Wszyscy uczestnicy obrotu biznesowego są zobowiązani do prowadzenia rejestrów - zgodnie z prawem. Odpowiedzialność prawna za ich poprawność i aktualność spoczywa na właścicielu lub upoważnionym przez niego szefie firmy, a także na głównym księgowym.
Podpisy podmiotów
Szef przedsiębiorstwa i główny księgowy z reguły podpisują wszystkie dokumenty księgowe przedsiębiorstwa. Prawo to przysługuje im na podstawie przepisów lub wewnętrznych dokumentów przedsiębiorstwa.
Uprawnienia lidera są zwykle określone w dokumentach założycielskich i umowie; uprawnienia głównego księgowego można ustalić w jego opisie pracy, w kolejności dyrektora lub w umowie o pracę.
Co zrobić, jeśli urzędnicy się zmienią
Zmiana dyrektora lub głównego księgowego jest dość kłopotliwym przedsięwzięciem i wymaga przemyślanego podejścia. W takim przypadku firma musi nie tylko powiadomić organy regulacyjne i bank obsługujący, ale także prawidłowo przeprowadzić przyjmowanie i przekazywanie podstawowych dokumentów księgowych nowemu pracownikowi.
Z prawnego punktu widzenia takie zamówienie jest wydawane tylko organizacjom budżetowym; przedsiębiorstwa samonośne określają to niezależnie, na przykład na podstawie odrębnego zamówienia lub rozporządzenia. W każdym przypadku sporządzany jest akt przyjęcia dokumentów, którego przykład podano poniżej.
W oparciu o panującą praktykę biznesową przy zmianie osób odpowiedzialnych za prowadzenie rachunkowości w przedsiębiorstwie tworzona jest specjalna prowizja na zamówienie, która przeprowadza audyt wewnętrzny i przyjmuje dokumenty od głównego lub głównego księgowego.
Kontrola nie jest obowiązkowa, jednak firma może samodzielnie zaangażować audytorów, którzy wydadzą opinię na temat stanu rachunkowości i rachunkowości podatkowej. Taki dokument może pomóc firmie uniknąć przyszłych sankcji finansowych organów kontrolnych.
Jeśli zmieniający się urzędnicy ponoszą odpowiedzialność finansową, wówczas obowiązkowa inwentaryzacja mienia i dokumentów jest przeprowadzana w określony sposób.
Jak prawidłowo przesyłać dokumenty podczas zmiany dyrektora lub głównego księgowego
W przypadku naruszenia procedury księgowej w przedsiębiorstwie, urzędnicy ponoszą odpowiedzialność aż do odpowiedzialności karnej, dlatego tak ważne jest prawidłowe zorganizowanie przyjmowania i przekazywania dokumentów po ich zmianie.
Sprawy przekazywane są nowo mianowanemu dyrektorowi lub głównemu księgowemu, a pod nieobecność kandydatów do komisji lub pracownikowi wyznaczonemu na podstawie zarządzenia. Następnie komisja lub dyrektor wykonawczy przekazuje zaakceptowane dokumenty nowo mianowanemu dyrektorowi lub głównemu księgowemu. Jeśli główny księgowy się zmienia, wówczas szef przedsiębiorstwa może bezpośrednio zaakceptować dokumenty.
Akt jest wykonywany w trzech egzemplarzach: jeden dla pracownika zmianowego, drugi dla wyznaczonego pracownika, trzeci dla księgowości. Akt przyjęcia dokumentów po zmianie dyrektora podpisują członkowie komisji lub odpowiedzialny pracownik, główny księgowy i nowy szef. A w przypadku zmiany w głównym księgowym, robią to członkowie komisji, szef przedsiębiorstwa i nowy księgowy.
Akt przyjęcia dokumentów: próbka
Treść dokumentów transferowych jest ustalana przez przedsiębiorstwo samodzielnie. Poniżej znajduje się czynność otrzymywania i przekazywania dokumentów przy zmianie głównego księgowego. Jest to orientacyjna opcja, na przykład jedno przedsiębiorstwo.
Akt przyjęcia podstawowych dokumentów księgowych LLC „Rank”.
Data, miejsce kompilacji.
My, dyrektor OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, działając na podstawie Karty, członkowie komisji ds. Przyjmowania dokumentów przez ekonomistę Olepta V.V., księgowego Kuda N.P., archiwistę T. Rudenko, działającego na podstawie zamówienia, z: z jednej strony i główny księgowy V.A. Alferova, działając na podstawie postanowienia o zatrudnieniu i opisach stanowisk, z drugiej strony akt ten został sporządzony w tym wyroku Alferova V.A. przelewy oraz LLC „Rang” w osobie dyrektora i komisji przyjmuje następujące dokumenty LLC „Rank” za okres od kwietnia 2010 r. do kwietnia 2015 r. (szczegółowa lista):
- faktury za zwolnienie towarów i faktury podatkowe, działania dotyczące zwolnienia towarów i materiałów oraz towarów, umów, faktur, wykonywane czynności, czynności pojednania;
- sprawozdawczość podatkowa i finansowa;
- podział kwot długu, aktywów i zobowiązań;
- dokumentacja płacowa;
- akty przyjmowania i przekazywania dokumentów do archiwum;
- kontrole organów regulacyjnych (jeżeli istnieją).
Dyrektor i komisja ustalili brak 1 faktury podatkowej z dnia 01.01.2014 na podstawie umowy na dostawę nr 3 z dnia 01.01.2014. Na ten fakt od V. Alferova. otrzymano notę wyjaśniającą i od kontrahenta zażądano duplikatu brakującego dokumentu.
Pozostałe komentarze do zapisów księgowych nie są dostępne.
Kontrola audytu inwentaryzacja nie została przeprowadzona z powodu braku uzasadnienia.
Akt został sporządzony w trzech autentycznych egzemplarzach: jeden dla V. A. Alferova, drugi dla działu księgowości LLC „Rank”, trzeci dla dyrektora LLC „Rank” i podpisany przez trzy strony.
Porada prawna: dla wygody wykaz dokumentów można wydać w formie obowiązkowego załącznika do aktu przyjęcia.
Kto i jak powiadomić o zmianie osób odpowiedzialnych
W ciągu 10 dni od daty zmian przedsiębiorstwo musi powiadomić organy podatkowe o zmianie osoby odpowiedzialnej. Takie powiadomienie wydaje się poprzez przesłanie zatwierdzonego formularza rejestracyjnego.
Konieczne jest również złożenie wniosku do banku obsługującego nową kartę z przykładowymi podpisami poświadczonymi notarialnie.
Jeśli firma ma elektroniczny podpis cyfrowy, należy skontaktować się z centrum certyfikacji, aby anulować stary i wystawić nowy podpis cyfrowy, który jest niezbędny do składania raportów elektronicznych.
W przypadku zmiany dyrektora konieczne jest również dokonanie zmian w państwowym rejestrze przedsiębiorstw: przewidziano w tym celu specjalny formularz.
Odpowiedzialność i sankcje
W przypadku ujawnienia jakichkolwiek wewnętrznych naruszeń podczas przekazywania spraw komisja musi uzyskać pisemne wyjaśnienia od dyrektora lub głównego księgowego. W przypadku braku lub zniszczenia dokumentu konieczne jest pisemne powiadomienie organów ścigania i włączenie ich przedstawiciela do komisji.
Prawo stanowi, że sygnatariusze ponoszą odpowiedzialność za nieprawidłowe księgowanie, jednak nie zwalnia to firmy z możliwych sankcji podczas inspekcji. Nowy dyrektor lub księgowy nie będzie ponosił odpowiedzialności za błędy poprzedniego, a na przedsiębiorstwo, jako podmiot gospodarczy, mogą zostać nałożone sankcje finansowe. Dlatego tak ważne jest prawidłowe opracowanie procesu przyjmowania i przekazywania dokumentów przy zmianie urzędników.
Akt przeniesienia spraw głównego księgowego
