Jakim dokumentem jest opis stanowiska? Dostępny w każdej instytucji określa funkcje, prawa i miarę odpowiedzialności pracownika zajmującego określone stanowisko. Instrukcja jest niezbędna do prawidłowego podziału obowiązków, terminowego wykonania zadania pracy, określenia kontaktów roboczych pracowników i ich relacji, organizacji jednolitego obciążenia.
Skąd pochodzą instrukcje
Opracowując ten dokument, opierają się na istniejącej strukturze organizacji, przewodniku klasyfikacji i standardach zarządzania.
Rozważ przykład zawodu kierownika biura, jak powstaje opis stanowiska sekretarki. Jego próbka (z reguły typowa) ma kilka sekcji.
Pierwszy to przepisy ogólne. Pierwsza sekcja zawiera informacje o osobie zatrudnionej: kto dokładnie może ubiegać się o to stanowisko, której sekretarz się poddaje i co będzie kierował w pracy, opisuje jego wiedzę i umiejętności oraz kto zastąpi go podczas jego nieobecności. Druga część dotyczy obowiązków funkcjonalnych. Czego wymaga opis stanowiska dla sekretarza?
Kontroluje wykonywanie przez innych pracowników poleceń i rozkazów szefa, organizuje spotkania i spotkania, rozmowy telefoniczne swojego bezpośredniego szefa, przyjmuje gości, rejestruje korespondencję.
Są to wspólne funkcje - są wykonywane przez dowolną sekretarkę. Mogą się rozwijać w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa, które omówimy poniżej.
Inne przedmioty i sekcje
W sekcji „Obowiązki” szczegółowo opisano wszystkie szczegóły działania. Jego treść wynika z poprzedniej.
W paragrafie „Prawa” opis stanowiska sekretarki wyjaśnia, o co może się ubiegać. Są to: optymalizacja procesu pracy, umiejętność korzystania z niezbędnych dokumentów lub informacji do pracy, podnoszenie poziomu zawodowego.
Ostatni akapit „Odpowiedzialność” opisuje, za co sekretarka jest odpowiedzialna wobec pracodawcy. Ta sekcja, podobnie jak poprzednia, jest zwykle standardowa dla większości tych instrukcji.
I więcej?
Co dokładnie robi ten pracownik? Zastanów się, jaka funkcjonalność zawiera typowy opis stanowiska sekretarza głowy.
Organizuje i zapewnia z technicznego punktu widzenia czynności zarządcze szefa. Przyjmuje korespondencję przychodzącą, przekazywanie do określonych pracowników lub jednostek strukturalnych.
Wykonuje formalności, wykonuje różne operacje na komputerze w celu gromadzenia i przetwarzania informacji niezbędnych do podejmowania decyzji.
Opis stanowiska sekretarza-sekretarza obejmuje wiele różnych obowiązków. Przyjmuje wnioski i przygotowuje dokumenty do podpisu do głowy, wybiera materiały wymagane do tej pracy. Kontroluje poprawność wykonania i dokonuje edycji dokumentów roboczych, organizuje rozmowy telefoniczne szefa, naprawia informacje pod jego nieobecność, przesyła i odbiera je faksem, kopiuje dokumenty na kserokopiarce, odbiera i wysyła wiadomości telefoniczne.
Opis stanowiska sekretarza-referenta oznacza status kompetentnego i kompetentnego asystenta, który przygotowuje wnioski i listy w imieniu szefa, opracowuje na nie odpowiedzi.
I to nie wszystko ...
Sekretarz planuje również i organizuje spotkania i spotkania organizowane przez władze, na które zbiera niezbędne materiały, powiadamia uczestników o porządku obrad wydarzenia, jego terminie, a także sporządza protokół.
Nadzoruje realizację zamówień i zamówień przez pracowników dokładnie i terminowo oraz prowadzi akta karty rejestracyjnej. Opis pracy sekretarza między innymi zobowiązuje go do zapewnienia kierownikowi miejsca pracy sprzętu biurowego i artykułów piśmiennych.
Drukuje materiały biurowe, prowadzi bazę danych bieżących informacji. Zarządza przyjmowaniem odwiedzających, pomaga w operacyjnym rozpatrywaniu wniosków i innych kwestii. Wykonuje sprawy, przekazuje do archiwum, kontroluje ich bezpieczeństwo.
Jego tryb działania jest ustalany zgodnie z zasadami harmonogramu pracy organizacji. Opis stanowiska sekretarza szefa obciąża go oficjalnymi obowiązkami i wyjazdami służbowymi w razie potrzeby przemysłowej.
Porozmawiaj o prawach i obowiązkach
Prawa sekretarza w organizacji implikują możliwość wymagania od kierownictwa normalnych warunków pracy, pomocy w wykonywaniu obowiązków służbowych, wsparcia informacyjnego - może on zażądać wszelkich dokumentów, których potrzebuje w swojej pracy.
Ma on prawo do podnoszenia swoich kwalifikacji, wiedzy na temat nadchodzących decyzji zarządczych dotyczących jego działalności, przedstawiania propozycji i zadawania pytań.
Sekretarzowi przysługuje prawo do podpisywania dokumentów referencyjnych i informacyjnych w ramach jego kompetencji.
Jak każdy pracownik jest odpowiedzialny za własne niespełnienie obowiązków pracowniczych zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, za przestępstwa popełnione w okresie działalności, za spowodowanie szkody materialnej.
Jeśli środki dotyczące praw i odpowiedzialności podjęte w związku z tym stanowiskiem w różnych instytucjach są dość podobne, to funkcjonalność sekretarzy, jak już wspomniano, może się znacznie różnić. Rozważ te różnice jako przykład obowiązków innych przedstawicieli stanowiska.
Opis stanowiska sekretarza jednostki szkoleniowej
Ten specjalista jest uważany za wykonawcę technicznego. Aby zostać powołanym na stanowisko, potrzebuje wyższego wykształcenia zawodowego lub średniego specjalistycznego. Co dokładnie powinna zrobić sekretarz działu szkoleń?
Jak każdy sekretarz ma obowiązek kompetentnego prowadzenia dokumentacji, znajomości kierownictwa wszystkich działów instytucji, korzystania z dyktafonów, urządzeń odbiorczych i komunikacyjnych, magnetofonów. Przestrzegaj standardów systemu dokumentacji biznesowej i przepisów prawa pracy, a także ochrony pracy i bezpieczeństwa.
Obowiązki Sekretarza część treningowa
Opis pracy sekretarki w instytucji edukacyjnej ma swoją specyfikę. Prowadzi protokoły ze spotkań komisji selekcyjnej, sporządza akta osobowe uczniów (studentów). Wydaje i wprowadza niezbędne informacje w legitymacjach studenckich i dokumentach akademickich, wypełnia książki dotyczące wydawania dyplomów i ich duplikatów, certyfikatów, rejestrów studentów w kolejności alfabetycznej.
Bierze pod uwagę godziny nauczania i frekwencję uczniów, przygotowuje dzienniki szkoleniowe, zamówienia na ruch kontyngentu. Otrzymuje dokumentację księgową i raportową dotyczącą wniosków, przetwarza osobiste pliki studentów i przesyła je do archiwum.
Jego działania odbywają się w ścisłym kontakcie z kierownikami działów, nauczycielami i działami księgowości instytucji edukacyjnej.
A co robi sekretarka szkolna?
Opis stanowiska sekretarza szkoły stwierdza, że pracownik ten jest przyjmowany i zwalniany bezpośrednio przez dyrektora, wykształcenie musi mieć wykształcenie średnie zawodowe lub wykształcenie ogólne ze specjalnym przeszkoleniem dla wymaganego programu.
W swojej działalności kieruje się dokumentami normatywnymi dotyczącymi dokumentacji, prawa pracy, instrukcji prowadzenia ksiąg pracy, standardów ochrony pracy, statutu szkoły i własnych instrukcji.
Mówi kompetentną mową pisemną, umie pracować na sprzęcie biurowym.
Główne kierunki pracy
W opisie stanowiska sekretarza szkoły wymieniono ich wystarczająco szczegółowo. Obsługuje działania dyrektora szkoły i zastępców, prowadzi formalności, zbiera informacje o pracownikach szkoły i uczniach. Organizuje połączenia telefoniczne do dyrektora, odbiera i przesyła faksy, wiadomości telefoniczne, nagrywa wiadomości pod nieobecność dyrektora.
Sekretarz organizuje spotkania rady szkolnej, walne zgromadzenia pracowników, rady opiekuńcze i pedagogiczne, prowadzone przez dyrektora spotkań. Aby to zrobić, zbiera i przygotowuje niezbędne materiały, powiadamia zaproszonych o wydarzeniu, rejestruje uczestników. Opracowuje końcowe protokoły.
Dodatkowe zadania
Jak każda sekretarka, zapewnia dyrektorowi materiały biurowe i sprzęt biurowy, stwarza warunki do efektywnej pracy szefa. Przesyła i odbiera informacje, drukuje dokumenty i materiały.
Tworzy sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, przekazuje je do archiwum w odpowiednim czasie. Przyjmuje korespondencję, systematyzuje w sposób przyjęty w szkole, przenosi z dyrektora na wyznaczonych wykonawców, monitoruje wdrożenie, wysyła korespondencję.
Przyjmuje wnioski i dokumenty pracowników, uczniów, rodziców. Organizuje odbiór, optymalną sekwencję próśb i sugestii.
Opis stanowiska sekretarza w szkole z reguły zakłada nieregularny harmonogram pracy związany z harmonogramem pracy, ale trwający od 40-godzinnego tygodnia pracy. W tym procesie współpracuje z personelem administracyjnym, nauczycielskim i usługowym.
Opis stanowiska urzędnika sądowego
Ma także swoje specyficzne cechy. Urzędnik sądowy w swojej pracy wychodzi z zadania zapewnienia sprawnego funkcjonowania aparatu sądowego. Musi wykonać dużą liczbę niezbędnych rutynowych prac związanych z przyjmowaniem obywateli, przygotowywaniem listów, zapytań, wyciągów i wezwań, wzywaniem świadków i uczestników procesu.
Sporządza i umieszcza listy przeglądowe spraw, które będą rozpatrywane na posiedzeniu, sprawdza powiadomienie o zawiadomieniu, podaje kopie wniosków, sprawdza obecność osób wezwanych na spotkanie, odnotowuje czas ich obecności w sądzie na wezwanie do sądu.
Ponadto sekretarz sporządza dokumenty wezwanych ofiar i świadków do zapłaty za przejazd, na prośbę uczestników przynosi treść akt sądowych, sporządza sprawy na koniec przeglądu (administracyjnego, karnego i cywilnego), prowadzi rejestr.
Trudny zawód
Do jego obowiązków należy również przygotowywanie kopii dokumentów sądowych, wykonywanie i przekazywanie tytułu egzekucyjnego, innych materiałów związanych z wykonaniem wyroku, a także w odrębnym nakazie sądowym.
Opis stanowiska urzędnika sądowego wymaga wystarczającego poziomu kwalifikacji do wykonywania obowiązków. Musi przestrzegać pewnych zakazów i ograniczeń specyficznych dla służby cywilnej, norm urzędowych zachowań pracowników.
Jakiej wiedzy i umiejętności wymaga urzędnik sądowy?
Przede wszystkim legalne. Oficjalny opis stanowiska urzędnika sądowego zawiera wymóg znajomości wielu przepisów, od Konstytucji i Kodeksu pracy po instrukcje urzędnicze zatwierdzone w jego okręgu wyborczym Federacji Rosyjskiej.
Większość z nich dotyczy postępowań sądowych i działalności organów.Oprócz nich musisz znać podstawy interakcji ze strukturami zarządzania i różnymi organizacjami, formalności, standardy gramatyczne języka rosyjskiego, subtelności stylu biznesowego w języku pisanym i mówionym, zasady korekty i edycji.
Obejmuje to również podstawowy poziom wymagań kwalifikacyjnych w dziedzinie technologii informatycznych, znajomości przepływu pracy i zagadnień związanych z bezpieczeństwem informacji.
I wiele, wiele więcej ...
Sekretarz potrzebuje umiejętności planowania dnia roboczego, analizowania i systematyzowania napływających informacji, przygotowywania materiałów analitycznych i prowadzenia konstruktywnego dialogu.
W swojej działalności musi być w stanie pracować z urządzeniami peryferyjnymi i Internetem, korzystać z poczty e-mail, arkuszy kalkulacyjnych i edytorów tekstu, przygotowywać prezentacje itp.
Jak widzimy, opis stanowiska sekretarki-maszynistki w ciągu ostatnich dziesięcioleci przeszedł radykalne zmiany i dziś zawiera wiele nowych wymagań technicznych i informacyjnych. Współczesny sekretarz musi być nie tylko uważnym i wykonawczym pracownikiem, ale także nadążać za wiekiem, wykorzystując najnowsze osiągnięcia w swojej branży.
