Jeśli kiedykolwiek będziesz musiał napisać notę wyjaśniającą, a jak pokazuje praktyka, zdarzają się takie przypadki dość często, zrób to poprawnie i poprawnie. Nie lekceważ tego dokumentu. Poważne podejście pomoże uniknąć dalszych nieporozumień i środków dyscyplinarnych. Ten artykuł pomoże ci w tym. Dowiadujemy się, jak napisać notę wyjaśniającą, jakie są jej rodzaje i wymagania. Ponadto informacje te będą przydatne dla menedżerów i osób, których kompetencje obejmują ten problem.
Co to jest nota wyjaśniająca?
W ogólnym znaczeniu tego słowa notę wyjaśniającą należy rozumieć jako specjalny dokument biznesowy, który opracowuje się w celu wyjaśnienia niektórych postanowień dokumentu głównego (planu, raportu, projektu) lub komentarza na temat przyczyn jakiegokolwiek faktu, zdarzenia lub działania.
Duża liczba odmian i odmian tego dokumentu można warunkowo podzielić na dwie grupy.
Rodzaje not wyjaśniających
- Towarzyszący dokumentowi głównemu lub wyjaśniający jego poszczególne postanowienia.
- Objaśnienia dotyczące wszelkich incydentów, działań, bieżących sytuacji i zachowań poszczególnych pracowników organizacji. Jest to najczęstszy rodzaj dokumentu sporządzanego przez pracowników organizacji na wniosek bezpośredniego lub wyższego kierownika. Dotyczą one relacji powstających w procesie pracy i działalności produkcyjnej. Z reguły dyrektorowi kieruje się notę wyjaśniającą w związku z sytuacją nadzwyczajną, naruszeniem zasad pracy i (lub) dyscypliny produkcyjnej, przestępstw dyscyplinarnych i naruszeń itp. W takich przypadkach pracodawca musi poprosić o to pracownika (zgodnie z kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, artykuł 193) , ponieważ prawodawca uważa to za formę samoobrony. Tak więc nota wyjaśniająca (przykład poniżej) jest integralną częścią procesu dyscyplinowania pracownika.
Wydanie noty wyjaśniającej
W przypadku pierwszego rodzaju dokumentacji obowiązkowa jest dokumentacja, w przypadku drugiego odręczny tekst na standardowym arkuszu papieru A4 jest dopuszczalny. Każdy powinien wiedzieć, jak napisać notę wyjaśniającą i co w niej wskazać, ponieważ w praktyce jest to bardzo powszechne. Bez względu na to, jak wzorowym jesteś pracownikiem, sytuacje są różne i nikt nie jest przed nimi bezpieczny. Struktura noty wyjaśniającej obejmuje następujące elementy obowiązkowe:
- dane adresata;
- nazwa dokumentu, oznaczenie typu;
- tytuł tekstu (zaczyna się od przyimka „O (O) ...”);
- treść;
- data napisania dokumentu;
- podpis osobisty.
Nota wyjaśniająca (próbka jest podana poniżej) w części treści powinna odzwierciedlać obiektywne dane dotyczące zdarzeń i konkretnych faktów, dawać jasne wyjaśnienia. Główny tekst odzwierciedla osobistą pozycję pracownika w obecnej sytuacji, jego stosunek do idealnego niewłaściwego postępowania i konsekwencji. Jeśli pracownik przyzna się do winy za przewinienie, może to odzwierciedlić w części merytorycznej, wskazując na swoją pokutę za czyn, i obiecać, że nie powtórzy tego w przyszłości. Jeśli uważa się za niewinnego, istnieje możliwość wyrażenia swojego punktu widzenia oraz przedstawienia argumentów i niezbędnych dowodów.
Podsumowując, możemy powiedzieć, że nota wyjaśniająca jest przykładem tego, w jaki sposób pracownik może chronić się w sytuacji kontrowersyjnej. Wyjaśnienia te zasadniczo przyczyniają się do obiektywnej oceny określonego faktu przez pracodawcę i umożliwiają identyfikację wszystkich okoliczności przestępstwa oraz, w razie potrzeby, wybór sprawiedliwego środka dyscyplinarnego.
Powiadomienie pracownika o wyjaśnieniu
Jak już wspomniano, pracodawca musi poprosić swojego pracownika o pisemne wyjaśnienie przed podjęciem działań dyscyplinarnych (Art. 193 kodeksu pracy RF). Ponadto terminy, w których należy podać wyjaśnienie - dwa dni robocze. Na podstawie faktu, że ustawodawca przydzieli określony czas, pracodawca musi udokumentować datę, w której poprosił swojego pracownika o przedstawienie notatki. Nie ma na to obowiązku, ale z praktycznego punktu widzenia taki dokument byłby przydatny. Po pierwsze, jest to data początkowa, a po drugie, dokumentacja dowodowa, że prawa pracownika nie zostały naruszone. Podajemy poniższy przykład, aby wyjaśnić, co należy w nim wskazać i jak pisać. Na papierze firmowym wymagana jest nota wyjaśniająca z podpisem przedstawiciela pracodawcy, którego kompetencje do nakładania sankcji dyscyplinarnych. Zazwyczaj jest to lider lub osoba, której przekazano ten organ.
Przykład powiadomienia
Zastępca Głównego Lekarza
Kukushkina R.R.
Po przedstawieniu pisemnego wyjaśnienia
W związku z niewłaściwym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, które zostały wyrażone podczas nieobecności w miejscu pracy w dniach od 21.12.2014 do 23.12.14, proszę o wyjaśnienie tego faktu w dziale personalnym przed godz. 18.00 w dniu 26 stycznia 2014 r.
Główny lekarz (podpis) P.P. Sorokin
Powiadomienie otrzymano 24 stycznia 2014 r
Zastępca Głównego Lekarza (podpis) Kukushkin R.R.
Może się zdarzyć, że pracownik odmówi przyjęcia i podpisania takiego dokumentu, a nota wyjaśniająca do pracy jest napisana z opóźnieniem, gdy nie można już zastosować środka dyscyplinarnego i upłynęły wszystkie terminy. W takim przypadku może istnieć inne wyjście - przekazanie zawiadomienia komisji, to znaczy w obecności bezpośredniego przełożonego, przedstawiciela związku zawodowego, doradcy prawnego organizacji i innych zainteresowanych stron. Jeśli doszło do odmowy, warto sporządzić akt z podpisami wszystkich obecnych. W ten sposób potwierdzasz przestrzeganie przepisów art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.
Nota wyjaśniająca (przykład) do pracy: przykład nr 1
Najczęstsze sytuacje związane z nieobecnością w pracy lub spóźnieniem się do pracy.
Dowódca jednostki wojskowej 65487
Pułkownik Sidorov S.S.
Od pracownika Ministerstwa Obrony Federacji Rosyjskiej, urzędnik
Volkova R.L.
Nota wyjaśniająca
O spóźnieniu się do pracy 16 maja 2014 r
Ja, Wołkow Roman Lwowicz, spóźniłem się do pracy na 4 godziny 16 maja 2014 r. Zasadniczo mogę wyjaśnić następujące kwestie. Dziś rano podczas mojej podróży do pracy własnym samochodem byłem świadkiem wypadku. W związku z tym był zmuszony zeznawać przed policją drogową. Zajęło to dużo czasu. Załączam kopię protokołu jako dowód i notatkę potwierdzającą inspektora policji drogowej Orlova P.P.
16 maja 2014 r. (Podpis) Wołkow R.L.
Przykład nr 2
Do dyrektora sklepu Parus
Malinina M.M.
Od kierownika magazynu
Smorodintseva S.S.
Nota wyjaśniająca
O spóźnieniu się do pracy 30 grudnia 2014 r
Ja, Smorodintseva Sofia Semenovna, 30 grudnia 2014 r. Spóźniłam się do pracy na 2 godziny. Faktem jest, że dzień wcześniej kupiłem nowy zegarek z budzikiem. Nie w pełni rozumiejąc mechanizm, ustawiłem minutnik niepoprawnie i zasnąłem na godzinę. Potwierdzam swój błąd. Obiecuję, że odtąd to się więcej nie powtórzy.
30 grudnia 2014 r. (Podpis) Smorodintseva S.S.
Błąd Nota wyjaśniająca: Przykład
Ten typ dokumentu znajduje się również dość często.Błędy mogą być różnego rodzaju ćwiczenia praktyczne formalności itp. W takim przypadku brana jest pod uwagę sytuacja niespełnienia planu pracy.
Do dyrektora Much Money LLC
Monetkina L.D.
Od głównego specjalisty R. Bozhkina
Nota wyjaśniająca
O niewykonaniu planu na wrzesień 2014 r
Ja, Monetkina Ludmiła Denisovna, po przeanalizowaniu obecnej sytuacji związanej z niespełnieniem planu zawarcia umów pożyczek, wyjaśniam, co następuje. Problem związany jest z brakiem pracowników, ponieważ dwóch specjalistów zostało zwolnionych w ciągu miesiąca i nikt nie został zatrudniony do ich zastąpienia. Dwaj pozostali pracownicy nie są w stanie poradzić sobie z ilością pracy, chociaż pracują ponad normę.
15 października 2014 r. (Podpis) Monetkina L.D.
Sporządzenie aktu nieprzedłożenia przez pracownika noty wyjaśniającej
Jeśli pod koniec ustalonego okresu pracownik nie dostarczy noty wyjaśniającej (przykład powyżej), wówczas zgodnie z określonym artykułem Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca musi sporządzić specjalną ustawę. To prawda, że ustawodawca nie wskazuje, który konkretny pracownik powinien to zrobić, w jakich ramach czasowych i czy konieczne jest zapoznanie się z nim. Jest to ustalane na poziomie organizacji, biorąc pod uwagę zasady pracy biurowej. Ustawa jest sporządzana z udziałem grupy osób i potwierdza ustalone przez nią wydarzenia lub fakty. Dlatego konieczne jest wspólne skompilowanie go, zaleca się przyciągnięcie tych pracowników, którzy byli obecni w momencie, gdy pracownik otrzymał zawiadomienie o wymogu przedstawienia uzasadnienia. Jest napisany na wspólnym formularzu i może mieć poniższy formularz.
Przykładowy akt
AKT
10.07.2014
Brak dostarczenia przez pracownika pisemnego wyjaśnienia w związku z przestępstwem dyscyplinarnym
Ja, szef działu personalnego Koroleva E.E., w obecności głównej księgowej Iwanowej N.N. i ekonomista Pevtsova R.I. Niniejsza ustawa została opracowana w następujący sposób:
07.06.2014 księgowa Petrova I.I. zaproponowano zgodnie z art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej w dniu 9 lipca 2014 r. przedstawienie pisemnego wyjaśnienia popełnionego przez nią przestępstwa dyscyplinarnego, które objawiło się nieobecnością w miejscu pracy przez 6 kolejnych godzin. Petrova I.I. Nie zrobiła tego w wyznaczonym czasie, mówiąc, że udzieliła już ustnego wyjaśnienia i nie zamierza nic więcej pisać.
Ten akt sporządzono w dwóch egzemplarzach.
/ podpis / Koroleva E.E.
/ podpis / Ivanova N.N.
/ podpis / Pevtsov R.I.
Otrzymano kopię aktu:
/ podpis / Petrova I.I.
Nie uważaj odmowy napisania noty wyjaśniającej za nowe przestępstwo dyscyplinarne, ponieważ jest to wyłączne prawo pracownika, a nie obowiązek. I tym aktem pracodawca potwierdza tylko, że wszystkie przepisy prawa zostały spełnione.
Różnica między notą wyjaśniającą z wykładu a oficjalnym
Nie należy mylić tych trzech pojęć. Już załatwiliśmy pierwszy. Wiedząc, jak napisać notę wyjaśniającą, możesz łatwo poradzić sobie z resztą. Porozmawiajmy o nich krótko. Notatka jest odwrotnie. Celem napisania jest poinformowanie kierownictwa o obecnej sytuacji, sytuacji, faktach, które miały miejsce, to znaczy, aby zmotywować cię do podjęcia jakichkolwiek działań.
Notatka wiąże się z przekazywaniem pewnych informacji na temat „horyzontalnego” oddziału zarządzania, tj. od jednego kierownika do drugiego, pracownika jednego działu do pracownika innego itp. Z reguły dotyczą one kwestii materialnych, technicznych, organizacyjnych, ekonomicznych i innych. W rzeczywistości jest to korespondencja biznesowa.
Jak napisać notę wyjaśniającą (próbkę lub przykład) można łatwo znaleźć w sieci. Nie ma jednego formularza, są jednak pewne wymagania, które wskazaliśmy. Możesz łatwo użyć i przerobić powyższe przykłady „dla siebie”.
