W każdym przedsiębiorstwie rozliczanie wynagrodzeń i robocizny pracowników odbywa się zgodnie z podstawową dokumentacją, która jest wykonywana i utrzymywana przez służby personalne. Jeśli działania tego urządzenia nie są wystarczająco dobrze realizowane, występują poważne awarie w pracy całej firmy. Zastanówmy się, jakie są dokumenty zarządzania dokumentacją personelu. 
Informacje ogólne
Jak wspomniano powyżej, przy niewystarczająco kompetentnej organizacji działu personalnego w przedsiębiorstwie pojawiają się różne problemy. W szczególności możliwe są opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń, rekompensaty z tytułu zwolnienia chorobowego i nieterminowe przygotowanie dokumentów do przedłożenia organom nadzoru. Wszystko to prowadzi do znacznego pogorszenia wyników finansowych spółki. Dokumenty obsługi personelu są wypełniane zgodnie z wymogami zawartymi w Kodeksie pracy. Kontrola poprawności dokumentacji jest przeprowadzana zarówno przez inspekcje pracy, jak i inspekcje podatkowe. Przełożony może odwiedzić dowolne biuro firmy, niezależnie od rodzaju działalności i rodzaju własności, i zażądać weryfikacji dokumentów personalnych organizacji. Inspektorzy mają takie uprawnienia zgodnie z ustawą federalną nr 134.
Zadania związane z dokumentami
Działalność działu personalnego obejmuje wszystkie procesy związane z kompilacją i przetwarzaniem dokumentacji zgodnie z ustalonymi zasadami. Jest przeprowadzany w celu rozwiązania szeregu zadań zarządzania. Należą do nich w szczególności:
- Przeniesienie pracowników do innej pracy.
- Zawarcie umów o pracę i wstęp do państwa.
- Organizacja działalność zawodowa pracownicy
- Zachęcanie pracowników.
- Zapewnienie pracownikom wakacji.
- Certyfikacja pracowników.
- Rozliczanie wykorzystania czasu na pracę.
- Tworzenie personelu.
- Przyciąganie pracowników do pracy w dni wolne od pracy i weekendy.
- Ustalenia dotyczące podróży
- Zwolnienie z pracy i rozwiązanie umowy.
- Nałożenie sankcji dyscyplinarnych.
Do czego służą dokumenty osobowe?
Głównym celem tych papierów wartościowych jest zapewnienie maksymalnej przejrzystości w ramach stosunków pracy. System duchowny opiera się na pewnych zasadach i wymaganiach. Ich przestrzeganie gwarantuje stabilność pracowników, a pracownikom administracyjnym firmy uproszczone zarządzanie. Dzięki precyzyjnej regulacji zakresu obowiązków i praw wynikających z dokumentów personalnych interesy wszystkich uczestników stosunków pracy są respektowane.
Rodzaje papierów
Zgodnie z normami Kodeksu pracy główne formy dokumentów osobowych są następujące:
- Harmonogram zatrudnienia
- Harmonogram wakacji.
- Zasady wewnętrzne w przedsiębiorstwie.
- Dokumenty, zgodnie z którymi ustala się procedurę przetwarzania danych osobowych pracowników, a także ich obowiązków i uprawnień.
- Instrukcje i zasady dotyczące OT. Każdy pracodawca musi zapewnić pracownikom bezpieczne środowisko do wykonywania czynności zawodowych. Pracownicy powinni zapoznać się z pisemnymi instrukcjami i zasadami z podpisem.
- Harmonogramy zmian. Kodeks pracy określa maksymalny dopuszczalny czas pracy na dzień. Podczas pracy zmianowej czas jest brany pod uwagę przy opracowywaniu odpowiednich harmonogramów.
Wymienione dokumenty osobowe są najczęściej przedmiotem weryfikacji przez organy regulacyjne. 
Personel
Dokumenty personalne, w tym informacje o pracownikach, tworzone są podczas pracy jednostki z personelem.Takie dokumenty są zawsze ściśle związane z konkretnym pracownikiem przedsiębiorstwa. Odzwierciedlają informacje o działalności zawodowej pracownika, jego kwalifikacjach, wynikach pracy, warunkach przyjmowania pracowników, stażu pracy i tak dalej. Takie dokumenty obejmują w szczególności:
- Dokumenty administracyjne potwierdzające aktywność zawodową obywatela.
- Informacje i dokumenty rozliczeniowe.
- Oficjalna korespondencja wewnętrzna.
- Książki / czasopisma rejestracyjne i księgowe.
Dokumenty każdej grupy mają swoją specyfikę. Są przeznaczone do różnych celów, opracowane, wprowadzone w życie, zatwierdzone w odpowiedniej kolejności.
Dokumenty administracyjne
Ta kategoria obejmuje zamówienia i zamówienia od przełożonych. Z pomocą swojego lidera wdraża uprawnienia do zarządzania przedsiębiorstwem, przewidziane w Karcie spółki. Zamówienia są podzielone na dwie grupy. Pierwszy obejmuje działania dotyczące głównych działań spółki. Są to w szczególności zamówienia dotyczące kwestii produkcyjnych, procedury certyfikacji, instrukcji i tak dalej. W drugiej grupie są zamówienia na personel. Obejmują one zwolnienia, zatrudnienie, przeniesienie, przyznanie urlopu, sankcje dyscyplinarne, zachęty. Dokumenty pierwszej grupy obejmują działalność przedsiębiorstwa jako całości i pośrednio dotyczą pracy działu personalnego. Inna kategoria papierów wartościowych jest bezpośrednio związana z działalnością personelu. W większości są to zunifikowane dokumenty personalne. Ich formularze są zatwierdzane przez Państwowy Komitet Statystyczny. Dokumenty odzwierciedlające działania personelu obejmują:
- zeszyt ćwiczeń;
- zaświadczenie o zatrudnieniu;
- umowa o pracę;
- kopie nakazy zwolnienia i rejestracja w państwie.
Dokumenty te mają na celu jak najpełniejszą ilustrację doświadczenia zawodowego pracownika. On z kolei będzie ważny zarówno dla celów przyznania mu emerytury w przyszłości, jak i dla obliczania zasiłków dla niepełnosprawnych podczas jego pracy w przedsiębiorstwie. Kopie zamówień od innych pracodawców służą jako podstawa do sporządzenia w książce pracy o niepełnym wymiarze czasu, rejestracja jego duplikatu.
Kategoria informacji obliczeniowych
Dokumenty te są przechowywane w celu rejestrowania danych osobowych pracowników, konsolidacji informacji dotyczących ich pracy. Wśród nich są obecne:
- karta osobista;
- arkusz czasu;
- stół roboczy;
- sprawa prywatna.
Większość z nich używa standardowych formularzy. Ujednolicone formularze dokumentów osobowych znacznie upraszczają proces ich wypełniania. 
Korespondencja wewnętrzna
Jest wykorzystywany w przedsiębiorstwie do rejestracji przyjętych decyzji personalnych. Na przykład, aby przyciągnąć odpowiedzialność dyscyplinarna każdy pracownik musi uzyskać od niego wyjaśnienie. Jeśli pracownik ma być zachęcany, jego bezpośredni przełożony wysyła odpowiednie oświadczenie do dyrektora przedsiębiorstwa. Korespondencja wewnętrzna stanowi jedną z opcji oficjalnej wymiany poglądów między pracownikami.
Księgi kontroli i rachunkowości
Dzienniki rejestracyjne mają na celu uwzględnienie dostępnej dokumentacji personelu (zamówienia, certyfikaty, akta osobowe, zeszyty robocze). Każdy papier ma przypisany określony numer. Czasopismo zawiera również datę rejestracji dokumentu. Prawidłowe rozliczanie nadaje papierom moc prawną. To z kolei pozwala udowodnić określoną pozycję w sporze pracowniczym. Rejestracja i przechowywanie dokumentów personalnych tej grupy są przeprowadzane przez upoważnione osoby. Firma korzysta z dzienników:
- Nakazy przeniesienia, zwolnienia, zatrudnienia.
- Umowy o pracę.
- Zamówienia na wakacje.
- Certyfikaty podróży.
- Dyscyplinarne zamówienia i nagrody.
- Zadania.
- Zamówienia na podróże służbowe.
- Lokalne akty prawne.
- Książeczki pracy i dodatkowe wkładki do nich.
- Pomoc
- Prześcieradła szpitalne.
- Wypadki w przedsiębiorstwie.
Niektóre przykłady dokumentów personalnych są zatwierdzane na szczeblu federalnym, a inne opracowuje sama firma.
Czy wszystkie dokumenty są potrzebne?
Warunkowo powyższe dokumenty personalne są podzielone na trzy kategorie:
- W zależności od specyfiki firmy.
- Zalecane
- Obowiązkowe
Te ostatnie muszą być utrzymywane przez wszystkie przedsiębiorstwa, bez wyjątku, niezależnie od liczby pracowników, rodzaju działalności, statusu prawnego. Dokumenty te są wskazane bezpośrednio lub pośrednio w Kodeksie pracy. Na przykład potrzeba opracowania regulaminu spółki wynika z art. 189–190, a personel - z art. 57. Zalecane dokumenty mają na celu optymalizację personelu. Ich obecność lub nieobecność zależy od decyzji głowy. Dokumenty zależne od specyfiki organizacji będą obowiązkowe dla konkretnej firmy. Jeśli firma przewiduje szkodliwe lub niebezpieczne warunki pracy, konieczne jest opracowanie dodatkowych zasad i instrukcji. Może to być na przykład rozporządzenie w sprawie regularnych badań lekarskich, briefingów dotyczących bezpieczeństwa itp. 
Odzyskiwanie papieru
Często, gdy pojawia się nowy pracownik w przedsiębiorstwie, napotyka on pewne trudności. Na przykład firma może nie mieć jednego lub drugiego wymaganego zabezpieczenia. Nie można sporządzić i wdrożyć niezbędnych dokumentów w ciągu jednego dnia. W takim przypadku należy podkreślić najważniejsze i rozpocząć ich projektowanie. Eksperci zalecają przede wszystkim rozpoczęcie opracowywania harmonogramów wakacji i personelu. Następnie powinieneś sprawdzić dostępność i poprawność wykonania umów, zleceń przeniesienia, zatrudnienia, znaków w książkach roboczych.
Jeśli firma nie posiada ksiąg rachunkowych, należy je również prowadzić. Następnie musisz uporządkować wszystkie swoje osobiste karty. Wszystkie dokumenty są datowane w momencie wykonania. Jednak w tekście formularza, na przykład, f. T-2, rzeczywista data jest odłożona, to znaczy numer, w którym pracownik został zatrudniony lub przeniesiony. W takim przypadku możesz skontaktować się z działem księgowości w celu uzyskania pomocy i poprosić o osobiste konta pracowników w celu wyjaśnienia i weryfikacji informacji. W procesie odzyskiwania utraconych lub brakujących papierów wartościowych przedsiębiorstwa nie należy zapominać o bieżącej pracy. Następnie konieczne jest rozpoczęcie opracowywania, opracowywania i wdrażania obowiązkowych aktów lokalnych. Okresy przechowywania dokumentacji personelu są zatwierdzone przez odpowiednią listę. Wszystkie wymienione w nim prace należy następnie przesłać do archiwum.
