Proces tworzenia rezerwy kadrowej w nowoczesnych warunkach jest bardzo ważną procedurą, która pozwala nie tylko szybko rozwiązać problem zastępowania pracownika podczas jego nieobecności, ale także odpowiednio wyszkolić nowego, który może być odpowiedni do zajmowania wykwalifikowanego stanowiska. Rozważmy bardziej szczegółowo proces tworzenia rezerwy personelu.
Koncepcja
Pod rezerwą personelu należy rozumieć listę osób, które ze względu na swoje umiejętności, wiedzę i umiejętności mogą wykonywać funkcje i zadania specjalistów na określonym stanowisku wyższego stopnia.
Aby dostać się do rezerwy, pracownik musi mieć dużą wiedzę i ambicje w celu awansu zawodowego. Taką promocję należy rozumieć jako zajmowanie stanowisk kierowniczych, co wymaga od kandydata z rezerwy spełnienia określonych wymagań i cech.
Wartość rezerwowa personelu
Powołanie rezerwy personelu jest określone w przepisach na szczeblu federalnym. Na przykład dekret rosyjskiego rządu „W sprawie zatwierdzenia programu federalnego„ Szkolenie i przekwalifikowanie rezerwy kadry kierowniczej ”mówi o potrzebie przeszkolenia wykwalifikowanych menedżerów we wszystkich obszarach, zwłaszcza organów państwowych, co wiąże się ze zmianami społeczno-ekonomicznymi zachodzącymi w państwie. Po przyjęciu tego dokumentu dodano więcej ustaw, które określają i uzupełniają proces tworzenia rezerw kadrowych w strukturach i organach państwowych. Takie zamówienia opracowało wiele ministerstw (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, Ministerstwo Rolnictwa, Ministerstwo Transportu, Roskomnadzor itp.)
Wartość rezerwy kadrowej jest również dwuznaczna dla konkretnych organizacji, które zamierzają pracować przez długi czas i mają perspektywy wzrostu, dbają o zmniejszenie ryzyka kadrowego, szczególnie na stanowiskach kierowniczych.
Cele dotyczące rezerwy personelu
Cele utworzenia rezerwy są następujące:
- szybkie rozwiązanie problemów związanych z odejściem kluczowych menedżerów;
- znaczne oszczędności w kosztach finansowych i czasowych na poszukiwanie, selekcję i szkolenie personelu;
- rozwój zawodowy pracowników;
- zwiększenie lojalności pracowników i motywacji do pracy (w tym brak lęku wśród „rezerwistów” przed trudnością wypełniania swoich nadchodzących obowiązków i nagle przydzielonych zadań);
- kształtowanie przez pracowników zrozumienia własnej wartości dla pracodawcy;
- szkolenie specjalistów w zakresie przyszłych zmian w organizacji;
- umiejętność „dopracowania” personelu, który spełni wymagania twojej organizacji;
- zmniejszenie rotacji personelu;
- zatrzymanie obiecującego personelu w firmie.
Proces tworzenia rezerwy personelu jest dość skomplikowany. Wymaga to zaangażowania nie tylko szefa firmy i obsługi personalnej, ale także innych specjalistów (prawników, psychologów, związku zawodowego itp.). W związku z tym problemy rezerwy personelu są z reguły rozwiązywane wspólnie za pomocą specjalnego organu (lub komisji).
Główne zadania
Utworzenie rezerwy personelu ma na celu rozwiązanie następujących problemów:
- identyfikacja istniejącego potencjału wśród pracowników;
- możliwość zajmowania wolnych miejsc pracy;
- ciągłość procesu produkcyjnego i jego skuteczność.
Kluczowe dokumenty
Skład takiego przepisu dotyczącego tworzenia rezerwy personelu powinien obejmować następujące sekcje:
- cele i zadania rezerwy personelu;
- zasady stworzenia;
- wykaz stanowisk, dla których utworzono rezerwę personelu;
- porządek formacyjny;
- kryteria wyboru kandydatów;
- program szkoleniowy;
- kryteria odliczenia od rezerwy;
- analiza wydajności pracy rezerwowej.
Przepis ten może również zawierać informacje o próbkach dokumentów, które muszą zostać wydane w trakcie pracy z rezerwą.
Rodzaje rezerwy personelu
Kandydaci muszą w pełni spełniać wymogi dotyczące stanowiska, na które zostali objęci rezerwą. Dotyczy to jednak tych, którzy mają duży potencjał dalszego awansu zawodowego, ale którzy mają mniejsze doświadczenie lub są niedostatecznie przygotowani. Z reguły na każde stanowisko wybiera się 2 kandydatów.
Według rodzaju działalności alokuje się rezerwę rozwojową i rezerwę funkcjonalną. Innymi słowy, rezerwista może dokonać wyboru między dwoma kierunkami kariery - zawodowym i menedżerskim.
W momencie mianowania w rezerwie kadrowej formowana jest grupa kandydatów aktualnie nominowanych na wyższe stanowisko oraz grupa kandydatów na następne 1–3 lata.
Rezerwa personalna może być wewnętrzna i zewnętrzna. Stworzenie wewnętrznego jest bardziej zbadanym procesem, wymagającym mniej wydatków finansowych. Taka rezerwa jest częściej wykorzystywana w praktyce.
Rezerwa zewnętrzna obejmuje zaangażowanie kandydatów z zewnątrz.
Zasady
Zarządzanie rezerwami kadrowymi firmy opiera się na pewnych zasadach. Rozważ podstawowe zasady tworzenia rezerwy personelu:
- zasada trafności - oznacza, że potrzeba obsadzenia stanowiska powinna być aktualna dzisiaj;
- zasada zgodności - oznacza, że kandydat musi spełniać wymagania dotyczące stanowiska;
- zasada prospektywności kandydata.
Jak powstaje
Obecny system tworzenia rezerwy kadrowej to żmudna praca mająca na celu wskazanie obiecujących pracowników (lub ich rekrutację) jako najbardziej odpowiednich i spełniających wymagania dotyczące stanowisk kierowniczych.
System ma określone zasady. Kolejność formowania jest następująca:
- utworzyć organ zajmujący się tymi problemami;
- opracować regulacje wewnętrzne, czyli dokument, w którym konieczne jest odzwierciedlenie wszystkich procedur tworzenia rezerwy;
- stworzyć mechanizmy wdrażania opracowanych reguł.
Prawidłowe utworzenie takiego systemu jest kluczem do sukcesu w optymalizacji liczby pracowników w firmie.
Schemat formowania etapowego
Rozważ etapy tworzenia rezerwy personelu, które sugerują pewną sekwencję etapów:
- analiza obecnej sytuacji:
- ocena zapotrzebowania na nowych menedżerów lub specjalistów na następne 1-3 lata;
- opracowanie listy stanowisk nowej rezerwy;
- określanie dostępności istniejących specjalistów do zastąpienia;
- specyfikacja listy specjalistów;
- analiza efektu utworzonej wcześniej rezerwy.
Wybór niezbędnych kandydatów do włączenia do rezerwy odbywa się na następujących etapach:
- analiza danych z kwestionariuszy przez pracowników;
- przeprowadzanie wywiadu;
- monitorowanie zachowania pracowników w ich relacjach z innymi kolegami;
- ocena wskaźników wydajności, które charakteryzują jego aktywność zawodową, a także wyniki jego konkretnych zadań;
- certyfikacja pracownika;
- identyfikacja zgodności zidentyfikowanych cech z wymogami stanowiska;
- porównanie wyników dla różnych kandydatów;
- zestawienie listy nowej rezerwy z listą kandydatów na stanowisko.
Ta lista ma swoje własne cechy:
- jedna osoba na raz może występować w kilku sekcjach: dla bliskiej i dalekiej przyszłości, a także dla różnych opcji stanowisk;
- gromadzenie maksymalnej ilości informacji o kandydacie, na przykład danych osobowych, wyników certyfikacji, oceny potencjalnej, recenzji kolegów itp.
- formułowanie zaleceń dotyczących programu kształcenia ustawicznego.
Tak uzyskana lista jest zatwierdzana przez kierownika organizacji.
Dalsze prace mają następującą strukturę:
- od czasu do czasu przeglądając listę kandydatów;
- uzupełnienie listy, jeśli to konieczne;
- wykluczenie z listy pracowników, którzy przestali spełniać wymagania;
- dostosowanie programów rozwoju personelu;
- analiza skuteczności wykorzystania rejestru, prognozowanie i zmiany.
Proces oceny personelu
Główne rodzaje oceny personelu:
- systematyczne, co odbywa się poprzez jasne zdefiniowanie wszystkich znaków oceny (proces, częstotliwość, kryteria, metody pomiaru);
- niesystematyczne.
Główne procedury oceny są następujące:
- przygotowanie oceny - obejmuje zebranie wstępnych informacji;
- bezpośrednia ocena pracownika poprzez tworzenie grup ekspertów, które oceniają poziom wiedzy, umiejętności, zdolności i wyniki pracy pracownika;
- etap oceny, w tym spotkanie komisji w następującej kolejności: zaproszenie pracownika i jego lidera, rozpatrzenie materiałów, wysłuchanie rozmówców, omówienie wyników, sformułowanie wniosku, sporządzenie protokołu;
- etap decyzyjny, po którym formułowany jest wniosek uwzględniający wnioski i propozycje komisji; na tym samym etapie formułowane są zalecenia dotyczące awansu pracownika na wyższe stanowisko.
Jak odbywa się konkurs?
Osobno powinniśmy porozmawiać o organizowaniu zawodów w rezerwie personelu. Procedura tej procedury jest również wyraźnie uregulowana w wewnętrznych dokumentach firmy. W celu przeprowadzenia takiej procedury w organizacji tworzone są specjalne komisje przetargowe:
- do przeprowadzenia konkursu na obsadzenie wakującego stanowiska;
- zorganizować konkurs formacji rezerwowej.
Procedurę przetargową można rozpocząć tylko wtedy, gdy jest co najmniej dwóch kandydatów do rezerwy personelu. W przeciwnym razie konkurs zostanie uznany za nieudany.
Główne etapy konkursu:
- złożenie notatki przez kierownika działu do przewodniczącego komisji przetargowej;
- przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów do konkursu;
- 20 dni przed zawodami publikowane jest ogłoszenie o tym;
- dokumenty są otrzymywane od wnioskodawców;
- sporządza się protokół z posiedzenia komisji konkursowej;
- przeprowadzenie testu konkurencyjnego przez przetestowanie uczestników, a także wystawienie zadania konkurencyjnego;
- ocena kandydatów biorących udział w konkursie;
- dokonuje się wyboru zawodnika;
- sporządzono wszystkie niezbędne dokumenty w celu jego przyjęcia.
Cechy państwowej służby cywilnej
Aby ułatwić rozwój systemu służby cywilnej, a także usprawnić procedurę tworzenia i efektywnego wykorzystania rezerwy personelu kierowniczego, pod Prezydentem Federacji Rosyjskiej powołuje się komisję do spraw służby publicznej i rezerwy personelu kierowniczego.
Planowanie i tworzenie rezerwy personelu państwowej służby cywilnej trwa zwykle od jednego do trzech lat. Czas spędzony w rezerwie kadrowej poszczególnych specjalistów również wynosi średnio trzy lata, ale przy długoterminowych planach organizacji może on wynosić pięć lat.
Niezależnie od terminu realizacji projektu „rezerwowego” i możliwości finansowych organizacji praca z rezerwą personelu musi być prowadzona wśród zainteresowanych stron w formie otwartej (informacje muszą być dostępne dla pracowników), środowisko to musi być konkurencyjne (kilku kandydatów musi zostać wybranych na stanowisko kierownicze).
Wyniki działalności zawodowej są bardzo ważnym kryterium wyboru, ponieważ może nie tylko oceniać skuteczność kandydata, ale także oceniać korzyści wynikające z umieszczenia go w rezerwie. Takie niematerialne zachęcanie specjalisty, takie jak włączenie do rezerwy personelu, będzie dobrym przykładem dla innych pracowników i zmotywuje ich do wysokich wyników pracy.
Ten zestaw wymagań nie jest wyczerpujący i można go sformułować w zależności od potrzeb organizacji obecnie iw przyszłości, od poziomu rotacji personelu, a także od jego cech społecznych, wieku i innych cech. Ważne jest, aby zrozumieć, że nadmiernie zaostrzona selekcja może dyskryminować pracowników.
Aby zarządzać rezerwą personelu, zwykle wydawane są specjalne wewnętrzne akty prawne i lokalne. Na przykład przepis dotyczący tworzenia rezerwy personelu lub przepis dotyczący pracy z rezerwą personelu. Na wczesnym etapie realizacji tego projektu podobny dokument ma na celu konsolidację:
- procedura tworzenia rezerwy;
- zadania rozwiązane przez utworzenie rezerwy;
- obowiązki i obowiązki urzędników tworzących rezerwy;
- porządek i system pracy;
- uzupełnienie rezerwy i zmiany jej składu;
- system zgłaszania prac personelu i procedura utrzymywania tego zgłaszania.
Taki dokument podkreśli znaczenie pracy, powagę intencji kierownictwa i uważne podejście do pracowników.
Wraz z rozporządzeniem o utworzeniu rezerwy kadrowej opracowywana jest lista stanowisk rezerwy kadrowej państwowej służby cywilnej, która m.in. określa liczbę kandydatów na stanowisko rezerwowe. W większości organizacji istnieją programy rozwoju rezerwy personelu, zatrzymywania personelu, a także list rezerwowych w przypadku obsadzania wolnych miejsc pracy. Należy pamiętać, że pracownicy wpisani do rezerwy personelu muszą nie tylko zdawać sobie z tego sprawę, ale także jasno przedstawiać swoje perspektywy i wymagania, które zostaną im przedstawione w przypadku prawdziwej awansu.
Szkolenie „rezerwistów” może przybrać formę szkolenia zaawansowanego, uzyskania drugiego wykształcenia wyższego, odbycia kursów lub stażu. Dobrym dodatkiem są spotkania wymiany doświadczeń, podczas których pracownicy dzielą się swoją wiedzą i wrażeniami.
Jednocześnie należy zwrócić uwagę na fakt, że czekanie na zwroty od zarezerwowanych i wyszkolonych specjalistów na określone stanowisko jest bezcelowe, jeśli praca z rezerwą personelu nie jest związana ze strategią organizacji, nie jest wspierana przez całą kulturę korporacyjną, jeśli testy pośrednie i analiza rotacji personelu nie są przeprowadzane wśród pracowników niska lojalność, brak chęci do nauki. Ale jeśli wszystko jest inne - rezerwa kadrowa z pewnością stanie się dobrym czynnikiem motywującym zarówno pracowników, jak i samą organizację.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zapewnia się stałą pracę z rezerwą, której celem jest przygotowanie godnej zmiany dla wiodących pracowników i zapewnienie ciągłości pokoleń. Formy i metody pracy z rezerwą określa kierownik organizacji lub jej jednostka strukturalna oraz wymagania stanowiska.
Wniosek
Tak więc utworzenie rezerwy kadrowej w firmie ma na celu aktualizację istniejącego zespołu zarządzającego i specjalistów kosztem zarówno własnych, jak i przyciągniętych pracowników. Wejście do tej rezerwy wymaga od kandydata szczególnych cech, wiedzy, doświadczenia, umiejętności, a także zakłada możliwość jego szkolenia i dalszego szkolenia do wymaganego poziomu. Lista stanowisk i wymagania wobec nich w organizacji są ustalane indywidualnie w jej ramach.