Wielu z tych, którzy stale korzystają z elektronicznego zarządzania dokumentami, prawdopodobnie natrafiło na taką koncepcję, jak podpis elektroniczny. Niemniej jednak dla większości osób termin ten jest nieznany, ale ci, którym udało się wypróbować to narzędzie, nie byli rozczarowani. Mówiąc najprościej, podpis elektroniczny jest odpowiednikiem podpisu odręcznego. Często ta metoda jest używana podczas pracy z dokumentami elektronicznymi, niezależnie od dziedziny działalności. Przyjrzyjmy się bliżej, co to jest, do czego służy i jak zdobyć klucz podpisu elektronicznego.
Do czego służy podpis elektroniczny?
Ludzie, którzy nie mieli jeszcze czasu na zapoznanie się z tym narzędziem, mają logiczne pytania, dlaczego w ogóle potrzebują EDS, kiedy możesz po prostu wydrukować dokument na drukarce, poprzeć go i wydrukować w zwykły sposób?
Istnieje więc wiele powodów, dla których podpis elektroniczny jest cenniejszy niż prawdziwy. Rozważmy je bardziej szczegółowo:
1. Elektroniczne zarządzanie dokumentami. W kontekście współczesnej komputeryzacji nie ma potrzeby zapisywania dokumentów w formie papierowej, tak jak miało to miejsce wcześniej. Teraz wszystkie organizacje państwowe uznają moc prawną i wygodę dokumentów elektronicznych z kilku powodów:
- nie zajmują miejsca;
- bezpiecznie przechowywane;
- proces wymiany informacji jest znacznie uproszczony i tak dalej.
W przypadku międzynarodowego obiegu dokumentów podpis elektroniczny w ogóle nie ma analogii, ponieważ całkowicie rozwiązuje problem podróży w celu podpisania dokumentacji w spółkach zależnych. Dostęp z komputera do dokumentów połączonych firm zapewnia podpis elektroniczny, który jest gwarancją autentyczności, a także ułatwia komunikację menedżerom.
2. Raportowanie. Dokumentacja poparta podpisem elektronicznym ma moc prawną, co oznacza, że nie musisz sam wysyłać kuriera ani dostarczać dokumentów, wystarczy otworzyć dokument z raportem, naprawić EDS i wysłać go do adresata pocztą elektroniczną. Wszystkie działania potrwają tylko kilka minut.
3. Usługi rządowe. Główną zaletą jest to, że nie musisz spędzać czasu na długich kolejkach. Osoba może po prostu wprowadzić podpis elektroniczny na uniwersalnej karcie elektronicznej (UEC), która ma już wszystkie ważne dane.
4. Licytacja online. W tej sytuacji EDS gwarantuje, że w aukcji bierze udział prawdziwa osoba, która ponosi materialne zobowiązanie z tytułu nieprzestrzegania warunków umowy.
5. Trybunał arbitrażowy. Dokumenty elektroniczne poparte dokumentami elektronicznymi są uznawane za pełne dowody.
6. Transfer dokumentacji. Ta opcja jest szczególnie przydatna dla osób prawnych, ponieważ daje prawo do:
- Wprowadzenie elektronicznego raportowania w firmie, a tym samym wymiany dokumentów między działami, strukturami i innymi miastami.
- Przygotowuj i podpisuj umowy prawne z partnerami z innych miast i krajów.
- Dostarczenie dowodów w postępowaniu elektronicznym na rozprawie, bez osobistej obecności.
- Wysyłaj raporty do organów rządowych bez wychodzenia z biura.
- Otrzymuj usługi od państwa, potwierdzając prawo do nich za pomocą dokumentu elektronicznego.
Szefowie organizacji ze zintegrowanym elektronicznym systemem zarządzania dokumentami na zawsze pozbędą się pytań dotyczących przetwarzania i przechowywania folderów z ważnymi dokumentami.Zastanawiasz się, jak teraz uzyskać certyfikat klucza podpisu elektronicznego? Odpowiedzi na to i wiele innych istotnych pytań znajdziesz poniżej.
Jak to działa
Kwalifikowany typ klucza elektronicznego jest najczęstszy, ponieważ zasada jego działania jest niezwykle prosta - podpis cyfrowy jest rejestrowany w Urzędzie Certyfikacji, w którym przechowywana jest jego kopia elektroniczna.
Nie wiesz, jak uzyskać certyfikat klucza weryfikacji podpisu cyfrowego? Kopia jest wysyłana do partnerów, a firma będąca właścicielem ma dostęp do oryginalnego certyfikatu klucza.
Po otrzymaniu klucza elektronicznego właściciel instaluje na komputerze specjalny program, który generuje podpis, który jest blokiem z następującymi danymi:
- Data podpisania dokumentu.
- Informacje o osobie, która podpisała.
- Identyfikator klucza
Po otrzymaniu dokumentacji partnerzy muszą otrzymać kwalifikowany certyfikat klucza weryfikującego podpis elektroniczny do procesu deszyfrowania, czyli uwierzytelnienia. Certyfikat podpisu cyfrowego jest ważny przez rok i przechowuje następujące informacje:
- Tablica rejestracyjna
- Okres ważności
- Informacje o rejestracji w urzędzie certyfikacji (CA).
- Informacje o użytkowniku i urzędzie certyfikacji, w którym został wyprodukowany.
- Lista branż, w których możesz użyć.
- Gwarantowana autentyczność.
Podróbka podpisu cyfrowego jest prawie niemożliwa, dlatego ubezpieczenie go przed oszustwem jest nierealne. Wszystkie procesy wykorzystujące klucze są wykonywane wyłącznie w ramach programu, którego oryginalny interfejs pomaga we wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentami.
Procedura uzyskania EDS. Instrukcje krok po kroku
Po przestudiowaniu wszystkich zalet EDS, zdecydowałeś się go zdobyć. Świetnie! Ale tutaj pojawia się pytanie, jak zdobyć klucz podpisu elektronicznego? Odpowiedź znajduje się w szczegółowej instrukcji krok po kroku poniżej.
- Wybór rodzaju podpisu cyfrowego.
- Wybór organizacji certyfikującej.
- Aplikacja do produkcji podpisów elektronicznych.
- Płatność fakturą po potwierdzeniu wniosku.
- Przygotowanie zestawu dokumentów.
- Uzyskanie podpisu cyfrowego. Konieczne jest przybycie do centrum certyfikacji z oryginalnymi dokumentami (lub kserokopiami poświadczonymi przez notariusza), które są wymagane do podpisu cyfrowego, z pokwitowaniem zapłaty faktury, a ponadto osoby prawne i indywidualni przedsiębiorcy powinni mieć przy sobie pieczęć.
Sam proces uzyskania jest bardzo prosty, jednak w niektórych sytuacjach można odmówić otrzymania podpisu elektronicznego, na przykład we wniosku wskazano błędne dane lub dostarczono niekompletny pakiet dokumentów. W takich przypadkach błędy powinny zostać poprawione, a aplikacja ponownie zastosowana.
Następnie rozważamy każdy element bardziej szczegółowo.
Krok 1. Wybór rodzaju EDS
Nie wiesz, jak zdobyć niekwalifikowany klucz do podpisu elektronicznego? Przede wszystkim należy zrozumieć rodzaje podpisów cyfrowych, których zgodnie z prawem federalnym jest kilka:
- Proste Zawiera informacje o posiadaczu podpisu, aby odbiorca dokumentacji mógł zrozumieć, kto jest nadawcą. Taki podpis nie ma ochrony przed podróbkami.
- Wzmocniony. Jest również podzielony na podgatunki:
- Bez zastrzeżeń - zawiera dane nie tylko o nadawcy, ale także o poprawkach wprowadzonych po podpisaniu.
- Kwalifikowany - najbardziej niezawodny rodzaj podpisu. Ma wysoką ochronę, a także posiada moc prawną, 100% odpowiada podpisowi ręcznie. Podpis kwalifikowany wydaje się wyłącznie w organizacjach akredytowanych przez FSB.
Większość klientów wypełnia wniosek o podpis kwalifikowany, co jest zrozumiałe, ponieważ oszuści różnych kategorii szukają podpisów elektronicznych, a także innych kluczy, które zapewniają dostęp do danych osobowych i transakcji związanych z finansami.
Krok 2. Urząd certyfikacji
Nie wiesz, skąd wziąć klucz do podpisu cyfrowego? W centrum certyfikacji jest to instytucja zajmująca się produkcją i wydawaniem elektronicznych podpisów cyfrowych. Obecnie w Rosji istnieje ponad sto takich centrów.
Krok 3. Aplikacja
Po wybraniu rodzaju podpisu i organizacji certyfikującej nadszedł czas na złożenie wniosku. Nie wiesz, jak zdobyć klucz podpisu elektronicznego? Możesz wypełnić wniosek na różne sposoby: osobiście w przedstawicielstwie firmy lub wypełniając go na stronie internetowej. Podczas wysyłania aplikacji online dokumenty są wysyłane do urzędu certyfikacji pocztą lub kurierem, a wraz z wnioskiem są przesyłane osobiście.
Aplikacja internetowa pozwoli Ci zaoszczędzić czas osobisty, ponadto zawiera minimalną ilość informacji: inicjały, numer telefonu do komunikacji i adres e-mail. Po wysłaniu w ciągu godziny zostanie wykonane połączenie telefoniczne z pracownikiem centrum certyfikacji w celu wyjaśnienia wprowadzonych danych. Podczas rozmowy będzie mógł odpowiedzieć na wszystkie pytania i doradzić w sprawie rodzajów elektronicznych podpisów cyfrowych.
Krok 4. Płatność
Nie wiesz, jak zdobyć klucz podpisu elektronicznego? Najpierw musisz zapłacić rachunek, odbywa się to przed otrzymaniem EDS. Natychmiast po potwierdzeniu wniosku i uzgodnieniu niuansów z klientem wystawiana jest faktura na jego nazwisko. Koszt podpisu cyfrowego różni się w zależności od wybranej organizacji, miejsca zamieszkania i rodzaju podpisu. Koszt obejmuje:
- Generowanie certyfikatu klucza podpisu.
- Oprogramowanie wymagane do wygenerowania podpisu i przesłania dokumentacji.
- Wsparcie techniczne.
Koszt podpisu cyfrowego zaczyna się od 1500 rubli, średnia waha się od 5 do 7 tysięcy rubli. Przy zamawianiu dużej liczby podpisów, na przykład dla całej organizacji, minimalny koszt może być niższy.
Krok 5. Przygotowanie dokumentacji
Nie wiesz, jak uzyskać klucz podpisu elektronicznego dla adresu IP? Lista dokumentów dla różnych kategorii obywateli jest bardzo różna: osoba fizyczna, osoba prawna lub indywidualny przedsiębiorca, dlatego przeanalizujemy pakiet dokumentów niezbędnych do uzyskania EDS osobno dla każdej grupy.
Osoby prawne
- Oryginalny paszport CEO.
- Kserokopia 2 i 3 stron w 1 egzemplarzu.
- Certyfikat OGRN.
- Dokumenty dotyczące ustanowienia organizacji (karta lub umowa założycielska).
- INN
- ŚNIEGI.
- Aplikacja do produkcji elektronicznego podpisu cyfrowego.
- Wyciąg z ujednoliconego stanu rejestru podmiotów prawnych (formularz musi koniecznie zawierać pieczęć Federalnej Służby Podatkowej, a także podpis, nazwisko i stanowisko pracownika departamentu).
Indywidualni przedsiębiorcy
Aby otrzymać klucz do podpisu elektronicznego dla podatku, indywidualny przedsiębiorca musi dostarczyć następujący zestaw dokumentów:
- Oryginalny paszport.
- Kopia arkuszy 2 i 3 w paszporcie - 1 kopia.
- Kserokopia dokumentu dotyczącego rejestracji państwowej osoby jako kopia IP - 1.
- ŚNIEGI.
- Kserokopia dokumentu rejestracji podatkowej - 1 kopia.
- Wyciąg z USRIP poświadczony przez notariusza (okres wystawienia nie może przekraczać 30 dni).
- Aplikacja do produkcji elektronicznego podpisu cyfrowego.
- Wniosek o przystąpienie do regulaminu urzędu certyfikacji.
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych wnioskodawcy.
W przypadku pełnomocnictwa i paszportu podpis cyfrowy indywidualnego przedsiębiorcy może zostać odebrany przez jego upoważnionego przedstawiciela.
Osoby fizyczne
Jak uzyskać klucz do podpisu elektronicznego dla osoby podatkowej? Przede wszystkim należy przygotować następujące dokumenty:
- Paszport obywatela.
- INN
- ŚNIEGI.
- Aplikacja do produkcji podpisów elektronicznych.
Krok 6. Uzyskanie podpisu cyfrowego: etap końcowy
I w końcu dochodzimy do ostatniego pytania: skąd wziąć klucz podpisu elektronicznego do usług publicznych i innych usług? Można to zrobić w specjalnych punktach dystrybucji zlokalizowanych w całej Rosji. Szczegółowe informacje o centrach certyfikacji znajdują się na oficjalnej stronie internetowej organizacji, w specjalnej sekcji.Zasadniczo okres na uzyskanie podpisu cyfrowego nie przekracza trzech dni.
Możliwe opóźnienie ze strony wnioskodawcy z powodu opóźnionej płatności faktury lub błędów w dokumentacji.
Ważne! zwracaj dużą uwagę na wyciąg z ujednoliconego rejestru państwowego osób prawnych i fizycznych, ponieważ proces przygotowania dokumentu zajmuje 5 dni roboczych!
Teraz wiesz, gdzie i jak zdobyć klucz podpisu elektronicznego. Proces rejestracji jest dość prosty, a przy odpowiednim przygotowaniu zajmie to bardzo mało czasu.
