Podczas przeprowadzania jakiejkolwiek transakcji należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy dokumenty zamykające są dostępne i prawidłowo wykonane. I nie chodzi tu o płatności, rachunki, wyciągi bankowe, które są również obowiązkowe i bardzo ważne.
Dokumentami końcowymi są papiery wartościowe, w których obie strony potwierdzają fakt zakończenia transakcji dotyczącej realizacji przez partnerów przedmiotu umowy.
Aby kontrahenci nie mieli żadnych nieporozumień i nieporozumień dotyczących jakichkolwiek szczegółów operacji, zaleca się, aby zawsze starannie zapisywać wszystkie niuanse w umowie. Nie będzie zbędne określanie w tym samym miejscu, jakie dokumenty są niezbędne do uznania umowy za wdrożoną. 
Do czego służą dokumenty końcowe?
Aby transakcję można było uznać za legalną zakończoną, a nie tylko płatną, musi istnieć pisemne potwierdzenie tego faktu. W tym celu istnieją różne dokumenty końcowe.
Rachunkowość każdego przedsiębiorstwa wymaga ścisłego rozliczenia operacji i dostępności wszystkich dokumentów na ich temat. Jeśli pieniądze są przekazywane za produkt lub usługę, księgowy musi posiadać dokument potwierdzający, że firma je otrzymała. I odwrotnie, kontrahent zamyka operację tymi samymi dokumentami przy otrzymaniu środków i potwierdza, za co został zapłacony. 
W przypadku różnych rodzajów transakcji istnieją różne umowy, a także papiery wartościowe potwierdzające ich wykonanie. Jakie są dokumenty zamykające, dla każdego z nich rozważymy dalej.
Potwierdzenie realizacji umowy dostawy
Główny dokument obejmujący umowa dostawy towarów, materiały, surowce lub wszelkie inne nieruchomości są fakturami. 
Tylko oryginalne dokumenty są prawnie wiążące. Dlatego nawet jeśli w pewnym okresie przejściowym, z powodu pewnych okoliczności, kopia faktury została zaakceptowana, oryginał powinien nadal być dołączony do rejestrów księgowych. Nawet rezerwacja w umowie nie jest w stanie tego zmienić.
Obowiązkowe dane do faktury
Przy sprzedaży towarów dostawca jest zobowiązany do wystawienia faktury w dwóch egzemplarzach: dla siebie i kupującego. Powinien zawierać takie szczegóły, jak:
- nazwa i data dokumentu;
- nazwa dostawcy;
- opis przekazywanych wartości;
- ilość i jednostka miary (w ekwiwalentach fizycznych i pieniężnych);
- podpis osoby odpowiedzialnej, ze wskazaniem jego pozycji i inicjałów.
Prawo nie ustanawia obowiązkowego formularza faktury. Każda firma może opracować własną formę. Jednak powyższe szczegóły, zgodnie z federalną ustawą o rachunkowości, muszą mieć wszystkie dokumenty końcowe w ramach umowy dostawy bezawaryjnie.
Jeśli istnieją wątpliwości co do poprawności samodzielnej kompilacji formularza, możesz z powodzeniem użyć formularza TORG-12, który był uważany za obowiązkowy do 2013 r.
Przykład
Na przykład możesz rozważyć następującą fakturę:
FAKTURA nr 12 z 19 marca 2015 r
Nadawca: Chip LLC.
Odbiorca: LLC Astra.
Podstawa wydania towarów: umowa nr 7 z 13 stycznia 2015 r
Pełnomocnictwo nr 25 z dnia 28 lutego 2015 r. Za pośrednictwem kierownika ds. Zakupów E. G. Viktorova.
| Nie. P / p | Imię | Jednostki rev. | Ilość | Cena
pocierać policjant |
Kwota
pocierać policjant |
| 1 | Nabój | szt | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| RAZEM | 3000,00 | ||||
Właśnie wydałem jedno imię
W wysokości: trzy tysiące rubli. 00 kopiejek
Wysłano dyrektora _____________________ A. A. Siergiejew
Przedmiot otrzymał _______________________
M.P.
Potwierdzenie realizacji umowy serwisowej
Jeśli przedmiotem umowy są usługi lub praca, wówczas głównym dokumentem zamykającym umowę będzie akt. Podobnie jak w przypadku faktury, transakcja musi zostać potwierdzona oryginałem. 
Istnieją jednak wyjątki. Jeżeli zamknięcie dokumentów dotyczących usług nie jest warunkiem zawarcia umowy, a ich brak jest dozwolony przez prawo, wówczas kopie aktów można dołączyć do rejestrów księgowych (w razie potrzeby). Dokumenty te można jednak wykorzystać wyłącznie w celu ułatwienia rozliczeń. Takie przypadki występują przy zawarciu umów najmu i oferty.
Akt wykonanej pracy (świadczone usługi) - dokument potwierdzający nie tylko zakończenie transakcji, ale także brak reklamacji klienta. Działa jako główne potwierdzenie, które pozwala wziąć pod uwagę koszty operacji i uwzględnić je w deklaracjach podatkowych. Akt jest drukowany w dwóch egzemplarzach, są one przechowywane przez każdego z uczestników transakcji.
Dane obowiązkowe
Prawo nie wprowadza jednolitej formy aktu ukończenia pracy. W każdym przedsiębiorstwie dokumenty zamykające w ramach umowy serwisowej są opracowywane niezależnie, ale ich projekt powinien wyraźnie spełniać ustalone standardy.
Główne szczegóły, które należy podać, to:
- nazwa i numer dokumentu;
- z jakiej daty się składa;
- nazwa wykonawcy i klienta;
- opis operacji;
- jednostka miary i ilości (wskaźniki naturalne i wartości);
- podpisy osób odpowiedzialnych za operację, wskazujące ich pozycje i inicjały.
Próbka
Ustawa nr 98 z dnia 12 grudnia 2014 r., Odbiór wykonanej pracy (świadczone usługi).
Wykonawca Chip LLC, reprezentowany z jednej strony przez dyrektora A. A. Siergiejewa, a klient Astra LLC, reprezentowany przez kierownika zakupów I. V. Kulebyakina, z drugiej strony, sporządzili akt stwierdzający, że klient zaakceptował wykonaną pracę i nie było żadnych skarg ma
| Nie. P / p | Imię | Jednostki rev. | Ilość | Cena, rub. policjant | Kwota
pocierać policjant |
| 1 | Wkład do kartridża | szt | 1 | 500,00 | 500,00 |
| RAZEM | 500,00 | ||||
Całkowita kwota: pięćset rubli 00 kopiejek.
Artysta:
Dyrektor Chip LLC _______________________ A.A. Siergiejew
Klient:
Kierownik Zaopatrzenia Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Brak zamykania dokumentów
Faktury i akty muszą koniecznie zakończyć transakcję. Dopiero potem jest uważany za pełny i zamknięty przez wszystkie zasady.
Czasami zdarzają się jednak przypadki utraty dokumentów zamykających z powodu różnych okoliczności. Lub szef firmy musi poradzić sobie z zaniedbaniem podwładnych, aw wyniku kontroli ujawnia się brak takich dokumentów. 
Jedną z negatywnych konsekwencji takich nieprzyjemnych zdarzeń jest dodatkowa opłata podatkowa. W końcu księgowy przedsiębiorstwa nie miał prawa uwzględniać w deklaracji wydatków, które nie są udokumentowane. W takim przypadku podatek dochodowy jest niedoszacowany i musisz nie tylko go zapłacić, ale także wymienić wszystkie grzywny i kary. Ponadto zostaną ukarani za brak samych dokumentów. 
Aby uniknąć takich konsekwencji i nie zepsuć reputacji firmy oraz relacji z organami podatkowymi, konieczne jest uważne monitorowanie stanu zarządzania dokumentami i rachunkowości w przedsiębiorstwie. Ważne jest, aby wszystkie dokumenty ukończyć na czas i w odpowiedniej formie.
Jeśli kierownik wątpi w kompetencje lub odpowiedzialność swojego księgowego, lepiej zapłacić firmie audytorskiej i przeprowadzić audyt, niż dziesiątki, a nawet setki razy więcej, aby zapłacić za brak dokumentów.
