Historia rozwoju takiej kategorii, jak audyt, jest uważana przez wielu autorów inaczej. Odpowiednia definicja w tłumaczeniu z łaciny jest interpretowana jako „przesłuchanie” i jest stosowana w praktyce do ustalenia weryfikacji. Audyt należy zatem rozumieć jako audyt przeprowadzony przez niezależnego eksperta, którego celem jest określone działanie lub zjawisko. Dlatego rozróżniają audyty techniczne, operacyjne, środowiskowe i logistyczne, o których mowa w tym artykule. Co należy rozumieć przez prezentowaną kategorię? Czym różni się od innych? Jakie rodzaje kontroli logistycznych istnieją? Możesz znaleźć odpowiedzi na te i inne równie ważne pytania w trakcie czytania naszego artykułu.
Koncepcja i organizacja audytu logistycznego
Dzisiaj, obok koncepcji audytu finansowego, księgowego, technicznego i innych rodzajów kontroli, ważną pozycję zajmuje audyt logistyczny. Przede wszystkim jego działanie ma na celu obniżenie kosztów logistyki i zwiększenie wydajności całego przedsiębiorstwa.
Audyt logistyczny należy rozumieć jako kompleksowy audyt skuteczności podsystemów logistycznych. Rolą audytu logistycznego w wyborze strategii logistycznej jest identyfikacja „obszarów problemowych”. Tak więc w trakcie procedury powstaje drzewo relacji między nimi, które mają charakter przyczynowy. Ponadto dokonywane są obliczenia ekonomiczne na dużą skalę w odniesieniu do sprzedaży, wykorzystania powierzchni i zarządzania zapasami. Organizacja audytu logistycznego i etapy postępowania odnoszą się bezpośrednio do następujących rodzajów kontroli:
- Audyt zakupów, czyli logistyki.
- Audyt planowania zgodnie ze schematem „sprzedaż - produkcja - zakupy”.
- Audyt kosztów logistycznych związanych z magazynowaniem, pakowaniem, przechowywaniem i przemieszczaniem produktów zbywalnych.
- Audyt dystrybucji produktów zbywalnych zgodnie z łańcuchem dostaw.
Wyniki audytu logistyki
Oprócz kwestii organizacyjnych teoretyczne podstawy systemu audytu logistycznego obejmują również wynik procedury w postaci raportu zawierającego następujące informacje:
- Ocena faktycznego stanu w odniesieniu do systemu logistycznego przedsiębiorstwa.
- Lista zaleceń technicznych, informacyjnych, organizacyjnych i technologicznych dotyczących ulepszenia wszystkich podsystemów logistycznych.
- Ocena potrzeby pewnych zmian.
- Wstępny (potencjalny) zwrot z inwestycji.
Wyniki ogłaszane po takiej procedurze, jak audyt systemów logistycznych, zwykle mówią o stosowności niektórych projektów związanych z następującymi punktami:
- Opracowanie strategii w zakresie logistycznego elementu struktury.
- Reengineering (projektowanie) systemu lub podsystemu logistyki. Uderzającym przykładem tego ostatniego jest projekt kompleksu magazynowego.
- Utworzenie systemu związanego z regulacją logistycznych procesów biznesowych.
Audyt logistyczny i jego główna zasada
Kluczową zasadą audytu logistycznego jest ewoluujące przejście od ogólnego do szczególnego. Innymi słowy, procedura rozpoczyna się od sprawdzenia celów globalnej struktury, a kończy się przyczynami utraconych szans, niskiej wydajności i niskiej wydajności.Po opracowaniu ogólnych zagadnień audyt logistyczny przedsiębiorstwa obejmuje szczegółowe badanie logistycznych obszarów funkcjonalnych w firmie.
Tak więc, zgodnie z powyższą zasadą, badane są obecne strategie przedsiębiorstwa, które mogą w pełni wpływać na organizację pod względem przepływu przepływów natury materialnej. W tym celu konieczna jest analiza misji korporacyjnej, a także strategii produkcyjnej, marketingowej i zaopatrzeniowej firmy. Audyt systemów logistycznych na ostatnim etapie obejmuje utworzenie bazy danych. Można go zatem wykorzystać do oceny działań tych systemów w przedsiębiorstwie.
Aby wdrożyć procedurę opisaną w artykule, tworzony jest zespół, w skład którego wchodzą przedstawiciele usług logistycznych i innych działów funkcjonalnych firmy (księgowość i finanse, sprzedaż i marketing, zaopatrzenie i produkcja, serwis informacyjny itd.). Należy dodać, że na przykład audyt logistyczny systemu transportowego przedsiębiorstwa jest przeprowadzany w obecności zewnętrznych ekspertów. Ponadto studenci wyspecjalizowanych szkół wyższych są często zachęcani do wdrożenia tej procedury. Ten ruch jest niewątpliwie wskazany, ponieważ dla początkujących, w taki czy inny sposób, potrzebujemy praktycznej podstawy do osiągnięcia celów określonych w profesjonalnym planie.
Etapy kompilacji oddziałów audytu logistycznego
Współcześni naukowcy wyróżniają kilka etapów audytu logistycznego, wśród których są wstępne, główne i odpowiednio końcowe. Na początek warto rozważyć wstępny etap audytu logistycznego.
Tak więc w ciągu pierwszych dwóch do trzech dni specjaliści badają funkcjonalne obszary produkcji, dostaw, sprzedaży i marketingu produktów zbywalnych. Następnie przez cały tydzień eksperci logistyczni przetwarzają wyniki badań, a także przygotowują listę funkcji logistycznych, które w taki czy inny sposób podlegają gruntownej weryfikacji. Ostatni etap audytu logistycznego na tym etapie zawiera sformułowania pytań do kwestionariuszy i wywiadów, a także zestawienie listy wskaźników, zgodnie z którymi zostanie przeprowadzona ocena funkcji logistycznych.
Główny etap audytu logistycznego
Na początek należy zauważyć, że główny etap tak wielkoskalowej procedury dzieli się na audyty wewnętrzne i zewnętrzne. W tym rozdziale omówiono audyt kosztów logistyki na przykładzie przedsiębiorstwa przemysłowego i jego głównego etapu. Punktem wyjścia audytu wewnętrznego jest rozmowa z szefem przedsiębiorstwa. Następnie przeprowadzany jest audyt logistyczny zgodnie z następującymi obszarami:
- Pierwszy kierunek obejmuje badanie pracowników działów funkcjonalnych firmy w kwestiach związanych w taki czy inny sposób z logistyką (sprzedaż, magazyny, transport).
- Drugi kierunek obejmuje pracę z próbką dokumentacji przedsiębiorstwa.
- Trzecim obszarem jest zbieranie informacji zgodnie z umowami o dostawy w celu analizy statystycznej sprzedaży i zakupów produktów zbywalnych.
W procesie wewnętrznego audytu logistycznego stosuje się system wskaźników, które dzielą się na następujące grupy:
- Pierwsza grupa zawiera wskaźniki obsługi konsumentów zewnętrznych i wewnętrznych, a także ocenę cech jakościowych usługi, która powinna obejmować możliwość zasadniczej zmiany cech zamówień zgodnie z żądaniami klientów, czas realizacji zamówień, a także stabilność w odniesieniu do tego czasu.
- Druga grupa obejmuje wskaźniki, które są bezpośrednio związane z kosztem funduszy na wdrożenie operacji i procedur logistycznych.W procesie analizy kosztów oceń stosunek „koszty - korzyści”. Oznacza to korzyści, jakie klienci otrzymują dzięki przyjęciu i dalszej realizacji niektórych decyzji w firmie.
- Trzecia grupa ma kilka wskaźników wykorzystania własnej floty pojazdów (taboru) lub obiektów magazynowych, wśród których jest współczynnik zastosowania nośności pojazdu, współczynnik zastosowania pojemności magazynowej i tak dalej.
Audyt zewnętrzny
Jak się okazało, główny etap procedury rozpatrywany w artykule obejmuje takie rodzaje audytu logistycznego, jak wewnętrzny i zewnętrzny. W tym rozdziale wskazane jest zapoznanie się z tym ostatnim. Należy zauważyć, że sensowne jest ustalenie punktu wyjścia dla audytu zewnętrznego tylko wtedy, gdy procedura audytu wewnętrznego ma zagwarantowane zakończenie. Tak więc na tym etapie przeprowadzane jest badanie oczekiwań i wymagań klientów w celu ustalenia optymalnej wydajności przedsiębiorstwa; uwzględnienie technik stosowanych przez konkurentów; ocena poziomu przepływu materiałów obsługi klienta i tak dalej.
Należy zauważyć, że przeprowadzany jest zewnętrzny audyt logistyczny w postaci wysyłania specjalnie przygotowanych kwestionariuszy lub selektywnych wywiadów bezpośrednio z przedstawicielami obsługiwanych firm, a także z kupującymi z różnych miejsc w planie geograficznym lub o różnej wielkości zakupów. Ważne jest, aby uzupełnić standardowe kwestionariusze, aby całkowicie dostosowały się do każdej sprawdzonej struktury. Ponadto, co do zasady, ankietowani są nie tylko liderami firmy lub jej poszczególnych oddziałów, ale także konkretnymi pracownikami stosownie do zakresu ich działalności.
Zatem, zgodnie z wynikami audytu zewnętrznego, możliwe jest sformułowanie konkretnych zaleceń dla struktury i wskazanie zmian, które należy wprowadzić w obecnym systemie logistycznym w momencie audytu.
Ostatni etap
Po zakończeniu głównego etapu audytu logistycznego konieczne jest przygotowanie następujących raportów analitycznych:
- Pierwszy raport, opracowany zgodnie z analizą wykazu zapasów, zawiera informacje o asortymencie surowców i produktów zbywalnych, zapasach według grup, kategorii lub pozycji, szacunkach obrotu towarami według wykazu zapasów.
- Drugi raport zawiera analizę przepływów pieniężnych w firmie i poza nią. Na przykład szczegółowy opis przepływu przepływów pieniężnych przez magazyn ogólnie i wielkości przepływów pieniężnych zgodnie z każdą operacją logistyczną oddzielnie. Ważne jest, aby pamiętać, że na segmentach linii między obszarami przechowywania ważne jest również wskazanie kwoty przepływów pieniężnych. Uzyskane wyniki są wykorzystywane do określenia liczby przeprowadzek i pojazdów do składowania wewnętrznego.
- Trzeci raport poświęcony jest wyposażeniu przedsiębiorstwa w zasoby. W związku z tym istotne informacje obejmują klasyfikację i właściwości sprzętu do przenoszenia materiałów. Głównym celem opisu jest jedynie ocena bazy materiałowej i technicznej istotnej dla przedsiębiorstwa.
Podsumowanie informacji
Jak się okazało, audyt logistyczny przeprowadzany jest w celu zidentyfikowania niedociągnięć w systemie logistycznym konstrukcji. Po zidentyfikowaniu „wąskich gardeł (obszarów o podwyższonym ryzyku) w taki czy inny sposób eksperci logistyczni opracowują zalecenia mające na celu usunięcie zidentyfikowanych problemów. Oczywiście zalecenia te są następnie wykorzystywane do poprawy poziomu usług dla obecnych klientów, znalezienia nowych, a także do usprawnienia zarządzania przepływami pieniężnymi.
Przykład audytu logistycznego
W tym rozdziale wskazane byłoby rozważenie procedury audytu logistycznego na konkretnym przykładzie.Audyt magazynu jest niczym innym jak poszukiwaniem metod usprawnienia działania magazynu w ramach ekspresowego badania procesów i zasobów magazynowych. Powyższe wydarzenie można przeprowadzić zarówno jednorazowo, jak i na bieżąco. Jak wspomniano powyżej, audyt logistyczny ma głównie na celu zidentyfikowanie niedociągnięć w organizacji magazynu, a także w jego pracy. Ponadto w tym przypadku należy stworzyć pewne propozycje w celu wyeliminowania stwierdzonych braków. Szczególnym zadaniem procedury opisanej w artykule jest często uzasadnienie, że magazyn musi zostać zautomatyzowany.
Często audyt logistyczny jest uważany za obowiązkowy krok poprzedzający wdrożenie systemu WMS. Dlatego wyniki badań i odpowiednie rekomendacje ekspertów logistycznych pozwalają nam znaleźć najbardziej optymalne opcje w zakresie przechowywania produktów komercyjnych, a także zoptymalizować realizację operacji magazynowych, liczbę pracowników, załadunek i tak dalej. Innymi słowy, audyt logistyczny, w taki czy inny sposób, przyczynia się do realizacji tego, co należy zrobić w magazynie, aby doprowadzić go do absolutnego porządku przed automatyzacją.
Audyt logistyczny w praktyce
Audyt logistyczny magazynu obejmuje następujące operacje:
- Analiza dotycząca infrastruktury.
- Analiza procesu technicznego.
- Analiza odpowiednich dokumentów.
- Analiza systemów komputerowych i informatycznych.
- Opracowywanie propozycji i zaleceń dotyczących poprawy sytuacji.
- Obliczenia w kategoriach studium wykonalności dla wdrożenia systemu WMS.
W procesie kontroli logistycznej magazynu wykorzystywane są następujące narzędzia:
- Przeprowadzanie wywiadów z pracownikami firmy.
- Nadzór nad przepływem pracy w magazynie.
- Analiza odpowiedniej dokumentacji, w tym instrukcji pracy, tras, układów i tak dalej.
Wyniki audytu logistycznego w magazynie to:
- Lista faktycznych problemów dla przedsiębiorstwa.
- Zalecenia dotyczące rozwiązywania istniejących problemów.
- Uzasadnienie konieczności wprowadzenia zautomatyzowanego systemu.