Nowe angielskie słowo „back office” pojawiło się w rosyjskim życiu codziennym. Co to jest Jakie funkcje wykonuje? W jakich firmach istnieje? Spróbujmy zrozumieć bardziej szczegółowo.
Back office. Co to jest
Jednostki te istnieją w wielu organizacjach. Back office to dział lub dział firmy, który pełni określone funkcje. Chodzi o rutynę, administrację i obsługę. Tradycyjnie funkcje obejmują również technologie informacyjne (administracja i obsługa), zasoby ludzkie i księgowość.
W niektórych organizacjach dodatkowe kierunki pracy, które powinien wykonywać back office, są osobno określone. Co to jest Często pracownicy tego działu zajmują się statystyczną i analityczną księgowością sprzedaży, zakupów, stanów magazynowych i utrzymywaniem archiwum.
Jeśli ten back office jest oddziałem banku, wówczas funkcje obejmują operacje rozliczeniowe, bieżące usługi rozrachunku gotówki i tak dalej.
Historia back office
Na początkowych etapach rozwoju firmy układ pomieszczeń każdej firmy był wyjątkowy. Pierwszy plan zajmował tzw. Front office. Dokonano tego, aby klienci mieli możliwość szybkiego i łatwego znalezienia odpowiedniego pracownika. Oczywiście kierownictwo dużo zainwestowało w ten pokój, wykonując drogie naprawy, sprzątanie i wyposażenie. Front office powinien wywrzeć najlepsze wrażenie, ponieważ jest „twarzą” każdej firmy.
Jego pracownicy muszą także być konsekwentni pod względem stylu ubioru i zachowania. To jest strona publiczna każdej firmy.
W tle tradycyjnie znajdowało się zaplecze. Jest to miejsce, w którym prowadzona była sama produkcja, istniał system pomieszczeń administracyjnych, różnych działów, magazynów itp.
Dlatego te terytoria były tradycyjnie brudne, ponure i niezbyt zadbane. Prezentacja tych lokali nie była bardzo obserwowana, ponieważ klienci nigdy się w nich nie pojawiali. Oczywiście nie ma specjalnych wymagań dotyczących wyglądu pracowników. Więcej uwagi poświęcono umiejętnościom zawodowym.
Ten podział biura na dwa duże działy, które wykonują różne funkcje, sprawdził się dobrze i istnieje do dziś.
Pracownicy front office tworzą piękny „obraz” dla firmy. Jednocześnie firma rozwija się i kwitnie dzięki pracownikom back-office. Dlaczego Spójrzmy.
Znaczenie i znaczenie back office dla rozwoju firmy
Praktyka pokazuje, jak wielką rolę odgrywa ta jednostka w organizacji.
Po pierwsze, back office pomaga utrzymać reputację firmy w wysoce konkurencyjnym środowisku. Oczywiście, jeśli pracownicy wykonują swoje obowiązki dobrze i wyraźnie. Rzeczywiście, dla każdego klienta głównym kryterium dobrej firmy jest jakość usług. Dzięki pracownikom back-office wykonywany jest pełny cykl konkretnej operacji.
Po drugie, zarządzanie ryzykiem realizowane jest również przez back office. Co to wnosi do firmy? To pracownicy tego działu sporządzają raporty, wybierają dane, czynniki i wykonują obliczenia, na podstawie których podejmowane są decyzje zarządcze. Dlatego ich poprawność i dokładność jest bardzo ważna dla przyszłości firmy. Pracownicy wykonują niezwykle odpowiedzialną pracę, co znacznie zmniejsza ryzyko.
Po trzecie, usługa back office rozwija także nowe metody oszczędzania i propozycje racjonalizacji. Oczywiście pracownicy nie zarabiają bezpośrednio zasobów finansowych firmy. Ale mogą pośrednio wpływać na ten proces.
Back office w banku
Jest operacyjną jednostką rozliczeniową. Dzięki jego pracy zapewnione są działania głównych działów.
Back office zajmuje się księgowością i rejestracją transakcji na papierach wartościowych, zarządzaniem pasywami i aktywami, a także rozliczeniami z klientami. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej.
Back office wykonuje operacje przetwarzania pożyczek. Ponadto pracownicy często angażują się w otwieranie kont, prowadzenie ksiąg rachunkowych i zarządzanie ryzykiem.
Back office. Realizacja dokumentacji i wsparcie transakcji na rynku papierów wartościowych
W bankach back office często składa się z kilku działów. Zwłaszcza jeśli organizacja dokonuje dużej liczby transakcji na rynku papierów wartościowych. Obowiązki pracowników obejmują przetwarzanie elektroniczne i dokumentację, ich wsparcie. Zastanówmy się nad tym bardziej szczegółowo.
Po pierwsze, pracownik back-office prowadzi rejestr transakcji, sporządza umowę sprzedaży papierów wartościowych określonego emitenta.
Dalej jest proces ponownej rejestracji papierów wartościowych. To jest przeniesienie własności. Aby rozpocząć ten proces, pracownik back-office musi wystawić zlecenie przeniesienia i zatwierdzić bieżącą transakcję.
Po przeprowadzeniu ponownej rejestracji i otrzymaniu dokumentu potwierdzającego pracownik kontroluje proces ostatecznego rozliczenia.
Pracownik back office ponosi bardzo dużą odpowiedzialność. W przypadku najmniejszej niedokładności w dokumentacji, transakcja zostaje uznana za nieważną. W rezultacie klient ucierpi, a firma poniesie poważne straty.
Ponadto back office zajmuje się transakcjami analitycznymi (wewnętrznymi) między działami organizacji w systemie redystrybucji finansów.
W dziedzinie handlu w ostatnich latach często wykorzystują różnorodne back-office programów automatyzacyjnych.
Biuro sprzedaży detalicznej
Przy organizacji firmy menedżer napotyka wiele problemów. Konieczne jest zaopatrzenie działu handlowego w towary, automatyzacja księgowania magazynu w przedsiębiorstwie, zarządzanie cenami, interakcja z dostawcami i oddziałami.
Jak zauważono, w celu rozwiązania tych i wielu innych problemów istnieją specjalne programy dla back office.
W systemie detalicznym pracownicy takiej jednostki pomogą kontrolować przybycie i zwolnienie towarów, odpisać i przenieść, ponownie ocenić, dokonać zwrotów, gotówkę operacje bankowe praca ze sprzętem handlowym.
Pakiet oprogramowania może mieć różne konfiguracje: sprzedaż detaliczna artykułów nieżywnościowych, sklep spożywczy, sklep spożywczy lub supermarket. Obecnie jest wybór.
Back office sieci
Główne obszary pracy w handlu sieciowym to:
- wprowadzanie zmian i dodatków do szerokiej gamy towarów;
- wymiana danych między działami;
- scentralizowana księgowość;
- uzyskiwanie raportów operacyjnych z funkcjonowania oddziałów itp.
Aby ułatwić pracę i zapewnić interakcję biura z siecią punktów sprzedaży, często używają zautomatyzowanej wersji back-office. Programy te pozwalają organizacji pracować wydajniej i szybciej.
Back office w gastronomii
Praca pracowników gastronomii back-office to głównie bieżąca działalność. Tradycyjnie obejmują one:
- popełnianie rutynowych obowiązkowych operacji;
- prowadzenie rachunkowości towarów i magazynów;
- proces kontroli produkcji potraw;
- gromadzenie i analiza danych;
- raportowanie.
W zależności od wielkości i obrotów organizacji, back office w handlu zwykle liczy od trzech do trzynastu do piętnastu osób.
Obecnie, jak zauważono, istnieją zautomatyzowane systemy ułatwiające realizację operacji, które muszą wykonywać pracownicy. To oczywiście pozytywny moment dla szefa organizacji. Ale nie zawsze dla pracowników. Praktyka pokazuje, że nabycie zautomatyzowanych systemów, które wykonują większość prac back-office, prowadzi do zmniejszenia liczby pracowników.
