Kim jest personel administracyjny firmy?

Obecnie aktywność zawodowa w służbie administracyjnej struktury jest często postrzegana jako wstępny etap kariery zawodowej lub praca dla studentów pierwszego roku, co z reguły nie wymaga poważnego przygotowania. Co oznacza ta koncepcja? personel administracyjny? Kto jest spokrewniony do odpowiedniej kategorii? Dlaczego Odpowiedzi na te i inne równie ważne pytania można znaleźć w trakcie czytania tego artykułu.

Wspólne cechy

Pomimo tego personel administracyjny często implikuje jedynie początek wzrostu, wiele osób buduje udaną karierę i zdobywa uznanie zawodowe w tej dziedzinie. Tacy pracownicy nie będą nazywać tej pracy niewymagającą odpowiednich kwalifikacji i niezwykle łatwą. Jakie obowiązki zazwyczaj wykonuje usługa? Personel administracyjny wykonuje szereg zadań związanych z organizacją podstawowych procesów biznesowych. Wśród nich są następujące elementy:

• Prowadzenie dokumentacji
• Kontrola w zakresie realizacji zamówień i zamówień szefa dla różnych działów i działów.
• Personel administracyjny zajmuje się świadczeniem struktur społecznych, domowych, ekonomicznych oraz materiałowych i technicznych.
• Organizacja i późniejsza naprawa w biurze, jeśli to konieczne.
• Organizacja relokacji.
• Personel administracyjny to pracownicy zobowiązani do interakcji z usługami operacyjnymi.
• Interakcja z właścicielami.
• Organizacja i późniejsze organizowanie imprez firmowych. Ważne jest, aby dodać to w tym przypadku personel administracyjny zapewnia jedynie dodatkową pomoc.

Należy zauważyć, że tę listę można skonkretyzować i uzupełnić w zależności od potrzeb i zadań firmy.

Praktyczny aspekt problemu

Jak się okazało personel administracyjny to pracownicy, których obszar działalności obejmuje realizację funkcji kierowniczych lub wykonywanie prac związanych z kwestiami organizacyjnymi w zakresie zarządzania pod względem technicznym.

Tak więc w organizacjach rządowych dział personalny, który zarządza personelem i wybiera personel, jest często zawarty w dziale administracyjnym, dziale administracji biznesowej i tak dalej. Jednak taka praktyka w odniesieniu do dużych organizacji własności prywatnej nie jest rozpowszechniona - tutaj dział zarządzania jest oczywiście niezależną strukturą, na której czele stoi szef. Należy zauważyć, że w personel administracyjny często nie obejmuje to osobistych asystentów kierowników i asystentów departamentów. Odnoszą się one zatem z reguły do ​​personelu danej jednostki konstrukcyjnej i są podporządkowane odpowiedniemu szefowi. Ich zadania sprowadzają się bezpośrednio do rozwiązywania problemów tej jednostki. Charakteryzuje to samo grupa pracowników administracyjnych koledzy rozwiązują problemy całej organizacji.

Należy zauważyć, że liczba pracowników administracyjnych firmy zależy głównie od jej wewnętrznej struktury, wielkości i obszaru działalności. Na przykład wiele stowarzyszeń państwowych, spółek zarządzających dużymi przedsiębiorstwami lub dużych gospodarstw dzieli personel administracyjny na niezależny dział. Z reguły nazywa się to wydziałem administracyjnym lub wydziałem ogólnym.Dział jest złożoną organizacją, której szef organizuje zarządzanie personelem i składa raporty do szefa firmy.

Instytucje państwowe

Departament administracyjny instytucji państwowej może obejmować następujące departamenty niezależnego trybu działania:

• Wsparcie dokumentacji.
• Protokół organizacyjny.
• Departament Kontroli.
• Wsparcie gospodarstwa domowego.
• Usługi publiczne i tak dalej.

Należy zauważyć, że w dużych strukturach komercyjnych praca Personel administracyjny w tym przypadku reprezentuje dział biznesowy. Obejmuje kierowników biur, sekretarki, pracowników obsługi technicznej (kierowców, sprzątaczy, kurierów). Kierownik odpowiedniej kategorii jest w pełni odpowiedzialny za pracę działu.

W firmach o złożonej strukturze, która obejmuje kilka biur, personel administracyjny i technicznyz reguły jest tworzony zgodnie z jednym schematem. Jego praca nadzorowana jest przez działania dyrektora administracyjnego. Do jego zadań należy zarządzanie i koordynacja działań struktury administracyjnej jako całości. Dyrektor administracyjny podlega szefom działów administracyjnych, a także kierownikom biur jednostek strukturalnych i niezależnych biur.

Małe firmy

Personel administracyjny w małych firmach z celami komercyjnymi z reguły składa się z jednego pracownika. Jego stanowisko jest określane jako kierownik biura lub sekretarz. Jeśli tego nie ma, niektóre funkcje administracyjne (na przykład organizacja dokumentacji, zarządzanie dokumentami lub zamówienie biura) są przypisywane do pewnego młodszego pracownika jako dodatkowe obciążenie.

Tradycyjnie personel administracyjny obejmuje sekretarza, asystenta działu, osobistego asystenta szefa, kierownika działu administracyjnego. Ponadto lista ta obejmuje kierownika biura i dyrektora administracyjnego. Należy zauważyć, że obejmuje to pewną liczbę pracowników obsługi technicznej (na przykład, personel administracyjny i techniczny ds. bezpieczeństwa elektrycznego) W kolejnych rozdziałach należy rozważyć najczęstsze stanowiska administracyjne.

Kierownik biura

Jak się okazało, charakterystyczne personel administracyjny podzielony na sfery administracyjne i techniczne. Kierownik biura należy do pierwszej grupy. W inny sposób nazywa się go administratorem lub starszym administratorem. Kierownik biura podlega dyrektorowi ds. Rekrutacji lub dyrektorowi wykonawczemu. W gronie jego podwładnych są tylko pracownicy wspierający funkcjonowanie struktury. Głównym celem starszego administratora jest zapewnienie właściwego funkcjonowania biura i jego sprawnego funkcjonowania. Kierownik biura jak personel wsparcia administracyjnego wykonuje następujące funkcje:

• Zapewnienie kontroli nad dostępnością i działaniem sprzętu biurowego.
• Wydatki budżetowe na wsparcie biurowe.
• Zapewnienie terminowego przetwarzania zarówno korespondencji przychodzącej, jak i wysyłanej, jej dostarczenie zgodnie z celem.
• Udział w inwentaryzacji kompleksów nieruchomości biurowych.
• Sprawowanie kontroli nad terminami wykonania papierów wartościowych i ich prawidłowym wykonaniem.
• Organizacja i kontrola pracy podległych pracowników, w tym z reguły operatorów telefonicznych, sekretarek, kierowców, sprzątaczy i ochroniarzy.
• Kontrola i obsługa systemu plików firmy.
• Rezerwacja biletów, zapewnienie wsparcia wizowego i rezerwacja pokoi dla pracowników firmy.

Kierownik biura ma następujące wymagania dotyczące doświadczenia i kwalifikacji:

• Odpowiednie wykształcenie (średnie specjalne lub wyższe).
• Pożądana znajomość jednego lub więcej języków obcych.
• Doskonała znajomość technologii komputerowej.
• Znajomość technologii biurowej.
• Doświadczenie zawodowe w dziedzinie administracji od co najmniej roku.
• Towarzyskość, odporność na stres, umiejętności w sprawach organizacyjnych.

Kierownik Działu Prawnego

Kierownik tego działu podlega wyłącznie dyrektorowi generalnemu. Do jego podwładnych należą wszyscy pracownicy działu prawnego. Celem działalności szefa jest tworzenie i dalsze zarządzanie obsługą prawną spółki. Pracownik, o którym mowa, wykonuje następujące funkcje:

• Wybór i dalsze szkolenie prawników.
• Legalizacja struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
• Tworzenie wewnętrznych standardów korporacyjnych.
• Tworzenie przepływu pracy zgodnie z opracowanymi korporacyjnymi standardami prawnymi.
• Organizacja szkoleń prawnych dla pracowników firmy.
• Ekspertyza prawna projektów różnych dokumentów prawnych, których przygotowanie odbywa się w przedsiębiorstwie.
• Organizacja przygotowywania wniosków zgodnie z zagadnieniami prawnymi pojawiającymi się w trakcie struktury.
• Reprezentacja interesów przedsiębiorstwa w organach sądowych, a także stowarzyszeń publicznych i państwowych w badaniu zagadnień prawnych.
• Monitorowanie i podejmowanie działań w celu odzyskania długów zgodnie z wcześniej zawartymi umowami.

Wymagania dla specjalisty w zakresie kwalifikacji i doświadczenia:

• Edukacja prawnicza (najlepiej wyższa).
• Doświadczenie w odpowiedniej specjalizacji od ponad pięciu lat.
• Znajomość języka angielskiego na średnim poziomie.
• Doświadczenie w negocjacjach i rozwiązywaniu problemów przedprocesowych.
• Gotowość do podróży i podróży służbowych.
• Wiedza w następujących obszarach prawnych: cywilnych, podatkowych, administracyjnych, korporacyjnych, arbitrażowych i innych gałęziach prawa.

Personel administracyjny ds. Bezpieczeństwa elektrycznego

Personel elektryczny wykonujący prace przy instalacjach elektrycznych dzieli się na następujące kategorie:

• Pracownicy administracyjni i techniczni to kierownicy i specjaliści, którzy wykonują obowiązki związane z organizacją eksploatacji i konserwacji, instalacji, naprawy i rozruchu w związku z instalacjami elektrycznymi.
• Pracownicy operacyjni - personel zapewniający konserwację i zarządzanie operacyjne instalacjami elektrycznymi. Obejmuje to kontrolę, przygotowanie miejsca pracy, zmianę operacyjną, przyjęcie i późniejszy nadzór pracowników, wykonywanie pracy zgodnie z bieżącą działalnością.
• Personel zajmujący się naprawą - personel zapewniający naprawy i konserwację, uruchamianie, instalację i testowanie urządzeń.
• Personel operacyjny i naprawczy - personel naprawczy, który jest specjalnie przeszkolony i przeszkolony do obsługi ogniskowania operacyjnego w określonej liczbie przypisanych mu instalacji elektrycznych.

Prawnik

Często prawnik nazywa się radcą prawnym w inny sposób. Podlega dyrektorowi generalnemu lub kierownikowi odpowiedniego działu. Podległymi prawnikiem są urzędnicy tego działu. Głównym celem jego działań jest wsparcie pracy działu prawnego. Kluczowymi zadaniami specjalisty są następujące punkty:

• Opracowanie dokumentacji prawnej.
• Zapewnienie wskazówek metodologicznych w zakresie działalności prawnej spółki.
• Wdrożenie środków mających na celu wzmocnienie dyscypliny finansowej, kontraktowej i pracy.
• Konsultacje z personelem struktury w kwestiach zawodowych, pomoc w przygotowaniu dokumentacji i aktów prawnych dotyczących nieruchomości.

Radca prawny wykonuje następujące funkcje:

• Udział w opracowywaniu dokumentacji prawnej i umów.
• Udział w sporach prawnych.
• Udzielanie porad pracownikom i kierownictwu firmy zgodnie z aspektami prawnymi.
• Udział w weryfikacji umiejętności korzystania z dokumentacji, a także umów z prawnego punktu widzenia.
• Utrzymanie systemu plików umów.
• Udzielanie pomocy pracownikom odpowiedniego działu w opracowywaniu różnego rodzaju projektów.

Dyspozytor

Dyspozytor podlega bezpośrednio szefowi produkcji, ale nie ma podwładnych. Głównym celem jego pracy jest regulacja operacyjna procesu produkcyjnego i innych działań konstrukcji. Dyspozytor wykonuje następujące funkcje:

• Monitorowanie dostępności zapasów niezbędnych do nieprzerwanego procesu produkcji oddziałów firmy (komponenty, materiały, transport, wyposażenie).
• Organizacja kontroli operacyjnej nad procesem produkcyjnym, dostawa gotowego produktu, wykonanie pracy lub usług zgodnie z harmonogramem procesu produkcyjnego.
• Prowadzenie dziennika wysyłkowego, tworzenie raportów sprawozdawczych i innej dokumentacji technicznej w zakresie procesu produkcyjnego.

W przypadku dyspozytora istotne są następujące wymagania dotyczące kwalifikacji i doświadczenia:

• Obecność szkolnictwa średniego zawodowego.
• Wiedza z zakresu planowania produkcji w przedsiębiorstwie.
• Odporność na stres, towarzyskość.

Sekretarz Generalny

W inny sposób stanowisko może być określane jako osobisty asystent lub sekretarz-referent. Pracownik podlega Dyrektorowi Zasobów Ludzkich lub Dyrektorowi Generalnemu. Nie ma podwładnych Sekretarza Generalnego. Głównym celem pracy sekretarza-sekretarza jest zapewnienie wysokiej jakości wsparcia administracyjnego dla struktury dyrektora. Osobisty asystent wykonuje następujące zadania:

• Zapewnienie prawidłowego przepływu pracy.
• Organizacja dnia dyrektora w planie pracy.

Asystent sekretarza wykonuje głównie następujące funkcje:

• Planowanie dla CEO, organizacja spotkań biznesowych i podróży służbowych.
• Edycja, tłumaczenie i wykonywanie listów biznesowych i dokumentacji.
• Zapewnienie kontroli nad przychodzącą korespondencją i połączeniami telefonicznymi.
• Przygotowanie i realizacja listów biznesowych, raportów, innej dokumentacji.
• Organizacja interakcji między dyrektorem a innymi pracownikami struktury.
• Kontrola jakości przygotowania, poprawna kompilacja, późniejsza koordynacja i zatwierdzenie dokumentacji przedłożonej do podpisu bezpośrednio dyrektorowi organizacji.
• Organizacja pracy recepcji dyrektora generalnego.
• Realizacja indywidualnych instrukcji głowy.
• Eskorta głowy w podróży służbowej.

Rzeczywiste wymagania dotyczące doświadczenia i kwalifikacji w tym przypadku to:

• Obecność szkolnictwa wyższego.
• Znajomość języka obcego (najlepiej angielskiego).
• Doskonałe wykorzystanie komputera.
• Wysoki standard w zakresie etykiety biznesowej.
• Co najmniej dwa lata doświadczenia zawodowego.
• Reprezentacyjny wygląd, towarzyskość.