Każdy obywatel, który musi otrzymać określone informacje, może zostać użytkownikiem informacji archiwalnych. Aby uzyskać certyfikat archiwalny, musisz przyjść osobiście lub wysłać upoważnioną osobę działającą na podstawie dokumentów poświadczających.
Jakie informacje są przechowywane w archiwum
Zgodnie z prawem dotyczącym spraw archiwalnych organizacji, organy państwowe, osoby prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do przekazania wnioskodawcy informacji zawartych w dokumentach archiwalnych. Taka usługa powinna być bezpłatna.
Certyfikat archiwalny to oficjalny dokument sporządzony na specjalnym formularzu i zawierający wyczerpujące informacje wymagane przez wnioskodawcę. Oprócz zaświadczenia obywatele mają prawo do otrzymania kopii dokumentów archiwalnych dotyczących wnioskodawcy. Konieczność uzyskania takich dokumentów może być związana ze składaniem wniosków do organów zabezpieczenia społecznego, sporządzaniem rozliczeń emerytalnych i otrzymywaniem określonych świadczeń.
Prywatność danych
Zgodnie z prawem dostarczanie informacji archiwalnych powinno odbywać się poprzez dostęp użytkownika do oryginałów i wyszukiwarek. Należy zauważyć, że wszystkie przechowywane informacje są poufne, dlatego dostęp do nich powinien być ograniczony do określonego kręgu osób.
Taka ostrożność wiąże się z faktem, że bank informacji zawiera dane osobowe obywateli, informacje o ich miejscu zamieszkania, stanie cywilnym, wynagrodzeniu, karalności i inne cechy biograficzne. W związku z tym uzyskanie certyfikatu archiwalnego nie jest dozwolone bez zgody osoby fizycznej. Pracownicy mający dostęp do archiwum są zobowiązani do przestrzegania zasad udzielania informacji.
Użytkownicy informacji archiwalnych
Z uwagi na fakt, że w archiwach przechowywane są dość różnorodne informacje, wydawanie certyfikatów archiwalnych ma miejsce dla dużej liczby użytkowników. Należą do nich osoby prawne i osoby fizyczne, byli pracownicy przedsiębiorstw, organy ścigania i organy podatkowe, fundusze emerytalne, agencje ubezpieczeniowe i zwykli obywatele.
Dla każdego użytkownika obowiązują zasady udzielania informacji.
Zasady wydawania certyfikatów archiwalnych, kopii i wyciągów
Wszystkie informacje wymagane w archiwum są wydawane na podstawie pisemnego wniosku. Ten dokument przedstawia istotę wniosku i wszystkie szczegóły niezbędne do wyszukiwania. Aplikacja informuje również dane osobowe wnioskodawcy, inicjały, adres, numer telefonu. Wniosek musi być podpisany osobistym podpisem wnioskodawcy.
Świadectwo pracy (zarchiwizowane) zawierające informacje o stażu pracy wydawane jest z zastrzeżeniem najdokładniejszych informacji o miejscu pracy wnioskodawcy. Również w tym przypadku musisz określić stanowisko i okres pracy. Zmieniając nazwisko, należy wpisać poprzednie inicjały we wniosku.
Wymagane informacje z archiwum należy podać w ciągu 30 dni od daty rejestracji wniosku. Jeżeli do uzyskania specjalnych informacji potrzeba więcej czasu, archiwum powiadamia wnioskodawcę o przedłużeniu terminu.
Jak wygląda archiwum, przykładowa forma
Certyfikat uzyskany z archiwum państwowego lub z dokumentów personalnych firmy handlowej powinien być umieszczony na papierze firmowym organizacji i mieć wyraźną nazwę. Przy złożeniu można zobaczyć przybliżoną próbkę takiego żądania.
Wypełnianie dokumentu archiwalnego odbywa się na podstawie oryginałów lub uwierzytelnionych kopii.Świadectwo archiwalne musi zawierać dokładne informacje o użytych dokumentach, a informacje powinny być przedstawione w porządku chronologicznym. Wszystkie nazwiska wymienione w certyfikacie są zarejestrowane w formie rozszerzonej, a fragmenty oryginału są zawarte w cudzysłowie. Jeśli w trakcie wypełniania dokumentu zostaną stwierdzone rozbieżności, zostaną one przeniesione na certyfikat w formie, w jakiej występują w oryginale. Prawidłowo wypełnione zaświadczenie ma pełną moc prawną i może być przedstawione w formie dowodów w sądzie.
Jakie naruszenia mogą unieważnić dokument?
Oficjalny dokument archiwalny nie może zawierać poprawek, plam ani nieczytelnych zwrotów. Również komentarze i różne osobiste wnioski pracowników archiwów nie są dozwolone w tekście.
Po części tekstowej dokumentu znajdują się zarchiwizowane numery używanych rejestrów. Świadectwo archiwalne jest podpisywane przez głównego archiwistę lub kierownika działu personalnego i opatrzone pieczęcią. Jeśli dokument składa się z kilku stron, każdy arkusz musi być certyfikowany. Żądanie archiwum jest wydawane w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest wydawany na żądanie, a drugi jest przechowywany w rejestrze archiwum.
Wydawanie zarchiwizowanej kopii dokumentu
Instytucje archiwalne na wniosek obywateli wydają kopie oryginalnych dokumentów i wyciągów archiwalnych. Takie bloki informacyjne są wykonane na papierze firmowym organizacji. Jeśli tworzona jest kopia dokumentu historycznego, nie ma potrzeby korzystania z takiego formularza.
Oświadczenie archiwalne jest istotne, jeśli informacje o źródle znajdują się w obszernym rejestrze informacji. Dlatego, aby zoptymalizować pracę, wyciąg wskazuje tylko tę część informacji, która interesuje wnioskodawcę.
Kopie dokumentów są wydawane wnioskodawcy wraz z listem przewodnim. Jeśli żądane informacje nie są dostępne w archiwum, zgłaszana jest przyczyna niespełnienia żądania.
Świadectwo archiwalne 9 formularzy
Formularz nr 9 jest dość popularnym dokumentem wśród ludności. Ten certyfikat zawiera informacje o osobach zarejestrowanych w danym mieszkaniu, o wielkości nieruchomości, prawach właściciela i jego rodzinnych relacjach z innymi akcjonariuszami.
O taki dokument można się ubiegać przy składaniu dokumentów do prywatyzacji lub na dowodzie praw spadkowych. W przypadku sprzedaży nieruchomości certyfikat archiwalny nr 9 nie jest obecnie wymagany. Aby uzyskać formularz nr 9, musisz udać się do urzędu paszportowego w miejscu rejestracji i przedstawić tam paszport oraz świadectwo własności lokalu.
Dość często wnioskodawcy napotykają na taki problem, jak odmowa wydania certyfikatu nr 9 w związku z tym zaległości czynszowe. W rzeczywistości takiego argumentu nie można uznać za uzasadniony, ponieważ zgodnie z prawem pracownicy urzędu paszportowego muszą wydać dokument niezależnie od zaległości.
W przypadku niezgodnej z prawem odmowy konieczne jest wymaganie pisemnego potwierdzenia przyczyny odmowy, możesz również napisać skargę do szefa urzędu paszportowego lub udać się do sądu.
