Jest mało prawdopodobne, aby istniała taka firma, w której nigdy nie trzeba kupować czegoś w gotówce ani wysyłać pracownika w podróż służbową. To znaczy że raport z wydatków posty na nim, procedura pracy z dokumentami - aktualne problemy. Jeśli ważne jest, aby je zrozumieć, przeczytaj artykuł.
Co to jest raport z wydatków?
Jest to dokument zawierający informacje o tym, w jakim celu została wypłacona zaliczka wypłacona pracownikowi na cele oficjalne. Jako dowód dołączone są dokumenty uzupełniające: czeki, bilety, listy przewozowe i inne dokumenty finansowe.
Do raportu istnieje zatwierdzony standardowy formularz nr AO-1. Dokument należy do grupy podstawowej. W wypełnienie formularza zaangażowana jest osoba odpowiedzialna, czyli osoba, która otrzymała pieniądze na wykonanie zadania. Zadaniem księgowości jest sprawdzenie raportu z wydatków, odzwierciedlenie zapisów w księgowości. Formularz składa się z dwóch części: podstawy, która pozostaje w magazynie, oraz paragonu, przekazywanego pracownikowi.
Jak odzwierciedlić raport w programie księgowym?
Odzwierciedlenie danych osób odpowiedzialnych jest zamierzone ocena 71, który należy do grupy aktywno-pasywnej. Spójrzmy, jak zrobić raport z wyprzedzeniem, wpisy specyficzne dla tego dokumentu w bazie danych.
Wszystko zaczyna się od wydania środków osobie odpowiedzialnej. Dokonuje się zapisu dla polecenia zapłaty 71 i kredytu 50, jeżeli fundusze są emitowane z kasy przedsiębiorstwa. Zdarza się, że zaliczka jest przekazywana z rachunku bieżącego na kartę bankową, wówczas zapis będzie wynosił Dt 71 Kt 51. Dokumentem jest albo zlecenie gotówkowe z podpisem osoba odpowiedzialna albo bankowość zlecenie płatnicze wyciąg z konta.
Po zakończeniu zadania i dostarczeniu dokumentów potwierdzających należy zamknąć kwotę zaliczki. W debecie mogą znajdować się różne konta, zależy to od tego, na co zostały wydane pieniądze. Jeśli w przypadku zakupu materiałów aktywowane jest konto 10, w przypadku towarów - 41. Raport z wyprzedzeniem dotyczący podróży księgowania ma następujące elementy: obciążenie rachunków 20, 26, 44, w zależności od tego, czy podróż jest związana z działalnością produkcyjną przedsiębiorstwa, czy z działalnością handlową. Ogólnie rzecz biorąc, zapis będzie wyglądał następująco: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Rzadko zdarza się, aby kwota została dokładnie wydana. Zwykle więcej pieniędzy niż to konieczne lub mniej. Aby zwrócić niewykorzystaną kwotę, księguje się Dt 50 Kt 71, jeśli w raporcie wydatków wystąpiło przekroczenie wydatków - księgowanie Dt 71 Kt 50 (51).
Jeśli pracownik okazał się nieuczciwy, wydał sprzeniewierzenie lub nie dostarczył dokumentów, wówczas zapisuje się zapis Dt 94 Kt 71 - odpis kwoty braków i strat przedsiębiorstwa. Następnie Dt70 Kt 94 - odliczenie od wynagrodzenia pracownika pieniędzy wydanych na podstawie raportu z wydatków. Na tym kończą się główne transakcje.
Terminy zgłaszania i odpowiedzialność
Zgodnie z prawem osoba odpowiedzialna jest zobowiązana do przedłożenia dokumentów księgowych do działu księgowości w ciągu trzech dni po zakończeniu zlecenia.
Jeśli pracownik tego nie zrobił, wówczas wydaną kwotę uważa się za pożyczkę dla pracownika. Księgowy musi obliczyć korzyści materialne wynikające z wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa. Ponadto konieczne jest naliczenie i przesunięcie do budżetu podatku dochodowego od osób fizycznych od kwoty korzyści materialnych, w którym to przypadku stawka wynosi 35%.
Odpowiedzialność jest dość poważna, dlatego lepiej nie naruszać terminów dostarczenia dokumentów potwierdzających.
Jak wypełnić raport z wydatków?
Formularz jest zwykle wydawany w dziale księgowym przedsiębiorstwa. Możesz korzystać ze specjalnych usług w Internecie.
Numer seryjny raportu zostanie zapisany przez księgowego, pracownik musi podać datę zakończenia. Następnie do bloku danych wprowadzane są informacje o organizacji: imię i nazwisko, OKPO, stanowisko i nazwisko szefa, nazwisko głównego księgowego i księgowego, który jest bezpośrednio zaangażowany w weryfikację raportu.
Następnie należy podać informacje o osobie odpowiedzialnej: imię i nazwisko pracownika, stanowisko, nazwa i kod jednostki, numer personelu.
Oba te bloki w formularzu wydanym przez dział księgowości są zwykle już wypełnione.
W specjalnej tabeli musisz wprowadzić wszystkie dokumenty potwierdzające z numerami, datami i nazwami, wskazać ich ilość. Oblicz sumę.
Kontrola i zatwierdzenie
Przedłożony dokument jest sprawdzany, zapisy księgowe są dokonywane na podstawie raportów z góry. Jaka jest kontrola?
Przede wszystkim musisz upewnić się, że wydatki były ukierunkowane. Następnie sprawdzana jest obecność wszystkich niezbędnych dokumentów, poprawność ich wykonania. Konieczne jest kontrolowanie i wypełnianie raportu, szczególnie zwracanie uwagi na część arytmetyczną.
Wydatki gotówkowe potwierdzane są czekami z podziałem pozycji lub dołączonymi potwierdzeniami sprzedaży, pierwiastkami wpływów pieniężnych, innymi formami ścisłej sprawozdawczości.
Jeśli pracownik płaci kartą kredytową, powinny być paragony terminali płatniczych, czeki.
Osoba odpowiedzialna musi wydać potwierdzenie, że wszystkie niezbędne rzeczy zostały przekazane i zaakceptowane do weryfikacji. Raport jest poświadczony podpisami szefa, głównego księgowego i odpowiedzialnego specjalisty. Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu raportów z wyprzedzeniem, po zakończeniu księgowania, wysyłane są do przechowywania.
Czy mogę odliczyć podatek VAT?
Jeśli czeki służą jako dokumenty uzasadniające, nie można zaakceptować podatku VAT z tytułu odliczenia od nich, nawet jeśli jest to zaznaczone w dokumencie. Podstawą jest jedynie faktura, jeśli taka istnieje, potrącenie jest uzasadnione.
Grono osób odpowiedzialnych
Nie każdy pracownik ma prawo do zaliczki. Jeśli organizacja przekaże pieniądze wszystkim, rodzi to pytania od organów regulacyjnych. Dlatego krąg osób odpowiedzialnych powinien być ograniczony. Dotyczy to tylko tych pracowników, którzy ze względu na swoje obowiązki powinni faktycznie wykonywać zadania wymagające zaliczki.
Oprócz ograniczenia kręgu osób należy wprowadzić limit kwoty. Odbywa się to za pomocą specjalnego zamówienia, które określa, kto dokładnie ma prawo do otrzymania zaliczki, w jakim celu i w jakim zakresie. Zamówienie jest przechowywane w księgowości.
Jeśli pracownik wcześniej nie zgłosił kwoty wydanej mu w podraportu, nie jest uprawniony do otrzymania zaliczki do czasu dostarczenia uzasadnionej dokumentacji.
