Komunikacja w sensie ogólnym to wymiana informacji między ludźmi lub ich grupami. Istnieje komunikacja międzyludzka, społeczna (rola funkcjonalna), komunikacja biznesowa. Tematem naszej rozmowy będzie ostatni widok.
Co to jest
Komunikacja biznesowa to interakcja w obszarze oficjalnych relacji, której celem jest rozwiązywanie określonych problemów, osiąganie określonych rezultatów i optymalizacja wszelkich działań. Ponadto każdy uczestnik ma swój status - szef, podwładny, koledzy, partnerzy.
Jeśli komunikacja odbywa się między ludźmi, którzy znajdują się na różnych etapach drabiny kariery (lider i wykonawca), wówczas istnieje relacja pionowa, to znaczy relacje podrzędne. Jeśli interakcja opiera się na zasadach równej współpracy, jest to relacja horyzontalna.
Jest to komunikacja biznesowa, którą człowiek wykonuje codziennie w pracy, na uniwersytecie, w szkołach, w urzędowych instytucjach. Jest to komunikacja nauczycieli i uczniów, przełożonych i podwładnych, kolegów, partnerów i konkurentów.
Zależy od tego, jak dobrze rozmówca zna zasady, formy i metody takiej komunikacji, czy będzie w stanie osiągnąć swój cel. Partnerzy muszą mówić tym samym językiem (dosłownie iw przenośni), rozumieć się, mieć wspólne doświadczenia społeczne.
Warunki komunikacji biznesowej
Aby komunikacja biznesowa była skuteczna, należy spełnić szereg warunków:
- Komunikacja powinna mieć zrozumiały cel, w którym zainteresowane są wszystkie osoby zaangażowane w proces. Na przykład tworzenie sieci kontaktów, zawarcie umowy, koordynacja wydarzenia, opracowanie warunków współpracy itp.
- Uczestnicy powinni kontaktować się ze sobą niezależnie od upodobań.
- Obowiązkowa zgodność etykieta biznesowa podporządkowanie, role zawodowe, ograniczenia formalne.
Przez ograniczenia formalne rozumie się różne regulacje, procedury i protokoły, a także banalną potrzebę kontrolowania siły własnych emocji i szanowania rozmówcy.
Ponadto lider lub inny zainteresowany uczestnik powinien upewnić się, że komunikacja biznesowa jest możliwa do zarządzania. Konieczne jest zmotywowanie uczestników do znalezienia rozwiązania, w przeciwnym razie będą oni tylko biernymi obserwatorami spotkania, którzy nie przedstawią żadnych pomysłów.
Formy komunikacji biznesowej
Dwie główne formy komunikacji to komunikacja kontaktowa (bezpośrednia) i pośrednia (pośrednia).
W pierwszym przypadku rozmówcy komunikują się twarzą w twarz i mają możliwość oceny nawzajem swoich niewerbalnych zachowań, dlatego skuteczność takiego kontaktu jest wyższa. W drugim przypadku interakcja odbywa się przy użyciu dowolnego środka komunikacji - telefonu, listów itp.
Mówiąc dokładniej, najczęstszymi formami komunikacji biznesowej są:
- Spotkanie
- Prezentacja
- Rozmowa biznesowa.
- Negocjacje
- Rozmowy telefoniczne.
- Wymiana oficjalnych dokumentów biznesowych (wniosek, umowa, pełnomocnictwo, notatka).
- Konsultacja
- Wywiad
- Wystąpienia publiczne, konferencje.
Z kolei za pomocą osobnych form komunikacji biznesowej uczestnicy mogą przyjąć podejście konfrontacyjne lub partnerskie. Pierwsza opcja to konfrontacja: każda strona zamierza wygrać. Podejście partnerskie polega na znalezieniu rozwiązania akceptowalnego dla wszystkich uczestników.
Etapy
Pomimo tego, że rodzaje komunikacji biznesowej są różne, prawie zawsze charakteryzują się kilkoma etapami:
- Przygotowanie Jest to ustalanie celów, zadań, zbieranie i analizowanie informacji, określanie strategii postępowania. W końcu spotkanie biznesowe lub negocjacje nie są organizowane, aby porozmawiać „o niczym” i dowiedzieć się, jak sprawy mają się w życiu osobistym rozmówców.
- Planowanie Spotkanie może odbywać się spontanicznie, ale nadal uważa się, że profesjonalista powinien mieć jasny plan: co powie, jak się kłócić, co dokładnie chce uzyskać z drugiej strony.
- Dyskusja - dyskusja pomysłów, sugestii, znajdowanie wspólnych punktów zainteresowania, podejmowanie wspólnej decyzji.
Ten program jest najbardziej odpowiedni do negocjacji. Inne rodzaje komunikacji mogą nie obejmować wszystkich etapów. Na przykład „zimne” połączenie telefoniczne lub wydawanie instrukcji może nie obejmować dyskusji.
Style komunikacji biznesowej
Przydzielaj nie tylko rodzaje komunikacji biznesowej, ale także style. W przypadku profesjonalnych interakcji najczęściej stosuje się:
- Formalny biznes. Z kolei ma on wzniosły charakter administracyjno-biurowy, legislacyjny i dyplomatyczny. Rozmowy biznesowe charakteryzują się kliszami mowy i pewnymi formami komunikacyjnymi.
- Naukowe. Wykorzystywany przy przygotowywaniu raportów, przemówień na seminariach i wykładach.
- Dziennikarski. Obejmuje to wszelkie występy publiczne, w tym za pośrednictwem mediów.
- Konwersacyjne gospodarstwo domowe. Nieformalne relacje mają miejsce także w środowisku zawodowym i są zachęcane w poszczególnych firmach. Koledzy nie zawsze komunikują się wyłącznie za pomocą notatek. Musisz jednak zrozumieć, gdzie taki styl jest odpowiedni, a gdzie nie.
Funkcje komunikacji biznesowej
Dlaczego komunikacja biznesowa wymaga wcześniejszego przygotowania do komunikacji? Po pierwsze, ludzie nie spędzają swojego czasu osobistego i pracy na oficjalnych spotkaniach i nikt nie chce czekać, aż inicjator zbierze jego myśli. Po drugie, druga strona nie zawsze jest zainteresowana jakąkolwiek interakcją lub jest nastawiona na współpracę, ale postrzega ją w zupełnie inny sposób.
Jak wiecie, nie będzie drugiej szansy na pierwsze wrażenie. Musisz mieć możliwość nawiązania kontaktu, aby wszyscy uczestnicy mieli nastrój do dyskusji. Jeśli druga strona początkowo nie planowała współpracy, powinieneś przynajmniej zainteresować rozmówcę i umówić się z nim na spotkanie w dogodniejszym czasie.
Na poziomie międzynarodowym istnieją specyfiki komunikacji biznesowej, ponieważ różne cechy kulturowe mogą znacznie zakłócać przebieg negocjacji. Na przykład Amerykanie są przyzwyczajeni do przyjścia na spotkanie na czas i po krótkim powitaniu, aby zabrać się do pracy. Arabowie są również punktualni, ale zaczynają rozmowę biznesową z daleka, najpierw omawiając przyrodę, pogodę, jedzenie. Włosi nie widzą nic strasznego w spóźnieniu się na spotkanie, a także nie rozpoczynają od razu dyskusji biznesowej. A Japończycy unikną bezpośredniego spojrzenia podczas rozmowy.
W ten sposób dowiedzieliśmy się, czym jest komunikacja biznesowa, jakie są jej cechy, jakie formy, typy i style są dla niej charakterystyczne.
