Opisy zadań Office Manager: Przykład

Kierownik biura sprawuje pełną kontrolę, odbiór i liczenie całego wolumenu dokumentacji, a także osobiste oświadczenia skierowane do dyrektora firmy. Po sprawdzeniu i policzeniu wszystkich kopii pracownik powinien wziąć je do podpisu.

Dokumentacja działu

1. Umieszczanie pieczęci herbem na wszystkich umowach i zamówieniach.
2. Realizacja pracy z różnorodną dokumentacją, która polega na przygotowaniu, zatwierdzeniu projektu. Kierownik biura powinien nie tylko brać udział w projektowaniu i kompletowaniu dokumentacji, ale także zwracać uwagę personelu na jej zawartość, dekodować niejasne szczegóły i być w stanie wyjaśnić wszystkie aspekty, o które ludzie mogą mieć pytania. Czasami ten pracownik musi również śledzić wydajność i skuteczność różnych innowacji, jeśli wymaga tego kierownictwo.
3. Pełna rejestracja całej przychodzącej korespondencji. Kierownik biura współdziała z listami, wiadomościami i powiadomieniami. Jest on zobowiązany do zaakceptowania i zarejestrowania pełnej informacji, a następnie przekazania jej adresatowi. W razie potrzeby dodaje informacje do dokumentacji raportowania, aw niektórych przypadkach je gromadzi i przechowuje, a także odpowiada za poufność i bezpieczeństwo całej otrzymanej dokumentacji.

Dodatkowe obowiązki

1. Wysyłanie i gwarancja otrzymania dokumentacji na adresy elektroniczne i pocztowe, a także zamówienie i nadzór nad przesyłką kurierską.
2. Uczestnictwo w spotkaniach w celu rejestrowania lub filmowania wszystkich odbywających się na nich wydarzeń, a także rejestracja otrzymanych danych w najlepszy możliwy sposób, ich przekazanie urzędnikom.
3. Wydanie pełnomocnictwa na podstawie uprzedniego zarządzenia dla urzędników zezwalających im na otrzymywanie określonej korespondencji lub prowadzenie innych czynności.
4. Wykonanie kopiowania i powielania dokumentacji w formie drukowanej, a także monitorowanie bezpieczeństwa i prawidłowej dystrybucji wszystkich kopii.
5. Przygotowanie projektów i szablonów listów, jeśli otrzymano zamówienie Dyrektora Generalnego. Do obowiązków kierownika biura należy także formułowanie i wysyłanie różnych wniosków, w razie potrzeby i znacząco wpływających na działalność firmy.
6. Drukowanie materiałów biurowych, a także tworzenie bazy danych, jej dystrybucja i rozbudowa o nowe podsekcje.

Obowiązki podobne do sekretarza

1. Ciągłe przebywanie w miejscu pracy w celu odbierania połączeń na czas, rejestrowania wszystkich otrzymanych danych lub przekazywania połączenia na telefony pracowników, do których jest przeznaczony.
2. Rejestrowanie informacji przesłanych osobiście dyrektorowi generalnemu, ich rejestrowanie w całości, późniejsze przechowywanie i przekazywanie.
3. Przygotowanie wydarzeń w firmie na zlecenie CEO. Dotyczy to informowania pracowników i organizowania pomieszczeń, zakupu niezbędnych przedmiotów na pełnoprawne spotkanie lub inne podobne wydarzenia, które są określone w opisie stanowiska kierownika sprzedaży biura.

Ważne i pilne zadania

1. Działania organizacyjne dotyczące projektów poświęconych spotkaniom klientów, gości lub gości firmy.
2. Rezerwacja biletów na wyjazdy pracowników, rezerwacja pokoi hotelowych, monitorowanie przebiegu podróży służbowych, terminowe reagowanie na zgłaszane niedogodności lub związane z nimi komplikacje, rozwiązywanie problemów oraz, w razie potrzeby, zgłaszanie problemów innym pracownikom lub dyrektorowi generalnemu.

Wewnątrz działalności biurowej

1. Terminowe zamawianie wody dla możliwości jej wykorzystania przez wszystkich pracowników w dowolnej ilości.
2. Co kwartał powinien realizować zamówienie biura. Aby to zrobić, kierownik biura przeprowadza ankietę wśród pracowników i sprawdza pracę w celu wykrycia braków w niektórych rzeczach, a następnie pozyskuje wszystkie szczegóły. Zapewniają to opisy stanowisk kierownika biura.
3. Subskrybowanie publikacji biznesowych lub naukowych niezbędnych do rozwoju firmy lub konkretnych pracowników, którzy chcą otrzymywać korespondencję w miejscu pracy.
4. Przyjmowanie i realizacja wniosków o zapłatę rachunków w wynajmowanych lokalach, a także wszystkich dokumentów płatniczych związanych z zapłatą rachunków za media, które określa opis stanowiska kierownika biura z funkcje księgowe.
5. Organizacja środków bezpieczeństwa związanych zarówno z pracą pracowników, jak i odpowiadającym im sprzętem w miejscu pracy, monitorowanie ich zgodności.

Kierownik biura nadzoruje pracę niektórych pracowników

Do obowiązków kierownika biura należy monitorowanie działań takich pracowników:

1. Kierowca Podczas interakcji z tym pracownikiem kierownik biura musi akceptować i przechowywać zapisy wszystkich aplikacji, które określają potrzebę korzystania z urządzenia, a także ustalać harmonogram i szybkość dostawy.
2. Kurierzy
3. Sprzątaczki.

Obowiązki kierownika biura jako członka zespołu roboczego

1. Wypełnianie obowiązków, które mu powierzono, w dobrej wierze, nie odchodzenie od wewnętrznej rutyny zespołu, prawa pracy oraz zasad moralnych i etycznych. Jest to określone przez opisy stanowisk kierownika biura.
2. Przestrzegaj dyscypliny pracy i wszystkich wymagań, które są opracowywane i wyrażane przez kierownictwo firmy.
3. Terminowe i rygorystyczne przestrzeganie wszystkich przychodzących zamówień od administracji i kierownika, który stale sporządza i przedstawia kierownikowi biura listę swoich obowiązków i niezbędnych działań na każdy dzień, co jest przewidziane w opisie stanowiska kierownika biura dział sprzedaży.
4. Wykorzystaj cały czas przeznaczony na pracę na sumienną pracę, bez odchodzenia od swoich obowiązków.
5. Wykonuj wszystkie zadania na czas i z odpowiednią jakością. Często, oprócz wykonywania pracy, kierownik biura jest zmuszony do kompilowania dokumentów sprawozdawczych, dlatego zawsze konieczne jest śledzenie ukończonych zadań i rejestrowanie ich w określony sposób, który jest określony w opisie stanowiska kierownika biura z funkcjami oficera personalnego.

Ważne obowiązki

1. Weź udział w sprzątaniu, aby zachować porządek w miejscu pracy. Ponadto kierownik biura monitoruje terminowe czyszczenie powierzchni biurowej. Jest on zmuszony do monitorowania zgodności z procedurą przechowywania raportów i dokumentacji projektowej, w razie potrzeby samodzielnie usystematyzuje wszystkie materiały. Jest to określone przez opisy stanowisk kierownika biura.
2. Ostrożnie i wydajnie zastosuj dostarczony sprzęt biurowy, komputery, wszelkie inne urządzenia. kierując swoją pracę tylko do celów firmy, nie zajmując się sprawami osobistymi za pośrednictwem sprzętu dostarczanego przez firmę. Zaleca to zrobić Opis stanowiska sekretarza kierownik biura.
3. Ekonomiczne i korzystne jest wydawanie dostarczonych materiałów i innych zasobów, wykorzystywanie ich wyłącznie na korzyść firmy oraz osiąganie wysokich wyników z ich własnej pracy i pracy innych pracowników przedsiębiorstwa. Opis stanowiska kierownika biura, którego próbka pokazuje wszystkie wymagania dotyczące pracy tego pracownika, potwierdza, że ​​powinien on nie tylko pracować, ale także przynosić maksymalne korzyści firmie.
4. Obserwować i monitorować wdrażanie norm i przepisów dotyczących ochrony pracy, zapewniając każdemu pracownikowi bezpieczeństwo w miejscu pracy, które określa opis stanowiska kierownika biura z funkcjami sekretarza.
5. Nie używać do wdrażania publikacji dziennikarskich lub naukowych, przemówień, informacji uzyskanych na podstawie oficjalnego stanowiska lub przeglądania dokumentów będących własnością firmy. Zabrania się wykorzystywania informacji, których ujawnienie może pociągać za sobą szkody materialne dla firmy lub jej reputację. Zapewniają to opisy stanowisk kierownika biura.

Prawa

1. Otrzymywać informacje, a także poufne dane dotyczące niezbędnych działań w ramach władzy publicznej i pod przewodnictwem władz.
2. Wymaganie od różnych pracowników sfinalizowania lub zmiany dokumentów sporządzonych z błędami zawiera nieprawidłowe informacje.
3. Do przeprowadzania kontroli i potwierdzania dokumentów w ramach ich własnych kompetencji i uprawnień wyznaczonych przez kierowników.
4. Poddanie władzom wymagań dotyczących poprawy warunków do samodzielnej pracy, a także aktywności zawodowej innych pracowników. Kierownik biura może sugerować nie tylko działania konkretnego pracownika lub działu, ale także pracę całej firmy.
5. Wymagać zapewnienia odpowiednich warunków w celu zapewnienia bezpieczeństwa wszystkich dokumentów oraz zdolności do zagwarantowania poufności informacji i działań podjętych, jeżeli muszą być ukryte przed konkurentami.
6. Podejmuj decyzje dotyczące działań niektórych osób w firmie w ramach ich własnych kompetencji i uprawnień.
7. Rozdawaj zachęty finansowe lub motywacyjne, a także nakładaj kary na tych pracowników, którzy zgłaszają się do kierownika biura. Do realizacji tych działań wymagana jest uprzednia zgoda CEO.

Kierownik biura jest zobowiązany do jasnego i prawidłowego wypełniania swoich obowiązków, do wykonywania działań na rzecz firmy. Wykonuje całą pracę, aby usystematyzować i uprościć działania innych pracowników, a także przekazać Dyrektorowi Generalnemu lub jego zastępcom sukcesy lub błędy w pracy innych pracowników.