W korespondencji biznesowej każdy dokument ma swoje znaczenie i może w taki czy inny sposób wpływać na relacje między partnerami. Wśród ogromnej liczby różnych rodzajów takich dokumentów szczególne miejsce zajmuje list z odpowiedzią.
Klasyfikacja dokumentów biznesowych
W stosunkach między stronami większość problemów rozwiązuje się na piśmie. I zgodnie z prawem, jak wiadomo, ustne umowy nie są ważne. Dlatego w każdym przedsiębiorstwie korespondencja biznesowa. Jest to ogólnie przyjęty sposób wymiany informacji w wyniku oficjalnych kontaktów między różnymi organizacjami i przedsiębiorstwami.
Wszystkie listy biznesowe są podzielone na dwie kategorie:
- Te, które wymagają obowiązkowej odpowiedzi.
- Te, które nie potrzebują takiej reakcji.
List odpowiedzi należy do drugiej kategorii. Jest to jeden z komercyjnych rodzajów dokumentów wraz z listem z prośbą, informacją, ostrzeżeniem, ofertą, przypomnieniem lub prezentacją. Takie papiery wartościowe są zwykle używane w momencie zawierania i dalszego wspierania różnych umów i innych umów między stronami. List odpowiedzi, w przeciwieństwie do innych, nie prosi o nic i niczego nie oferuje. Zawiera tylko informacje, które były wcześniej wymagane przez drugą stronę.
Potwierdzenie wniosku
List odpowiedzi jest przygotowywany w różnych przypadkach. Może to być reakcja na określoną skargę, roszczenie lub prośbę. Ponadto może być zarówno pozytywny, jak i negatywny. W drugim przypadku dokument przedstawi już rodzaj listu odrzucającego. Konieczne jest jednak szczegółowe wyjaśnienie powodów, które doprowadziły do takiej decyzji. Możemy na przykład rozważyć przypadek, w którym firma otrzymała oficjalne pisemne zamówienie na wytwarzanie określonego rodzaju produktu przez określony czas. Jeśli taka współpraca jest pożądana dla przedsiębiorstwa, należy natychmiast zareagować. Odpowiedź jest dowolna. Może zaczynać się od słów: „Ukończymy” lub „Będziemy produkować”. Jako okres lepiej wskazać datę wysyłki, biorąc pod uwagę czas potrzebny do wyprodukowania towarów i przekazania ich do magazynu. Ponadto konieczne jest określenie warunków płatności, ponieważ klient może liczyć na kilka etapów. Ponadto pozostaje tylko obliczyć całkowitą kwotę i podać dane, za które klient dokona przelewu. Taki dokument jest zwykle podpisywany przez dyrektora i głównego księgowego, a na samym końcu zgłaszane są współrzędne bezpośredniego wykonawcy.
Korespondencja z osobami
Niektóre przedsiębiorstwa ze względu na swoją działalność mają bezpośredni kontakt z osobami fizycznymi. Może to być organizacja działająca w sektorze usług lub firma produkująca dobra konsumpcyjne. Informacje o zupełnie innym charakterze, zarówno pozytywne, jak i negatywne, mogą przychodzić na adres takiego przedsiębiorstwa od obywateli. Niemniej jednak wymaga odpowiedniej reakcji i obowiązkowej odpowiedzi. W takich przypadkach nie można ograniczyć się do osobistej rozmowy lub rozmowy telefonicznej. Obywatelowi należy udzielić pełnego wyjaśnienia we wszystkich interesujących go kwestiach. To powinna być szczegółowa odpowiedź na list.
Próbka takiego dokumentu musi spełniać określone wymagania:
- Do wszelkiej korespondencji biznesowej lepiej jest użyć oficjalnego formularza.
- Konieczne jest uwzględnienie cech przygotowania takich dokumentów.Najważniejsze, że powinny być napisane zgodnie ze znaną regułą paralelizmu, to znaczy zawierać to samo słownictwo i zwroty językowe, których używał autor-inicjator. Pozwoli to zmaksymalizować wzajemne zrozumienie.
- Pamiętaj, aby utworzyć link do listu z prośbą, podać jego numer i datę.
- Lepiej zacząć tekst od frazy: „Na twój numer listu ...”, „W odpowiedzi na twoją prośbę ...” lub „Informujemy cię ...”.
Poniżej znajduje się zestawienie faktów i podejmowana jest ostateczna decyzja.
Ściśle formalne
Jeśli chcesz odpowiedzieć na oficjalny list, musisz to zrobić poprawnie. Należy pamiętać, że takie odwołanie musi być z pewnością grzeczne i prawidłowe. Nie zapomnij także o umiejętności czytania i pisania. To niedorzeczne, aby zobaczyć oczywiste błędy w informacjach dostarczanych przez renomowaną organizację.
Od samego początku adres drukowany jest w prawym górnym rogu. Jest to dokładna kopia tego, co wskazano na kopercie. Odpowiedź jest zawsze udzielana na jakiś wniosek, dlatego na znaczku rejestracyjnym w lewym górnym rogu należy podać jego oryginalne dane (numer i datę wyjazdu). Następnie następuje krótkie odwołanie do adresata (możesz po prostu podać nazwisko bez inicjałów). Tekst powinien zawierać szczegółowe wyjaśnienia dotyczące problemu będącego przedmiotem zainteresowania. Jako argumenty należy wykorzystywać tylko zweryfikowane dane. W żadnym wypadku nie można polegać na plotkach i spekulacjach. W razie potrzeby możesz użyć fragmentów przepisów z odpowiednimi artykułami. Dyrektor przedsiębiorstwa podpisuje taki dokument, a notatka jest nieco niższa z danymi o nazwisku i numerze telefonu odpowiedzialnego dyrektora.
