Klasyfikacja dokumentów w rachunkowości zostanie krótko omówiona w tym artykule. Dokument jest pisemnym dowodem transakcji biznesowej i prawem do jej sprzedaży. Jakość rachunkowości zależy przede wszystkim od prawidłowego i terminowego przygotowania dokumentów. Rola tego ostatniego jest niezwykle ważna, ponieważ to dokumenty służą do kontroli bezpieczeństwa mienia, legalności i konieczności różnych operacji biznesowych. Jaka jest klasyfikacja dokumentów w rachunkowości?
Kontrola dokumentów
Wiodący pracownicy instytucji przeprowadzają wstępną kontrolę poprzez podpisanie dokumentu leżącego u podstaw wykonania dowolnej operacji (na przykład zapłaty pieniędzy, otrzymania materiałów itp.). Kiedy pracownik podpisuje dokument, automatycznie staje się osobiście odpowiedzialny za celowość tej operacji, daje go twoje pozwolenie.
Dalsza kontrola odbywa się głównie poprzez audyty dokumentów, kiedy wszystkie przychodzące dokumenty są sprawdzane w księgowości, a także przez audyt.
Element rachunkowości
Dokumentacja jako środek przetwarzania danych i podstawa ewidencji księgowej jest jednym z elementów metody rachunkowości. Ściśle powiązane są takie elementy, jak zapasy i faktury. Dokumenty uzasadniają zapisy transakcji w systemie rachunków, są szeroko stosowane w analizie ekonomicznego funkcjonowania organizacji, w celu terminowego zarządzania i zarządzania instytucją, ponieważ uzasadniają działania pracowników. Tylko dokumenty wykonane zgodnie z wymogami mogą odzwierciedlać przeprowadzone operacje w systemie księgowym. Pozwalają one codziennie widzieć przepływ wartości materialnych, towarów, zasobów finansowych.
Ważna jest klasyfikacja dokumentów w rachunkowości.
Różnice między dokumentami
Ponieważ operacje wykonywane w procesie finansowego i ekonomicznego funkcjonowania instytucji są zróżnicowane, istnieją różnice między dokumentami, za pomocą których są one wykonywane. Różnorodność dokumentacji można również wytłumaczyć wyróżniającymi cechami w rachunkowości.
Aby wybrać najbardziej odpowiedni formularz do przetwarzania dowolnej operacji, dokumenty są pogrupowane w zależności od:
- miejsce docelowe;
- sposób na pokrycie bieżących operacji;
- zlecenie operacji refleksji;
- liczba kont;
- miejsce formacji.
Organizacje w swojej codziennej pracy tworzą dokumenty obejmujące różne zadania działalności gospodarczej, społecznej, finansowej, przemysłowej: decyzje, zamówienia, umowy, listy, protokoły, telegramy, akty, certyfikaty, oświadczenia itp.
Zasady klasyfikacji dokumentów w rachunkowości
Dokumenty księgowe są klasyfikowane według następujących rodzajów rachunkowości:
- produkty rolne;
- praca i jej zapłata;
- materiały;
- Wiodące fundusze i wartości niematerialne;
- praca z budowaniem mechanizmów i maszyn;
- praca przy budowie kapitału;
- praca w pojazdach silnikowych;
- wyniki inwentaryzacji;
- operacje handlowe;
- operacje gotówkowe.
Działania zarządcze są zapisywane w zalecanych formach na różne sposoby, z wykorzystaniem odpowiednich informacji, a tym samym tworzą dokument.
Jak tworzone są poświadczenia?
Dokumenty księgowe można tworzyć zarówno na papierze, jak i na nośnikach komputerowych. Są one konieczne, ponieważ od pewnego czasu na ich podstawie można zastosować niezbędne informacje zarządcze do różnych celów. Ważne miejsce zajmuje klasyfikacja dokumentów pierwotnych w rachunkowości.
Ponieważ celem rachunkowości jest pełne dostarczenie użytkownikom zewnętrznym i wewnętrznym danych, wskaźników wydajności firmy w celu obiektywnego wyciągnięcia wniosków na temat ich sytuacji majątkowej i finansowej, rozwiązuje się to poprzez skompletowanie niezbędnych dokumentów, co spowodowało poważny wzrost ilości informacji i zwiększenie wymagań dotyczących jej zawartości i jakości. W związku z tym konieczne jest przypisanie skutecznej kontroli prawdziwości informacji księgowych jako jednego z głównych źródeł uzasadniania różnych decyzji zarządczych. Dlatego problem poprawy jakości dokumentów i ich obiegu zyskuje obecnie na znaczeniu zarówno naukowym, jak i praktycznym. Jaka jest klasyfikacja podstawowych dokumentów księgowych w rachunkowości? O tym dalej.
Wymagania
Dokumenty zawierają elementy autonomiczne lub metryki zwane wymaganiami.
Całkowita liczba szczegółów dokumentu wpływa na wybór jego formy. Każdy dokument musi spełniać określone wymagania i zadania, dlatego ważne jest, aby skomponować go w sposób, który jest zwyczajowo stosowany w kategorii, do której należy. Prawna moc dowodowa jest bezpośrednio związana z jakością i jakością dokumentacji, ponieważ działają one jako dowody potwierdzające określone fakty. Wszelkie szczegóły są podzielone na obowiązkowe i dodatkowe.
Poniżej przedstawiono wymagania dotyczące klasyfikacji dokumentów pierwotnych w rachunkowości.
Obowiązkowe wymagania dotyczące dokumentów pierwotnych
W skład dokumentów pierwotnych należy dołączyć następujące dokumenty:
- nominacja pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie transakcji biznesowej i jej prawidłowe wykonanie;
- podpisy osobiste z deszyfrowaniem, w tym przypadki tworzenia dokumentów za pomocą technicznych narzędzi obliczeniowych.
W razie potrzeby do dokumentu dodawane są dodatkowe szczegóły: godło przedsiębiorstwa, godło państwowe Federacji Rosyjskiej, nominacja wyższego organu, odniesienie do daty i indeksu przychodzącego dokumentu, kod pocztowy, adres telegraficzny, numer, pasek, ograniczenie dostępu, wizy, rozdzielczość itp. Wszystko to jest zawarte w dokumencie według uznania przedsiębiorstwa.
Formularz
Szczegóły dokumentów, umieszczone w określonej kolejności, są łącznie nazywane formularzem. Jeśli jest używany do określonego typu dokumentu, jest typowy (na przykład w przypadku protokołów lub zamówień). Taki formularz zawiera ustalony zestaw szczegółów, które są ułożone w ścisłej kolejności, ich zawartość i rozmieszczenie są określane przez GOST. Najczęściej klasyfikuje się dokumenty księgowe zgodnie z przeznaczeniem.
Każdy dokument pierwotny powinien zostać sporządzony w momencie przeprowadzania transakcji biznesowej, jeżeli nie będzie możliwe spełnienie tego warunku, formalności zostaną wykonane natychmiast po jej zakończeniu.
Aktywa, transakcje biznesowe i różne zobowiązania są dokumentowane w walucie Federacji Rosyjskiej (czyli w rublach) i w języku rosyjskim. W przypadku dokumentu w innym języku powinien on być przetłumaczony wiersz po wierszu na język rosyjski.
Zarówno pierwotne, jak i skonsolidowane dokumenty księgowe można pisać na maszynie i papierze. Poniżej zostanie przedstawiona klasyfikacja dokumentów w rachunkowości z przykładami.
Dokumenty dotyczące operacji związanych z pożyczkami, finansami i pieniędzmi muszą być podpisane przez głównego księgowego i kierownika przedsiębiorstwa lub osoby wykonujące swoje obowiązki i posiadające specjalne uprawnienia. Osoby, które mają prawo do pierwszego i drugiego podpisu, są określone w porządku organizacyjnym.
Wymagania dotyczące dokumentów
Każdy dokument typu menedżerskiego musi spełniać następujące wymagania: opracowany w ściśle określonej formie i, w niektórych przypadkach, przestrzegać standardów; wydane przez właściwy organ lub osobę posiadającą oficjalne uprawnienia, a także przez osoby, którym prawo to przyznaje ustawa lub dyrektywa; publikowane w celu zachowania zgodności z normami prawnymi i nie zaprzeczania im. Klasyfikacja dokumentów w rachunkowości i ich obowiązkowe dane muszą być kontrolowane przez kierownika przedsiębiorstwa.
Teksty w dokumencie najlepiej podzielić na dwie główne części. W pierwszym odnotowano podstawy do utworzenia dokumentu, w drugim wyjaśniono propozycje, wnioski, decyzje, wnioski, zamówienia. Jeśli dokument zawiera jedną frazę, pierwsza część powinna nadal wskazywać na podstawę stworzenia, a druga - bezpośrednie zamówienie. W niektórych przypadkach dokument może zawierać tylko końcową część, jeśli ten list lub prośba nie zawierają wyjaśnień. Tekst dokumentu musi być dokładny i zrozumiały.
Wszystkie dokumenty księgowe są powiązane z Ujednoliconym Systemem Klasyfikacji i Kodowania (ESKK). Kod działa zamiast nazwy i służy jako sposób na identyfikację obiektu. Służy do uproszczenia przetwarzania informacji w podstawowych dokumentach. Na przykład kod 5002 oznacza emisję gotówki z kasy w formie rozliczalnej.
Takie klasyfikacje są standardem obowiązującym wszystkie podmioty gospodarcze. Dużą rolę w standaryzacji i unifikacji dokumentów odgrywają GOST, typowe rozwiązania projektowe o charakterze międzysektorowym, przetwarzanie danych za pomocą komputerów, pakiety aplikacji.
Przenoszenie wysokiej jakości przetworzonej dokumentacji źródłowej wzdłuż niektórych tras z miejsca powstania lub pojawienia się w instytucji do archiwizacji lub wysyłania do zainteresowanych osób fizycznych i prawnych nazywa się przepływem dokumentów.
Po uzgodnieniu
Istnieje klasyfikacja dokumentów w rachunkowości według celu:
- Kupony (wykonawcze) - potwierdzenie operacji (paragony, akty, faktury).
- Administracyjne - obejmują wskazanie wykonania dowolnej operacji (zamówienia, polecenia zapłaty do banku, czeki, pełnomocnictwa, zamówienia itp.)
- Wykonanie księgowości - takie dokumenty, które przygotowują rachunki (wyciągi grupowe i wyciągi, obliczenia referencyjne itp.)
- Łączone - dokumenty z jednoczesną treścią zamówienia i potwierdzeniem jego realizacji (lista płac, raport z obliczenia zaliczki).
Metodą kompilacji
- Podstawowy - wydawany dla każdej transakcji biznesowej w momencie jej zakończenia (wymagania, warranty gotówkowe itp.).
- Skonsolidowane - sporządzone na podstawie dokumentów podstawowych (raport magazynowy, kasjer itp.).
Skład operacji biznesowych
- Gotówka - pokazuje przepływ pieniędzy i ich dostępność (obligacje, czeki, zamówienia gotówkowe).
- Materiał - zawiera dane dotyczące obecności i przemieszczania się mienia należącego do organizacji.
- Rozliczenie - pokaż obliczenia firmy z innymi osobami fizycznymi lub prawnymi (raporty z góry, zlecenia płatnicze, kontrole rozliczeń itp.).
Metodą wyrażania transakcji biznesowych i opracowywania fabuły
- Jednorazowe - odzwierciedlają jedną lub więcej operacji w momencie ich wykonania (zamówienia gotówkowe, faktury).
- Łącznie - sporządzane w określonym przedziale czasu przez zebranie powtarzających się rekordów tego samego typu (na przykład karty czasu pracy). Według jakich kryteriów nadal przeprowadzana jest klasyfikacja dokumentów księgowych?
Metodą napełniania
- Ręcznie wykonane
- Opracowano przy użyciu wyposażenia technicznego.
W miejscu rejestracji
- Wewnętrzne - sporządzane bezpośrednio w organizacji (listy płac, raporty towarowe).
- Zewnętrzne - otrzymane od innych organizacji (na przykład wyciągi bankowe).
Przepływ pracy jest odzwierciedleniem struktury organizacyjnej aparatu administracyjnego, który rozwinął się w instytucji. Przestrzeganie terminów składania dokumentów jest bardzo ważne, ponieważ ich naruszenie prowadzi do utraty wydajności i przydatności.
Rozważaliśmy klasyfikację dokumentów w rachunkowości.