Dziś firma rozwija się szybciej. Czas determinuje pieniądze i odwrotnie. Im bardziej mobilni są pracownicy firmy, tym silniejsza jest jej pozycja rynkowa. Dlatego samochód stał się nie tylko środkiem transportu, ale także sposobem na zysk i osiągnięcie sukcesu.
Obecnie korzystanie z samochodu osobowego do celów służbowych jest stosowane w wielu przedsiębiorstwach, w których personel wykonuje prace związane z podróżowaniem. Menedżerowie używają również prywatnych pojazdów do rozwiązywania różnych problemów związanych z pracą na drodze.
Sposoby rejestracji relacji z pracownikiem na temat korzystania z transportu
W tym artykule dowiesz się, jak to udokumentować. Relacje są zawierane z pracownikiem, który używa swojego samochodu do wypełniania obowiązków służbowych na różne sposoby.
Po pierwsze, możesz określić klauzulę dotyczącą użytkowania nieruchomości w umowie o pracę i wypłacać rekompensatę zgodnie z prawem.
Po drugie, możesz również sporządzić i podpisać umowę z pracownikiem (zwaną prawem cywilnym), wskazującą na dzierżawę własnego transportu z zapewnieniem pomocy zarządczej i użytkowania technicznego. Jednocześnie przestrzeganie norm korzystania z samochodu osobowego w celach służbowych.
Zalety i wady każdej opcji
Każda opcja ma zalety i wady. Rozważmy je bardziej szczegółowo.
Różnica w stosunku do innych środków pozyskiwania pojazdów do użytku polega na tym, że w tym przypadku samochód jest eksploatowany zarówno przez pracowników, jak i przez osoby prywatne. W związku z tym opłaty za użytkowanie samochodu pracownika mogą być niższe niż czynsz, co jest implikowane zgodnie z umową wynajmu samochodu z kierowcą. Ale, jak pokazuje praktyka, funkcjonowanie własnego samochodu zależy od obszaru jego użytkowania: zwykle są to podróże służbowe, gdzie łatwiej jest dostać się do własnego samochodu, lub są to miejsca, gdzie nie jeździ transport publiczny lub inny. Różne spotkania biznesowe często wymagają korzystania z samochodu. Gdzie jeszcze może być potrzebny transport osobisty? Na przykład aktywność pracownika obejmuje ciągłe przemieszczanie się po mieście, od jednego klienta do drugiego. Robienie tego na piechotę nie zadziała, ponieważ spędza się dużo czasu. Dla firmy korzystne jest zatrudnienie osoby z maszyną. Będzie miał czas na obchodzenie klientów, a firma zrekompensuje mu wydatki.
Również eksploatację własnego samochodu w ramach stosunku pracy można uznać za wypełnienie przez pracownika jego obowiązków służbowych. Rekompensata za korzystanie z samochodu osobowego do celów służbowych, należna pracownikowi, nie powinna być opodatkowana. Ale te rekompensaty z reguły mają swoje własne niuanse w prawie pracy. Prawo cywilne zapewnia stronom związku wybór. Pozwala to rozważyć różne opcje i kwoty płatności związane z eksploatacją samochodu, aby wszyscy zainteresowani byli zadowoleni. Sugeruje to jednak, że podatki i składki zostaną odjęte od kwoty odszkodowania.
Użytek własny samochodu służbowego
Nie ma znaczenia, którą metodę wybierzesz, lepiej jest, jeśli pracownik podróżuje własnym transportem.Firma nie będzie musiała ponosić ciężaru dużych wydatków na zakup lub wynajem samochodu, odpowiednio, koszty tego okresu nie wzrosną. Zmniejszą się wydatki na konserwację i użytkowanie: częściowo firma płaci, częściowo pracownik (właściciel transportu), który wykorzystuje ją na własne potrzeby. Oprócz zmniejszenia ilości odpadów firma zmniejsza koszty dokumentów i robocizny związane z rozliczaniem użytkowania samochodu.
Relacje między pracownikiem a pracodawcą są regulowane przepisami prawa pracy, przewidującymi wypłaty odszkodowań za amortyzację pojazdu, jego amortyzację i defraudację, które są związane z użytkowaniem własnego samochodu pracownika na potrzeby służbowe. Dlatego należy wydać zamówienie na użytkowanie samochodu służbowego do celów osobistych.
Jak już wspomniano, zasady zwrotu kosztów pracownikowi i kwoty odszkodowania są przewidziane w prawie pracy, a w przypadku braku takich zasad są określane w drodze porozumienia stron umowy o pracę, które jest zawierane na piśmie. Następnie pojawia się pytanie przed księgowym: jak sporządzić akt dotyczący prowadzenia własnego transportu przez pracownika?
Płatność za korzystanie z samochodu osobowego do celów służbowych
Opcjonalnie jako podstawę przyjmuje się istniejącą dokumentację regulacyjną dotyczącą wypłat odszkodowań za eksploatację własnego samochodu, na przykład zatwierdzoną przez rząd Federacji Rosyjskiej (dotyczy tylko standardów płatności, ale nie ich wielkości):
- Personel organów spraw wewnętrznych.
- Pracownicy organizacji i organów systemów penitencjarnych, federalnych straży pożarnych państwowych straży pożarnych, organów kontroli narkotyków i organów celnych.
- Pracownik rządu federalnego.
Pomimo faktu, że dokumentacja jest skierowana do różnych podkategorii osób, zasady dotyczące spotkań i wypłat odszkodowań są takie same:
- Rekompensata jest wypłacana pracownikom wykonującym pracę o charakterze podróżnym.
- Podstawą dla pracownika do korzystania z własnego samochodu na potrzeby służbowe jest kolejność zarządzania.
- W przypadku pracowników korzystających z pojazdów osobowych na potrzeby urzędowe przez pełnomocnika właściciela płatności wyrównawcze naliczane są w ten sam sposób.
- Aby wypłacić odszkodowanie za użytkowanie samochodu osobowego do celów służbowych, pracownik musi złożyć wniosek stwierdzający, które zobowiązania pracownicze zostały wypełnione i na jak długo jego samochód był używany.
Jeśli wszystko zostanie poprawnie sformalizowane, nie będzie problemów z otrzymaniem wypłaty odszkodowania. Zobaczmy, jaki pakiet dokumentów powinien odebrać pracownik.
Dokumentacja dostarczona przez pracownika
Wraz z oświadczeniem pracownik dostarcza inną niezbędną dokumentację:
- Kopia dowodu rejestracyjnego samochodu osobowego lub paszportu dla pojazdu (PTS), pełnomocnictwo, które uprawnia do kierowania samochodem.
- List przewozowy, niezbędne szczegóły i harmonogram wjazdu są przyjmowane przez organy wdrażające politykę państwa i regulacje prawne w dziedzinie transportu.
- Dokumentacja potwierdzająca marnotrawstwo korzystania z własnego samochodu na potrzeby służbowe (kontrole zużycia paliwa, certyfikaty konserwacji).
Księgowy musi również wypełnić list przewozowy, ponieważ jest to główny dokument potwierdzający wykorzystanie transportu osobistego przez pracownika do celów urzędowych. Formularz tego arkusza został zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej. Inne organizacje mogą skorzystać z listu przewozowego w swojej formie lub innego dokumentu potwierdzającego koszt materiałów palnych. Wszystkie dane określone przez prawo muszą być wskazane:
- nazwa dokumentu;
- data wydania;
- organizacja dokumentu;
- działalność gospodarcza i jej treść;
- jednostki miary;
- stanowiska osób odpowiedzialnych;
- podpisy określonych osób.
Ponadto musisz określić konkretną lokalizację pojazdu. W przeciwnym razie wypłata odszkodowania może być trudna. Kiedy stosuje się jednolity formularz, konfliktów jest mniej.
Cała dostarczona dokumentacja powinna potwierdzać działanie na potrzeby przedsiębiorstwa, a nie na potrzeby pracownika. Należy jednak pamiętać, że decyzja o zapłacie za użytkowanie samochodu osobowego do celów służbowych jest podejmowana przez szefa w określonym czasie, biorąc pod uwagę:
- Konieczność obsługi samochodu w celu wypełnienia obowiązków pracowniczych związanych z częstymi wyjazdami służbowymi.
- Czas pracy pojazdu na oficjalne potrzeby.
- Kwota środków, które zostały przydzielone firmie na pracę.
Odzyskiwanie kosztów przedsiębiorstwa
Korzystanie z samochodu osobowego w celach biznesowych wiąże się z różnymi kosztami, ale nie wszystkie z nich zostaną zwrócone przez przedsiębiorstwo. Zgodnie z praktyką korzystania z własnego transportu defraudacja między pracownikiem a przedsiębiorstwem powinna być rozdzielana w następujący sposób: pracownik powinien zwrócić defraudację na zakup paliwa i smarów na podstawie faktu potwierdzonego dokumentacją (czeki, paragony itp.). Odszkodowanie wypłacane jest osobno wraz ze zwrotem defraudacji.
Odszkodowanie nie jest wypłacane pracownikowi w następujących sytuacjach:
- podczas wakacji;
- podczas podróży służbowej;
- w okresie czasowej niepełnosprawności, co potwierdza zwolnienie chorobowe;
- w innych przypadkach, gdy samochód nie działa.
Podczas prowadzenia własnego pojazdu (po wypełnieniu zgody na użytkowanie samochodu osobowego do celów urzędowych zgodnie z modelem) pracownik nie otrzyma oddzielnej płatności za pomoc w zarządzaniu i konserwacji. Sama eksploatacja własnego pojazdu odbywa się w granicach obowiązków pracowniczych, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, które stanowi wynagrodzenie. Obliczanie rekompensat za użytkowanie samochodu jest analogiczne do opłaty za wynajem, która obejmuje amortyzację pojazdu.
Jeżeli umowa najmu pojazdu przewiduje czynsz, podlega ona zasadniczo podatkowi od osób fizycznych. Podatek dochodowy od osób fizycznych nie jest pobierany tylko od odszkodowania za eksploatację samochodu osobowego pracownika i poniesione przez niego wydatki. Zostanie to opisane bardziej szczegółowo poniżej.
Refleksja wydatków w rachunkowości
Rozliczanie wypłat odszkodowań za eksploatację własnego pojazdu na potrzeby służbowe oraz zwrot defraudacji związanej z użytkowaniem pojazdu osobistego są przechowywane na koncie 302 12 „Inne płatności”.
W rachunkowości przedsiębiorstwa wskazują tylko dwa księgowania podczas korzystania z samochodu osobowego do celów urzędowych:
- Uznanie kwoty odszkodowania i zwrot kosztów po fakcie.
- Wypłata odszkodowania na rzecz pracownika w ustalonej wysokości.
W dziale księgowym budżetowego lub autonomicznego przedsiębiorstwa zajmującego się wychowaniem fizycznym i sportem dokonuje się takich zapisów księgowych dotyczących zawartości operacji:
- Refleksja wydatków na wypłatę odszkodowania.
- Realizacja problemu rekompensaty z kasy instytucji.
- Przelew na kartę bankową do pracownika.
Ale jeśli korzystanie z samochodu osobistego pracownika do celów urzędowych odbywa się na podstawie umowy o pracę, skorzystaj z konta 302 24 „Czynsz i rozliczenia z tego tytułu”. W kolumnie „Kredyt” na tym rachunku wskazane jest uznanie czynszu, a w kolumnie „Obciążenie” - jego przekazanie na rachunek pracownika lub emisja z kasy firmy.
W dziale księgowym budżetowego lub autonomicznego przedsiębiorstwa zajmującego się wychowaniem fizycznym i sportem dokonuje się takich zapisów księgowych dotyczących zawartości operacji:
- Opłata za wynajem samochodu.
- Czynsz został opłacony z kasy instytucji.
- Przeniesiony na kartę bankową do pracownika.
Warto jednak zauważyć, że nie ma zapisów zobowiązań podatkowych dla transakcji uproszczonych. Powinien być opodatkowany, a korzystanie z samochodu osobowego do celów służbowych.
W jakich sytuacjach podatek dochodowy jest pobierany od odszkodowania?
Porozmawiajmy teraz o podatkach. Wszystkie zyski osiągane przez osoby fizyczne, w tym pracowników przedsiębiorstw, są opodatkowane od dochodów osobistych. Wszystkie rodzaje rekompensat przewidziane w prawie pracy są zwolnione z opodatkowania.
Oznacza to, że kwota niepodlegająca opodatkowaniu to kwota wskazana w umowie o użytkowanie samochodu osobowego do celów służbowych. W takim przypadku musi istnieć dokumentacja potwierdzająca własność pojazdu użytkowanego przez podatnika. Ponadto za pomocą dokumentów konieczne będzie potwierdzenie faktycznej eksploatacji pojazdu w interesie przedsiębiorstwa i ilości odpadów z nim związanych.
Ale ani prawo pracy, ani przepisy podatkowe nie zawierają:
- Lista dokumentacji, która może potwierdzić działanie własnego pojazdu.
- Przepisy zabraniające szefowi przedsiębiorstwa zwrotu pracownikom defraudacji powstałych przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych.
Wynika z tego, że sam szef przedsiębiorstwa może stworzyć zasady ustalania zwolnień podatkowych dla pracowników korzystających z samochodu osobowego do celów służbowych, z uwzględnieniem ich własnego rozmiaru.
Jeśli pracownicy używają samochodów osobowych do pracy, odszkodowanie nie jest opodatkowane, ale pod następującymi warunkami:
- korzystanie z transportu i rekompensata są ustalane na piśmie (sporządzana jest osobna umowa lub jest to przewidziane w umowie o pracę);
- pracownicy przedłożyli dokumenty do samochodu (dowód rejestracyjny, tytuł);
- organizacja opracowuje arkusze tras.
Składki ubezpieczeniowe
Przy obliczaniu składek ubezpieczeniowych należy pamiętać, że są one pobierane od płatności i nagród naliczanych osobie fizycznej w ramach stosunku pracy i umowy cywilnoprawnej. Obliczenie wypłaty odszkodowania za użytkowanie pojazdu do pracy w wysokości określonej w umowie między pracodawcą a pracownikiem nie stanowi wynagrodzenia, wynagrodzenia z tytułu wykonania pracy lub innych obowiązków, świadczenia rzeczowego. W związku z tym rekompensata taka nie jest objęta składką ubezpieczeniową.
Jeśli pracownik organizacji korzysta z samochodu służbowego, a nie ma listów przewozowych i innych dokumentów potwierdzających, wówczas taka osoba odniesie korzyść ekonomiczną w wysokości, w której jest szacowana. Ten rodzaj dochodu podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych przy korzystaniu z samochodu służbowego do celów osobistych.
Oprócz wyjaśnień urzędników staje się jasne, że dostarczenie samochodu przez pełnomocnika nie wiąże się z przeniesieniem własności, a samochodu tego nie można uznać za własność powiernika. Zgodnie z art. 185 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej pełnomocnictwo to pisemne pełnomocnictwo, które jedna osoba wydaje innej osobie w celu reprezentacji przed stroną trzecią.
Wypłata odszkodowania na podstawie umowy o pracę za prowadzenie własnego pojazdu, która jest przekazywana pracownikowi do zarządzania przez pełnomocnika, również nie jest opodatkowana. Należy pamiętać, że kierowca jest odpowiedzialny za korzystanie z samochodu służbowego do celów osobistych.
Rozliczenia wynikające z umowy najmu samochodu z kierowcą nie mogą być traktowane jako wypłata odszkodowania pracownikowi, któremu udzielono pełnomocnictwa do kierowania pojazdem.Zatem przedmiot składek ubezpieczeniowych dla funduszy pozabudżetowych jest nieobecny.
Kiedy potrzebny jest list przewozowy?
Wielu księgowych zadaje pytanie: „Czy list przewozowy jest wymagany do wypłaty odszkodowania za eksploatację własnego pojazdu?”. Jednocześnie wszyscy wiedzą, że taki arkusz zmusza do wypełnienia ustawy federalnej „Karta transportu drogowego i elektrycznego elektrycznego transportu powierzchniowego”, która zabrania transportu bagażu, ładunku, pasażerów transportem publicznym (autobusy, trolejbusy, tramwaje), samochodów i ciężarówek bez odpowiedniego listu przewozowego transport, tak jak w celu korzystania z samochodu służbowego do celów osobistych. List przewozowy znajduje się na liście dokumentów niezbędnych do eksploatacji samochodu będącego własnością osoby prawnej.
Co mówi nam o tym prawo transportowe? Instytucje i przedsiębiorstwa korzystające z pojazdów do transportu pasażerów i towarów nie obejdą się bez listu przewozowego. Jeśli samochód jest obsługiwany przez osobę na własne potrzeby, nie ma potrzeby sporządzania takiego arkusza, jak zakłada to w powyższych aktach normatywnych dla osób prawnych i przedsiębiorców korzystających z pojazdów.
List przewozowy podczas korzystania z samochodu osobistego pracownika
Podobna opinia dotyczy korzystania z samochodu osobowego przez pracownika do celów służbowych. Ale tutaj potrzeba jego wykonania jest podyktowana nie przepisami prawa transportowego, ale normami prawa pracy i przepisami podatkowymi, które zobowiązują do potwierdzenia oficjalnej eksploatacji własnego pojazdu pracownika. Aby potwierdzić marnotrawstwo przy zakupie paliw i smarów na potrzeby ogólnych prac produkcyjnych, potrzebujemy prawidłowo przygotowanego listu przewozowego, który wskazuje faktyczne zużycie paliwa. Informacje, które nie pozwalają na sprawdzenie kosztów paliw i smarów, ponieważ ogólna produkcja może przejść w ręce kontrolerów.
Podsumowując, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie. Aby płatności z tytułu eksploatacji własnego pojazdu pracownika były wyrównawcze, należy przestrzegać procedury korzystania z samochodu osobowego do celów urzędowych:
- Eksploatacja samochodu wiąże się z wypełnianiem obowiązków pracowniczych.
- Płatności wyrównawcze będą wydawane na podstawie zamówienia od pracodawcy. Kwota zwrotu wskazanych kosztów jest zobowiązana do pokrycia uzasadnionych ekonomicznie wydatków.
Jeśli te zasady nie będą przestrzegane, warto podpisać z kierowcą umowę lub umowę dotyczącą korzystania z samochodu osobowego z kierowcą i uwzględniając wszystkie podatki i opłaty.