Niedobór jest dość powszechną koncepcją w handlu. Oznacza to, że brakuje jakiegoś produktu. Z reguły dzieje się tak zarówno w sklepach samoobsługowych, jak i w zwykłych kontrapunktach. Przyczyny tego mogą być różne - nieuwaga sprzedawców, nieuczciwych nabywców, różne kurczenie się i zmiana asortymentu. Przyjrzymy się bardziej szczegółowo w tej sprawie.
Inwentaryzacja to audyt, w ramach którego kwotę nieruchomości instytucji określa się na podstawie określonego numeru kalendarza poprzez uzgadnianie informacji księgowych z rzeczywistymi wskaźnikami. Ta metoda jest metodą kontroli w celu zachowania zasobów materialnych, a także mienia. Jeśli brakuje w ekwipunku, co powinienem zrobić? Jak to się odpisuje? W naszym artykule postaramy się odpowiedzieć na te i inne pytania, które wynikają z niektórych funkcji księgowych związanych z utratą i zniszczeniem wartości materialnych.
Nadwyżka i niedobór w rachunkowości
W rzeczywistości w ramach działalności gospodarczej wiele przedsiębiorstw boryka się ze stratami lub brakami wynikającymi z uszkodzenia rzeczowych aktywów trwałych. W ramach rzeczowych aktywów trwałych i wartości należy rozumieć taką własność instytucji jak materiały, zapasy i środki trwałe wraz z wytworzonymi produktami, towarami, środkami pieniężnymi i innymi cennymi aktywami.
Problemy takie z reguły powstają w wyniku nadużycia osób odpowiedzialnych materialnie przez majątek przedsiębiorstwa, a ponadto z powodu kradzieży, błędów rachunkowych podczas odbioru lub wysyłki środków trwałych. Można również wykryć niedobór stopnia naturalnego ścierania. W organizacjach handlowych często pojawia się tak zwany reortortacja, co prowadzi do tworzenia nadwyżek niektórych towarów i produktów oraz niedoborów innych.
Utrwalenie może nastąpić w ramach zakupu zasobów materialnych wraz z ich magazynowaniem, przemieszczaniem, sprzedażą, a także podczas wdrażania zapasów. Należy pamiętać, że monitorowanie efektywności wykorzystania zasobów, a także bezpieczeństwa mienia przedsiębiorstwa jest jednym z ważnych zadań prowadzenia rachunkowości w organizacji.
Najważniejsze jest terminowość audytu
Odpowiedzialność za racjonalne wykorzystanie zasobów instytucji spoczywa na pracownikach pracujących z tymi towarami i ponoszących bezpośrednią materialną odpowiedzialność za nie. Jednocześnie rachunkowość zapewnia i gwarantuje kontrolę nad ruchem, a także zużyciem środków trwałych, a także zgodnością operacji z obowiązującymi przepisami. Zatem terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji w celu potwierdzenia stanu zapasów, a także innych cennych aktywów, jest niezwykle konieczne.
Wymagania i cele dotyczące zapasów
W procesie kontroli zapasów ważone wartości materiałów są ponownie ważone, przeliczane i mierzone. Podlegają również wycenie środki pieniężne w kasie, a ponadto środki w obiegu w produkcji, handlu i tak dalej. Ponadto przeprowadzana jest inwentaryzacja w następujących celach:
- Identyfikacja nieużywanych obiektów, które należy następnie wdrożyć.
- W razie potrzeby wykryj zepsute towary, których ważność upłynęła.
- Kontrola i kontrola zapewniania bezpieczeństwa mienia i aktywów materialnych.
Weryfikacja z reguły może być pełna lub częściowa, ale także zaplanowana lub nagła. Ale w każdej sytuacji należy przestrzegać szeregu następujących wymagań:
- Stworzenie efektu zaskoczenia dla osoby odpowiedzialnej w przypadku braku materiałów podczas inwentaryzacji.
- Ustanowienie komisji do weryfikacji.
- Bezpośrednia konwersja wartości.
- Wykonywanie regularnych inspekcji z obowiązkowym udziałem pracowników odpowiedzialnych za bezpieczeństwo niektórych wartości materialnych.
Natychmiast po zakończeniu procedury inwentaryzacji podsumowuje się jej wyniki, które zwykle są następujące:
- Całkowita kwota proponowanej nieruchomości jest w pełni zgodna z faktyczną dostępnością, a ponadto z danymi księgowymi.
- Zidentyfikowano oczywiste nadwyżki.
Czy brakuje zapasów? Co robić w takich przypadkach? Aby rozpocząć, wypisz to poprawnie. Jeśli w wyniku kontroli inwentarza wykryto brak czegoś, natychmiast pojawiają się trudności z papierkową robotą. Aby poprawnie odpisać, musisz znaleźć przyczynę jego wystąpienia. Mogą to być następujące czynniki:
- Koszty produkcji wraz z funkcjami obsługi.
- Straty wynikające z działań sprawców.
- Inne koszty, w wyniku których winni pracownicy byli nieobecni lub w celu udowodnienia swojej winy w sądzie, nie są możliwe.
Kwotę deficytu można odpisać na różne sposoby, które zależą bezpośrednio od przyczyny jej powstania. W celu potwierdzenia kosztów produkcji, a także strat, wymagana jest odpowiednia dokumentacja. W tym przypadku mówimy o dokonanych aktach uszkodzenia mienia i tak dalej. Z reguły do przygotowania dokumentacji należy użyć standardowego formularza lub opracowanego samodzielnie.
Procedura inwentaryzacji
Bezpośrednio przed procedurą inwentaryzacji jej kolejność jest określona w polityce rachunkowości, która wskazuje następujące informacje:
- Terminy
- Przypadki przeprowadzenia.
- Skład komisji. Z reguły w skład komisji wchodzą księgowi, a także inni specjaliści posiadający wymaganą wiedzę i kwalifikacje. Oprócz tego, że w ramach inwentaryzacji towary są nie tylko liczone, ale także ważone i mierzone, analizują również zobowiązania majątkowe i finansowe.
- Typowe schematy identyfikowania nadwyżek lub niedoborów.
W kolejności wydanej przez kierownika organizacji konieczne jest odzwierciedlenie informacji, które będą dotyczyć składu komisji, a ponadto czasu trwania audytu i rodzajów nieruchomości podlegających weryfikacji. Komisja nie powinna obejmować osób, które ponoszą odpowiedzialność finansową i których wartości należy zweryfikować w pod-raporcie. Podczas inwentaryzacji można zastosować metodę stałą lub selektywną. Ciągła metodologia polega na analizie i weryfikacji wszystkich nieruchomości i rodzajów zobowiązań finansowych instytucji. Typ selektywny polega na sprawdzeniu tylko niektórych rodzajów nieruchomości, na przykład żywności.
Nadwyżka czy brak zapasów? Co robić
Są one udokumentowane na końcu audytu. Osoba odpowiedzialna za to powinna wskazać faktyczną kwotę nadwyżki lub niedoboru. Do dokumentu, w którym odpisuje się nadwyżkę lub niedobór, musi towarzyszyć akt weryfikacji i inna dokumentacja potwierdzająca faktyczną ilość dostępnych towarów.
Dokumenty do odpisania
Umorzenie niedoborów musi być przeprowadzone z uwzględnieniem norm naturalnego ścierania, a także polityki instytucji.Naturalny spadek odpisuje się dopiero po obliczeniu tej kwoty, a ponadto po przeprowadzeniu procedury sprawdzania wyników przez kierownictwo instytucji i niezależną komisję.
Następnie podejmowana jest decyzja w sprawie zasadności oficjalnego dochodzenia w celu zidentyfikowania sprawców. Brak zapasów? Co zrobić z pracownikami, których wina się wydarzyła? Aby zacząć to rozgryzać. Badanie jest szczególnie konieczne w sytuacjach, w których niedobór znacznie przewyższa tempo naturalnego spadku. Stosowanie norm naturalnego ścierania jest przewidziane w odniesieniu do produktów żywnościowych w odniesieniu do wszystkich ilościowych, a ponadto towarów wysokiej jakości, z wyłączeniem produktów w opakowaniach i tych, które są dostarczane indywidualnie.
Procedura wycofania z eksploatacji
Stwierdzony brak zapasów należy odpisać w następujący sposób:
- W roku, w którym przeprowadzono audyt.
- Tylko jedna osoba uznana za odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji.
- Niedobór towarów podczas inwentaryzacji odejmuje się od nieruchomości lub towarów o tej samej nazwie.
- Odpisać od nieruchomości lub towarów, które są w tej samej ilości.
Istnieje również pewna kolejność, której należy przestrzegać.
Niedobór zapasów spisuje się w następującej kolejności:
- Konieczne jest otrzymanie polecenia umorzenia bezpośrednio od kierownictwa przedsiębiorstwa.
- W ramach tej procedury odpisuje się wartość końcową środków trwałych, koszt wyrobów gotowych i materiałów, cenę zakupu towarów, a także koszty transportu i koszty pracy pracowników, którzy dokonują inwentaryzacji. Odpis z reguły przeprowadza się z pożyczki na obciążenie rachunku nr 94, który nazywa się „brakiem i utratą wartości”.
- Dokonuje się porównania kwoty wydatków ze stopami strat po ich obliczeniu w rachunkowości. W przypadku, gdy kwota ta jest niższa niż normy naturalnej utraty produktów spożywczych i wszelkich innych grup towarów, można ją odpisać w koszty przedsiębiorstwa.
Na ostatnim etapie rozwiązany jest problem podatku od wartości dodanej, który można przywrócić lub nie. W przypadku, gdy VAT podlega zwrotowi, pewna kwota jest wykazywana w momencie obciążenia kredytu.
Dokumentacja
Na podstawie wyników inwentaryzacji dostępne zasoby materialne są weryfikowane za pomocą dokumentów księgowych. W przypadku stwierdzenia niespójności w ramach ważenia, pomiaru i przeliczania dokonują inwentaryzacji lub wypełniają niezbędny dokument. W przypadku wykrycia odchyleń w oświadczeniu o rozbieżnościach umieszczane są znaki. Lista obowiązkowej dokumentacji obejmuje następujące rodzaje aktów:
- „TORG-6” - akt kurtyny opakowania.
- TORG-7, czyli formularz do wypełnienia rejestru zapasów.
- „TORG-15” - akt odzwierciedlający towary i produkty niskiej jakości.
- „TORG-16” obejmuje informacje o umorzeniu towarów.
- „TORG-20” zawiera informacje o dalszych działaniach z nadwyżką lub niedoborem.
- „TORG-21” - ustawa o ponownym sortowaniu warzyw i owoców.
Konsekwencje i odpowiedzialność
Kto płaci niedobór w sklepie, w fabryce, w przedsiębiorstwie lub w innym miejscu jego identyfikacji?
W przypadku, gdy zgodnie z wynikami inwentaryzacji wykryty zostanie niedobór czegoś, winny pracownik ponosi odpowiedzialność, która jest następnie zobowiązana do naprawienia szkody wyrządzonej przedsiębiorstwu. Jeśli na przykład brakuje w magazynie, podmiot składujący jest odpowiedzialny, jeśli jest osobą odpowiedzialną materialnie zgodnie z wewnętrznymi zamówieniami organizacji. W tym celu należy najpierw sporządzić akt weryfikacyjny potwierdzający fakt winy zgodnie z obowiązującym prawem.Jeżeli winny pracownik zgadza się z prezentowanym niedoborem, sporządza wyjaśnienie, wskazując swoje motywy, a także przyczyny wyrządzenia szkody majątkowej firmie.
Nie przyznaje się do winy
Jeśli pracownik nie przyzna się do winy, pracodawca zwołuje komisję w celu przeprowadzenia wewnętrznego dochodzenia. Komisja ustala zaangażowanie pracownika w fakt aktu. Następnie sporządzają akt odmowy zwrotu utraconej kwoty przez winowajcę. Ponadto ten akt niepowodzenia zostanie przesłany do szefa firmy do rozpatrzenia, który musi podjąć decyzję o odzyskaniu szkody materialnej od pracownika siłą. Następnie szef przedsiębiorstwa wydaje nakaz zatrzymania pieniędzy z pensji partii winnej częściowo lub w całości. Następnie księgowość może dokonać odpowiednich potrąceń.
Przy obliczaniu strat brana jest pod uwagę cena zakupu brakujących towarów bez uwzględnienia utraconego zysku lub uzyskania prawdopodobnego zysku w wyniku użytkowania. W przypadku, gdy pracownik nie zgadza się z przedstawionymi potrąceniami, ma prawo odwołać się od tego działania przez swojego pracodawcę w sądzie.
W celu odzyskania szkody od winnego, z którym nie zawarto umowy o odpowiedzialności, składają oni wniosek do sądu wraz z dowodami potwierdzającymi jego winę. Jeśli nie ustalono winy pracownika za utratę towarów, wówczas w takiej sytuacji rekompensata za straty lub odpisanie ich jako wydatków jest po prostu niemożliwe.
Podsumowując
Możesz w pełni zrozumieć wszystkie takie niuanse tylko wtedy, gdy masz odpowiednią wiedzę finansową i księgową. Zapewni to możliwość prawidłowego zidentyfikowania niedoboru w ramach kontroli zapasów, a także pociągnięcia do odpowiedzialności tych, którzy faktycznie są winni za jego wystąpienie.