Zarządzanie dokumentami jest jednym z ważnych obszarów pracy z dokumentami do pracy menedżerskiej. Aby mogli przejść najkrótszą drogę i jak najszybciej dotrzeć do miejsca docelowego, przepływ pracy powinien być odpowiednio zorganizowany zgodnie z ustalonymi regułami przepływu pracy.
Koncepcja
Przez zarządzanie dokumentami rozumie się proces, w wyniku którego następuje kompilacja, koordynacja, odbiór i przekazywanie, ich wysyłanie.
Z drugiej strony reprezentuje ruch i ruch papierów wartościowych od momentu ich wystąpienia, aż do wysłania do archiwum (lub odebrania).
Całą dokumentację można przedstawić w trzech kategoriach:
- przychodzące pochodzą ze środowiska zewnętrznego;
- wychodzące wchodzą do środowiska zewnętrznego;
- wewnętrzny jest tworzony w samym przedsiębiorstwie i pozostaje w jego granicach.
Prezentowane kategorie determinują przepływy dokumentów w firmach o różnych orientacjach (poziomej i pionowej).
| Pozioma ostrość | Orientacja pionowa |
| Dokumenty są przenoszone między jednostkami tego samego poziomu | Dokumenty są przenoszone między działami na różnych poziomach |
Wśród głównych form przepływu pracy możliwe są:
| Scentralizowane | Zdecentralizowane | Mieszane |
| Cała dokumentacja jest skoncentrowana w jednym miejscu. | Cała dokumentacja jest skoncentrowana w różnych działach. | Cechy poprzednich formularzy są mieszane. |
Podstawowe zasady
Istnieją 4 podstawowe zasady przepływu pracy.
| Zasada | Funkcja |
| Klarowność | Dokumenty poruszają się w wyraźnie wskazanym kierunku. |
| Ciągłość | Trwa przepływ dokumentów |
| Rytm | Opracowywana jest specjalna regulacja regulacji przepływu dokumentów |
| Równoległość | Ten sam proces nie powinien być wykonywany przez różnych pracowników lub działów |
Naruszenie co najmniej jednej zasady prowadzi do zniszczenia całego systemu obiegu dokumentów.
Główna zasada
Rozważ podstawową zasadę przepływu pracy.
Zarządzanie nim jest trudnym procesem technologicznym, charakteryzującym się różnymi parametrami związanymi z całą pracą organizacji. Główną cechą przepływu pracy jest ścieżka ruchu, obejmująca wszystkie sytuacje na ścieżce przepływu dokumentu od momentu jego utworzenia (lub odbioru) do momentu złożenia wniosku. To bardzo ważny czas poświęcony na przekazywanie dokumentów na tej ścieżce. Stąd główna zasada utrzymania przepływu pracy organizacji: ich faktyczny transfer najkrótszą i najbardziej bezpośrednią ścieżką przy najmniejszym nakładzie czasu.
Inne zasady
Organizując pracę, musisz przestrzegać następujących podstawowych zasad organizacji pracy:
- największa redukcja niepotrzebnych i nieracjonalnych przypadków przekazywania dokumentów (z powodu wykluczenia operacji technologicznych przetwarzania papieru i jednostek zarządzania, które nie są konsekwencją potrzeb biznesowych samej firmy);
- wykluczenie lub ograniczenie największego zwrotu dokumentów (podczas przetwarzania - wykonanie i wydanie, podczas ich przygotowania - weryfikacja i zatwierdzenie itp.);
- największa spójność zogniskowania i przetwarzania głównych kategorii dokumentów, pod warunkiem, że należy określić każdy ich ruch.
Wdrożenie tych zasad pozwala wcielić główny mechanizm organizacyjny firmy - specjalizację, możliwość centralnego wykonywania jednorodnych operacji technologicznych.
Zgodność z ogólnymi zasadami przepływu pracy umożliwia lepsze przetwarzanie dokumentów aparatu zarządzania poprzez:
- zwykły przepływ pracy, eliminacja cyklicznych operacji związanych z przygotowaniem i przetwarzaniem dokumentów;
- przepływ dokumentów, zapewniając ich jednolity przepływ i promując proporcjonalne obciążenie pracą.
Zasada nr 1 - Scentralizowany odbiór i wysyłka
Wśród zasad dotyczących dokumentacji i przepływu pracy najważniejsza jest potrzeba centralizacji. Innymi słowy, wszelkie dokumenty organizacji, zarówno przychodzące (niezależnie od metody dostawy), jak i wysyłane (z wyjątkiem tych otrzymanych lub wysłanych faksem i pocztą elektroniczną i powiązanych z konkretnymi wykonawcami), muszą być przetwarzane w jednej odpowiedzialnej służbie - sekretariacie lub administracji jednostka (biuro). W rezultacie możesz rozwiązać kilka problemów jednocześnie:
- w celu zwolnienia pozostałych usług i działów organizacji z działań technicznych (sprawdzanie przychodzących dokumentów, otwieranie lub zamykanie kopert, znakowanie poczty lub faksów)
- w celu zwiększenia wydajności korzystania ze sprzętu biurowego w biurze (kopiarki, faksu, znakowania i innych urządzeń używanych do przetwarzania dokumentów).
W scentralizowanej formie pracy biurowej przetwarzanie papieru koncentruje się na obsłudze biurowej, a działy strukturalne są zwolnione z funkcji biurowych (rejestracja i księgowość, przechowywanie plików itp.).
Zdecentralizowana forma przepływu pracy oznacza, że w jednostkach strukturalnych organizacji jest z nimi praca biurowa. Zazwyczaj ta forma jest uzasadniona w przypadku fragmentacji terytorialnej organizacji.
W formie mieszanej część formalności jest wykonywana przez urzędników, a część przez jednostki. Najczęściej w formie mieszanej niektóre dokumenty są rejestrowane, monitorowane, łączone w celach biznesowych i przechowywane przez biuro. Są to głównie papiery wartościowe nabyte przez kierownictwo i od nich pochodzące. Dokumenty dotyczące kwestii wchodzących w zakres kompetencji działów są rejestrowane, kontrolowane, wykonywane i przechowywane w strukturalnych działach firmy.
Zasada nr 2 - Wyklucz nieuzasadnione zwroty
Przepływ dokumentów powinien być zorganizowany w taki sposób, aby nie wracały do usługi (działu), która już minęła. Jedynymi wyjątkami są sytuacje uzasadnione koniecznością biznesową. Na przykład dokument do podpisu kierownika nieuchronnie przechodzi przez jego sekretarza dwukrotnie, ponieważ jest on w szczególności pośrednikiem między kierownikiem a szefami.
Reguła przepływu pracy nr 3 - wstępne badanie przychodzących
W ogólnej masie przychodzących dokumentów musisz wybrać najbardziej podstawowe i ważne dla organizacji i najpierw je przestudiować. Jeśli informacje w nich zawarte mogą zostać rozpatrzone przez zastępcę lub innego kompetentnego pracownika, lepiej jest wysłać mu dokument bezpośrednio, omijając kierownika. Aby metoda przeniesienia została precyzyjnie znaleziona, muszą zostać zbadane przez kompetentnego pracownika biurowego, który ma wiedzę na temat struktury organizacyjnej, funkcji jednostek oraz kompetencji kierowników i pracowników.
Zasada numer 4 - rejestracja dokumentów następuje raz
Jeśli wszedł do działu zarządzania przedsiębiorstwem (sekretariat), został zarejestrowany, a po studiach kierownik (lub zastępca) był w jednym z działów, nie musi być ponownie rejestrowany. Jeśli papier, omijając kierownictwo, wszedł do działu, jest on również rejestrowany jednoznacznie w dziale. Innymi słowy, do każdego dokumentu można przypisać tylko jeden numer rejestracyjny w usłudze księgowej lub bezpośrednio w jednostce.
Zasada nr 5 - uchwała dokumentu precyzyjnie wskazuje daty, wykonawców i osoby odpowiedzialne
Pomimo faktu, że decyzje podejmowane są przez kierowników firm, sekretarz musi kontrolować ten proces i może w pewnym stopniu na niego wpływać.Innymi słowy, powinien upewnić się, że tekst decyzji jest przedstawiony tak poprawnie, jak to możliwe, z wyłączeniem prawdopodobnych pytań wykonawcy.
Zasada nr 6. Rozdzielenie przepływów dokumentów
Obieg dokumentów to zbiór jednego typu lub miejsca docelowego, który ma tę samą trasę. Zazwyczaj trzy strumienie są podzielone: przychodzące, wychodzące i wewnętrzne (nie stworzone, aby wykraczać poza granice organizacji). Każdy strumień dokumentów zwykle ma podpoziomy (przepływy drugiego poziomu). Na przykład strumień „Dokumenty przychodzące” obejmuje trzy typy: dokumenty z firmy macierzystej, z oddziałów i przedstawicielstw, a także firmy partnerskie, apele ludzi itp.
W obiegu dokumentów wychodzących i wewnętrznych podpoziomy są dystrybuowane w ten sam sposób. Dokumenty z ograniczeniami (tajemnica handlowa, tajemnica itp.) Są zwykle umieszczane osobno. Służba bezpieczeństwa organizacji kontroluje ich pracę.
Procesy księgowe
Rozważ podstawowe zasady przepływu pracy księgowej.
Jego wielkość jest wyrażana przez całkowitą liczbę papierów wartościowych, które organizacja otrzymała i zrealizowała przez określony czas. Rozmiar przepływu pracy odnosi się do liczby prawidłowych kopii dostarczonych dokumentów wewnętrznych. Przy obliczaniu wielkości przepływu pracy uwzględniane są również kopie dokumentów wykonane przy użyciu różnych środków technicznych.
Wskaźniki księgowe sporządzane są w formie podsumowania, danych referencyjnych dotyczących wielkości dokumentów. Ich forma jest opracowywana przez organizację. Na przykład organizacja może ustawić dowolną częstotliwość liczenia dokumentów: co miesiąc, raz w tygodniu, raz w roku, co kwartał. Można przyjąć zarówno jakościowe, jak i ilościowe badanie procesu pracy.
Wskaźniki uzyskane przy obliczaniu wielkości przepływu pracy są wykorzystywane do określania liczby pracowników i struktury usługi zarządzania dokumentami. A także do badania obciążenia pracą niektórych organizacji zamawiających i działów strukturalnych.
Dlatego w ramach tego artykułu wzięto pod uwagę podstawowe zasady organizacji przepływu pracy stosowane przez firmy.