Coraz więcej rosyjskich firm zaczyna badać problemy związane z przepływem informacji. Co to za zjawisko? Jakie znaczenie mają przepływy informacji dla rozwoju organizacji? Jakie są cechy zastosowania metodyki ich badań dla przedsiębiorstw z różnych branż?
Praktyczne znaczenie przepływów informacji
Wśród obszarów, w których przepływy informacji mają największe znaczenie praktyczne, jest zarządzanie przedsiębiorstwem.
W celu zwiększenia wydajności produkcji towarów, a także ich jakości, opanowania produkcji nowych typów i wprowadzenia zaawansowanych technologii, liderzy firmy stosują szeroki zakres metod naukowych i stosowanych.
Przepływy informacji w organizacji znacząco przyczyniają się do wysokiej jakości pracy menedżerów we wszystkich odnotowanych obszarach.
Badając je, firmy mogą z powodzeniem rozwiązywać problemy związane z eksploatacją istniejących zasobów produkcyjnych.
Wykorzystanie przepływów informacji w produkcji
Zastanówmy się, za pomocą jakich mechanizmów są zaangażowane przepływy informacji w przedsiębiorstwie. Z reguły firmy starają się budować je w projekcjach systemowych. Podstawą do ich tworzenia są zasoby informacyjne (mające pochodzenie zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne).
Typowe model informacyjny przepływy w firmie, jak powiedzieliśmy powyżej, odzwierciedlają zainteresowanie kierownictwa firmy poprawą jakości zarządzania. Jego konstrukcja implikuje rozwiązanie następujących głównych zadań:
- wprowadzenie systemów sterowania na liniach produkcyjnych;
- analiza jakości źródeł informacji, ich gromadzenie, ocena znaczenia i perspektyw prowadzenia działalności gospodarczej;
- modelowanie mechanizmów bezpośredniego wpływu informacji na procesy produkcyjne;
- tworzenie i aktualizowanie korporacyjnej bazy wiedzy;
Konkretny algorytm budowy modelu zależy z reguły od specyfiki branżowej firmy. W niektórych segmentach wymiana informacji zarówno w korporacji, jak i na rynku zewnętrznym może być trudna ze względu na poufność lub trudności technologiczne w kompilowaniu danych do plików i ich późniejszym przesyłaniu do adresata.
Rodzaje strumieni informacji
Ogólnie przyjęte kryteria klasyfikacji, które umożliwiłyby jednoznaczne określenie rodzajów przepływów informacji, nie zostały jeszcze opracowane we współczesnej rosyjskiej szkole marketingowej. Zbyt wiele problematycznych aspektów odzwierciedlających eksplorację danych. Jednak wśród ekspertów istnieje dość rozpowszechniony model, który dzieli przepływy na typy w zależności od charakteru informacji. Mogą to być:
- finansowe;
- technologiczny;
- marketing;
Oczywiście nie jest to wyczerpująca klasyfikacja przepływów informacji. Oczywiście lista jest długa. Konkretne przykłady przepływów informacji mogą być bardzo różne. Ważne jest, aby ich nie mylić ze względu na ich harmonię ze zjawiskami branżowymi. Na przykład przepływy finansowe i informacyjne sugerujące kanały rozliczeń pieniężnych i bezgotówkowych odzwierciedlające informacje, statystyczne lub analityczne, dotyczące przepływów pieniężnych nie są tym samym. Jednak te pierwsze mogą być dość jakościowo uzupełnione przez te drugie.
Angażowanie wątków jako konkurencyjnego narzędzia
Wprowadzenie w firmie prawidłowo funkcjonującego systemu przepływu informacji może stać się znaczącą przewagą konkurencyjną firmy. W jakich aspektach
Przede wszystkim w kontroli procesu. Gdy odpowiedzialni pracownicy firmy są odpowiednio zaopatrywani w niezbędne informacje, pozwala im to na bardziej efektywną optymalizację niektórych etapów produkcji. Informacje uzyskane przez specjalistów pozwalają nam zidentyfikować technologie, które są najbardziej istotne z punktu widzenia rentowności firmy, a także wprowadzić te, które mogą się stać.
Kolejną korzyścią wynikającą z analizy przepływów informacji jest poprawa jakości zarządzania na poziomie personelu.
Posiadając niezbędne dane, korporacyjne struktury zarządzania pracownicy mają w rękach narzędzie, które pozwala efektywniej organizować pracę wewnętrznych struktur korporacyjnych.
Innym czynnikiem konkurencyjnym, który firma może uzyskać za pomocą przepływu informacji w swojej pracy, jest lepsza dystrybucja zasobów finansowych i materialnych.
Posiadając niezbędne informacje, menedżerowie będą wiedzieć, w jakich wolumenach i gdzie kierować przepływami pieniężnymi i surowcami bardziej intensywnie, a gdzie mniej.
Wszystkie trzy wymienione czynniki sprawiają, że firma jest silniejsza w potencjalnej konfrontacji z konkurencją. Przepływy informacji umożliwiają przede wszystkim wyprzedzenie uczestników rynku dzięki lepszej komunikacji między wewnętrznymi strukturami korporacyjnymi. W rezultacie produkcja jest bardziej wydajna, rentowność wyższa, ceny bardziej konkurencyjne, a zatem rosnąca atrakcyjność w oczach nabywców lub klientów w ich segmencie.
Praktyka zarządzania informacjami
Za pomocą jakich praktycznych mechanizmów firmy zarządzają przepływem informacji? Z reguły podstawą wymiany i analizy danych jest interakcja pracowników odpowiedzialnych za pracę w odpowiednich obszarach, poprzez wewnętrzne dokumenty korporacyjne, zasoby sieciowe i internetowe, czasem źródła finansowe. W nich z reguły w najbardziej wiarygodnej formie (w przeciwieństwie do np. Negocjacji ustnych, korespondencji między pracownikami itp.) Opisano aktualny (lub planowany) stan rzeczy w określonej strukturze organizacyjnej.
Istnieje specjalna kategoria osób zaangażowanych w zarządzanie korporacyjnym systemem informacyjnym - generatory informacji. Są właścicielami typów danych omówionych powyżej. Główny niuans tutaj polega na tym, że w przedsiębiorstwie (zwłaszcza jeśli jest to duża firma) w niektórych przypadkach problematyczne jest zidentyfikowanie konkretnych pracowników, którzy brali udział w generowaniu pewnych informacji. Głównym powodem jest to, że znaczna część dokumentów (zwłaszcza finansowych) przechodzi wieloetapowe procedury zatwierdzania i dostosowywania na poziomie różnych poziomów zarządzania.
Praca „autorów” przepływów informacji może być albo spontaniczna (tzn. Dokumenty powstają jako produkt uboczny głównej działalności pracy), albo przeprowadzana w sposób regularny - mogą to być specjaliści, których zadaniem jest generowanie jak największej liczby danych związanych z działalnością firmy.
Dane pozyskane z wewnętrznych dokumentów korporacyjnych i innych źródeł o oznakach wiarygodności są przesyłane do systemu informacyjnego (ustalimy, że już istnieje w firmie). Następnie informacje są analizowane i podejmowana jest decyzja, jak korzystać z dokumentów. Jeśli mają one charakter nakazowy (na przykład są instrukcjami), menedżerowie mogą uznać za konieczne wprowadzenie w nich korekt lub, przeciwnie, pozostawić je bez zmian. Jeśli są to, powiedzmy, dokumenty księgowe, odpowiednie wnioski na ich temat można przekazać do działu finansowego w celu późniejszej analizy i sprawozdawczości.
Ostatecznie wszystko sprowadza się do zapewnienia, że przepływ informacji jest w jakiś sposób zaangażowany. A te, które nie mają praktycznego zastosowania, zostały wyłączone z obrotu. Zastosowane znaczenie jest głównym kryterium informacji w przedsiębiorstwie.
Technologia sieciowa
Wielu ekspertów nazywa wykorzystanie technologii sieciowych głównym kryterium jakości funkcjonowania korporacyjnego systemu informacyjnego. Co tu mamy na myśli?
Faktem jest, że przepływ przepływów informacji, najlepiej według ekspertów, powinien opierać się na zasadzie wielu wektorów. Oznacza to, że im mniej zamknięte (a także jednokierunkowe) kanały - tym lepiej. Im bardziej kompetentni ludzie są zaangażowani w generowanie i udostępnianie danych, tym bardziej wydajna jest działalność. Z technologicznego punktu widzenia sieć będzie najbardziej optymalnym kanałem do ich interakcji. W praktyce może to być korporacyjna strona internetowa. To niekoniecznie jest publiczne - dostęp użytkowników Internetu może być całkowicie lub częściowo ograniczony.
Oczywiście technologie sieciowe są również przydatne w budowaniu relacji między firmą a podmiotami zewnętrznymi, które, nawiasem mówiąc, mogą być również generatorami informacji. Zewnętrzne przepływy informacji, na przykład w formie zapytań klientów lub ofert handlowych z innych organizacji, w wielu przypadkach są danymi o znaczeniu praktycznym.
Na przykład po otrzymaniu od klientów określonego zestawu wniosków o zwolnienie towarów o cechach, które nie są jeszcze charakterystyczne dla produktów, zarząd firmy może podjąć decyzję o wprowadzeniu tych produktów do produkcji. Ponieważ kupujący chce je zobaczyć na ladzie, poinformował o swoich życzeniach za pośrednictwem kanału informacyjnego dostarczonego przez firmę. Zdolność komunikowania się z klientami można również uznać za przewagę konkurencyjną w branży.
Kryteria jakości informacji
Po rozważeniu sposobu tworzenia zewnętrznych i wewnętrznych przepływów informacji możemy zbadać kryteria, które określają jakość informacji otrzymywanych w wewnętrznym obiegu korporacyjnym. Do takich ekspertów należą:
- trafność (aktualność);
- prawdziwość (weryfikowalność);
- trafność (odzwierciedlenie rzeczywistych problemów);
- użyteczność (zastosowana wartość);
- zrozumiałość (jednoznaczna interpretacja);
- kompletność (nie ma potrzeby wyjaśniania faktów);
Proces, który polega na sprawdzeniu informacji krążących w firmie, pod kątem powyższych kryteriów, niektórzy eksperci nazywają controlling (z kontroli angielskiej). Zadaniem specjalistów odpowiedzialnych za tę pracę jest zminimalizowanie obecności danych, które nie spełniają kryteriów w systemie informatycznym firmy.
O kontrolowaniu
Wielu ekspertów nadaje dodatkowe znaczenie terminowi „kontrolowanie”. W szczególności istnieje opinia, że jest to działanie związane nie tylko z analizą jakości informacji, ale także z jej interpretacją, identyfikującą aspekty wpływające na stosowane znaczenie informacji. Ponadto istnieją specjaliści, którzy ograniczają znaczenie terminu „kontrolowanie” jedynie do działalności struktur finansowych i gospodarczych przedsiębiorstwa. To jest, ich zdaniem, wszystkie informacje, które są w obiegu w firmie, powinny ostatecznie zostać wykorzystane do optymalizacji zysków i wydatków. Każdy schemat przepływu informacji zgodnie z tą koncepcją należy przeanalizować pod kątem wpływu na rentowność firmy.
Są eksperci, którzy nieco zawężają funkcje specjalistów w kontrolowaniu. W ich teorii działalność ta powinna ograniczać się wyłącznie do gromadzenia informacji od różnych generatorów i ich dystrybucji do właściwych działów. W niektórych przypadkach administratorzy mogą stworzyć optymalną, zgodnie z ich oceną, strukturę przepływu informacji, format jej prezentacji.Eksperci uważają, że powinny być analizowane i interpretowane przez struktury specjalizujące się w określonej dziedzinie przedsiębiorstwa.
To znaczy, relatywnie mówiąc, statystyki odzwierciedlające zużycie farby podczas produkcji zabawek powinny być przekazywane specjalistom odpowiedzialnym za odpowiedni etap produkcji. Dane finansowe - w rachunkowości itp. Kontrolowanie implikuje jedynie funkcję statystyczną. Badanie przepływów informacji jest przeprowadzane przez właściwe struktury firmy.
Wartość zarządzania przepływem informacji
Spróbujmy ustalić, w których aspektach wyraża się największa wartość zarządzania przepływem informacji. Jednocześnie zgadzamy się, że kontrolowanie zajmuje jedną z głównych funkcji w tym procesie (i to nie tylko w zakresie gromadzenia danych i ich strukturyzacji).
Główną cechą przepływów informacji jest koncentracja celów zarządzania. Całość danych krążących w korporacji determinuje jakościowy wzrost poziomu wiedzy każdego z działów, głównie ze względu na interakcję z innymi strukturami firmy i wzajemne uznanie znaczenia zadań stojących przed przedsiębiorstwem.
Praca z przepływami informacji, a także kontrola (pod warunkiem, że istnieje wystarczająca głębokość ich wykorzystania) pozwala wykryć słabości w firmie. Indywidualne połączenia produkcyjne są ulepszane, produkty firmy stają się lepsze i bardziej konkurencyjne.
Praca z przepływami informacji obejmuje koncentrację zasobów firmy (nie tylko materiałów, ale także personelu), identyfikację najsilniejszych stron modelu biznesowego, znalezienie nowych źródeł zwiększania konkurencyjności, wprowadzenie innowacyjnych mechanizmów produkcji, które nie były wcześniej testowane w firmie.
Wykorzystanie przepływów informacji w logistyce
W jakich innych obszarach aktywnie wykorzystywane są strumienie informacyjne? Z pewnością w logistyce. Co może być tego przyczyną?
Przedsiębiorstwa działające w obszarze produkcji i sprzedaży towarów charakteryzują się nie tylko informacją, ale także szeroką gamą przepływów materiałowych - przemieszczaniem produktów z fabryki do konsumentów, z pośrednikami i bez, w kraju i za granicą. W rzeczywistości za tę funkcję odpowiada logistyka, która przekształciła się w niezależną branżę. Najważniejszą cechą jest to, że można w nim badać jednocześnie przepływ informacji i materiałów. Jak
Eksperci uważają, że skuteczne zarządzanie przepływami materiałów zależy bezpośrednio od jakości przetwarzania informacji wykorzystywanego w systemach logistycznych.
Tutaj wiele zależy od poziomu wiedzy, jaką posiadają menedżerowie i specjaliści, którzy przeprowadzają odpowiednią analizę.
Faktem jest, że logistyka jest stosunkowo nowym obszarem dla Rosji. A kryteria, które są charakterystyczne dla systemów informatycznych, powiedzmy bankowych lub produkcyjnych, nie są w pełni kompatybilne z tą branżą.
Przede wszystkim eksperci twierdzą, że na poziomie metod i zasad. Z technologicznego punktu widzenia przepływ informacji logistycznych można dobrze zbadać za pomocą tradycyjnych narzędzi. Jednak, jak właściwie wykorzystać je w aspekcie metodologicznym, rosyjska logistyka dopiero uczy się rozumieć, twierdzą eksperci.
Jednocześnie eksperci branżowi, jak twierdzą analitycy, robią pewne postępy. Wynika to głównie z intensywnej komputeryzacji sektora logistycznego. Obecnie większość pracowników rosyjskich firm ma dostęp do komputerów i technologii sieciowych; oprogramowanie związane z badaniami i zadaniami analitycznymi jest aktywnie rozwijane. Firmy logistyczne mają więcej okazji do otwarcia się w ramach technologii sieciowych - zarówno pod względem interakcji z innymi graczami rynkowymi, jak i wymiany danych z klientami.
