Praca w tajnym biurze jest obarczona dużym ryzykiem. W przeważającej części jest to spowodowane nieznajomością specyfiki pracy i naruszeniem kluczowych zasad jej realizacji. 
Tajemnica państwowa - co to jest?
Ta koncepcja ma kilka znaczeń. W ogólnym sensie tajemnica charakteryzuje coś nieznanego i nierozwiązanego. W odniesieniu do agencji rządowych takie informacje są rozumiane jako dane, które są znane ściśle określonej kategorii osób. Tajemnica państwowa jest zatem czymś, co nie podlega ujawnieniu. Dane te zachowują swój status zwykle przez pewien okres czasu. Ustanawia się go w zależności od znaczenia informacji, jej potrzeb, wynikających z interesów całego kraju lub konkretnego wydziału. Z różnych powodów informacja traci z czasem swoją tajemnicę. Po pewnym czasie może zostać upubliczniony lub opublikowany.
Sępy tajemnicy: rodzaje
W codziennej pracy departamentów i ministerstw Federacji Rosyjskiej gromadzona jest ogromna liczba aktów. Wdrożenie funkcji menedżerskich jest niemożliwe bez przepływu pracy. Jedną z charakterystycznych cech działań administracyjnych jest różnorodność materiałów. Klasyfikacja informacji niejawnych odbywa się zgodnie z ustawą federalną nr 5485-I. Znaczna część aktów wydawanych przez organy administracyjne zawiera informacje, które nie podlegają ujawnieniu. Istnieją jednak stopnie tajności. Odzwierciedlają to specjalne znaki na papierze. Ustawodawstwo przewiduje następujące sępy: „Sekret”, „Szczególnego znaczenia” i „Ściśle tajny”. Rozważmy je bardziej szczegółowo. 
Charakterystyczne cechy znaków
Znaczki tajności dokumentów są ustalane w zależności od treści i ważności zawartych w nich informacji. W związku z tym ujawnienie niektórych danych stanowi pewną odpowiedzialność. Znak „Szczególnego znaczenia” implikuje najwyższy stopień tajemnicy. Ten status jest przypisany do ograniczonej kategorii aktów. Ujawnienie takich informacji stanowi zagrożenie dla kraju. Publikacja tych danych może spowodować znaczną szkodę dla interesów państwa. W związku z tym akty przypisane tej grupie powinny być w szczególny sposób chronione.
Znak „ściśle tajny” jest umieszczany na dokumentach, które są bardziej związane z bezpieczeństwem i obroną kraju. Szkoda wynikająca z ich ujawnienia jest dość oczywista. Procedura przetwarzania takich informacji jest ściśle regulowana.
Istnieje inna kategoria dokumentów. Są one oznaczone jako „Do użytku oficjalnego”. Jeśli sępy tajemnicy wyraźnie ustalają status czynów, wówczas w tym przypadku istnieje ograniczenie dostępu do informacji. Konieczne jest zapobieganie wyciekom danych serwisowych. 
Ogólne zasady
Znaczki prywatności i procedura ich obchodzenia są ustalane zgodnie z listami określonymi we wspomnianym prawie federalnym. Wprowadzanie informacji i zmiana list takich danych jest przypisana do określonych urzędników. Przy tworzeniu listy brane są pod uwagę wszystkie obszary produkcji. Dla informacji ustawiono znaczki bezpieczeństwa:
- W dziedzinie wojskowej.
- W dziedzinie nauki, gospodarki i technologii.
- W dziedzinie zagranicznej gospodarki i polityki.
- W dziedzinie wywiadu, wywiadu operacyjnego, kontrwywiadu.
- W dziedzinie walki z terroryzmem.
Podczas wydarzeń, gdy ustalane są pieczęci tajne, sporządzane są wyciągi z odpowiednich aktów, ustalone przez wykonawcę.Kontrola tego działania jest przypisana do osoby, która podpisała dokumenty. Podmioty te są odpowiedzialne za właściwą klasyfikację dokumentów w jednej lub innej kategorii tajności, definicję odpowiedniej pieczęci. 
Zasady
Aby zachować informacje o szczególnym znaczeniu dla kraju, należy stale doskonalić obecną procedurę klasyfikacji. Jak pokazuje praktyka, do realizacji tego zadania ważne są podejścia oparte na podstawach naukowych i metoda systemowa. Sępy tajności powinny być ustawione prawidłowo w ściśle regulowanych przypadkach. Zapewnia to ochronę ważnych informacji. Istnieją następujące zasady określania tajności dokumentów:
- Systematyczne podejście.
- Obiektywizm
- Optymalizacja ilości danych.
- Przegląd okresowy.
Systematyczne podejście
Jedną z kluczowych cech tej zasady jest uwzględnienie całego procesu klasyfikacji. Należy przy tym wziąć pod uwagę: współzależność, a jednocześnie sprzeczność obu kierunków. Przede wszystkim istnieje potrzeba zapewnienia niezawodnej ochrony tajemnic państwowych. Z drugiej strony konieczne jest zapobieganie nieuzasadnionemu, masowemu gromadzeniu danych ze wszystkimi negatywnymi konsekwencjami. W przypadku zawyżenia znaczka tajemnicy możliwości wymiany informacji między departamentami są znacznie ograniczone. Prowadzi to również do stałego wzrostu liczby aktów zawierających dane niedostępne dla szerokiego grona użytkowników. To z kolei często komplikuje ochronę naprawdę ważnych informacji. Kolejną skrajnością jest niedomówienie tajemnicy. W tym przypadku niebezpieczeństwo jest również oczywiste, ponieważ takie działanie stwarza warunki wstępne wycieku ważnych danych. 
Obiektywizm
Zasada ta opiera się na bezwarunkowym przestrzeganiu wymogów listy tajnych dokumentów określonych w przepisach. Nie można kierować się subiektywną opinią opartą na wyłącznych decyzjach wykonawców. W przeciwnym razie błędy mogą doprowadzić do niedoszacowania lub przeszacowania tajemnicy dokumentu.
Optymalizacja głośności
Zasada ta ma szczególne znaczenie przy klasyfikowaniu i przechowywaniu informacji. W każdym akcie musi istnieć minimum danych, które są naprawdę potrzebne do rozwiązania określonego problemu lub wykonania określonej pracy. Nadmiar informacji może prowadzić do niekontrolowanego ujawnienia wszystkich informacji.
Przegląd okresowy
Dokumenty zawierające informacje niejawne powinny być regularnie przeglądane. Dane mogą stracić na znaczeniu lub ich znaczenie może spaść. Po sprawdzeniu system dokumentów jest rozładowywany. Ten czy inny status aktu ustala się zgodnie z wielkością ważności zawartych w nim informacji. To z kolei powinno być zgodne z faktycznym stopniem tajności. 
Zmiana statusu
Wykonany jest w ścisłej zgodności z obowiązującym prawem. Zgodnie z ustawą federalną, jeśli zmieniają się czynniki obiektywne, w wyniku których późniejsza ochrona danych klasyfikowanych jako tajemnica państwowa jest niepraktyczna, działania należy odtajnić. Zgodnie z przepisami prawa okres, przez który dane podlegają ochronie, nie przekracza 30 lat. Wyjątek stanowią dokumenty, które zgodnie z decyzją komisji międzyagencyjnej przedłużają określony termin na przekazanie takich informacji. Odtajnianie lub zmniejszanie szyi jest przeprowadzane przez upoważnione organy. Są to specjalne komisje, które obejmują kompetentne osoby.
Te ostatnie są mianowane przez szefów odpowiednich działów. Komisje powinny opracować akty, w których szczegółowo uzasadniają potrzebę zmniejszenia karku lub odtajnienia.Status informacji może również zmienić szefowie upoważnionych działów, w których sporządzono lub opracowano odpowiednie dokumenty. Urzędnicy ci są również uprawnieni do odtajnienia lub sklasyfikowania takich czynów. Niszczenie papierów wartościowych odbywa się w ścisłej zgodności z regulacyjnymi ramami prawnymi regulującymi zakres takich formalności.
