłowe wykonanie listu biznesowego wymaga indywidualnego ukierunkowania, dlatego konieczne jest osobiste odwołanie.
Temat listu we współczesnej korespondencji jest zwykle umieszczany w osobnym polu i należy go odpowiednio wypełnić, to znaczy zgodnie z treścią.Prawidłowo sformułuj temat listu - uzyskaj połowę sukcesu, ponieważ jest to pierwsza rzecz, którą widzi adresat. Dokładne sformułowanie pomoże mu dostroić się we właściwy sposób i odbierać otrzymane informacje szybko i w pełni. I zdecydowanie musisz poinformować adresata o otrzymaniu odpowiedzi - to dobry ton, okazujący szacunek współpracownikom i partnerom, zrobiono to sto dwieście lat temu, a potem nie spieszyło ci się żyć i wiedziałeś dokładnie, jak napisać list biznesowy. Dzisiaj musisz szybko odpowiedzieć na wiadomość, co pomaga e-mailowi - komunikacja odbywa się bardzo szybko. Jeśli nie możesz od razu odpowiedzieć, nadal musisz wysłać wiadomość o otrzymaniu odpowiedzi, w której podajesz czas następnej sesji komunikacyjnej.
Czas i miejsce
Należy pamiętać, że psychologicznie granica reakcji w czasie w jej wartości krytycznej wynosi czterdzieści osiem godzin. Dzieje się tak, jeśli nie ma automatycznej sekretarki. Po upływie dwóch dni adresat jest już pełen pewności, że jego list został pozostawiony bez opieki lub, co najwyżej, utracony. Reguły listu biznesowego zawierają ten punkt: nigdy nie zwlekaj z odpowiedzią, ponieważ jest to nieodzowna strata klienta, a partner zacznie się martwić i pomyśleć o zerwaniu wszelkiego rodzaju relacji. W każdym razie jest to rażące naruszenie etyki korespondencji biznesowej. Jeśli musisz wysłać te same informacje, możesz po prostu rozwinąć listę mailingową. Umieszczenie wszystkich adresów w jednym polu „do” znacznie skraca czas dostawy, a partnerstwo zachowuje przejrzystość: każda osoba, która otrzyma list, widzi utworzoną listę.
Wielką obietnicą kontynuowania współpracy jest grzeczne zdanie „z góry dziękuję”. Jak napisano w liście biznesowym i w jakiej części się znajduje - każdy sam decyduje. Oczywiście adresat powinien to zobaczyć po uzyskaniu informacji i impulsie do działania. Na końcu listu, przed blokiem kontaktowym, jest najlepsze miejsce na to zdanie. Nawiasem mówiąc, informacje kontaktowe: powinny znajdować się w każdym liście, nie tylko w pierwszym. Numery telefonów autora, stanowisko i wszystko inne nie może być zmuszone do szukania. Złożenie pisma biznesowego nie zależy od czasu trwania korespondencji. Zawsze należy przestrzegać zasad. Aby nie zgadywać, czy odbiorca otrzymał list, dostępna jest funkcja żądania. Tylko w tym przypadku możesz być pewien, że jest przeczytany. Historia korespondencji musi być zachowana, nie można napisać odpowiedzi z nową wiadomością. Jednak wysyłając całą taśmę komunikacyjną w celu rozwiązania określonego problemu, należy pamiętać nie tylko o podporządkowaniu, ale także o poufności. Jeśli dane osobowe są obecne w korespondencji, należy je usunąć przed odczytaniem przez osoby trzecie.
Pierwsza opcja i wprowadzenie
Jak napisać list biznesowy, aby adresat natychmiast zainteresował się tą wiadomością, a jego zainteresowanie nie zniknie do samego końca czytania? Istnieją trzy punkty, które są prawie magiczne dla tych, którzy ich używają. Przede wszystkim jest to temat, który osoba widzi przed otwarciem wiadomości e-mail. Od niej zależy, czy to nastąpi, czy adresat chce zapoznać się z przesłaniem. Drugi punkt to pierwsze zdanie wprowadzające, które ustawia osobę do przeczytania. I oczywiście zakończenie jest ważne. Wyrażenie „z góry dziękuję” działa bardzo dobrze. Jak napisano w liście biznesowym, najważniejszym momentem jest zakończenie, istnieje ogromna liczba opcji dla końcowych fraz, najważniejsze jest, aby wybrać odpowiedni ton. Z demokratycznego „Co powiesz?” do oficjalnego „Jaka będzie Twoja opinia na ten temat?”
Teraz spróbujmy szczegółowo przeanalizować przykładowy list biznesowy.
Opcja 1
Temat: List biznesowy
Data: 02 czerwca, piątek
Od: Iwan Pietrow
Do: Anna Sidorova
Cześć cześć
Zapraszamy na rozmowę z pracodawcami w dniu 12 czerwca o godzinie 14.00. Ponieważ będą inni kandydaci, a pracodawcy zaplanowali spotkanie tylko przez dwie godziny, lepiej nie spóźniać się.
Pozdrawiam
Iwan Pietrow.
Druga opcja i posłowie
Temat: List biznesowy. Spotkanie z pracodawcami
Data: 02 czerwca, piątek
Od: Iwan Pietrow
Do: Anna Sidorova
Cześć cześć
Dokładnie sprawdziliśmy twoje CV i zapraszamy na rozmowę z pracodawcami w dniu 12 czerwca o godz. 14.00. Ponieważ inni wnioskodawcy również zostaną przesłuchani, a pracodawcy planują spotkanie tylko przez dwie godziny, lepiej nie spóźniać się. I proszę podać w odpowiedzi, czy przyjedziesz, a także ostrzec z wyprzedzeniem, jeśli nie możesz nas odwiedzić w tym czasie.
Pozdrawiam
Iwan Pietrow.
Oto typowy list biznesowy o spotkaniu i zgodnie z dwiema przedstawionymi opcjami natychmiast staje się jasne, która z nich jest bardziej skuteczna. W drugim wariancie adresat zwraca uwagę na temat listu i natychmiast rozumie, o czym będzie mowa. Ponadto z łatwością znajdzie ten list za dziesięć dni, do czasu spotkania, po prostu patrząc na ten temat, nawet jeśli otrzyma pięćdziesiąt do stu listów dziennie. Temat doskonale identyfikuje wiadomość. Oznacza to, że ten list dotyczy właśnie spotkania, a nie dokumentów, nie płatności, nie klientów i tym podobnych - wszystko jest wyraźnie wskazane. Fraza wprowadzająca nieznacznie określa sytuację, dodając wzajemnego szacunku rozmówcom: pierwszy szanował i pisał „starannie przemyślany”, plus wynik - wywiad, a drugi powinien być za to wdzięczny. Zawiera również powód tego listu. Ostatnie zdanie zobowiązuje adresata do napisania odpowiedzi.
Pozycja biznesowa
Ogólne zasady pisania listów biznesowych mają zastosowanie do wszelkiej korespondencji, niezależnie od tego, czy jest to list, w którym negocjowane jest spotkanie, czy też jest to list odmowy dla nieudanego partnera. Struktura jest prawie zawsze taka sama, można ją po prostu zapamiętać, ale treść charakteryzuje autora, aw jego osobie firmę, którą reprezentuje jako cywilizowany, poprawny i kompetentny rozmówca. Korespondencja jest często bardzo kosztowną i złożoną pracą, ponieważ komunikacja drogą elektroniczną stała się jedną z głównych i, zasadniczo, integralną częścią pracy przedsiębiorcy.
Piszą do kolegów o pracy, piszą do kierownictwa, partnerów biznesowych i klientów. Piszą do ludzi, którzy są dobrze znani i do tych, którzy, być może, nigdy nie będą musieli czegoś widzieć. Zasadniczo nie ma wymagań dotyczących zestawiania listów biznesowych według jednego modelu, podręczniki nie zostały jeszcze napisane, ale etyka komunikacji biznesowej już się rozwinęła, ponieważ to właśnie ona jest motorem sukcesu firmy. List biznesowy to wizytówka firmy odzwierciedlająca jej oficjalne stanowisko. Od korespondencji zależy, czy współpraca będzie wygodna i produktywna oraz czy w ogóle się odbędzie. Dlatego przestrzeganie zasad dobrego wychowania w każdej wiadomości jest kluczem do sukcesu.
Korespondencja biznesowa
Zasady i normy dotyczące korespondencji biznesowej w formie elektronicznej są dokładnie takie same, jak środowisko biznesowe działa w ramach dowolnej interakcji - są to rozmowy telefoniczne, negocjacje i tym podobne. Istnieje kilka charakterystycznych cech, które stawiają korespondencję elektroniczną na równi z ugruntowanymi sposobami komunikacji biznesowej, a przede wszystkim - jest to imperatyw czasu. Zasady pozostają jednak takie same i nie zależą wcale od tego, w jaki sposób prowadzona jest korespondencja biznesowa - czy jest to list elektroniczny czy papierowy.
1. Przeciwnicy muszą wzajemnie szanować zarówno swoją indywidualną, jak i biznesową pozycję.
2. Przeciwnicy zawsze zwracają uwagę na swoje interesy biznesowe.
3. Poufność jest zawsze przestrzegana.
4. Wymianom informacji musi towarzyszyć punktualność.
Czy te zasady są przestrzegane, jeśli pole Temat nie jest zaprojektowane lub nie jest jasno i poprawnie sformatowane? Nie Nadawca nie docenia czasu adresata, a jego zadanie nie jest wykonywane szybko. Klient lub partner na określony temat natychmiast doceni treść wiadomości i priorytet czytania. Ważne jest również, aby wiedzieć, jak założyć list biznesowy. To jest osobiste powitanie. To determinuje zaufanie rozmówców, daje pewne osobiste skupienie. Ignorowanie nazwy odbiorcy jest niedopuszczalne, ponieważ jest uważane za nieprawidłowe.
Adresowanie
Tutaj wszystko powinno być przemyślane w najdrobniejszych szczegółach. Pola „Do”, „Kopiuj” lub - co ważniejsze - „UDW” to najważniejsze narzędzia etycznej komunikacji i jej wydajności. Nowoczesne środowisko biznesowe opracowało już podstawowe zasady dotyczące wykorzystania tych dziedzin. Jeśli nazwisko znajduje się bezpośrednio w polu „do”, adresat musi odpowiedzieć na ten list, nadawca tej odpowiedzi czeka, ponieważ list prawdopodobnie zadawał pytania. Jeśli w tym samym polu znajduje się kilka nazwisk, oznacza to, że nadawca otrzyma odpowiedzi od każdego odbiorcy. Jeśli nazwa znajduje się w polu „Kopiuj”, nie trzeba odpowiadać, tylko nadawca musi być na bieżąco. Jeśli jednak materiał listu jest zainteresowany i sprawia, że uczestniczysz w korespondencji, potrzebujesz na początku specjalnego wyrażenia, które będzie służyć jako znak dobrego smaku. Przykłady wyrażeń w liście firmowym, jeśli nazwisko adresata pojawia się w polu „kopiuj”: „Pozwól mi również zabrać głos w tej sprawie ...”, „Pozwól mi dołączyć do dyskusji ...” lub, bardziej demokratycznie, „Przepraszam, że przeszkadzam ...”.
Etykieta szczególnie subtelnie wskazuje sytuację, gdy nazwisko adresata znajduje się w polu „UDW”. W tym przypadku etyka biznesu jest bardziej narażona na zagrożenia niż kiedykolwiek, ponieważ jest to postrzegane jako narzędzie tajnych informacji i kontroli. Nikt nie widzi tych odbiorców. I widzą wszystkich i wszystko. Wiele firm w korespondencji korporacyjnej zabrania tego narzędzia, ponieważ skrupulatnie przestrzegają zasad etyki biznesowej. Jest to dozwolone tylko przez masowe zaproszenia (rocznica, impreza firmowa, ważne spotkanie lub negocjacje), w którym to przypadku przedmioty trafią na wiele adresów, ale żaden odbiorca nie zobaczy adresu e-mail innej osoby. Oczywiście odbiorcy z pola UDW nigdy nie nawiązują korespondencji.
Treść informacyjna
Format, struktura, objętość, język - wszystko to dotyczy poprawnej pracy z informacjami. Osobliwością i charakterem jej złożenia jest również narzędzie, wskaźnik chęci korespondencji i zdolność do skomponowania kompetentnego tekstu listu - z szacunkiem i tak poprawnie, jak to możliwe w odniesieniu do adresata. Tekst najlepiej odbierać w objętości mieszczącej się na jednym ekranie, czyli w formacie arkusza A4. Załączniki wysyłane z listem nie powinny przekraczać trzech megabajtów, ponieważ serwer poczty odbiorcy nie może ich przegapić. Przesyłane pliki nie będą powodować problemów dla odbiorcy, jeśli zostaną użyte uniwersalne kodowania rar lub Zip. Tekst odpowiedzi powinien być umieszczony na górze, a nie na dole, to znaczy na początku litery, co uchroni odbiorcę przed wyszukiwaniem.
Odpowiedź, jak już wspomniano powyżej, nie może być napisana jako nowy list, należy zapisać historię korespondencji, aby adresat nie szukał oryginalnej wiadomości. Język pisania w biznesie powinien być tak prosty i zrozumiały, jak to możliwe, przy minimalnym użyciu wewnętrznego słownictwa korporacyjnego, profesjonalnego słownictwa, slangu, angielskiego, akronimów i skrótów. Możliwe jest jednak stosowanie tego wszystkiego w firmie podczas korespondencji, ponieważ w ten sposób zarówno wydajność, jak i szybkość komunikacji są znacznie zwiększone, a zatem jest to uważane za dopuszczalne i całkowicie etyczne. Korespondencja wewnętrzna zwykle składa się ze skrótów, a slang składa się prawie całkowicie. Ale w komunikacji z zewnętrznymi partnerami lub klientami biznesowymi takie przypadki prawie nigdy nie występują.
Trochę o warunkach
Czasami nie można obejść się bez terminologii, szczególnie w wyspecjalizowanych firmach. Innym pytaniem jest to, że niezbędne słowa wprowadzone w kontekst biznesowy muszą zostać wyjaśnione, a rozmówca musi nauczyć się ich używania. Na przykład klient chce reklamować swoje produkty w Internecie, a menedżer sprzedający te usługi pisze frazy, które są całkowicie niezrozumiałe dla osób postronnych z takimi zwrotami jak „słowa kluczowe”, „kontekstowy baner” i tak dalej. Jednak nie można się bez nich obejść, dlatego trzeba przeszkolić klienta.
