Raport z góry - formularz AO-1 - główny dokument potwierdzający wydane wcześniej środki wypłacone przez osoby odpowiedzialne. Kwota podana w raporcie wydawana jest na następujące cele:
- koszty podróży;
- wydatki na potrzeby biznesowe i operacyjne;
- zwrot kosztów podróży poniesionych przez pracownika.
Zaliczka
Zaliczka jest wydawana na podstawie dyrektywy dyrektora organizacji, wskazując listę pracowników, do których przydzielono środki, harmonogram, cele i kwotę. Pieniądze są przekazywane osobom podróżującym w interesach na podstawie polecenia wysłania ich w podróż.
Formularz wypełnia się osoba odpowiedzialna. Dokumenty potwierdzające wydatki są składane. Księgowy sprawdza wypełnienie raportu z wydatków, naprawia dokumenty wydatków w postaci AO-1 i wysyła formularz do podpisu do szefa.
Reszta kwoty jest zwracana kasjerowi przedsiębiorstwa. W przypadku braku zwrotu środki są potrącane z wynagrodzenia pracownika, Sekcja 137 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (odliczenie od wynagrodzenia w celu spłaty długów wobec pracodawcy).
Zasady wypełniania dokumentu z góry
Raport z wydatków jest dokumentem dwustronnym. Na stronie tytułowej znajduje się nazwa organizacji, numer formularza, data wypełnienia. Wprowadzane są inicjały pracownika, działu, działu (jeśli istnieją), w których pracownik pracuje, liczba pracowników, stanowisko.
Cel kwoty musi odpowiadać celowi w zleceniu przetwarzania środków.
Lewa część formularza zawiera informacje o saldzie zaliczki i faktycznie wydanej kwocie. Wiersz 1A dla waluty obcej. Odbicie środków w postaci AO-1 i spłata zadłużenia w walucie obcej następuje po kursie Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej w dniu podpisania raportu z wydatków.
Na tylnej stronie formularza wymieniono materiały eksploatacyjne: listy przewozowe, dokumenty podróży i pokwitowania handlowe akty i inne dokumenty. Podaj numer, datę, nazwę, kwotę w rublach i walutach obcych (jeśli istnieją).
Najważniejszy jest podpis osoby odpowiedzialnej.
Wzór pisania
Formularz AO-1 jest wypełniany zarówno przez pracownika organizacji, który otrzymał fundusze, jak i księgowego.
Jak wygląda raport z wydatków? Przykład wypełnienia pracownika przedsiębiorstwa przedstawiono na powyższym zdjęciu. Pracownik na przedniej stronie dokumentu wskazuje nazwę firmy, inicjały, stanowisko, numer personelu, cel zaliczki (wydatki na gościnność lub koszty prowadzenia działalności) oraz datę raportu.
Z drugiej strony pracownik wypełnia następujące wiersze:
- ustęp 1 - numer seryjny dokumentu poświadczającego koszty;
- kolumna 2 - data sporządzenia dokumentu wydatków: kiedy nastąpił zakup, podróż;
- kolumna 3 - numer czeku, listu przewozowego lub aktu potwierdzającego koszty;
- ust. 4 - rodzaj marnowania funduszy: wydatki urzędnicze, taryfa;
- wiersze 5 i 6 - kwota w rublach i walucie obcej zgodnie ze sprawozdaniem.
Całkowita kwota jest wskazana w wierszu „Razem”, pkt 5 lub 6.
Wypełniony formularz z materiałami eksploatacyjnymi jest przesyłany do działu księgowości.
Co jeszcze zawiera raport z wydatków? Przykład księgowego wypełniającego firmę pokazano na powyższym zdjęciu. Księgowy podpisuje potwierdzenie otrzymania formularza AO-1 od pracownika. Artykuł powinien zawierać datę złożenia formularza. Paragon jest przekazywany osobie odpowiedzialnej.
Po sprawdzeniu poprawności dokumentu i wydaniu kwot księgowy wypełnia wiersze:
- Kolumny 7 i 8 - środki w rublach i walucie obcej przyjęte do księgowości.
- Klauzula 9 - numery kont, które obciążają wydane kwoty.
Tytuł formularza jest wypełniony. Raport z wydatków zawiera informacje o emisji funduszy: numer, data dokumentu, na podstawie którego kwoty zostały wydane.Informacje o saldzie lub przekroczeniu poprzedniej zaliczki są zapisywane.
W kolumnie „Księgowość” w tytule formularza znajduje się informacja o obciążeniu i uznaniu. Informacje pochodzą z wiersza 9 na odwrocie formularza.
Sprawdza poprawność obliczeń arytmetycznych, formalności. Formularz jest przesyłany do podpisu dyrektorowi firmy.
Po zatwierdzeniu formularza wystawiona kwota jest odpisywana i ostateczne rozliczenie z pracownikiem.
Reszta zaliczki jest zwracana do kasy firmy na zleceniu odbioru. Za nadużywane środki firma płaci warrant gotówkowy z tytułu wydatków.
Jeśli pracownik nie zwrócił pozostałej kwoty zgodnie z poprzednim dokumentem, nie można mu wydać nowej zaliczki.
Zgłoś termin
Po powrocie z podróży służbowej pracownik przesyła raport z wydatków. Termin złożenia dokumentu upływa w ciągu trzech dni. 10 dni - jeśli była wycieczka zagraniczna. W przypadku nie przedstawienia formularza naruszenie jest rejestrowane dyscyplina pieniężna.
Jeśli służba podatkowa stwierdzi, że zamówienie nie jest przestrzegane, inspektorzy mogą spróbować ukarać organizację zgodnie z art. 15.1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych za naruszenia administracyjne. Chociaż prawo nie przewiduje odpowiedzialności.
Kontrola nad przydzielonymi środkami jest zadaniem przedsiębiorstwa.
Dokumenty w języku obcym
Jeżeli po przyjeździe z zagranicznej podróży służbowej pracownik przedłoży dokumenty potwierdzające wydatkowanie środków w języku obcym, konieczne jest wykonanie tłumaczenia między wierszami.
Punkt 9 rozporządzenia w sprawie zgodności rachunkowości stanowi, że papiery wartościowe w języku obcym muszą być przetłumaczone. Tłumaczenie podstawowych dokumentów może być wykonane przez każdego pracownika znającego język obcy. Tylko liczby są dokładnie wskazane. Pozostałe informacje nie mogą być napisane dosłownie.
Raport z wyprzedzeniem z tłumaczeniem jest poświadczany przez głównego księgowego organizacji lub inną upoważnioną osobę.
Formularz raportu jest wypełniony w jednym egzemplarzu. W przygotowaniu formularza uczestniczą co najmniej trzy osoby: osoba odpowiedzialna, księgowy, dyrektor.
