Praca dowolnej organizacji z reguły związana jest z dużą liczbą dokumentów. To przychodząca korespondencja i wysyłane do niej odpowiedzi, różne zamówienia i oświadczenia pracowników, instrukcje techniczne i raporty księgowe. Wszystkie wymagają terminowej rachunkowości i optymalizacji. Jedną z opcji rozwiązania tego problemu jest spis dokumentów.
Zgodnie z prawem
Specjalista zajmujący się pracą biurową w przedsiębiorstwie wie najlepiej, czym jest spis dokumentów. W ciągu roku przechodzi przez nią ogromna ilość dokumentów. Wszystkie są ważne i każdy z osobna odgrywa szczególną rolę w rozwiązywaniu tego lub innego problemu. Po prostu nie można wyrzucić takiego bagażu, ponieważ każdy z tych dokumentów ma określony okres przechowywania, w którym jest ważny i może się przydać. Takie dokumenty są zwykle deponowane w archiwum, gdzie są przez cały czas.
W dowolnym momencie można je zabrać i wykorzystać zgodnie z przeznaczeniem. W ustawie federalnej „On Archival Affairs” z października 2004 r. Wykaz wszystkich możliwych rodzaje dokumentów a każdy z nich ma określony termin, w którym musi być z właścicielem. Ale jak wziąć pod uwagę ogromną liczbę dokumentów otrzymanych do przechowywania? Do tego jest spis dokumentów. Jest on opracowywany przez pracownika odpowiedzialnego za archiwizację i jest obowiązkowym dodatkiem do każdego folderu lub sprawy zgłoszonej do długoterminowego przechowywania.
Wysyłanie ważnych dokumentów
Sekretarz w przedsiębiorstwie często sporządza spis dokumentów. Nie oznacza to rejestracji korespondencji przychodzącej lub wychodzącej. W tym celu każda sekretarka ma specjalny dziennik. Tam moment otrzymania lub wysłania listu jest odpowiednio rejestrowany, wskazując datę, adresata i dyrektora wykonawczego. Inwentaryzacja może w niektórych przypadkach znajdować się w takiej korespondencji.
Na przykład organizacja wysyła pakiet dokumentów na adres. Nie można ich po prostu włożyć do koperty i wrzucić do pudełka przez naklejenie znaczka. Gdzie jest gwarancja, że dokumenty dotrą w całości? Oczywiście, jeśli są to broszury lub proste ulotki, nie martw się. W dowolnym momencie można je wysłać ponownie. Ale czasami musisz wysłać poważne dokumenty na oficjalną prośbę. W takim przypadku, oprócz głównych papierów wartościowych, do paczki należy dołączyć list motywacyjny i inwentarz, który będzie listą dokumentów przesłanych na ten adres.
Przesyłanie dokumentów
Pracownicy zaangażowani w zawieranie umów bardzo dobrze wiedzą, czym jest spis dokumentów. Możesz łatwo zrobić próbkę samemu.
Najważniejsze jest to, że ten dokument zawiera wszystkie niezbędne informacje:
- Nazwę nadawcy zapisuje się w lewym górnym rogu lub umieszcza się pieczęć firmy.
- Po prawej stronie znajdują się dane adresata (nazwa firmy i pełna nazwa jej szefa).
- Poniżej centrum znajduje się nazwa. Na przykład będzie to „Lista dokumentów, które zostaną przekazane do umowy”, których numer i data również muszą zostać wskazane.
- Ponadto losowo zestawiana jest tabela, w której muszą znajdować się co najmniej 4 kolumny (numer w kolejności, nazwa dokumentu, jego numer i data, liczba kopii, liczba arkuszy).
- Następnie zapisywany jest ostateczny zapis liczby dokumentów przesłanych zgodnie z tym wykazem. Musisz także obliczyć całkowitą liczbę arkuszy załącznika.
- Na samym dole strony znajduje się informacja o tym, kto przekazał i otrzymał te dokumenty z datą, nazwiskiem i pozycją.
Jest to najczęstsza lista dokumentów, których próbka jest dobrze znana każdemu urzędnikowi jako formularz pocztowy nr 107. Gotowe formularze można pobrać z góry na dowolnym urzędzie pocztowym, aby powoli wypełniać je i sprawdzać w miejscu pracy.
Subtelności archiwizacji
Każdy pracownik archiwum zna listę dokumentów sprawy. Dokonuje się go podczas przekazywania papierów wartościowych do przechowywania. Ten dokument to nie tylko zawartość określonego folderu. Pozwala w dowolnym momencie znaleźć niezbędne informacje wśród ogromnej liczby artykułów.
Zamówienia, raporty i inne inwestycje są usystematyzowane i podsumowane w tabeli, która powinna zawierać sześć wymaganych kolumn:
- Numer seryjny
- Indeks określonego dokumentu zgodnie z nomenklaturą.
- Jego data (ta wskazana przy rejestracji).
- Tytuł (zamówienie, list, umowa).
- Numery arkuszy.
- Uwaga
Stół może być dość duży. Ale w każdym razie na samym końcu należy dokonać ostatecznego zapisu, ile dokumentów jest w nim wymienionych, a także obliczoną całkowitą liczbę stron. Teraz, patrząc na taki folder, możesz łatwo znaleźć żądany papier według wymaganych parametrów bez specjalnego wysiłku.
Funkcje ekwipunku
Wewnętrzna lista dokumentów wymaga specjalnej wiedzy i specjalnej uwagi od kompilatora. Czasami błędy projektowe powodują po prostu utratę papieru w ogromnym strumieniu informacji. Jest nie na miejscu, leci poza zasięgiem wzroku.
Na przykład dla zaplanowana inspekcja Inspektorat podatkowy potrzebował raportu w zeszłym roku, który został złożony z zaniedbaniem wraz z innymi dokumentami. Istniała sytuacja, w której pracownik przedsiębiorstwa nie może potwierdzić tej lub innych informacji wcześniej. Takie nieporozumienie może skutkować grzywną dla organizacji i karą dla pracowników odpowiedzialnych za dostarczanie informacji i przechowywanie dokumentów. Wielkość straty zależy od znaczenia poszukiwanych danych. Aby temu zapobiec, dokumentacja dokumentów musi być odpowiednio przechowywana. Ten proces jest oczywiście bardzo złożony i czasochłonny. Ponadto należy wziąć pod uwagę wieloetapowy i przebieg procedury.
Akta osobowe pracowników
Obsługa personelu każdego przedsiębiorstwa lub organizacji to także sekcja, przez którą przechodzi wiele różnych dokumentów. Większość z nich jest gromadzona w aktach osobowych pracowników.
Są przechowywane na miejscu do momentu zwolnienia, a dopiero potem są archiwizowane. W takim przypadku funkcjonariusz musi sporządzić spis akt osobowych. Warto zauważyć, że w ustawodawstwie Rosji nie ma pewnych zasad dotyczących jego przygotowania. Wszystkie zasady pochodzą z czasów sowieckich. Zgodnie z nimi takim wykazem powinna być tabela typów złożona z siedmiu kolumn:
- Numer w kolejności.
- Indeks określonego dokumentu.
- Data
- Tytuł i streszczenie dokumentu.
- Numery arkuszy.
- Data włączenia dokumentu do pliku.
- Uwaga na uwagi specjalne.
Na samym końcu obliczana jest łączna liczba dokumentów wymienionych na liście. Wszystko to odbywa się pod podpisem oficera personalnego wskazującego datę przekazania sprawy.
