W każdej organizacji każdy dokument musi zostać zarejestrowany i wpisany do specjalnego dziennika. Dotyczy to również umów o pracę. Rejestr umów o pracę, którego próbka zostanie poddana dalszej analizie, jest wymagany w każdej firmie, która prowadzi rejestr dokumentów i danych swoich pracowników.
Czy potrzebuję magazynu?
Liderzy organizacji powinni zrozumieć, że rejestr umów o pracę i umów dodatkowych nie jest stratą czasu, ale okazją do ubezpieczenia się. Po pierwsze, jest to bardzo wygodne. Wszystkie informacje o dokumentach są zawarte w jednym miejscu, zamiast przechowywać stos umów wszystkich pracowników na biurku. Po drugie, czasopismo może być konieczne, jeśli pojawią się konflikty między pracownikiem a pracodawcą. Po trzecie, dzięki magazynowi pracownik działu kadr może w krótkim czasie przekazać pracownikowi dowolne informacje.
W niektórych organizacjach zwyczajowo prowadzi się kilka takich czasopism: na umowy wieczyste i pilne.
Słowo prawa
Nawiasem mówiąc, ustawodawstwo nigdzie nie wskazuje, że rejestr umów o pracę jest wymagany. Ale tak się złożyło, że jest to praca biurowa i jej ogólne zasady. Zgodnie z normami każdy dokument musi zostać naprawiony. Ponadto ten dziennik znajduje się na liście dokumentów zarządzania. A jego brak w organizacji może powodować problemy z organami kontrolnymi.
Doświadczeni pracownicy działu personalnego twierdzą, że obecność rejestru umów o pracę, którego próbka zostanie przedstawiona później, znacznie ułatwia dni robocze i pozwala organizować dane dotyczące pracowników i prowadzić ich ewidencję.
Napełnianie
Prawo nie reguluje, jak dokładnie powinien wyglądać dziennik rachunkowy. W większości przypadków forma rejestru umów o pracę jest zwykłym notatnikiem. Najważniejsze jest to, że pokrywa jest gęsta dla większego wykorzystania.
Strona tytułowa czasopisma musi zawierać nazwę organizacji, nazwę czasopisma oraz datę rozpoczęcia jego prowadzenia. Następnie na pierwszym arkuszu wskazane są osoby odpowiedzialne za prowadzenie książki. Jeśli zakłada się, że upoważnione osoby mogą się zmienić, lepiej wprowadzić informacje o nich w uporządkowany sposób:
- Numer w kolejności.
- Dane pracownika.
- Tytuł postu.
- Powody, dla których ta osoba może wprowadzać zmiany do dziennika.
- Podpis pracownika.
Wypełnianie rejestru umów o pracę można nazwać standardem. Wszystkie informacje są wprowadzane do tabeli, której liczba kolumn różni się w zależności od życzeń samej organizacji. Średnio może być do dziesięciu kolumn. Tabela jest wypełniana w następujący sposób:
- Numer seryjny rejestracji dokumentu.
- Data zawarcia umowy.
- Numer umowy
- Dane pracownika.
- Nazwa stanowiska lub specjalności.
- Nazwa działu lub jednostki.
- Okres ważności umowy.
- Charakter pracy.
- Obecność dodatkowych umów.
- Specjalne uwagi
Opcjonalnie możesz wprowadzić inną kolumnę, w której pracownik podpisze się obok podanych informacji. Ponadto podpis wskaże, że pracownik otrzymał kopię umowy.
Ci, którzy nie wiedzą, jak wygląda rejestr umów o pracę, mogą zobaczyć przykładowy dokument na zdjęciu poniżej.
Wersja papierowa
Pomimo tego, że era technologii komputerowej kwitnie obecnie, prawie wszystkie firmy prowadzą papierową wersję dziennika rejestracyjnego.
Po pierwsze, ten dokument musi być zszyty, ponumerowany i poświadczony przez kierownika organizacji. Po drugie, dział personalny zapewnia, że prowadzenie takiego dziennika jest znacznie wygodniejsze. I po trzecie, w czasopiśmie powinny znajdować się podpisy pracowników wskazujące na ich zgodę na określone informacje.
Wersja elektroniczna
Elektroniczna forma rejestracji umów o pracę ma zarówno zalety, jak i wady. Niewątpliwie dokumenty elektroniczne są bardzo wygodne w użyciu. Stosy folderów i papierów nie zagracają biurka i półek, ponieważ wszystko jest przechowywane na komputerze. Ale w wersji elektronicznej nie można uzyskać podpisu pracownika w dokumencie i dość często zdarza się, że komputery psują się, a wszystkie informacje mogą po prostu zniknąć.
Dlatego wielu menedżerów personelu, jeśli prowadzą elektroniczny dziennik, jest to tylko zapasowa wersja nośnika papierowego.
Zwykle tworzą wersję elektroniczną w formacie Excel. Ta tabela ma wiele funkcji i jest łatwa do wypełnienia. Format elektroniczny magazynu to:
- kontrola nad przechowywaniem informacji;
- tajemnica informacji;
- natychmiastowe tworzenie kopii zamówień i certyfikatów;
- Natychmiastowe wyszukiwanie niezbędnych dokumentów.
Ponadto możesz osobno prowadzić dziennik dodatkowych. umowy o pracę. Czasami jednak szukanie informacji o pracowniku w różnych dokumentach jest niewygodne. Lepiej jest, jeśli informacje te są wyróżnione jako osobna kolumna we wspólnym dokumencie.
Funkcje
Niektóre funkcje najlepiej zachować przy logowaniu. Może to obejmować:
- Rejestr umów do umów o pracę i samych umów można rozpocząć od nowa każdego roku. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku dużych przedsiębiorstw, w których jest wiele dokumentów.
- Jeżeli osoba upoważniona popełniła błąd przy wprowadzaniu informacji, nie przewiduje się żadnych kar za to.
- Taki dokument powinien być przechowywany przez co najmniej 75 lat.
- Po zakończeniu dziennika należy go sflashować i ponumerować. Następnie umieść pieczęć i prześlij ją do archiwum dokumentów, w którym jest ona faktycznie przechowywana.
- Jeżeli umowa na czas określony należy do kategorii nieograniczonej, fakt ten należy odnotować. Następnie umowa jest ponownie rejestrowana lub notowana w dzienniku.
- Lider musi poświadczyć dziennik rejestracji, umieszczając swój podpis na tylnej okładce notesu.
Kto prowadzi magazyn
Jak już się dowiedzieliśmy, dziennik księgowania umów jest dokumentem potwierdzającym obecność ważnych dokumentów w organizacji.
Zgodnie z przepisami takie dokumenty są wypełniane i przechowywane przez upoważnione osoby. U ich podstaw są pracownicy HR lub menedżerowie HR. Są odpowiedzialni za różne kontrole, czyli pełne dostarczanie informacji o pracownikach.
Ci sami pracownicy ponoszą również odpowiedzialność za oryginały wszystkich umów i dodatkowych umów. Rozpocznij te dokumenty zgodnie z zamówieniem pracodawcy.
Zamówienie określa:
- rodzaj rejestrowania (papierowy lub elektroniczny);
- dziennikarz
- formularz dziennika rejestracyjnego.
Wcześniej został złożony rejestr umów o pracę (przykładowy dokument). Teraz możesz zobaczyć na poniższym zdjęciu, jak wygląda dziennik rejestrujący dodatkowe umowy do umów.
Zmiany
Wcześniej mówiono, że przy niewielkim nadzorze pracownik nie ponosi specjalnej odpowiedzialności ani kar. Ale nadal musisz uważnie wypełniać dziennik.
Surowo zabrania się dokonywania jakichkolwiek zmian, niezależnie od rodzaju dokumentu. Jeśli upoważniony pracownik popełni poważny błąd, dziennik powinien zostać zamknięty. Oznacza to, że na ostatniej stronie książki podano przyczynę jej zamknięcia. Ponadto problem należy zgłosić szefowi firmy. Aby rozpocząć nowy arkusz księgowy, musisz wydać zamówienie.
Jeśli chodzi o dodatkowe zmiany dotyczące konkretnego pracownika, obejmują one:
- zwolnienie;
- zmiana warunków pracy;
- przeniesienie pracownika do innego działu, oddziału lub zmiana stanowiska pracownika.
W celu uzyskania takich informacji tworzona jest osobna książka dla umów dodatkowych lub osobna kolumna w dzienniku rejestracji umowy.
Należy pamiętać, że taki dziennik jest przede wszystkim ważny dla pracownika, który utrzymuje informacje o pracownikach.
Dzięki temu dokumentowi możesz łatwo znaleźć informacje w tych czasopismach, które od dawna zostały przeniesione do archiwum. Ponadto magazyn jest uważany za prawne potwierdzenie istnienia wszystkich umów o pracę zawieranych z pracownikami wykonującymi czynności w przedsiębiorstwie.