Dokumenty osobiste to dokumenty wydawane przez władze państwowe zawierające informacje biograficzne służące do identyfikacji właściciela. Są one wymagane przy zawieraniu transakcji na nieruchomościach, uzyskiwaniu pożyczek, zakupie biletów. Jak również rejestracja stosunków pracy.
Klasyfikacja dokumentu
Do klasyfikacji dokumentów z wykorzystaniem zasady pochodzenia i podobieństwa.
Według pochodzenia istnieją rodzaje dokumentów:
- prywatny
- oficjalny.
Dokument pochodzenia prywatnego jest papierowym nośnikiem stworzonym przez jednostkę w życiu osobistym, niezwiązanym ze sferą pracy ani obowiązkami publicznymi. Do takich dokumentów należą listy, wspomnienia o charakterze prywatnym, pamiętniki, albumy fotograficzne.
Dokument urzędowy jest źródłem informacji tworzonym przez osobę prawną, indywidualnego przedsiębiorcę w celu wypełnienia jego ustawowych zadań i wywierania wpływu na sferę społeczną i pracę.
Rodzaje dokumentów
Wśród urzędników wyróżnij te rodzaje dokumentów osobistych:
- dowody osobiste;
- potwierdzanie specjalizacji, wykształcenia, kwalifikacji;
- potwierdzanie stażu pracy;
- osobiste.
Nie można znaleźć pracy, jeśli powyższe dokumenty nie zostaną dostarczone do personelu. Ten obowiązek pracownika reguluje art. 65 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Głównym dokumentem potwierdzającym tożsamość osoby jest paszport.
Ale oprócz paszportu istnieje wiele dokumentów, które mogą go zastąpić, jeśli to konieczne, dowód tożsamości. Jest to zaświadczenie żeglarza, wojskowego żołnierza, dowód wojskowy, dokument pobytowy, akt urodzenia, paszport zagraniczny itp.
Dokumenty dotyczące zatrudnienia
Zatrudnienie zostanie odrzucone, jeśli stanowisko zapewnia umiejętności zawodowe, a kandydat nie posiada dokumentu potwierdzającego wykształcenie. Dla pracowników medycznych jest to, oprócz dyplomu z instytutu medycznego i stażu, certyfikat zaawansowanego szkolenia oraz certyfikat uprawniający do świadczenia usług medycznych w określonej specjalności.
Dokumenty o charakterze osobistym obejmują skargi, skargi, pisemne roszczenia, wyjaśnienia.
Plik osobisty
Lista spraw nomenklatury jest zatwierdzana przez kierownika organizacji. Teczka osobista nie jest obowiązkowa dla firm. Wyjątek dla organizacji rządowych, w których wydawane są wszystkim. Pracodawca samodzielnie decyduje, czy utworzyć, czy nie. Wymierne korzyści: akta osobowe zapewniają szybką, terminową i pełną informację o każdym pracowniku. W przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontrolne, gdy pilnie potrzebne mogą być liczne dokumenty pracowników, prowadzenie takich spraw znacznie upraszcza procedurę. Wszystkie niezbędne dokumenty do tworzenia folderów są dostarczane przez samego pracownika, ale czasami pracodawca samodzielnie gromadzi informacje w celu weryfikacji nowo zatrudnionego pracownika, na przykład cechy i rekomendacje.
W trakcie pracy pracownik bierze udział w procesie pracy: można przenieść go do innych działów lub na inne stanowiska, nakładając sankcje dyscyplinarne lub nagrody. Towarzyszy temu publikacja dokumentów osobowych uzupełniających akta osobowe pracownika. Zamyka się po zakończeniu stosunków pracy z pracownikiem. Okres przechowywania akt osobowych pracowników zwolnionych przed 01.01.2003 wynosi 75 lat, a 50 lat w przypadku zwolnień po 01.01.2003. Sprawy liderów organizacji, zastępców na dowolnym poziomie, pracowników z nagrodami i tytułami są przechowywane przez czas nieokreślony.
Struktura regulacyjna dokumentów
Nie ma aktu regulującego skład akt osobowych. Pracodawcy określają listę dokumentów niezależnie, w oparciu o specyfikę organizacji. Dokumenty przychodzące są podzielone na kilka kategorii.
Istnieją dokumenty osobiste, które były potrzebne przy zawieraniu umowy o pracę. Na ich podstawie wypełnia się umowę o pracę, informacje wprowadza się do programu 1C. Nie można obejść się bez umowy o pracę, paszportu, rejestru zatrudnienia, TIN, SNILS.
Jeśli kandydat stara się o stanowisko wymagające wykształcenia zawodowego, wówczas dyplom. Jeśli kandydat jest odpowiedzialny za służbę wojskową, to karta wojskowa. W przypadku niektórych kategorii pracowników raport medyczny na podstawie wyników badania lekarskiego jest obowiązkowy.
Kolejną kategorią są dokumenty, które zostały utworzone w okresie pracy w organizacji. Obejmuje to kopie zleceń przeniesienia, wykluczenie.
Ostatnią kategorią są dokumenty, które powstały po rozwiązaniu umowy o pracę. W zależności od podstaw zwolnienia, jest to pismo rezygnacyjne, zawiadomienie o zwolnieniach, kopia aktu zgonu oraz kopia nakazu zwolnienia.
Przepływ pracy
Pracownicy wyznaczeni na podstawie zarządzenia dyrektora generalnego odpowiedzialni za utrzymanie przepływu pracy personelu są osobiście odpowiedzialni za bezpieczeństwo dokumentów. Jeśli informacje o pracowniku ulegną zmianie, wówczas plik osobisty zostanie uzupełniony, ale nie można usunąć starego dokumentu. Teczki z walizkami powinny znajdować się w specjalnej metalowej szafce lub sejfie. Zabrania się przechowywania dokumentów osobistych pracowników po osiągnięciu celów przetwarzania. Po osiągnięciu celu, dla którego zażądano dokumentów, należy je wyłączyć ze sprawy i zwrócić właścicielowi pod podpisem. Jeśli nie ma możliwości powrotu, podlegają zniszczeniu przez specjalnie powołaną komisję.