Znaczna część czasu w harmonogramie szefów organizacji, a także pracowników, których zadaniem jest regulacja pracy personelu, spędzana jest na rozmowach biznesowych. Mogą to być spotkania, konferencje, zatwierdzenia i inne formaty komunikacji dotyczące kwestii produkcyjnych. Ponieważ jakość takich negocjacji bezpośrednio wpływa na wydajność i sukces firmy, konieczne jest przestrzeganie określonych zasad i przepisów, które określają kulturę komunikacji biznesowej i etykiety. Umiejętność odpowiedniego i prawidłowego prowadzenia rozmowy jest kluczowym czynnikiem przyczyniającym się do osobistego sukcesu w działalności przedsiębiorczej. Jednak pomimo oczywistych elementarnych zasady postępowania w społeczeństwie, sfera relacji biznesowych ma jednak swoje własne cechy komunikacyjne, których znajomość znacznie zwiększa wartość zarówno skromnego urzędnika, jak i dużego menedżera.
Pojęcie kultury i etyki w komunikacji biznesowej.
Świat biznesu jest dość ścisły w definicjach i z natury wyklucza wszelkie nieścisłości i niejasne sformułowania. Niemniej jednak normami komunikacji są strony biznesu, w których obowiązują zasady etyczne. Ogólnie rzecz biorąc, aspekty te znajdują odzwierciedlenie w kulturze komunikacji biznesowej, której pojęcie można zdefiniować jako zbiór norm postępowania moralnego. Na podstawie wypracowanych zasad zachowania adekwatnych z punktu widzenia kultury styl relacji między ludźmi w procesach pracy jest regulowany.
W kulturze biznesu ważne jest rozróżnienie dwóch kategorii norm - wartości i mentalności. Pierwsza grupa reprezentuje zestaw tradycji i określa komponent etyczny środowisko biznesowe. Cenne aspekty regulacji kulturowych w komunikacji biznesowej mogą również działać jako stereotypy, znane zachowania lub odpowiednie stylistyczne formy zachowań korporacyjnych. W przeciwieństwie do warstwy wartości, która stanowi podstawę kulturowej komunikacji biznesowej, podstawa czynników mentalnych jest bardziej skuteczna w użyciu. Takie zasady regulacji standardów komunikacji opracowano w odpowiedzi na prośbę o poprawę jakości procesu biznesowego.
Oznacza to, że jeśli tradycyjne lub zwyczajowe normy staną się nieskuteczne lub całkowicie zahamują rozwój organizacji, zostaną wprowadzone mentalne podstawy kultury komunikacji biznesowej, które umożliwiają bardziej efektywne radzenie sobie w sytuacjach produkcyjnych. We współczesnych krajach, w których poziom rozwoju gospodarczego jest powyżej średniej, zasady kultury biznesowej opierają się na etycznej solidności, orientacji na wolność twórczą, interakcję i niezależność.
Kultura w komunikacji biznesowej może być również wyobrażona jako element ogólnego rozwoju moralnego specjalisty, który umie produktywnie i bezkonfliktowo komunikować się ze współpracownikami i partnerami, a także stworzyć przyjazną i przyjazną atmosferę.
Wśród przedsiębiorców etykieta i kultura komunikacji biznesowej są ze sobą ściśle powiązane. Pojęcie etyki często brzmi w kontekście definicji kultury w danym obszarze. W ramach pewnej systematyzacji standardy etyczne pomagają regulować relacje biznesowe. Etyka w świecie biznesu to zbiór zasad moralnych, według których określa się charakter zachowania kierowników i pracowników w działaniach produkcyjnych.
Chociaż znaczną część zasad etycznych przyjętych przez świat biznesu można zaklasyfikować jako ogólnie przyjętych, istnieją również specjalne przypadki norm, które zostały już opracowane specjalnie jako środek regulacji stosunków pracy. Ogólnie rzecz biorąc, etykieta i kultura komunikacji biznesowej opierają się na wzajemnym poszanowaniu interesów ekonomicznych i reputacyjnych między partnerami i współpracownikami. Ponadto etyczne prawa biznesowe wymagają poszanowania i poszanowania interesów konkurentów. Oznacza to, że firma nie powinna stosować sztuczek wykraczających poza konkurencyjną konkurencję na rynku.
Umiejętności komunikacji kulturowej
Problemy związane z kształtowaniem i rozwijaniem umiejętności komunikacji biznesowej, zapewniające odpowiedni poziom kultury i etykiety, są związane z organizacją procesów rozwoju wiedzy w tym obszarze. Ponadto zadania zawodowe pracowników stają się coraz bardziej skomplikowane, co wymaga niestandardowego podejścia do stylu negocjacji, mówienia itp. W przeważającej części organizacje nie są w stanie zapewnić nawiązania właściwych relacji biznesowych i udanej pracy zespołowej. Z kolei pracownicy czasami tylko na poziomie podstawowym mają ideę etykiety mowy.
Ogromne znaczenie ma doświadczenie behawioralne zdobywane specjalnymi metodami. We współczesnych firmach tworzenie kultury komunikacji biznesowej odbywa się w procesie rozwijania praktycznych umiejętności dla członków ich zespołu. Aby to zrobić, menedżerowie pracują w następujących obszarach:
- Organizacja gier w komunikacji biznesowej.
- Prowadzenie szkoleń zapewniających zachowanie demokratyczne.
- Szkolenia z zarządzania konfliktami z modelowaniem nie tylko profesjonalnych wzorców zachowań, ale także interpersonalnych.
- Indywidualny, podgrupowy i zbiorowy rozwój umiejętności praktycznych, które pozwolą ci współpracować jako zespół.
Korzystanie z narzędzi szkoleniowych umożliwia ustanowienie procesu kształtowania kultury poprzez praktyczny rozwój umiejętności behawioralnych w różnych sytuacjach. Jednocześnie rozwijana jest nie tylko kultura komunikacji biznesowej od strony profesjonalnej, ale także rozwój osobisty z samoświadomością. Z punktu widzenia korzyści dla organizacji oznacza to większe zaangażowanie pracownika, koncentrację na wynikach i zainteresowanie sukcesem firmy.
Zasady retoryczne i kultura postępowania
Biorąc pod uwagę środki komunikacji w sferze biznesowej, nie można nie dotknąć aspektu skuteczności oddziaływania komunikacyjnego na słuchacza. Niemniej jednak sukces specjalisty w branży zależy w dużej mierze od jego zdolności do jasnego, obiektywnego i jasnego przekazania swojej pozycji. W tym celu wielu stosuje retoryczne techniki komunikacji biznesowej i zasady kultury zachowania w jednym kompleksie. Skuteczność negocjacji przy użyciu takich środków komunikacji, w połączeniu z przestrzeganiem etykiety i dobrych manier, jest bardziej prawdopodobne, aby stworzyć pozytywny wizerunek zarówno dla pracownika, jak i całej firmy. Retoryka zawiera kilka psychologicznych i dydaktycznych zasad wpływu, które są stosowane podczas przemówień, wywiadów, konferencji i prezentacji - jest to łączność, dostępność, intensywność i ekspresja.
Środki asocjatywne mają na celu wzbudzenie empatii wśród uczniów i zachęcenie ich do myślenia, zaczynając od racjonalnej i emocjonalnej pamięci. Osiągnięcie takiego efektu jest zapewnione dzięki takim technikom jak zdjęcia, analogie, odniesienia do precedensów itp. Dostępność jest szczególnie ważną zasadą, dzięki której mówca może być zrozumiany przez kolegów i partnerów z różnych środowisk kulturowych i edukacyjnych. Dostępność można poprawić, przekazując mało znane i oryginalne informacje w połączeniu z różnorodnymi informacjami.Środki, które zwiększają ekspresję, powinny być stosowane przez tych, którzy mają wysoce rozwiniętą kulturę komunikacji biznesowej i doświadczeń komunikacyjnych, w przeciwnym razie można uzyskać odwrotny efekt niepożądanej teatralności. Ekspresyjność pomaga człowiekowi emocjonalnie i jednocześnie szczerze wyrazić swoje podejście do tematu. Intensywność w komunikacji biznesowej to z reguły umiejętność w określonym tempie prezentowania informacji w sposób jak najbardziej pełny i łatwy, biorąc pod uwagę gotowość odbiorców do ich odbioru.
Składnik psychologiczny w komunikacji biznesowej
Psychologia w kulturze rozmów biznesowych pozwala określić wzorce w stanie psychicznym rozmówców i, zgodnie z jego cechami, stworzyć warunki sprzyjające negocjacjom. Osoba posiadająca wiedzę psychologiczną może bronić się przed niewłaściwym zachowaniem partnera, stosować metody łagodzenia negatywnych emocji, łagodnie odrzucać argumenty przeciwników i spokojnie słuchać krytyki. Kultura psychologiczna komunikacji biznesowej ma szczególne znaczenie w rozwiązywaniu sytuacji konfliktowych, ponieważ często przejawiają cechy różnych typów psychologicznych.
Wśród technik i metod psychologicznej kultury behawioralnej w procesie rozmowy biznesowej można wyróżnić:
- Tworzenie dobrej opinii o sobie (lub firmie).
- Tworzenie środowiska sprzyjającego psychologicznie.
- Słuchanie rozmówcy i rozumienie jego motywów.
- Określenie stanu wewnętrznego partnera (drogą i głosem).
- Neutralizacja komentarzy podczas rozmowy.
- Sposoby ochrony przed niewłaściwym zachowaniem.
- Technika prowadzenia konwersacji bez konfliktów.
- Technika samozadowolenia.
Kultura mowy
Po pierwsze, kultura prowadzenia rozmów biznesowych oznacza umiejętność prawidłowego posługiwania się językiem literackim i wyboru odpowiednich technik retorycznych, w zależności od sytuacji. Kultura mowy obejmuje aspekty komunikacyjne, normatywne i etyczne.
Czynnik normatywny zakłada poprawność mowy zgodnie z regułami języka literackiego. Pojęcie normy językowej jest kluczowym czynnikiem determinującym kulturę mowy komunikacji biznesowej w procesach negocjacyjnych. Aspekt komunikacyjny to umiejętność, która pozwala korzystać z narzędzi językowych w trakcie komunikacji. Z kolei element etyczny związany jest z umiejętnością korzystania z reguł zachowania mowy w zależności od sytuacji. Zasady te mogą ulec zmianie, ponieważ wśród partnerów i współpracowników mogą znajdować się ludzie o różnych postawach moralnych i etycznych.
Szczególne znaczenie dla powodzenia negocjacji ma kultura komunikacyjna w komunikacji biznesowej, ze względu na zasady etykiety mowy jako systemu znaków, które ludzie wymieniają w trakcie negocjacji. Słowna etykieta werbalna zapewnia kulturę behawioralną i może stanowić zarówno ogólny kompleks stereotypów komunikacyjnych, jak i wąską niszę w ramach próśb, pozdrowień, przyciągania uwagi itp.
Kultura w rozmowie telefonicznej
Rozmowa telefoniczna odnosi się do form rozmowy w sztywnych ramach, które często prowadzą do błędów w etykiecie biznesowej. Z drugiej strony, ograniczony format ma swoje zalety, z których jedną jest zdolność do modelowania typowych sytuacji i sposobów ich przezwyciężenia. Na przykład reguły kultury komunikacji biznesowej w rozmowie telefonicznej można znaleźć w kilku typowych przykładach zachowania:
- Nie możesz zadzwonić pod numer domowy partnera bez uprzedniej zgody.
- Optymalny przedział czasowy dla możliwego połączenia można ustalić w następujący sposób: od 8 rano do 11 po południu.
- Jeśli nie ma odpowiedzi na połączenie, nie rozłączaj się natychmiast.
- Jeśli połączenie zostanie przerwane, inicjator połączenia musi go wznowić.
- Nie powinieneś mówić głośno, jeśli rozmówca nie zapytał o to z powodu słabego słyszenia.
- Rozmowa powinna być krótka i na temat.
- Konieczne jest jak najszybsze odbieranie połączeń bez opóźnień, w przeciwnym razie rozmówca uzna, że rozmowa nie jest interesująca dla partnera.
- Nie jest pożądane pozostawienie telefonu podczas rozmowy, ale jeśli zajdzie taka potrzeba, należy wcześniej ostrzec rozmówcę.
Nie zapominaj również, że ogólnie przyjęte zasady kultury komunikacji biznesowej oznaczają pozytywne, a jednocześnie znaczące powitanie i zakończenie rozmowy z możliwym streszczeniem w skrócie.
Kultura niewerbalna w komunikacji biznesowej
Zdarza się, że słowa jako takie w negocjacjach biznesowych nie odpowiadają prawdziwemu podejściu autorów do tematu. Ponadto doświadczeni partnerzy mogą podejrzewać nieszczerość rozmówcy, co wpływa na podejmowanie decyzji. Komunikacja niewerbalna, to znaczy język ciała i gesty, pozwala wykluczyć to prawdopodobieństwo i ujawnić ukryte motywy. Na przykład za pomocą wyrazu twarzy możesz określić wewnętrzny stan rozmówcy, jego możliwe myśli i przesłania. W związku z tym kultura komunikacji biznesowej w organizacji może obejmować niewerbalne środki komunikacji, które umożliwiają nawiązanie poufnego kontaktu z partnerem.
Umiejętność rozumienia języka migowego pozwala również przewidzieć możliwą reakcję rozmówcy, nawet zanim ustnie wyrazi swoje podejście do otrzymanych informacji. W związku z tym, nawet w trakcie jego dostarczania, równolegle z głupim językiem, możesz dostosować pozycję w określonym kierunku.
Ogólnie przyjmuje się, że komunikacja niewerbalna jest dostępna dla każdej osoby, niezależnie od jej poziomu kulturowego i wykształcenia. W rzeczywistości tak nie jest. Różni ludzie mają różny zasób gestów znaków i im wyższa kultura komunikacji przedsiębiorcy, tym bogatsza i możliwość komunikacji bez słów. W trakcie negocjacji język niewerbalny pozwoli wyrazić sceptycyzm co do propozycji, podkreślić dominujące aspekty, ukryć niezadowolenie z krytyki i wiele więcej, co będzie miało nie mniej silny wpływ na rozmówcę niż bezpośrednie wypowiedź słowna.
Rozwiązywanie konfliktów
Sytuacje konfliktowe w sferze biznesowej nie są rzadkie, a ich konsekwencje mogą być dość poważne. W związku z tym stosuje się różne środki i sposoby ich rozwiązania. Obecnie istnieje 5 podstawowych pojęć, które determinują zachowanie w sytuacjach konfliktowych:
- Ignorując działania drugiej strony.
- Dostosowanie do warunków partnerów.
- Wyszukaj nowy format współpracy.
- Szukaj kompromisu.
- Konkurencja
Wybór stylu zachowania w konkretnej sytuacji zależy od konkretnych interesów stron konfliktu. Styl rywalizacji jest często wybierany przez ludzi, którzy mają wystarczający autorytet, wolę, szerokie uprawnienia i jednocześnie nie są bardzo zainteresowani partnerstwem z przeciwną stroną. Taką taktykę można zastosować, jeśli wynik konfliktu nie ma dużego wpływu na interesy organizacji. Należy jednak pamiętać, że etyka i kultura komunikacji biznesowej przewidują jednak przestrzeganie określonych praw konkurencji. Oznacza to, że nawet przy oczywistej przewadze dużej firmy nad małą, lider zwycięży, który będzie szukał kompromisowego rozwiązania konfliktu, działając w interesie partnera. Nawet jeśli będziesz musiał porzucić swoje interesy, w przyszłości dywidendy na reputację będą w stanie pokryć utracone zyski w tej chwili.
Standardy postępowania dla lidera
Praktyka formacyjna styl biznesowy interakcja w ramach organizacji pozwoliła opracować najskuteczniejsze standardy postępowania dla menedżerów i podwładnych. W przypadku menedżerów można podać następujące przykłady stylu zarządzania referencjami:
- Pracuj nad budowaniem zespołu, którego uczestnicy mają umiejętności komunikacji moralnej i etycznej.
- Wprowadzenie pracowników do zadań firmy, które pozwoli im czuć się bardziej komfortowo zarówno moralnie, jak i psychicznie. Zwykle dzieje się tak w procesie identyfikacji pracownika z zespołem.
- Wszelkie uwagi należy zgłaszać pracownikom zgodnie z zasadami, które określają etykę i kulturę komunikacji biznesowej w organizacji.
- Jeśli pojawią się konflikty, kierownik musi poznać wszystkie powody. Jeśli problem powstał z powodu nieuczciwości lub nieprawidłowego zachowania określonego pracownika, zadaniem szefa będzie pomoc podwładnemu w zmianie jego stylu zachowania.
- Nie udzielaj podwładnym zaleceń w sprawach wykraczających poza obowiązki zawodowe.
Standardy postępowania dla podwładnego
Odpowiednie i prawidłowe podejście do lidera jest również kluczem do sukcesu i skuteczności działalność zawodowa pracownik W tym przypadku kultura komunikacji biznesowej opiera się również na wymogach moralnych, jakie lider stawia wobec podwładnych.
Zasady zachowania pracownika względem głowy:
- Ułatwienie i wsparcie przywództwa w tworzeniu przyjaznego klimatu moralnego w organizacji.
- Nie powinieneś próbować narzucać swojej opinii swojemu szefowi - wszystkie komentarze i sugestie powinny być wyrażane bardzo taktownie i uprzejmie.
- Jeśli zespół planuje jakieś ważne wydarzenie, smutne lub radosne, lider powinien zostać o tym poinformowany.
- Kategoryczny ton w rozmowie z liderem jest wykluczony. Ponadto kultura komunikacyjna w komunikacji biznesowej wymaga, aby przełożeni unikali trudnego stylu rozmowy nawet z podwładnymi.
- Chęć zadowolenia, a także nadmierne pochlebstwa nie przyczyniają się do poprawy relacji z przełożonymi i personelem. Taki pracownik jest postrzegany jako podstęp i osoba niegodna szacunku.
Istnieje wiele kontrowersyjnych i kontrowersyjnych sytuacji, w których wybór konkretnego stylu relacji nie jest łatwy. Na przykład mogą wystąpić trudności w komunikacji między kolegami z różnych działów, którzy zajmują doskonały status w organizacji. W takich sytuacjach warto kierować się prostą zasadą etyczną, która wymaga, aby człowiek odnosił się do innych tak, jak chce być traktowany.
