Istnieje kilka powodów, dla których stosuje się średnią wypłatę wynagrodzenia. Podróż służbowa odnosi się do takich właśnie. Podróże związane z pracą nie są rzadkie. Oczywiście ochrona praw pracownika wykonującego ten rodzaj pracy jest regulowana przez prawo. Ustalono także procedurę obliczania kosztów podróży i diet. Pracodawca nie ma prawa go naruszać.
Co to jest podróż służbowa?
Wyjazd służbowy oznacza wyjazd pracownika na określony czas poza miejsce jego głównej pracy. Wszystko po to, by przeprowadzić wszelkie prace w terenie. Przykładem może być podróż służbowa do innego miasta w celu przekonania nowego nabywcy lub przeprowadzenia kontroli w punkcie sprzedaży. Również wyjazd do innego kraju, na przykład w celu wymiany doświadczeń między pracownikami, można uznać za podróż służbową.
Warto jednak pamiętać, że jeśli praca była pierwotnie związana z podróżowaniem, to podróży do innych miejsc nie można uznać za podróż służbową. W związku z tym obliczanie kosztów podróży nie jest tutaj potrzebne. Warto również zauważyć, że kierunek pracownika przyjęty przy realizacji umowy cywilnej nie będzie uważany za podróż służbową.
Podróże służbowe: regulujące je przepisy
Pracodawca i pracownik związany z podróżami służbowymi muszą wiedzieć, że podstawowe pojęcia i zasady obliczania są regulowane przez Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Należą do nich:
- Artykuł 166. Tutaj wprowadza się pojęcie oficjalnej podróży służbowej.
- Artykuł 167. Klauzula ta określa gwarancje pracownika wysłane w podróż służbową.
- Artykuł 153. Artykuł ten reguluje płatności za pracę w weekendy i święta.
Oczywiście istnieją inne artykuły, które bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wiele kwestii związanych z podróżowaniem. W szczególności odpowiadają na pytanie: „W jaki sposób naliczane są dodatki podróżne i jakie są cechy ich płatności?”. Jednak powyższe są tradycyjnie nazywane głównymi.
Kto nie powinien zostać wysłany w podróż służbową
Zanim zrozumiesz, w jaki sposób obliczane są dodatki na podróż, powinieneś zrozumieć, który z pracowników nie może zostać wysłany w podróż bez ich zgody, a kto nie powinien zostać wysłany nawet za pisemną zgodą pracownika.
Kobiety w ciąży i osoby poniżej osiemnastego roku życia nie mogą być wysyłane w podróż służbową. Istnieją również zasady dotyczące następujących kategorii pracowników:
- Kobiety z dziećmi poniżej trzeciego roku życia.
- Samotni rodzice wychowujący dziecko lub dzieci, które nie ukończyły piątego roku życia.
- Pracownicy zależni od niepełnosprawnych dzieci.
- Pracownicy posiadający zaświadczenie lekarskie, że opiekują się członkiem rodziny.
Powyższe kategorie pracowników można wysłać w podróż służbową tylko za pisemną zgodą i po pełnym badaniu lekarskim.
Dokumenty wymagane do przetworzenia podróży służbowej
Aby legalnie wysłać pracownika w podróż służbową, konieczne jest prawidłowe sporządzenie dokumentów. Obejmują one zamówienie, które należy wysłać w podróży służbowej, zlecenie pracy i dokumenty, które faktycznie potwierdzają pobyt pracownika w podróży służbowej.
Warto zauważyć, że zlecenie z 2015 r. Nie jest wymagane do wykonania, jest to dozwolone przez prawo. Jednak w swojej wewnętrznej procedurze przetwarzania dokumentacji pracodawca może przestrzegać starych zasad. Takie utrzymanie jest odpowiednie dla dużych organizacji.Na przykład tego rodzaju dokument może być skompilowany przez kierownika jednostki strukturalnej, wskazując na potrzebę podróży służbowej. W przyszłości dokumentacja ta zostanie przejrzana przez wyższe kierownictwo.
Zamówienie wysyłane w podróży służbowej stanowi integralną część obiegu dokumentów w przypadku podróży służbowej. Dokumentacja musi wskazywać szczegóły organizacji, dane pracowników, cele i daty podróży. Zamówienie jest wypełniane w ujednoliconym formularzu nr T-9. W przypadku zlecenia pracy fakt ten jest również wskazany w kolejności.
Dokumenty potwierdzające czas podróży służbowej są traktowane głównie jako dokumenty podróży, takie jak bilety kolejowe. Jeżeli pracownik przemieszcza się transportem osobistym, sporządzana jest notatka.
Co zrobić, jeśli chcesz przedłużyć podróż?
Istnieją sytuacje, w których konieczne jest zwiększenie długości podróży służbowej pracownika. W takim przypadku musisz sporządzić dodatkowy pakiet dokumentów. Należą do nich:
- Zamów przedłużenie podróży. Dokument ten jest wypełniany w dowolnej formie. W tym miejscu należy podać powód przedłużenia podróży i nową datę końcową.
- Pisemne zezwolenie na przedłużenie podróży od osób wskazanych powyżej.
- Powiadomienie o przedłużeniu pracownika. Można tego dokonać wysyłając faks z zamówieniem.
- Obliczanie kosztów podróży i diet za dodatkowy okres i transfer środków.
Płatności należne pracownikowi w podróży służbowej
Pracownik wysłany w podróż służbową ma prawo do kilku rodzajów płatności. Należą do nich:
- Na dietę.
- Płać bezpośrednio koszty podróży za każdy dzień związane z pracą w dniu wyjazdu.
- Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z podróżą służbową, na przykład kwoty biletów lub wynajmu mieszkań.
Pierwsze kroki rachunkowości: diety, podróży i zaliczki
Po przygotowaniu zamówienia kierunkowego pracownik musi otrzymać zaliczkę. Obejmuje dietę za cały okres podróży, a także szacunkową kwotę wydatków. Warto zauważyć, że wydanie można przeprowadzić zarówno gotówką, jak i przelewem na kartę pracownika.
Jak obliczane są dodatki na podróż? Są wypłacane pod koniec miesiąca wraz z resztą wynagrodzenia. Wynika to z faktu, że obliczenia tego rodzaju płatności są przeprowadzane po zakończeniu miesiąca, niezależnie od tego, kiedy pracownik zgłosił się.
Po powrocie pracownika księgowy przeprowadza ponowne obliczenie. Wyniki są podsumowane, okazuje się, jakie kwoty zostały wydane. Podsumowując, pracownik otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie za brakującą kwotę lub wstrzymuje się z nadmierną wypłatą.
Płatność za podróże służbowe. Podstawowa formuła
Jak obliczane są dodatki na podróż? Przed obciążeniem pracownika jakimikolwiek środkami należy je obliczyć. Należy pamiętać, że płatność jest dokonywana na podstawie średnich zarobków. Podróż jest opłacana według kwot obliczonych zgodnie ze wzorem. Do obliczeń brane są następujące wskaźniki:
- Płatności uwzględniane przy obliczaniu średnich zarobków. Pełną listę można znaleźć w rozporządzeniu w sprawie funkcji obliczania średnich zarobków. W większości przypadków jest to wynagrodzenie, zasiłki osobiste, minus jednorazowe premie i pomoc materialna.
- Liczba dni okresu rozliczeniowego.
- Liczba dni podróży służbowej.
Aby obliczyć koszty podróży, przyjmuje się płatności opisane w akapicie pierwszym, podzielone przez liczbę dni okresu rozliczeniowego. Ten wskaźnik wskazuje, ile pracownik otrzymuje za jeden dzień podróży służbowej. Następnie wskaźnik ten jest mnożony przez całkowitą liczbę dni roboczych odlotu.
Liczba dni: ważny czynnik!
Należy zauważyć, że pierwszym dniem podróży służbowej jest dzień, w którym wysyłane są bilety. Oznacza to, że jeśli samolot startuje dwudziestego dnia o dziesiątej wieczorem, ten dzień jest liczony w całości.
Przepisy dotyczące naliczania dodatków na podróż oznaczają również, że jeśli do podróży do miejsca wyjazdu potrzebny jest czas, należy go również w całości opłacić.
Przykładem jest sytuacja, w której pracownik musi wylecieć z lotniska poza miastem. Aby złapać samolot, pracownik musi wyjechać o 23 godzinach i 30 minutach. W takim przypadku dzień ten należy również w całości opłacić, mimo że odlot samolotu jest planowany dopiero następnego dnia.
Płatność za podróże służbowe. Święta
Należy zauważyć, że płatność takiego planu, jak diety, dodatek podróżny w wakacje, wymaga specjalnego wyjaśnienia. Tak więc diety dzienne są wypłacane za każdy dzień, który osoba spędza w podróży służbowej. Dotyczy to świąt i weekendów. Pomimo faktu, że pracownik nie pracował w tych dniach.
Płatności podróży służbowych w weekendy mogą nie być realizowane. Jeśli pracownik pracował w dniu wolnym od pracy, płatność jest dokonywana w taki sam sposób, jak za pracę w święta i weekendy poza podróżą służbową. Oznacza to, że w tych dniach pracownik ma prawo do podwójnej wypłaty lub dodatkowego czasu wolnego, ale z jedną wypłatą w danym dniu.
Przykład obliczenia podróży
Aby zrozumieć sytuację, lepiej użyć przykładów. Należności z tytułu kosztów podróży można wyjaśnić w typowej sytuacji.
Pracownik przedsiębiorstwa został wysłany do Kostromy w podróży służbowej od 1 kwietnia 2017 r. Do 12 kwietnia 2017 r. Jednocześnie w tym okresie było osiem dni roboczych, ponieważ firma miała pięciodniowy tydzień pracy, a pracownik odpoczywał w weekendy.
W okresie rozliczeniowym pracownik pracował przez 230 dni, zarabiając 360 000 rubli.
Przy tych obliczeniach dzienna opłata za podróż służbową D. Siergieja wyniesie 1565 rubli 22 kopiejek. Oznacza to, że za osiem dni pracownik otrzyma 12 521 rubli 76 kopiejek osób podróżujących służbowo.
Koszty podróży: księgowania
Płatności i rozliczenia dodatków na podróż mogą znaleźć odzwierciedlenie w następujących transakcjach:
- Obciążenie 26 (20, 23, 25) - kredyt 71. Wpis ten odzwierciedla przyjęcie kosztów podróży w dniu przedłożenia sprawozdania z wyprzedzeniem.
- Obciążenie 71 - kredyt 50 (51) - opisuje proces wypłacania pracownikowi gotówki w raporcie z góry.
- Obciążenie 26 (20, 23, 25) - kredyt 70. Naliczony pracownik w podróży służbowej.
Co to jest dieta? Funkcje memoriałowe
Diety to kwota, która ma na celu zwrot pracownikowi kosztów związanych z mieszkaniem w innej miejscowości. Ich płatność jest regulowana przez prawo. Płatność należy uregulować za każdy dzień podróży służbowej, w tym za dni w drodze.
Wysokość diet jest ustalana przez każdego pracodawcę niezależnie. W przypadku przedsiębiorstw, których działalność prowadzona jest poza Federacją Rosyjską, zaleca się zawarcie w dokumentach spółki i informacji o kwocie diety na zagraniczne wyjazdy służbowe.
Warto zauważyć, że diety dzienne przewidziane na wyjazdy zagraniczne naliczane są za dzień, w którym pracownik opuszcza Federację Rosyjską, oraz za dzień, w którym wraca. Oznacza to, że po przybyciu do kraju o dziewiątej rano cały dzień będzie nadal wypłacany za dzienną dietę za wyjazd za granicę.
Na dietę za jednodniową wycieczkę
Ciekawa sytuacja pojawia się, gdy pracownik jest zmuszony wyjechać na jeden dzień w podróż służbową. W tym przypadku istnieje szczególna cecha płatności dziennej. Na przykład podróż za granicę jest wypłacana w wysokości pięćdziesięciu procent pełnej kwoty dziennej diety na utrzymanie.
Jednocześnie podróż służbowa w kraju jest mniej opłacalna. Diety za ten dzień nie są pobierane. Warto jednak pamiętać, że jest to istotne tylko wtedy, gdy dzień wyjazdu i przyjazdu pokrywa się. Jeśli wyjazd był o jedenastej wieczorem poprzedniego dnia, podróż uważa się za dwudniowy.