Rosyjskie firmy, agencje rządowe, przedsiębiorcy i inne podmioty prawne w procesie wzajemnej komunikacji regularnie korzystają z oficjalnych dokumentów. Najważniejszym aspektem prawidłowego współdziałania organizacji i osób jest wykorzystanie szczegółów. Ich listę określa prawo rosyjskie. Wymagania dotyczące dokumentów - jest to najważniejszy atrybut oficjalnych źródeł publikowanych przez przedsiębiorstwa, władze lub opracowywanych przez osoby fizyczne podczas kontaktu z dowolną strukturą. Jakie są cechy współpracy z nimi?
Definicja
Wymagania dotyczące dokumentów są obowiązkowymi elementami wizualnego projektowania różnych źródeł informacji, zatwierdzonymi z reguły w wersji papierowej, papierowej, zatwierdzonymi na poziomie standardów państwowych, branżowych lub korporacyjnych.
Tego rodzaju dokumenty należące do kategorii organizacyjnej i administracyjnej sporządzane są zgodnie z GOST R 6.30-2003. To źródło norm obejmuje zunifikowane kryteria, które są obowiązkowe do stosowania podczas wymiany dokumentów z udziałem rosyjskich przedsiębiorstw, władz i innych instytucji o statusie oficjalnym.
Rozważ najważniejsze szczegóły dokumentów zdefiniowanych przez określony stanowy standard.
Podstawowe szczegóły według GOST: herb Federacji Rosyjskiej
Wiele oficjalnych dokumentów musi zawierać herb Rosji. Ten symbol stanu może być reprezentowany w trzech odmianach: jako wielokolorowy na tarczy heraldycznej, jako jednokolorowy - z podobnym elementem lub bez niego. Wielobarwny herb Federacji Rosyjskiej powinien być umieszczony na dokumentach zawierających przepisy federalnego prawa konstytucyjnego i federalnego, rozporządzeń wydanych przez prezydenta, rząd i Zgromadzenie Federalne.
Jednokolorowy herb Federacji Rosyjskiej bez tarczy herbowej należy umieścić na publikowanych dokumentach:
- Międzyresortowa Komisja ds. Tajemnicy Państwowej;
- sądy federalne;
- prokuratura;
- Komitet śledczy i inne organy o podobnym profilu.
Godło Federacji Rosyjskiej jest używane jako element listów i innych dokumentów.
Herb podmiotu Federacji Rosyjskiej i gmin
Szczegóły dokumentów przyjętych w jednostkach wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej obejmują ich własny emblemat regionu. Zasady jego umieszczania regulują akty normatywne przyjęte w danym temacie. Również na poziomie regionalnym mogą zostać zatwierdzone zasady umieszczania herbu Federacji Rosyjskiej na niektórych dokumentach. Dane dokumentów wydanych na poziomie gmin mogą z kolei zawierać emblemat miasta i innej osady lub gminy. Zasady umieszczania tego atrybutu określają akty prawne przyjęte przez władze lokalne.
Znak towarowy
Rejestracja szczegółów dokumentów w organizacjach może wiązać się z użyciem godła lub znaku towarowego. Takie elementy są umieszczane zgodnie z postanowieniami karty spółek. Ponadto godło nie jest umieszczane na dokumentach jednocześnie z godłem Federacji Rosyjskiej, podmiotu Federacji Rosyjskiej lub gminy. Znaki towarowe mogą zawierać słowa i obrazy. Kolor odpowiednich rekwizytów może być dowolny.
Kod organizacji
Zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem przedsiębiorstw kod dokumentu może być również kodem organizacji. Informacje te zwykle służą jako funkcja odniesienia. Głównym dokumentem, w strukturze którego znajduje się kod organizacji, jest list.
PSRN
W większości przypadków szczegóły podstawowych dokumentów organizacji wymagają włączenia do jej struktury OGRN. Litery ten element jest wskazany jako część podstawowych informacji o organizacji. PSRN jest również wykorzystywany przy wydawaniu firmowych papierów firmowych. Dla przedsiębiorców istnieje podobny atrybut - OGRN IP. Jest wykorzystywany głównie do tych samych celów, co odpowiedni element w obiegu dokumentów z udziałem podmiotów prawnych.
TIN i PPC
Te szczegóły, wraz z PSRN, są najczęściej wykorzystywane w podstawowej dokumentacji, a także w papierze firmowym sporządzonym przez pracowników organizacji. PPC - element nieodłączny od osób prawnych. Indywidualni przedsiębiorcy nie korzystają z takich rekwizytów.
Kod formularza dokumentu
Zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem dokumentacji zarządczej kod formularza musi znajdować się w szczegółowej strukturze różnych źródeł. Ten element służy głównie do optymalizacji szybkości przesyłania plików kanałami elektronicznymi.
Nazwa firmy
Obowiązkowe szczegóły dokumentu obejmują taki element, jak nazwa organizacji. Ważne jest, aby był on zgodny z tym, co wskazano w dokumentach założycielskich firmy. Formularze muszą zawierać pełną nazwę firmy. Skrót można umieścić obok siebie (pod nim lub za nim).
Informacje referencyjne
Kolejny element szczegółów dokumentów - informacje referencyjne o firmie. Ich struktura obejmuje podanie adresu pocztowego, numerów telefonów i innych informacji, które firma uzna za konieczne do umieszczenia. Ponadto z reguły umieszcza się kod organizacji, PSRN, TIN i KPP.
Nazwa typu dokumentu
Dokument musi być poprawnie sklasyfikowany według rodzaju. Odpowiednia nazwa gatunku jest zapisana w statucie firmy. Musi również spełniać kryteria zawarte w OKUD. Zazwyczaj przedmiot jest ustalony na formularzach. W przypadku liter ten atrybut (nazwa dokumentu) nie jest typowy. Jest napisane wielkimi literami.
Data dokumentu
Kolejnym ważnym atrybutem jest data dokumentu. Powinien odzwierciedlać czas utworzenia odpowiedniego źródła lub, na przykład, podpisanie go. Data jest stemplowana przez osobę upoważnioną do podpisania dokumentu lub służbę wewnętrzną organizacji odpowiedzialną za wymianę odpowiednich źródeł. W niektórych przypadkach autor może podstemplować datę.
Numer rejestracyjny
Numer rejestracyjny (indeks) - atrybut ustalony w celu ułatwienia klasyfikacji źródła w wewnętrznych rejestrach i archiwach organizacji, a także identyfikator w procesie obiegu dokumentów z innymi firmami. Zasady umieszczania wymaganych elementów znajdują odzwierciedlenie w źródłach administracyjnych zatwierdzonych przez firmę.
Ponadto w niektórych przypadkach przedmiotowy element można uzupełnić o link, który zawiera w rzeczywistości numer rejestracyjny, a także datę dokumentu wymagającego odpowiedzi. Oznacza to, że ten atrybut jest często używany w listach sporządzanych w odpowiedzi na odwołania do firmy.
Miejsce kompilacji
W niektórych przypadkach można wskazać miejsce kompilacji dokumentu. Na przykład ustalenie go na podstawie innych szczegółów jest trudne. Ale jeśli miejsce kompilacji jest już wskazane w innych elementach dokumentu, nie jest konieczne dołączanie odpowiednich rekwizytów w strukturze źródłowej.
Adresat
Kolejnym znaczącym atrybutem jest adresat. Wskazane jest, czy istnieje potrzeba wysłania dokumentu do określonego jednostka strukturalna Firma korespondująca Adresatem może być także urzędnik lub obywatel mający status osoby fizycznej.
Sęp
Może być wymagana pieczęć zatwierdzenia źródła. Ten atrybut może nadać dokumentowi charakter normatywny.Na przykład dyrektor firmy może użyć stempla typu „Potwierdzam”, po którym postanowienia w źródle staną się wiążące dla pracowników firmy.
Rozdzielczość
Kolejnym interesującym atrybutem jest rozdzielczość. Jest on aktywowany, jeśli urzędnik, taki jak dyrektor firmy, chce podjąć decyzję opartą na meritum informacji zawartych w dokumencie. Wymaganie to zawiera także pełną nazwę, treść zamówienia, termin jego wypełnienia, podpis, datę. Można wskazać wykonawców zadania.
Nagłówek
Niektóre dokumenty używają nagłówka. Jego celem jest przedstawienie krótkiego podsumowania informacji obecnych w źródle. Oznacza to, że powinien korelować z nazwą dokumentu. Przykładowy nagłówek: „Zarządzenie dotyczące utworzenia komitetu certyfikacyjnego”.
Znak kontrolny
W niektórych przypadkach dokument wymaga takich rekwizytów jako znaku kontrolnego. Ten element wskazuje, że źródło jest akceptowane przez kompetentną strukturę w firmie i trwają prace nad tym. Zwykle ten atrybut wygląda jak znaczek ze słowem „kontrola”.
Tekst dokumentu
Prawdopodobnie kluczowy wymóg dokumentu. Odzwierciedla istotę informacji przekazywanych za pośrednictwem mediów papierowych. Ogólnie rzecz biorąc, jest on opracowany w języku rosyjskim lub ma oficjalny status w temacie Federacji Rosyjskiej. Tekst może zawierać tabele, różne elementy formatujące.
Struktura tekstu jest zwykle prezentowana w dwóch częściach: pierwsza odzwierciedla powody i cele wysłania dokumentu, druga odzwierciedla główną ideę odwołania, żądania, zalecenia itp. W niektórych przypadkach dopuszczalne jest użycie tylko drugiej części struktury odpowiedniego atrybutu.
Znak aplikacji
Zdarza się, że w tekście dokumentu problematyczne jest wyświetlenie wszystkich niezbędnych danych. W takim przypadku źródło można uzupełnić aplikacjami. Fakt ten powinien zostać wyświetlony w dokumencie za pomocą odpowiednich rekwizytów. W jaki sposób można uwzględnić dany znak w strukturze źródłowej? Z reguły piszą: „Aplikacja na taką i taką liczbę arkuszy w takiej i takiej liczbie kopii”. W niektórych przypadkach może być konieczne podanie nazwy dokumentu zawierającego aplikację.
Podpis
Najważniejsze typy szczegółów dokumentu obejmują taki element jak podpis. Jest on umieszczany przez urzędnika, rejestrując w ten sposób dokładność informacji zawartych w źródle. I to nie jest tylko autograf - podpis jako niezależny atrybut powinien zawierać imię i nazwisko osoby podpisującej dokument, a także transkrypcję.
Gryf
Wymagania dotyczące szczegółów dokumentów ustanowionych w niektórych organizacjach wymagają obecności pieczęci podpisu. Jest stosowany w przypadkach, w których konieczne jest ustalenie, czy informacje w źródle są zatwierdzone przez kompetentną osobę lub strukturę w firmie.
Pieczęć powinna zawierać słowo „uzgodniony”, a także informację o pozycji osoby, która zatwierdza odpowiednie informacje, jej podpis i odszyfrowanie. Kluczową cechą pieczęci zatwierdzającej jest użycie jej w zarządzaniu dokumentami z udziałem kilku organizacji.
Zatwierdzenie wizy
Element znajdujący się wystarczająco blisko podstrunnicy można nazwać wizą zatwierdzającą. Jego kluczowa funkcja jest używana tylko w organizacji. Jednocześnie wizę można umieścić kilka razy, ponieważ dokument jest kolejno sprawdzany przez różne departamenty.
Drukuj
Prawie zawsze szczegóły dokumentów płatniczych, a także inne rodzaje podstawowych źródeł, wymagają od organizacji umieszczenia pieczęci. W Rosji jest to zwykle atrament. Struktura prasy zazwyczaj zawiera informacje o firmie - nazwa, PSRN, TIN i inne szczegóły.
Formalności: niuanse
Ustaliliśmy, że szczegóły dokumentów - jest to najważniejsze kryterium organizowania prawidłowych procedur interakcji firmy z partnerami, agencjami rządowymi, a także wdrażania wewnętrznej komunikacji korporacyjnej. Jakie niuanse charakterystyczne dla praktycznego wdrożenia przepływu pracy w rosyjskich firmach można zauważyć?
Można zauważyć, że zapisanie wszystkich szczegółów wymaganych przez GOST jest rzadkim zjawiskiem. Każdy dokument wymaga użycia odpowiedniego zestawu elementów. Na przykład w odniesieniu do oficjalnych pism najczęściej używają takich szczegółów, jak herb Federacji Rosyjskiej, temat federacji, logo miasta lub firmy, kod firmy, PSRN, TIN, KPP, a także nazwa organizacji.
Nazwa typu dokumentu w literach zwykle nie jest umieszczana. Chociaż na przykład tego rodzaju źródła, takie jak zamówienie, akt, memorandum lub decyzja musi zawierać w swojej strukturze odpowiedni element. W literach należy podać pełną nazwę firmy, do której dokument jest wysyłany, a jeśli istnieje skrócona nazwa podana przez oficjalne źródła, należy ją również podać (należy wpisać w nawiasie po pełnej nazwie).
Istnieje kilka poprawnych metod ograniczania nazw organizacji: za pomocą pierwszych liter (to znaczy skrótu takiego jak instytut badawczy), pierwszych sylab (na przykład można uzyskać Uralmash) lub inną metodą zatwierdzoną w oficjalnych dokumentach firmy adresata.
Innymi ważnymi szczegółami dokumentów są adres pocztowy, a także numery telefonu i faksu. Również w oficjalnych pismach są zwykle wskazane dane bankowe organizacja Kolejnym ważnym elementem odpowiedniego dokumentu jest data, która odzwierciedla moment jego podpisania. Następnie podpisywany jest oficjalny dokument, na którym umieszcza się pieczęć firmy.
