Wśród całej gamy dokumentów związanych z korespondencja biznesowa szczególnym miejscem jest list z przeprosinami. Aby poprawnie go skompilować, musisz mieć jasne pojęcie o tego rodzaju dokumentach.
Funkcja dokumentu
Działania każdej organizacji związane są z rozwiązywaniem szerokiej gamy problemów produkcyjnych i innych. Czasami zdarzają się sytuacje, gdy nieprawidłowe działania jednej strony mogą prowadzić do problemów dla obu partnerów. Takie konflikty wymagają natychmiastowego rozwiązania. W takich przypadkach sporządzany jest list przeprosin.
Można to raczej przypisać artykułom. etykieta biznesowa. Taki komunikat ma dwie funkcje. Po pierwsze, strona winna musi przeprosić adresata za związane z tym niedogodności. Po drugie, list z przeprosinami powinien zawierać pozytywne i pragnienie utrzymania dobrych relacji i wzajemnego zrozumienia między stronami. Dzięki niemu musisz spróbować wygładzić ostre rogi i rozwiązać problem pokojowo. Przeprosiny są zwykle wysyłane w następujących przypadkach:
- Nieuwzględnione działania jednego z pracowników stały się publiczne i doprowadziły do podważenia reputacji towarzysza.
- Między pracownikami obu firm było nieporozumienie.
- Istnieje wyraźne uchybienie zobowiązaniom umownym.
- Siła wyższa.
Każda z tych sytuacji na swój sposób doprowadziła do pojawienia się konfliktu, który należy spróbować rozwiązać szczerze
Zasady rejestracji
Oficjalny list z przeprosinami musi być koniecznie sporządzony na papierze firmowym, który jest arkuszem A4 z wydrukowanymi na nim detalami, ułożonymi w określony sposób. Jest napisany w imieniu szefa jednego przedsiębiorstwa i jest skierowany do całego zespołu innego. Oczywiście, ponieważ reżyser najczęściej przeprasza nie za siebie, ale za działania swoich podwładnych.
Czasami taki list jest sporządzany przez odpowiedzialnego przedstawiciela firmy i kieruje go do klienta, który był niewygodny. Takich rodzaj litery uważany za jeden z najtrudniejszych. Słowa należy dobierać, aby chcieli wierzyć w swoją szczerość. Wynik sprawy bardzo często zależy od tego. Niewłaściwe działania zawsze powinny być w stanie rozpoznać i spróbować wykorzystać każdą okazję, aby wszystko naprawić. Przedstawiciel strony przeciwnej musi wierzyć, że popełniony błąd nie powtórzy się w przyszłości. Takie odwołanie ma na celu zminimalizowanie konfliktu w celu utrzymania dobrych relacji partnerskich w przyszłości.
Struktura dokumentu
Aby przygotować list z przeprosinami, nie musisz mieć pod ręką próbki. Można go komponować niezależnie. Aby to zrobić, musimy najpierw przypomnieć, że listy tego rodzaju zwykle składają się z trzech części:
- wprowadzające (wprowadzające);
- główny;
- końcowy.
Do pisania tekstu lepiej użyć specjalnego planu, dzięki któremu łatwiej będzie konsekwentnie wyrażać swoje myśli.
W tym odwołaniu można wyróżnić kilka punktów:
- Najpierw musisz wyrazić uznanie dla faktu, że partner poinformował o sytuacji.
- Wyraź swój żal, że wszystko tak się stało.
- Poniżej znajdują się natychmiastowe przeprosiny.
- Następnie musimy spróbować wyjaśnić przyczynę takiego nieporozumienia.
- Na samym końcu musisz zapewnić odbiorcy szczerą wdzięczność i wyrazić nadzieję na wznowienie dawnych stosunków. Ponadto warto osobno podkreślić znaczenie pracy zespołowej.
